gemeente CO EVO RD E N

Transcriptie

1 gemeente CO EVO RD E N Rekenkamercommissie Postbus AA Coevorden T: / E: rekenkamer@coevorden.ni I: j GEMEENTE COEVORDEN in " 15 OKT 2010 Class, nr. Aan: Gemeenteraad Coevorden Coevorden Rekenkamerbrief nr. 5 : 8 oktober 2010 verz.: : Mogelijkheden tot bezuiniging op de rekenkamercommissie Geachte leden van de raad, Uw raad heeft op 3 juni 2010 de Rekenkamercommissie Coevorden bij amendement verzocht, om "met een bezuinigingsvoorstel te komen voor 1 oktober 2010, waarbij rekening gehouden wordt met de totale omvang van de controletoren en het huidige kwaliteitsniveau kan worden gehandhaafd." 1 Dit overzicht heeft als doel, uw raad in staat te stellen om te kiezen uit mogelijkheden tot bezuiniging op het rekenkamercommissie-budget bij behoud van de huidige kwaliteit van de onderzoeken. Daartoe presenteert rekenkamercommissie dit overzicht aan financieel feitenmateriaal, 2 haar oordelen over de verschillende oplossingsrichtingen en daarop baserend twee scenario's voor mogelijke bezuinigingen, inclusief de consequenties daarvan voor de kwaliteit. Tot slot geeft de rekenkamercommissie een overweging mee over de totale controletoren. Bearotins2010 Salarissen (incl. eigen onderzoek) Uitbesteed onderzoek Onderzoek in eisen beheer door externe leden Onderzoekskosten totaal Begroot Onder andere door ziekte van de ambtelijk secretaris is deze brief een week later dan de nagestreefde datum van 1 oktober De rekenkamercommissie heeft haar jaarrekeningen in een bijlage bij deze brief opgenomen.

2 Voor de bezuiniging is belangrijk, welk deel van de begroting structureel is en in welk deel bezuinigd zou kunnen worden. Onder de structurele kosten vallen het salaris van de secretaris (met een vaste aanstelling bij de gemeente) en een deel van de vergadervergoedingen voor de externe leden - naar schatting (= exclusief kosten voor onderzoek in eigen beheer). Dit betekent dat de bezuiniging gerealiseerd zou moeten worden uit het beïnvloedbare deel, dat vrijwel uitsluitend uit onderzoekskosten bestaat. De begroting 2010 is hieronder uitgesplitst naar structurele en beïnvloedbare kosten. Begrotin!2010 Structureel Salarissen (incl. eigen onderzoek) Subtotaal Begroot Beïnvloedbaar Uitbesteed onderzoek Onderzoek in eigen beheer door externe leden Onderzoekskosten totaal Subtotaal TOTAAL De rekenkamercommissie heeft in haar vergadering een aantal mogelijkheden voor efficiëntiewinst besproken. Een drietal van de besproken opties ziet de rekenkamercommissie om uiteenlopende redenen niet als een begaanbare weg. Ten eerste biedt samenwerking met rekenkamercommissies uit één of meer andere gemeenten relatief weinig bezuinigingsresultaat: op korte termijn, maar ook op lange termijn. De beoogde efficiëntievoordelen van een fusie of ook een losser samenwerkingsverband wegen bovendien niet op tegen de nadelen voor de kwaliteit: de afstand tussen de Coevorder raad en de rekenkamercommissie wordt groter en de rapporten zullen minder op Coevorden toegespitst zijn. Ten tweede is de optie om het aantal rapporten duidelijk te verminderen niet aan te raden. De rekenkamercommissie zou minder onderzoekswensen van de raad kunnen vervullen en de verhouding tussen kosten (vergadervergoedingen en salarissen) versus de productie (aantal rapporten) zou duidelijk verslechteren. Dit zou juist efficiëntieverlies tot gevolg hebben. De oorzaak hiervoor is dat de structurele kosten zoals salarissen en vergadervergoedingen veel langzamer dalen dan de beïnvloedbare uitgaven voor onderzoek. Ten derde acht de rekenkamercommissie de 'kaasschaaf geen goede bezuinigingsmethode, omdat daarbij inhoudelijke motivering van het bezuinigingspercentage en daarmee sturing op de realisatie van de bezuiniging ontbreekt. Daarom kan de rekenkamercommissie bij deze optie het behoud van de kwaliteit niet garanderen.

3 De rekenkamercommissie ziet twee mogelijkheden waarbij wel kan worden bezuinigd, zonder dat de huidige kwaliteit wordt aangetast. Dit zijn opties waarbij de rekenkamercommissie het beïnvloedbare deel van haar budget slimmer inzet: ten eerste kan zij meer onderzoek in eigen beheer uitvoeren en ten tweede kan zij proberen om scherper in te kopen. 1 Meer onderzoek in eigen beheer De rekenkamercommissie heeft in het verleden de rapporten over de kaderstellende rol van de gemeenteraad ('Een goede raad') en het Nazorgrapport ('Veel wel, een deel nog niet') in eigen beheer gedaan. Enkele leden uit de rekenkamercommissie, ondersteund door de secretaris-onderzoeker, hebben voor deze beide rapporten het onderzoek en de rapportage verzorgd. Verder verzorgt vooral de ambtelijk secretaris bij elk rapport dat de rekenkamercommissie aan een onderzoeksbureau uitbesteedt, een deel van het onderzoek en de rapportage. De rekenkamercommissie kan omwille van de bezuiniging dit eigen aandeel in de onderzoeken opvoeren. 1.1 Bezuinigingsopbrengst Externe leden van de rekenkamercommissie declareren een vergadervergoeding voor een dagdeel dat ze aan onderzoek besteden. Omgerekend naar uurtarieven is een bureauonderzoeker gemiddeld drie keer zo duur als een rekenkamerlid. Dat betekent echter niet dat onderzoeken door bureaus dus 3 keer meer kosten dan onderzoeken in eigen beheer. Ten eerste leert de ervaring dat bureaus meer uren besteden aan een onderzoek dan ze declareren, waardoor de vergelijking op uurtarieven mank gaat. Ten tweede hebben de ingehuurde bureaus inhoudelijke expertise op het onderzochte beleidsterrein, die de rekenkamerleden eerst nog moeten verwerven. De ervaring is daarom dat onderzoeken in eigen beheer meer uren kosten dan uitbesteed onderzoek. Dit alles afwegend, levert een onderzoek volledig in eigen beheer naar schatting gemiddeld aan bezuiniging op, in vergelijking met een uitbesteed onderzoek. Aangezien de huidige capaciteit van de rekenkamercommissie niet meer dan jaarlijks één onderzoek in eigen beheer toestaat, is dit tevens de jaarlijks mogelijke bezuiniging. 1.2 Voor- en nadelen voor de kwaliteit Voordeel: Grotere inhoudelijke betrokkenheid van de rekenkamercommissie bij het onderzoek. Nadelen Verlies aan inhoudelijke en methodologische expertise, die ingehuurde onderzoeksbureaus kunnen bieden. Langere doorlooptijd in het onderzoek: de secretaris-onderzoeker en de rekenkamerleden hebben slechts beperkt tijd beschikbaar voor onderzoek. De onderzoeker heeft immers een aanstelling van 0,4 fte, terwijl het lidmaatschap voor de

4 leden van de rekenkamercommissie een nevenfunctie is. Meer dan één onderzoek in eigen beheer per jaar is daardoor moeilijk haalbaar. 2 Scherper inkopen «De rekenkamercommissie kan proberen, scherper in te kopen door in te huren bureaus voor dezelfde hoeveelheid werk geringere bedragen te bieden dan tot nog toe. De rekenkamercommissie past deze optie overigens al toe, geholpen door de huidige marktomstandigheden. Dit kan naar schatting jaarlijks opleveren. Nadeel: De betere onderzoeksbureaus zijn in het algemeen duurder. In het verleden hebben bureaus herhaaldelijk geweigerd om offerte uit te brengen omdat zij de geboden prijs te laag vonden. De rekenkamercommissie kan dan ook door bezuiniging op de geboden prijs bij goedkopere, kwalitatief mindere bureaus gaan uitkomen. Bureaus gaan mogelijk slordiger rapporten leveren, omdat een lager budget tot grotere tijdsdruk leidt. De rekenkamercommissie meent echter dat zij deze nadelen kan minimaliseren door goed te letten op de kwaliteit die de bureaus tijdens het offerte-traject en de rapportage leveren. 3 Totale controletoren Het amendement met de bezuinigingsvraag vroeg verder naar de verhouding tussen de rekenkamercommissie en de totale omvang van de Coevorder controletoren. Ter herinnering herhaalt de rekenkamercommissie de opsomming uit de evaluatie, waar het amendement bij behoort: a. accountant (Jaarverslag); b. onderzoeken college 213A Gemeentewet; c. concerncontroller; d. interne controleonderzoeken AO/IC-medewerkers; e. ad hoc onderzoeken door de ambtelijke organisatie, zoals Tevredenheidsonderzoek WMO en (sport)accommodatieonderzoek; f. toezichthoudende rol provincie; g. specifieke en afzonderlijke accountantsverantwoordingen en controles voor bepaalde subsidies; voorbeeld Provinciale en Europese subsidies. Deze controletoren ligt niet in de macht van de rekenkamercommissie, maar is een keuze voor uw raad, het college en het ambtelijk apparaat. De rekenkamercommissie wil uw raad wel in overweging geven, dat er wellicht synergievoordelen behaald zouden kunnen worden bij een slimmere verdeling van de verschillende instrumenten.

5 4 Samenvattend: maximale bezuinigingsmogelijkheden op jaarbasis Onderstaande tabel biedt een overzicht van de mogelijke bezuinigingsopbrengsten. Er lijkt weinig ruimte voor bezuinigingen binnen het kader dat de raad gegeven had: zonder aantasting van de kwaliteit. In verhouding tot het totale budget van de rekenkamercommissie valt dit echter mee: 6%. En zeker in verhouding tot het beïnvloedbare deel: zo'n 14%. Dit is in ongeveer lijn met de algehele trend in de Coevorder bezuinigingen: 8 a 9% van de totale begroting, te bereiken in De rekenkamercommissie kan deze bezuiniging daarentegen al in 2011 realiseren. De rekenkamercommissie plant geen jaarschijven om deze bezuiniging stapsgewijs op te bouwen. 1. Onderzoek in eigen beheer 2. Scherper inkopen Indien de raad dit overneemt, wordt het nieuwe budget van de Rekenkamercommissie: = De Rekenkamercommissie Coevorden hoopt uw raad in staat te hebben gesteld, om een goede afweging te maken over de hoogte van de bezuiniging op het rekenkamerbudget. Hoogachtend, Del Rekenkamercommissie rw A.J.JVÏ^-S^alèvwaarnemend voorzitter

6 5 Bijlage: Jaarrekeningen Rekenkamercommissie Coevorden Jaarrekening Salarissen, incl. opleidingen en eigen onderzoek Uitbesteed onderzoek Onderzoek in eigen beheer 5 Onderzoekskosten totaal Werkelijk Begroot Jaarrekening Salarissen Onderzoekskosten Werkelijk Begroot Jaarrekening 2007 Salarissen Onderzoekskosten Werkelijk Begroot Omdat de rekenkamercommissie halverwege 2006 gestart is, biedt dit jaar geen representatief beeld en is het hier buiten beschouwing gelaten. 4 De gemeenteraad heeft bij brief van het Seniorenconvent d.d. 13 oktober 2008 aan de rekenkamercommissie de begroting met ingang van 2009 verhoogd tot Externe leden van de rekenkamercommissie hebben in 2009 delen van de volgende rapporten verzorgd: Rapport Nazorg (onderzoek en rapportage), Rapport ROC-haven (interviews); Rapport Kaderstelling (onderzoek en interviews) : bedragen excl. de BTW die een jaar later verrekend is. De gemeenteraad had van te voren toegestemd in een budgetoverschrijding van maximaal