Rekenkamercommissie Deventer

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Deventer Jaarverslag 2011

2 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2011 van de Rekenkamercommissie van Deventer. Jaarlijks brengt de Rekenkamercommissie, onder verwijzing naar het wettelijke voorschrift daartoe en artikel 17 van haar Reglement van Orde, verslag uit van zijn werkzaamheden en over de aanwending van het beschikbaar gestelde budget voor dat jaar. In het afgelopen jaar heeft de commissie gewerkt aan de afronding en de aanvang van een aantal onderzoeken om bij te dragen aan de doeltreffendheid, rechtmatigheid en doelmatigheid van het gemeentelijk gevoerde bestuur in Deventer. Het jaar 2011 is mijn eerste jaar geweest als voorzitter van de commissie. In het jaarverslag 2010 heb ik aangegeven dat het één van mijn opdrachten is om de Rekenkamercommissie nadrukkelijker op de kaart te zetten de komende jaren. Ik denk dat daar in 2011 een goede aanzet voor is gegeven. We hebben in 2011 onderzoeksrapporten uitgebracht over Re-integratie en over RegiZorg. Zonder onderzoek door de Rekenkamercommissie zijn dit al twee politiek veel besproken onderwerpen; de onderzoeksrapporten die zijn uitgebracht hebben vervolgens ook de nodige impact gehad. Daarnaast is er een voorzichtige aanzet geweest voor een intensiever contact tussen Rekenkamercommissie en Concerncontrol. Beiden hadden het voornemen een onderzoek uit te voeren naar de afhandeling van planologische verzoeken. Ieder met hun eigen insteek maar elkaar wel versterkend en aanvullend. Concerncontrol is gestart met het onderzoek (doelmatigheidsonderzoek) en heeft de commissie op de hoogte gehouden van de voortgang. Mede door de bevindingen uit het onderzoek door Concerncontrol heeft de Rekenkamercommissie uiteindelijk besloten dat een aanvullend onderzoek geen meerwaarde zou hebben en heeft geen verder onderzoek uitgevoerd. Deze wijze van samenwerking met ieder zijn eigen taken en verantwoordelijkheden, naar mijn mening, zeker meerwaarde opleveren. Het evaluatieonderzoek naar de rekenkamerfunctie, dat in opdracht van het Ministerie van BZK is uitgevoerd door Berenschot, is in 2011 afgerond. In september 2011 is het evaluatierapport verschenen, maar vooralsnog is onduidelijk of de Minister aanleiding ziet in een beleidswijziging ten opzichte van de verplichte rekenkamerfunctie. Al met al is er volop discussie rondom de vormgeving en invulling van de rekenkamerfunctie. In het afgelopen jaar hebben we afscheid genomen van Marcel Elferink als lid van de Rekenkamercommissie. Ik wil Marcel nogmaals danken voor zijn inzet voor de Rekenkamercommissie. Het voorliggende jaarverslag wordt aangeboden aan de Raad en aan het College en zal op de website van de gemeente worden geplaatst. Voor meer informatie over de Rekenkamercommissie wordt verwezen naar de gemeentelijke website ( Hier vindt u onder andere algemene informatie omtrent de Rekenkamercommissie en de afgeronde en lopende onderzoeken staan vermeld (inclusief de rapporten van afgeronde onderzoeken). Deventer, maart 2012 Peter Sertons, voorzitter

3 1. Inleiding Met dit jaarverslag wil de Rekenkamercommissie (verder: commissie) verantwoording afleggen over het werk van de commissie en geeft het openheid van zaken over de uitgevoerde activiteiten en onderzoeken. Het biedt tevens de mogelijkheid voor raadsleden om suggesties voor toekomstige activiteiten of invullingen van onderzoek te doen. De commissie ziet dit jaarverslag dan ook als een belangrijk onderdeel van haar communicatie met de gemeenteraad. Bevordering en optimalisering van de communicatie tussen gemeenteraad en de commissies is voor de commissie van groot belang. De commissie wil ook in 2012 nadrukkelijk goed contact houden met de Raad, zodat ze onverminderd van meerwaarde kan zijn voor het gemeentelijke bestuur in Deventer. Daarbij dient wel rekening gehouden te worden met de onafhankelijke positie van de commissie. Hoewel de commissie door de gemeenteraad is ingesteld, doet de commissie onafhankelijk onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Die onafhankelijkheid krijgt mede vorm doordat de commissie zelf haar onderzoeksprogramma bepaalt. De gemeente Deventer kent een rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81 oa van de Gemeentewet. De taak van de commissie is om onderzoek te doen naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. De commissie legt daarbij vooral het accent op onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid. De rechtmatigheid wordt voor een groot deel afgedekt door de interne controle en het jaarlijks onderzoek door de accountant. Wanneer de commissie het nodig acht zal ze echter ook de rechtmatigheid in haar onderzoeken betrekken. Met de onderzoeken beoogt de commissie de Raad te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende taak. Daarbij streeft de commissie er ook naar dat haar rapporten een leereffect hebben voor de gehele gemeentelijke organisatie. Het uitgangspunt is dat de commissie gemiddeld twee onderzoeken per jaar uitvoert. 2. Samenstelling De samenstelling van de commissie is in 2011 op één punten veranderd. Raadslid Marcel Elferink heeft zijn functie neergelegd. De commissie bestond op 31 december 2011 uit acht leden en een voorzitter en wordt (vanuit de griffie) ondersteund door een ambtelijke secretaris. Eind 2011 bestond de Rekenkamercommissie uit: Dhr. P. Sertons (voorzitter-extern) Dhr. B. Eindhoven (plv. voorzitter-lijstopvolger) Mw. H. Eltink (raadslid) Mw. M. van Tilburg (raadslid) Dhr. V. Stijns (raadslid) Dhr. H. Groothuis (lijstopvolger) Dhr. A. Krahl (lijstopvolger) Dhr. O. Bulthuis (extern lid) Dhr. P. Wolbert (extern lid) Het secretariaat wordt vanuit de griffie verzorgd door dhr. J.E. Nijkamp. De benoemingsduur van de raadsleden en lijstopvolgers is gelijk aan de raadsperiode. De voorzitter en de externe leden zijn benoemd voor zes jaar. Zij zijn benoemd per 1 januari 2011 resp. 15 september Werkwijze De werkwijze van de commissie is verankerd in de wet en de Verordening op de commissie. In het Reglement van Orde is de werkwijze van de Rekenkamercommissie nader uitgewerkt. In de regel vergadert de commissie eenmaal per maand. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Van de vergaderingen wordt een beknopte weergave gemaakt in de vorm van een besluitenen afsprakenlijst.

4 In 2011 is de commissie twaalf maal in vergadering bijeen geweest. Daarnaast is er sprake geweest van incidenteel overleg tussen leden van de commissie en medewerkers uit de ambtelijke organisatie bij de voorbereiding van onderzoeken. De commissie licht in die gesprekken de plannen voor een onderzoek toe en wint hierover, informeel, het gevoelen in van de betrokken ambtenaren. De commissie is onafhankelijk in de onderwerpkeuze en bepaalt zelf welk onderwerp zij onderzoekt. Wel laat de commissie zich voeden bij de keuze voor een onderwerp. De fracties in de gemeenteraad wordt gevraagd om suggesties voor onderwerpen aan te dragen en via de gemeentelijke website is er een continue uitnodiging aan burgers om ideeën in te brengen. Burgers maken helaas nog steeds weinig tot geen gebruik van die laatstgenoemde mogelijkheid. De suggesties voor onderwerpen komen voornamelijk vanuit de commissie zelf of vanuit de fracties. In het Reglement van Orde is opgenomen hoe de commissie komt tot de keuze van een onderzoek en hoe zij daarbij te werk gaat. Het in onderzoek te nemen onderwerp dient op basis van de volgende criteria te worden bepaald: Maatschappelijk belang Complexiteit Financieel belang Twijfels over doeltreffendheid Twijfels over doelmatigheid Twijfels over rechtmatigheid Nieuw/toegevoegde waarde voor de Raad Praktische uitvoerbaarheid In de praktijk wordt het criterialijstje nauwelijks gebruikt als scoringslijst. Globaal wordt beoordeeld of het onderwerp voldoet aan bovengenoemde criteria. Indien een onderwerp in potentie geschikt is voor onderzoek wordt het op de groslijst van onderwerpen geplaatst. De groslijst met onderwerpen wordt maandelijks actueel gehouden. Op de groslijst wordt gewerkt met een prioritering; onderwerpen met een hoge(re) prioriteit worden onderworpen aan een verkenning. Als de verkenning daartoe aanleiding geeft wordt besloten tot het opstellen van een onderzoeksopzet met een eventueel onderzoek als gevolg. Via de Audit Commissie wordt bereikt dat afstemming kan plaatsvinden met accountant en het College over uit te voeren onderzoeken. 4. Onderzoeken 2011 De belangrijkste activiteit van de commissie is het (laten) uitvoeren van onderzoek. In 2011 is één onderzoek gepresenteerd dat in 2010 is gestart, namelijk het onderzoek Re-integratie. Daarnaast is in 2011 gestart met het 3 andere onderzoeken waarvan er één in 2011 is afgerond en gepresenteerd. 4.1 Afgerond: Re-integratie Dit onderzoek is in opdracht van de commissie uitgevoerd door CAB in de periode november februari Het onderzoek richtte zich primair op het verkrijgen van inzicht in de doeltreffendheid en doelmatigheid van de uitvoering van het re-integratiebeleid zoals de afgelopen jaren is gevoerd. Daarmee wilde de commissie bereiken dat de raad meer inzicht kreeg waar de politieke keuzemogelijkheden liggen voor de raad waardoor hij zijn kaderstellende taak kon versterken. Het onderzoeksrapport is begin maart 2011 aangeboden aan de raad. Op 08 juni 2011 heeft de Raad de aanbevelingen van de commissie overgenomen en het college opdracht gegeven deze uit te voeren. 4.2 Afgerond: RegiZorg RegiZorg, opgezet als laagdrempelig loket voor zorg en hulpverlening aan mensen met meervoudige problematiek, heeft niet gefunctioneerd op organisatorisch en financieel vlak. Het college heeft besloten om per 1 januari 2011 te stoppen met RegiZorg en heeft er voor gekozen om de werkzaamheden in een andere organisatievorm voort te zetten, nl. via de zgn. Regiekamer. De aanleiding voor het onderzoek was dat er, volgens de commissie, bij de Raad onvoldoende duidelijkheid bestond over het functioneren van RegiZorg en de rol van de gemeente daarin. Een aantal fracties had aangegeven dat zij behoefte hebben aan meer duidelijkheid over RegiZorg. De commissie was van mening hierin door het uitvoeren van een onderzoek te kunnen voorzien. Door een onderzoek uit te voeren naar RegiZorg kunnen wellicht leerpunten aan het licht komen die bij de verdere opzet van de Regiekamer bruikbaar zijn. Het doel was om daaruit lessen te kunnen trekken

5 voor de toekomst en de Raad handvatten te kunnen bieden om aan de voorkant te sturen op deze vorm van regie in de zorg. Necker van Naem heeft dit onderzoek uitgevoerd in de periode maart 2011-juni Het onderzoeksrapport is in september 2011 aangeboden aan de Raad en vastgesteld op 07 december De aanbevelingen van de commissie zijn overgenomen. 4.3 Lopend: Realisatie taakstelling goedkope woningbouw Dit onderzoek is gestart in oktober Het wordt uitgevoerd door RIGO. In de afgelopen jaren is er woningbouwbeleid gemaakt en zijn uitvoeringsplannen vastgesteld. Onder andere is een kwantitatief woningbouwprogramma bepaald. Dit woningbouwprogramma is in de Woonvisie kwalitatief ingevuld en vertaald in een uitwerking naar de wijken. Omdat de indruk bestaat dat de gemeentelijke beleidsdoelen (voor wat betreft de percentages goedkope woningen in het totale gemeentelijke nieuwbouwbestand per jaar) structureel niet gehaald blijken te worden, heeft de commissie besloten dit te onderzoeken. Doelstelling van het onderzoek is om inzicht te geven of de taakstelling die (jaarlijks) geldt voor het bouwen van goedkope woningen wordt gerealiseerd en indien deze taakstelling niet gerealiseerd wordt: welke oorzaken dat heeft en wat (de raad van) de gemeente Deventer daar aan zou kunnen doen. Volgens planning wordt het onderzoeksrapport in april 2012 aangeboden aan de raad. 4.4 Lopend: Externe inhuur Dit onderzoek is in december 2011 gestart en wordt uitgevoerd door Pro-Facto. Het onderzoek dient vooral te worden gezien als een follow-up van het onderzoek dat Concerncontrol in 2008 heeft uitgevoerd naar dit onderwerp. Concerncontrol heeft destijds het van kracht zijnde beleidskader onderzocht en heeft gekeken naar de mate waarin dit kader wordt toegepast. Uit dat onderzoek is een aantal conclusies getrokken en er is een aantal aanbevelingen gedaan. Het leek de commissie nu een goed moment om onderzoek te doen naar de follow-up van de aanbevelingen en de doorwerking daarvan. Door het onderzoek wordt aan de raad een beter inzicht gegeven in de doelmatigheid en doeltreffendheid van de inhuur van derden. Volgens planning wordt het onderzoeksrapport in mei 2012 aangeboden aan de raad. Naast de hiervoor genoemde onderzoeken is in 2011 een aantal verkenningen uitgevoerd naar onderwerpen die niet hebben geleid tot een onderzoek. Het betreft een verkenning naar: Afhandeling planologische verzoeken; Communicatie. Het onderwerp afhandeling planologische verzoeken is onderzocht door Concerncontrol en over het onderwerp Communicatie heeft de afdeling Communicatie een onderzoek uitgevoerd. Beide onderzoeksrapporten waren voor de commissie geen aanleiding om een aanvullend onderzoek te verrichten. Ook heeft de commissie overwogen om een onderzoek uit te voeren naar afvalinzameling door Circulus. Omdat Circulus een Verbonden Partij is met een minderheidsbelang maakt dit de toegang tot Circulus lastig. Daarnaast komen er voorstellen voor een andere wijze van afvalinzameling (diftar). De commissie heeft daarom besloten geen onderzoek uit te voeren naar afvalinzameling. Vanuit de fracties zijn in 2011 een aantal suggesties gedaan voor onderzoek. De ingediende suggesties zijn: a. Herstructurering/Vogelaarwijken; b. Evaluatie hondenuitlaat- en poepbeleid; c. Opvolging aanbevelingen rapport Jeugdzorgketen; d. Evaluatie rood-voor-rood; e. Case studie Verbonden Partijen. De suggesties a tot en met d zijn voor de commissie geen aanleiding geweest voor onderzoek omdat ze in onvoldoende mate aan de criteria voor onderzoek voldoen. Suggestie e. is opgenomen op de groslijst. Tenslotte zijn door de Evangelische Volkspartij 11 en door de Sociale Volkspartij en het Henry George & Edward Bellamy Institute voor onderzoek suggesties ingediend voor onderzoek naar WMO/WWB resp. naar een alternatief belasting- en uitkeringenplan en grondbelasting. Omdat de indieners alleen thema s hebben genoemd als suggestie zonder concrete onderbouwing, heeft de commissie besloten om deze items niet op te pakken.

6 5. Overige activiteiten Naast de reguliere vergaderingen houdt de commissie zich ook bezig met andere activiteiten. De commissie is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR heeft een eigen website ( waarop onder andere de rapporten van de Rekenkamercommissie Deventer staan gepubliceerd. Daarnaast werkt de NVRR landelijk met een aantal netwerken (Kringen) waarin praktische kennis en ervaring worden uitgewisseld. Zo is er onder andere een Secretaressen Kring, Juridische Kring en een Onderzoek Kring. De secretaris van Deventer maakt deel uit van de Secretaressen Kring. Drie à vier keer per jaar is er een bijeenkomst. Ook is er een NVRR Kring Overijssel waarvan de bij de NVRR aangesloten rekenkamer(commissies) in Overijssel deel uitmaken. Periodiek worden er Kringbijeenkomsten georganiseerd voor alleen de voorzitters of voor alle leden. Binnen de stedendriehoek (Apeldoorn, Zutphen en Deventer) onderhoudt de secretaris van de Rekenkamercommissie Deventer met hetzelfde doel contacten. 6. Financieel Het budget van de commissie bedraagt structureel Voor 2011 was een bedrag beschikbaar van door een incidentele overheveling uit Uit onderstaande tabel blijkt dat in 2011 een overschrijding heeft plaatsgevonden van circa Oorzaak daarvan is voornamelijk meerkosten voor uitgevoerde onderzoeken naar Re-integratie en RegiZorg. Deze meerkosten zijn veroorzaakt omdat de informatievoorziening niet op orde was waardoor de onderzoekskosten hoger waren dan oorspronkelijk begroot. Omdat de commissie budgetdiscipline belangrijk vindt en hoog in het vaandel heeft staan, gaat zij een inspanningsverplichting leveren om het bedrag van de overschrijding in 2011 over te houden in Hieronder is een gespecificeerd overzicht opgenomen van de uitgaven in 2011: Vacatiegelden voorzitter/leden Onderzoekskosten Abonnementen/congressen Diversen Totaal (afgerond) In bovenstaand overzicht zijn de overheadkosten niet meegenomen. De doorberekening aan de commissie bedraagt Euro meer dan begroot. Het (nadelig) saldo van de commissie over 2011 komt daarmee uit op ruim