Onderwerp: 1. Verordening op de rekenkamercommissie Borger-Odoorn Evaluatie Rekenkamercommissie

Transcriptie

1 * * Behandelend ambtenaar: F. Koenders Afdeling/cluster: BCO/VSO Telefoonnr.: Portefeuillehouder: Presidium HERZIEN VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD Registratienummer: Onderwerp: 1. Verordening op de rekenkamercommissie Borger-Odoorn Evaluatie Rekenkamercommissie Voorgestelde wijze van afdoening: - Verordening vaststellen - Verzoek doen aan seniorenconvent Oriënterende raadsbijeenkomst van: Agendapunt: Besluitvormende raadsvergadering van: Agendapunt: 9 Voorgesteld besluit: 1. De Verordening op de rekenkamercommissie Borger-Odoorn 2011 vaststellen 2. Het seniorenconvent uit de raad van Borger-Odoorn te verzoeken het initiatief te nemen tot evaluatie van de Rekenkamercommissie Borger-Odoorn, zulks in een raadsvergadering in het 4 e kwartaal van Aanleiding Het presidium heeft in haar vergadering van 29 november 2010 voorgesteld om de Verordening van de Rekenkamercommissie (uit 2006) aan te passen op een aantal omissies en actuele gevoelens. In de huidige verordening blijkt namelijk niets te zijn geregeld over de te volgen procedure bij vacatures voor zowel interne als externe leden van de Rekenkamercommissie. Wie neemt het initiatief, wie draagt voor en wie doet wat? Ook blijkt geen voorziening opgenomen wie knopen doorhakt in situaties waarin de verordening niet voorziet. Actuele ontwikkeling is de toenemende samenwerking tussen de gemeenten Borger-Odoorn, Coevorden en Emmen in BOCE-verband. Deze zou zich op termijn ook kunnen uitstrekken tot samenwerking op het terrein van de rekenkamerfunctie. Harmonisatie in benoemingstermijn van leden kan dan wenselijk zijn, tezamen met het gegeven dat sommige raadsfracties de huidige benoemingstermijn voor een periode van 6 jaar van externe leden van de Rekenkamercommissie aan de lange kant vinden. Omdat de huidige voorzitter en plv. voorzitter van de Rekenkamercommissie verzocht hebben om ontslag per 1 februari 2011 is er door de Rekenkamercommissie uit haar midden een selectiecommissie samengesteld die een procedure hebben opgestart voor het werven van twee nieuwe externe leden.

2 Het presidium is van mening dat de te volgen procedure bij benoeming van externe leden moet worden vastgelegd in de Verordening op de rekenkamercommissie. Bij de aanpassing van de verordening is toen mede gekeken naar de werkwijze bij de andere BOCE-gemeenten. De externe leden van de Rekenkamercommissie van de gemeente Emmen en Coevorden worden benoemd voor een periode van 3 jaar. Gelet op een mogelijke toekomstige samenwerking tussen de Rekenkamercommissies van Emmen, Coevorden en Borger-Odoorn lijkt het ons een goede zaak om de benoemingstermijn van externe leden gelijk te laten lopen met die van Emmen en Coevorden. Voor de oriënterende raadsvergadering van 20 januari j.l. deed het presidium u een tweetal raadsvoorstellen toekomen, gericht op een aangepaste verordening, het verlenen van eervol ontslag en de benoeming van twee nieuwe externe leden in de opengevallen functies. Op grond van de beraadslaging in deze vergadering en ontvangen gevoelens van de Rekenkamercommissie heeft u op voorstel van uw voorzitter besloten de raadsvoorstellen eerst van uw agenda af te voeren en daarvan het raadsvoorstel gericht op de verordening voor bemerkingen voor te leggen aan de Rekenkamercommissie en de fracties. Op grond van de bemerkingen zijn beide raadsvoorstellen herzien: - het raadsvoorstel gericht op ontslag en benoeming is gesplitst in een tweetal nieuwe die respectievelijk voor uw besluitvormende vergadering van 17 februari 2011 en 3 maart 2011 zullen worden geagendeerd. - het herziene raadsvoorstel gericht op een nieuwe verordening heeft u nu in handen als geagendeerd voor uw besluitvormende vergadering van 17 februari Uit reacties van de fracties is ons gebleken dat er een sterke behoefte leeft tot evaluatie van de werkzaamheden van de Rekenkamercommissie tot nu toe. De huidige verordening voorzag in artikel 12 in een verplichting om die verordening voor het zomerreces 2007 te evalueren. Deze evaluatie heeft echter nooit plaatsgehad, waarschijnlijk ook omdat niet is aangegeven wie daartoe het initiatief zou moeten nemen. Omdat het jaar 2007 inmiddels is verstreken en de bepaling daarmee een dode letter is deze weggelaten uit het concept dat u voor uw vergadering van 20 januari j.l. is aangeboden. In de bemerkingenronde blijkt dat fracties een gelijkluidende bepaling (met aangepaste datum) toch graag opgenomen willen zien. Wellicht wordt daarbij over het gezien dat de bepaling zich richt op evaluatie van de verordening en niet op de, zo maken wij uit de bemerkingen op, evaluatie van de bredere werking en werkwijze van de rekenkamerfunctie in Borger-Odoorn. Het presidium doet u dan ook de voordracht om buiten de verordening om te voorzien in een dergelijke brede evaluatie. Namelijk door deze concreet te beleggen bij het seniorenconvent en dit te koppelen aan een concreet tijdvak. Het presidium onderstreept dat als uitgangspunt voor de voorliggende Verordening op de rekenkamercommissie Borger-Odoorn 2011 is genomen het voorzien in omissies en het geven van een juridische basis aan anticiperend handelen ( reparatie en legitimatie ). Geenszins is de intentie geweest met een geheel opnieuw doordachte verordening te komen. Een beter moment voor zo n eventuele grondige herziening is immers ná de evaluatie door de raad van de werkzaamheden van de Rekenkamercommissie Borger-Odoorn en de op basis daarvan door de raad uit te spreken richting waarin de rekenkamerfunctie van Borger-Odoorn zich dient te

3 ontwikkelen. Wel is geprobeerd alvast een aantal elementen uit de ontvangen zienswijzen van de Rekenkamercommissie en een aantal fracties mee te nemen. Artikelgewijze toelichting: Artikel 1: Ten opzichte van de huidige verordening is het begrippenapparaat uitgebreid met intern lid en seniorenconvent en opnieuw vernummerd. Artikel 2: Artikel 3: Ten opzichte van de huidige verordening geheel gewijzigd/hernummerd om de inhoud transparanter te maken. Het aantal leden is ongewijzigd, te weten drie leden uit de raad en drie externe leden. Nieuw is dat wordt voorzien in een gremium dat een voordracht tot benoeming aan de raad doet. Daarmee wordt duidelijk van wie initiatief naar de raad wordt verwacht. Voor interne leden is dat het seniorenconvent (immers, alle fracties vertegenwoordigd en dus politiek-breed) en voor externe leden een selectiecommissie uit de raad. Met het beleggen van de selectie van externe leden bij (een commissie uit) de rekenkamercommissie wordt de onafhankelijke positie, zoals deze voortvloeit uit de hoofdstukken IVa en IVb van de Gemeentewet, van de rekenkamerfunctie ten opzichte van bestuursorganen en ambtelijk apparaat onderstreept. Benoeming blijft, ook al ligt de voordracht bij anderen, echter de bevoegdheid van de raad als hoogste orgaan binnen de gemeente. De benoemingstermijn voor externe leden is teruggebracht van zes naar drie jaar en daarmee in lijn met Emmen en Coevorden. Artikel 4, 5, 6, 7 en 8: Artikel 9: De rekenkamercommissie verzoekt echter om een uitbreiding van haar bevoegdheden tot hetgeen in artikel 183 lid 3 en artikel 184 Gemeentewet is opgenomen. Artikel 9 van de verordening laat op dit moment alleen onderzoekswerkzaamheden toe binnen de gemeentelijke organisatie van Borger-Odoorn. De gemeente werkt echter (steeds meer) samen met andere overheden, instellingen en private partners. Het werkterrein van de rekenkamer blijft beperkt en wordt beperkter als het voor de commissie niet mogelijk is om bij derden informatie op te vragen. Vooralsnog is het verzoek van de rekenkamercommissie niet in de verordening verwerkt omdat deze een uitbreiding van bevoegdheden betekent en verder gaat dan reparatie. De uitbreiding zou echter een plaats kunnen krijgen in artikel 9 lid 3 van de verordening. Het presidium verzoekt uw raad bij de beraadslaging over dit raadsvoorstel het verzoek van de rekenkamercommissie te betrekken. Mocht er in de raad draagvlak blijken te zijn voor de door de rekenkamercommissie gewenste uitbreiding van bevoegdheden dan kan in een van de volgende raadsvergaderingen via een afzonderlijk raadsvoorstel worden voorzien in een daarop gerichte aanvulling van artikel 9 lid 3 van de verordening.

4 Artikel 10: Ten opzichte van de huidige verordening gewijzigd: of diens plaatsvervanger is naar huidige praktijk gewijzigd in en/of een secretaris van de rekenkamercommissie. Artikel 11: Artikel 12: In de huidige verordening ziet deze bepaling op de evaluatie van de verordening vóór het zomerreces Als inmiddels dode letter is de bepaling nu geschrapt en vervangen door een nieuw artikel dat ziet op wie het laatste woord heeft in gevallen waarin de verordening niet voorziet en wie daartoe het initiatief neemt. De huidige verordening kent zo n bepaling niet, waardoor geen voorziening bestaat bij twijfelsituaties. Artikel 13, 14 en 15: Zijn technische restbepalingen, vergelijkbaar met de artikelen 13 en 14 in de huidige verordening. De nieuwe verordening treft u op bijgevoegd concept-raadsbesluit aan onder A. Onder B. is een voorziening getroffen om de door veel fracties gewenste evaluatie van de rekenkamerfunctie in Borger-Odoorn te realiseren: een uitnodiging aan het seniorenconvent om een dergelijke evaluatie te realiseren in een raadsvergadering in het 4 e kwartaal Wettelijk of beleidskader Artikel 81oa Gemeentewet. 3. Beoogd resultaat Een actuele verordening en het concreet beleggen van een evaluatiemoment. 4. Motivering Zie aanleiding 5. Risico s N.v.t. 6. Kosten, baten en dekking Ongewijzigd. 7. Communicatieve aspecten Geen directe communicatie nodig. 8. Uitvoering en evaluatie Met het voor de raadsvergadering van 3 maart 2011 te agenderen raadsvoorstel tot benoeming van nieuwe externe leden van de Rekenkamercommissie wordt al invulling gegeven aan de nieuwe verordening. Qua evaluatie verordening: deze loopt mee in de bredere evaluatie hierboven bij 1. genoemd

5 9. Ter inzage liggende stukken: - Verordening op de Rekenkamercommissie Borger-Odoorn - zienswijzen fracties PvdA, CDA en Gemeentebelangen - zienswijzenbrief voorzitter rekenkamercommisie Borger-Odoorn Hoogachtend, het Presidium, de loco-griffier, de voorzitter, H.J. van Olst R. Heeringa