Notitie uitwerking governance HWH 2.0

Transcriptie

1 Notitie uitwerking governance HWH 2.0 Opsteller Marianne van der Veen-Brouwer Aantal pagina s 6 Behandelend gremium Dagelijks bestuur Datum voorgelegd Agendapunt, Onderwerp 2.5a, Governance HWH 2.0 Agendering Ter besluitvorming Kopie aan Intern Kenmerk V0145/H Aanleiding Het Algemeen bestuur Gr HWH heeft op 25 april 2014 de uitgewerkte nieuwe koers voor Het Waterschapshuis vastgesteld. Onderdeel van die koers is het creëren van een juridisch kader waarbinnen Het Waterschapshuis opdrachten van de waterschappen (en eventueel derden) kan uitvoeren, waarbij de risico s die met de uitvoering van die opdrachten zijn verbonden alleen berusten bij de opdrachtgevers van die opdrachten. Verder wordt de instandhoudingslaag geïntroduceerd. Dit betreft de instandhouding van de doelstelling van de Gr en wordt verzorgd door een beperkt aantal ambtelijke functies. Deze principes zijn door KokxDeVoogd uitgewerkt in de startnotitie nieuwe dienstverleningsconstruct HWH 2.0 en op 25 april als bijlage bij de notitie Uitgewerkte koers vastgesteld. Om volgens de principes te kunnen werken is het noodzakelijk enkele juridische documenten op te stellen c.q. aan te passen. In deze notitie wordt de uitwerking van de governance beschreven. Tevens wordt voorgesteld een bestuurlijk-ambtelijke commissie (BAC) in te stellen die verantwoordelijk wordt voor de uitwerking (paragraaf 3). Belangrijk aandachtspunt daarbij is dat de Gr een verantwoordelijkheid van de waterschappen is. Wijziging van de Gr en nadere regelgeving wordt dus in samenwerking met de waterschappen tot stand gebracht. 2 Wat moet worden gedaan In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke documenten moeten worden gewijzigd/vastgesteld om te kunnen functioneren conform de governance HWH 2.0. Bij elke actie is een prioriteit aangegeven. Dit betreft een prioritering in tijd. Er zijn drie prioriteiten. Acties met prioriteit 1 moeten direct worden opgepakt zodat bestuurlijke besluitvorming over de documenten uiterlijk in september 2014 kan plaatsvinden. Acties met prioriteit 2 kunnen worden voorbereid zodra de acties met prioriteit 1 gereed zijn voor besluitvorming. Over documenten met prioriteit 2 moet uiterlijk december 2014 worden beslist. Acties met prioriteit 3 kunnen worden voorbereid zodra over de documenten met prioriteit 1 is besloten. Besluitvorming hierover bij voorkeur in december In paragraaf 3 is aangegeven welke documenten verband met elkaar houden en waarvan vaststelling afhankelijk is. 1. Wijziging Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis a. Aanpassing van een aantal artikelen t.b.v. plaatsen loden deuren b. Aanpassing i.v.m. in werking treden gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen c. Aanpassing i.v.m. een aantal schoonheidsfoutjes die er in 2010 zijn ingeslopen. Prioriteit 1: de overige op te stellen documenten zijn op de gewijzigde Gr gebaseerd. De herformulering van de Gr-artikelen waarin het belang en taken van HWH en de kostentoerekening zijn geregeld, is noodzakelijk voordat de overige documenten kunnen worden opgesteld. Daarnaast is snelheid geboden omdat de procedure een lange doorlooptijd heeft. O.a. het verkrijgen van de goedkeuring van de Algemeen besturen van

2 de waterschappen, zodat het lid van het Algemeen bestuur Gr HWH mandaat heeft om voor de wijziging te stemmen, vergt veel tijd. 2. Bijdrageverordening De waterschappen dragen in hun hoedanigheid van eigenaar van HWH de kosten en risico s voor instandhouding van HWH. De regels hierover legt het AB vast in een bijdrageverordening. Op basis van deze verordening wordt jaarlijks de voorlopige bijdrage respectievelijke definitieve bijdrage voor de instandhouding vastgesteld in de begroting respectievelijk de jaarrekening. Prioriteit 1: de te wijzigen begroting 2015 moet volgens de nieuwe bijdrageverordening worden ingericht. Duidelijk moet worden wat instandhoudingskosten zijn en wat programma- en projectkosten. Het heeft de voorkeur in eerste instantie in het DB de uitgangspunten voor de bijdrageverordening te bepalen. Op basis daarvan kan worden gewerkt aan de wijziging van de begroting. Tijdens het wijzigen van de Gr of het opstellen van andere documenten kunnen gewijzigde inzichten ontstaan die meegenomen kunnen worden bij het opstellen van de verordening. De verordening wordt vastgesteld in het AB van december Wijziging van de Begroting 2015 Op 7 juli a.s. wordt de begroting 2015 behandeld in het Algemeen bestuur. Naar verwachting wordt deze vastgesteld. In de zienswijzen is door meerdere waterschappen verzocht de uitwerking van HWH 2.0 voortvarend uit te voeren en z.s.m. een gewijzigde begroting 2015 voor zienswijze bij de waterschappen in te dienen. Prioriteit 1: Dit betreft de financiële vertaling van de governance HWH 2.0. Verder moet een zienswijzeprocedure worden gevolgd. Dit vergt minstens een periode van elf weken (zienswijze en verzendtermijn AB-stukken). 4. Dienstverleningshandvest en model-dienstverleningsovereenkomst In zijn hoedanigheid als eigenaar (en opdrachtnemer) legt HWH de voorwaarden vast waaronder zij haar diensten verleent. Het AB stelt een dienstverleningshandvest vast. Dit kent het karakter van algemene voorwaarden die hebben te gelden voor alle programma s en projecten. Het dienstverleningshandvest bepaalt ook de wijze waarop opdrachten tot stand komen en heeft een relatie met de opdrachtgeverstafel. Verder stelt het AB een model dienstverleningsovereenkomst vast. Dit model is het uitgangspunt voor de individuele dienstverleningsovereenkomsten die per programma/project met de deelnemers worden afgesloten. Het dienstverleningshandvest en de individuele dienstverleningsovereenkomsten regelen met elkaar de zgn loden deuren waarbinnen programma s voor specifieke opdrachtgevers worden uitgevoerd. Prioriteit 2: DVH en DVO hebben ook een hoge prioriteit. Vanwege het tijdsaspect geldt prioriteit 2 omdat er voor deze documenten geen formele zienswijzeprocedure bij de waterschappen geldt. Er moet wel draagvlak voor de documenten zijn, maar dit kan worden belegd bij de in te stellen BAC (zie onder 3). 5. Governance opdrachtgeverstafel In december 2012 heeft het Algemeen bestuur Gr HWH opnieuw de programmaraad ingesteld. Dit is een adviescommissie op grond van de wet Gemeenschappelijke regelingen. De programmaraad maakt daarmee onderdeel uit van de Gr. De programmaraad komt in de governance HWH 2.0 niet terug. Wel komt er een opdrachtgeverstafel. Alle deelnemende waterschappen hebben als opdrachtgever zitting in de opdrachtgeverstafel. Namens het waterschap moet een Kenmerk: V0145/H2829 Pagina 2 van 6

3 medewerker met voldoende mandaat en gezag aan de opdrachtgeverstafel kunnen participeren. Onder toezicht van de opdrachtgeverstafel worden stuurgroepen ingesteld voor de sturing van programma s en projecten. In die stuurgroepen zitten de opdrachtgevers (waterschappen en evt. derden) die in de betreffende programma s of projecten participeren. Voor de besluitvorming en werkwijze van de opdrachtgeverstafel maar ook voor de stuurgroepen wordt een reglement gehanteerd waarin afspraken worden gemaakt over de samenwerking, de tot stand koming van opdrachten. Verder moeten regels worden vastgelegd over de sturing, bijsturing, escalatie gedurende een programma of project en evaluaties na afloop. Er is een nauwe relatie met het dienstverleningshandvest waarin HWH als opdrachtnemer de voorwaarden vastlegt waaronder zij diensten verleent en de model dienstverleningsovereenkomst die de basis is voor de dienstverleningsovereenkomst die tussen de deelnemende waterschappen (opdrachtgevers) en HWH (opdrachtnemer) voor elk programma / project worden afgesloten. Prioriteit 2: Het inrichten van de opdrachtgeverstafel en instellen van stuurgroepen heeft een minder hoge prioriteit maar het is wel noodzakelijk dit voor december 2014 uit te voeren. Het is een essentieel onderdeel in de governance HWH 2.0 en bepaalt in belangrijke mate het succes van de samenwerking en HWH 2.0 Prioriteit 3: Het herbevestigen van afspraken en condities van lopende programma's en projecten op basis van DVO's 6. Delegatiebesluit Het Algemeen bestuur heeft in het geldende delegatiebesluit een aantal bevoegdheden gedelegeerd aan het Dagelijks bestuur. Aangezien in de Gr HWH de bevoegdheden van het AB wijzigen, moet worden bezien of het delegatiebesluit moet worden aangepast. Vervolgens moet ook het mandaatbesluit en ondermandaatbesluit worden heroverwogen. Dit is een bevoegdheid van het DB resp. SD en valt buiten de opdracht van de BAC. Overigens wordt verwacht dat de wijzigingen beperkt zijn. Prioriteit 2: Dit moet z.s.m. na de reorganisatie gebeuren zodat besluiten rechtmatig genomen worden. 7. Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Het Waterschapshuis Deze verordening heeft betrekking op het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie van HWH. I.v.m. het plaatsen van de loden deuren, geen risico-overslag tussen programma s, is het noodzakelijk deze verordening aan te passen. Overigens wordt verwacht dat de wijzigingen beperkt zijn. Prioriteit 2: Dit moet z.s.m. na vaststellen wijzigingsvoorstel Gr HWH gebeuren. 8. Controleverordening Het Waterschapshuis In deze verordening is de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie geregeld. Bezien moet worden of aanpassing nodig is. Ook hier geldt dat een minimale wijziging wordt voorzien. Prioriteit 3: Het is van belang om dit z.s.m. na het invoeren van de governance HWH 2.0 te doen zodat de accountant begin 2015 de controle op de juiste wijze kan uitvoeren. 9. Treasurystatuut Het Waterschapshuis In dit statuut worden regels gesteld over de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie. Bezien moet worden of aanpassing nodig is. Ook hier geldt dat een minimale wijziging wordt voorzien. Kenmerk: V0145/H2829 Pagina 3 van 6

4 Prioriteit 3: Dit moet z.s.m. na het invoeren van de governance HWH 2.0 gebeuren, omdat in het treasurystatuut ook de functiescheidingen zijn genoemd. 3 Hoe doen we dit Voorgesteld wordt een splitsing te maken in aanpak. De wijziging van de Gr wordt door HWH voorbereid in samenwerking met KokxDeVoogd. Er is een notitie Wijzigingsvoorstellen Gemeenschappelijke regeling HWH opgesteld (bijlage 1 bij deze notitie). Deze notitie kan door het Dagelijks bestuur worden ingediend bij het Algemeen bestuur ten behoeve van de vergadering van 7 juli a.s. Indien het Algemeen bestuur instemt met de notitie wordt het Dagelijks bestuur verzocht op basis van de wijzigingsvoorstellen de tekst van de Gr (artikelen) aan te passen. Tevens wordt aan het Algemeen bestuur voorgesteld het Dagelijks bestuur op te dragen de gewijzigde Gr-tekst in procedure te brengen bij de deelnemende waterschappen. Op deze manier kan in de zomer de nieuwe Gr-tekst worden opgesteld en kan deze in september aan de waterschappen worden gestuurd. De waterschappen kunnen dan de interne instemmingsprocedure doorlopen waarna op 8 december de AB-leden Gr HWH stemmen over de wijziging. Voorgesteld wordt om na de zomer een bijeenkomst te houden voor de waterschapsjuristen waar uitleg wordt gegeven over de wijzigingen. Ook voor de overige op te stellen documenten is het belangrijk dat de deelnemers aan de Gr worden betrokken. Daarom wordt voorgesteld een bestuurlijk-ambtelijke commissie (BAC) in te stellen die verantwoordelijk wordt voor de uitwerking van het dienstverleningsconstruct. Voorgesteld wordt de BAC samen te stellen uit: - DB lid HWH, als voorzitter stuurgroep - Secretaris-directeur van een waterschap, als vertegenwoordiger van de opdrachtgeverstafel, - Specialist, jurist van de waterschappen - Specialist, controller van de waterschappen (delegatiebesluit, financiële verordeningen) - Proceseigenaar uit de business - I-manager - MT-lid HWH als linking pin naar stuurgroep reorganisatie - Controller HWH, financieel specialist - Directiesecretaris HWH, secretaris stuurgroep Voor het opstellen van de documenten worden de specialisten uit de stuurgroep verantwoordelijk in samenwerking met KokxdeVoogd en medewerkers van HWH. Prioriteit 1: Instellen van een bestuurlijk-ambtelijke commissie 4 Planning Gezien de grote hoeveelheid werk en met name de lange doorlooptijden voor zienswijzen (acties 1 en 3) maken het noodzakelijk de oorspronkelijk geplande AB-vergadering d.d. 10 november te verplaatsen naar 8 december zodat er voldoende doorlooptijd beschikbaar is voor de interne procedure bij de deelnemende waterschappen. In december 2014 wordt dan de besluiten definitief genomen. In bijlage 1) treft u een planning per maand. 5 Voorstel Voorgesteld wordt te besluiten: De notitie Wijzigingsvoorstellen Gr HWH in te dienen bij het Algemeen bestuur t.b.v. de vergadering d.d. 7 juli 2014 Kenmerk: V0145/H2829 Pagina 4 van 6

5 Aan het Algemeen bestuur voor te stellen het DB op te dragen een wijzigingsvoorstel voor de Gr HWH op te stellen en deze in procedure voor besluitvorming te brengen bij de deelnemende waterschappen. Kenmerk: V0145/H2829 Pagina 5 van 6

6 Bijlage 1 Wanneer (maanden) Wat (nr actie) (beschrijving actie) 06 0 Bemensen bestuurlijk-ambtelijke commissie (BAC) HWH 06 1 Notitie wijzigingsvoorstellen Gr opstellen HWH 06 1 Notitie wijzigingsvoorstellen bespreken DB 06 2 Uitgangspunten bijdrageverordening opstellen HWH 07 1 Notitie wijzigingsvoorstellen vaststellen AB Gewijzigde Gr-tekst opstellen HWH 07 2 Uitgangspunten bijdrageverordening vaststellen DB Ontwerp-begrotingswijziging 2015 opstellen BAC 08 1 Gewijzigde Gr-tekst bespreken DB Bijdrageverordening opstellen BAC DVH en model DVO opstellen BAC Gewijzigde Gr-tekst interne procedure waterschappen WS 09 3 Concept Ontwerp-begrotingswijziging 2015 vaststellen DB Concept Ontwerp-begrotingswijziging 2015 zienswijzeprocedure WS waterschappen 09 5 Notitie OGT en SG-en opstellen BAC 09 5 Notitie OGT en SG-en bespreken met waterschappen BAC Delegatiebesluit beoordelen en evt. wijzigen BAC / 8 / 9 Financiële verordeningen beoordelen evt. wijzigen BAC 10 2 Bijdrageverordening bespreken DB DVH en model DVO bespreken met waterschappen BAC 10 4 DVH en model DVO bespreken DB 10 5 Reglement OGT en SG-en opstellen BAC 10 5 Besluit opheffen commissie van advies PR opstellen BAC 11 1 Verwerken reacties waterschappen HWH 11 1 Gewijzigde Gr-tekst bespreken DB 11 3 Reactienota n.a.v. zienswijzen opstellen en evt. begrotingswijziging HWH aanpassen 11 3 Reactienota n.a.v. zienswijzen bespreken en evt. aangepaste DB begrotingswijziging 11 4 DVH en model DVO aanpassen BAC 11 4 DVH en model DVO bespreken DB 11 5 Reglement OGT en SG-en vaststellen OGT 11 5 Besluit opheffen commissie van advies PR bespreken DB 11 6 Gewijzigd delegatiebesluit bespreken (indien nodig) DB 11 7 / 8 / 9 Gewijzigde financiële verordeningen bespreken (indien nodig) DB 12 1 Gewijzigde Gr-tekst vaststellen AB 12 2 Bijdrageverordening vaststellen AB 12 3 Vaststellen 1 e begrotingswijziging 2015 AB 12 4 DVH en moel DVO vaststellen AB 12 5 Besluit opheffen commissie van advies PR AB 12 6 Gewijzigd delegatiebesluit vaststellen (indien nodig) AB 12 7 / 8 / 9 Gewijzigde financiële verordeningen vaststellen (indien nodig) AB Wie Kenmerk: V0145/H2829 Pagina 6 van 6