REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE BORGER-ODOORN JAARVERSLAG 2016

Transcriptie

1 REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE BORGER-ODOORN JAARVERSLAG 2016 Exloo, 20 februari

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding. 2. Personele mutaties. 3. Onderzoekswerkzaamheden. 4. Financieel overzicht. 5. verslag. 6. Lijst mogelijke onderzoek-items Samenstelling commissie: - dhr. F. Assen, extern lid (voorzitter) - mw. M. Ekelenkamp, extern lid mw. A. Kranenborg, extern lid tot 1 maart dhr. A. J. Booy, extern lid (plv. voorzitter) - dhr. E. de Haan, extern lid, vanaf 10 maart 2016 Ambtelijke ondersteuning Rekenkamercommissie: Mw. F. Koenders Adres: Gemeente Borger-Odoorn Rekenkamercommissie Postbus ZG Exloo Telefoon: ( ) Rekenkamercommissie@borger-odoorn.nl 2

3 1. Inleiding In het Reglement van Orde voor de Rekenkamercommissie gemeente Borger-Odoorn is opgenomen dat jaarlijks een verslag door de Rekenkamercommissie wordt vastgesteld en aangeboden aan de gemeenteraad. De Rekenkamercommissie stelt het op prijs om door middel van dit jaarverslag aan u als gemeenteraad van Borger-Odoorn verantwoording af te leggen over hetgeen de commissie in het afgelopen jaar heeft gedaan. In dit verslag ziet de Rekenkamercommissie terug op haar werkzaamheden in De commissie verricht haar werkzaamheden volgens vaste spelregels die zijn opgenomen in het Reglement van orde Rekenkamercommissie Borger-Odoorn en het Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie gemeente Borger-Odoorn. Doelstelling De taak van de Rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid op drie onderdelen: a. Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? b. Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? c. Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van het beleid efficiënt verlopen? Om het gevoerde beleid te toetsen op bovengenoemde drie punten voert de Rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van de door de Rekenkamercommissie gevoerde onderzoeken is om inzicht te bieden in prestaties van de gemeente als geheel en waar mogelijk aanbevelingen te doen voor verbetering van het beleid in en voor de toekomst. Hiermee wil de Rekenkamercommissie de controlerende en kaderstellende rol van de gemeenteraad versterken. 2. Personele mutaties. Omdat mevrouw Kranenborg per 1 maart 2016, na twee benoemingsperioden, niet weer herkiesbaar was, zijn we in december 2015 een sollicitatieprocedure gestart voor een nieuwe kandidaat. Dit heeft per 10 maart 2016 geleid tot de benoeming door de gemeenteraad van de heer E. de Haan als nieuw commissielid. Tevens heeft de gemeenteraad in haar vergadering van 1 december 2016 ingestemd met het voorstel van de Rekenkamercommissie om de heer A.J. Booij, wiens benoeming per 1 maart 2017 af zou lopen opnieuw te benoemen. Dit teneinde de continuïteit van de bezetting van de commissie en de onderzoekskwaliteit te kunnen waarborgen. 3. Onderzoekswerkzaamheden. In het verslagjaar heeft de commissie een start gemaakt met twee nieuwe onderzoeken waarvan het resultaat, in beide gevallen, in het voorjaar van 2017 aan de gemeenteraad zal worden aangeboden. 3

4 Het betreft daarbij de volgende onderzoeken: A. Grip op regionale samenwerking: Sturen op afstand. In meerdere gemeenten in Drenthe speelt de vraag hoe gemeenteraden grip kunnen houden op de sturing en beoogde effecten van taken die op afstand zijn gezet in samenwerkingsverbanden. Ook landelijk is dit een thema. De Rekenkamercommissie van Assen heeft het initiatief genomen om te komen tot een gezamenlijk onderzoek naar Gemeenschappelijke Regelingen/Samenwerkingsverbanden. De Rekenkamercommissies van Assen, Borger-Odoorn, Emmen, Hoogeveen, Tynaarlo en Aa&Hunze nemen hier aan deel. Als onderwerp van dit gezamenlijke onderzoek is een specifieke gemeenschappelijke regeling (GR), te weten de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Drenthe (GGD) gekozen. Deze GR ligt voor de hand, omdat hierin alle Drentse gemeenten participeren. Het gaat daarbij niet om een diepgaand onderzoek naar het functioneren van deze GR maar vooral om te zien in hoeverre de gemeenteraad nog invloed heeft op het lokale beleid en hoe daarover verantwoording wordt afgelegd. Het onderzoek wordt uitgevoerd door het bureau: PROOF adviseurs. B. Onderzoek naar duurzaamheid/cittaslow Het bereiken van duurzaamheidsdoelen is voor de gemeente om meerdere redenen een uitdaging. Ten eerste is er een beperkt budget waardoor keuzes en prioritering belangrijk zijn. Ten tweede is de bewustwording (het tussen de oren krijgen, zowel bij de interne organisatie als bij de samenleving) een verbeterpunt dat nu opgepakt wordt in het project Uitvoeringsagenda Duurzaamheid. Ten derde is de gemeente afhankelijk: Zij kan duurzaamheid in de interne organisatie direct beïnvloeden, maar is voor de realisatie van een duurzame gemeente (grondgebied) afhankelijk van anderen. Tot slot heeft de gemeente ambities die alleen in samenwerking met anderen gerealiseerd kunnen worden. De gemeente kan verschillende rollen aannemen binnen het thema duurzaamheid: faciliteren, stimuleren en aanjagen en een platform bieden. Het succes (doelrealisatie) is echter voor een groot deel afhankelijk van burgers en bedrijven. De raad heeft het projectplan Uitvoeringsagenda Duurzaamheid (zie beleidscontext) vastgesteld op 24 september In de discussie waren er politiek nog wat kanttekeningen, zoals: Het college heeft in haar programma staan dat ze de duurzaamheidsnota opnieuw wil bekijken en aanpassen. Nu geeft het college aan dat herijking niet nodig is omdat de uitgangspunten hetzelfde zijn gebleven. Inwoners en ondernemers zijn vaak al erg duurzaam bezig. Misschien moet het college meer naar de eigen inwoners kijken en luisteren. Duurzaamheid heeft onduidelijke doelen. Verder is in juni 2015 de motie energiebesparing gemeentelijke gebouwen verworpen bij de behandeling van de kadernota. Strekking was: mogelijkheden, om te komen tot energiebesparing of de opwekking van duurzame of hernieuwbare energie, moeten - mits financieel verantwoord- zoveel mogelijk benut worden. Het doel van het onderzoek is te achterhalen wat succesfactoren zijn voor het realiseren van duurzaamheidsdoelen en hoe de gemeente deze kan inzetten voor meer effecten op duurzaamheid. 4

5 Het is een ex ante onderzoek, waarbij de rekenkamercommissie de voorbereidende fase van het beleid evalueert. Het is geen politiek getint onderzoek dat aanbevelingen doet waar het beleid zich op zou moeten richten. Het is een onderzoek dat in een vroeg stadium de thermometer in de gemaakte plannen steekt en onderzoek doet naar zaken zoals haalbaarheid en verwachte effectiviteit. En naar slaag- en faalfactoren bij duurzaamheidsinitiatieven uit de samenleving in Borger Odoorn en om suggesties te vergaren om duurzaamheidsinitiatieven op te kunnen schalen en te verbreden en om de kansen op succes te kunnen vergroten. Dit onderzoek zal deels uitgevoerd worden door 4 e jaars HBO studenten van het Thorbecke Instituut uit Leeuwarden en deels door de eigen leden van de commissie. Hierbij wordt onderzoek gedaan naar de ervaringen en bevindingen van andere Cittaslow gemeenten in Nederland en het buitenland en Cittaslow supporters uit de eigen gemeente. 4. Financieel overzicht. De werkelijke kosten bedroegen in 2016: omschrijving begroot werkelijk onvoorziene lasten presentiegeld en reis-/verblijfkosten cursussen/congressen contributies/lidmaatschappen gebruik restaurant totaal euro Door de inzet van studenten en het gezamenlijk met andere rekenkamercommissies uitvoeren van de twee onderhavige onderzoeken is de commissie voor dit jaar ruim binnen haar budget gebleven. Omdat de lopende onderzoeken een doorlooptijd hebben die ook het eerste deel van het jaar 2017 beslaat en de kosten van inhuur ook voor een groot deel in dat jaar betaald moeten worden, is er wel een deel van het onderzoeksbudget overgeheveld naar het komende jaar. Dit betreft een bedrag van euro. 5. Verslag. In 2016 heeft de rekenkamercommissie 14 keer een reguliere vergadering gehouden waarbij de eerste twee vooral ingevuld werden door sollicitatiegesprekken met een nieuw kandidaat-lid. Daarnaast is er bij de start van het onderzoek Onderzoek naar Duurzaamheid/Cittaslow, samen met de studenten die een deel van het onderzoek uitgevoerd hebben, o.a. een bezoek gebracht aan de schaapskudde en de heer de Jong in Odoorn, die op een interessante wijze zonne-energie omzet in elektriciteit. Ook is het resultaat van de quick scan Maatschappelijk Vastgoed in het begin van het verslagjaar aan de gemeenteraad gepresenteerd. Tevens heeft de rekenkamercommissie naast de keuze en doorvoering van de twee in hoofdstuk 2 genoemde onderzoeken, ook afspraken gemaakt over de te declareren gewerkte uren. Met name over de, per commissielid, te besteden uren aan de onderzoeken etc. naast de vaste vergadervergoeding. Hierbij is in een protocol vastgelegd, dat bij elk onderzoek er van te voren een inschatting gemaakt 5

6 wordt van de uren die elk lid er aan denkt te moeten en kunnen besteden. Ook wordt er tijdens- en achteraf ook geëvalueerd in hoeverre de aanname klopt met de werkelijkheid. Dit om bij de start van nieuwe onderzoeken nog scherper te kunnen begroten. Ook is er stilgestaan bij de wens van de rekenkamercommissie om de relatie met de leden van de gemeenteraad nog verder te versterken. Hierover zijn onder andere oriënterende gesprekken gevoerd met de griffier en de voorzitter van de werkgroep Financiën. Dit zal in het voorjaar van 2017 verder uitgewerkt en ingevuld worden. Tenslotte kan gesteld worden dat de commissie zich met veel elan, plezier en betrokkenheid gedurende het verslagjaar ingezet heeft om haar doelstelling te bereiken. De Rekenkamercommissie. Exloo, 20 februari

7 Bijlage. De in het verslagjaar gehanteerde lijst van mogelijk te onderzoeken onderwerpen. (combinatie van long en short list en nieuw aangedragen items door zowel de verschillende fracties als ook inwoners) Bestaande items. 1. Onderhouds- en aanbestedingsbeleid wegen en gebouwen. 2. Veiligheid; naleving veiligheidsvoorschriften gemeentelijke organisatie. 3. Burgerparticipatie in relatie tot windmolens. 4. Rioolheffing in relatie tot de geleverde producten. 5. Juridische kennis en afhandeling bestemmingsplannen en handhaving daarvan (ruimtelijke ordening). 6. Wat zijn de mogelijkheden van de Raad richting de Onderwijsstichting, anders dan de begroting en rekening af- of goedkeuren. Nieuwe items. 7. Kadernota Duurzame ontwikkeling. 8. Economisch beleid en projecten. In Drents RKC verband. 9. De Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst (GGD)-reguliere fase. 10. Uitvoeringsorganisatie Participatiewet i.o.- totstandkoming en implementatiefase. Zoals reeds eerder gememoreerd is de keuze voor het jaar 2016 gevallen op de items 7 en 9 van de lijst. 7