Procedurevoorstel verkenning vergaderstructuur versie d.d. 5 juni 2015

Transcriptie

1 Procedurevoorstel verkenning vergaderstructuur versie d.d. 5 juni Inleiding De kerngroep heeft in het najaar van 2014 ingestemd met het volbrengen van een verkenning naar andere vergaderstructuren. Twee grootste aandachtspunten hierbij zijn een ruimere mogelijkheid om ideeën uit te wisselen en mee te geven voor de beleidsvoering door het college van B&W en een ruimere mogelijkheid voor betrokkenheid van burgers bij het raadswerk. Op 28 januari 2015 heeft een delegatie bestaande uit raadsleden van de raden van de fusiepartners en medewerkers griffie een werkbezoek gebracht aan de Politieke Avond van de gemeenteraad van Nijmegen. Dit werkbezoek is geëvalueerd op 11 februari Op 19 maart 2015 heeft een delegatie een Podiumbijeenkomst in Oss bezocht. Dit werkbezoek is geëvalueerd op 22 april Tijdens de evaluatiebijeenkomst op 22 april 2015 is tevens de Notitie doelen/ vergadermodellen / experimenteren elementen van vergaderstructuren besproken. De conclusies naar aanleiding van deze werkbezoeken en de inhoud van de besproken notitie zijn neergelegd in een verslag. Deze verslagen zijn bij de ingekomen stukken van de vergadering van de kerngroep ter kennis gebracht aan de kerngroep. Deze notitie bevat een procedurevoorstel voor verkenning van een vergaderstructuur. Doel is om een (richtinggevende) uitspraak van de kerngroep te vragen voor dit procedurevoorstel en de verdere uitwerking. 2. Achtergrond Een vergadermodel zal vooral de uitgangspunten van het dualisme en de rollen van de raad daarin moeten ondersteunen. De raad heeft drie kernrollen: a) volksvertegenwoordiger: het vergroten van de externe oriëntatie van raadsleden en een goede bekendheid en bereikbaarheid van de raad(sleden), b) kadersteller: ieder raadslid kan door indiening van initiatiefvoorstel, motie of amendement de beleidskoers beïnvloeden en vanuit het budgetrecht stelt de raad de financiële kaders vast, c) controle op hoofdlijnen van het door het college gevoerde bestuur: toetsing van het gevoerde bestuur en de uitvoering van beleid aan de financiële en beleidsmatige kaders. Daarnaast zijn er verschillende doelen te onderscheiden bij de keuze voor een vergaderstelsel: a) besluitvorming transparanter maken: aandacht voor beeldvorming en informatievergaring, b) besluitvorming efficiënter maken: het voorkomen van overvolle agenda s van raads- en commissievergaderingen. De commissievergadering niet overdoen in de raad. Meer grip van de raad op de eigen planning en agenda. Snel kunnen inspelen op actuele ontwikkelingen. Voorkomen van meerdere vergaderavonden per week. Minder vergadermomenten waardoor er meer tijd vrijkomt voor contacten van raadsleden met de burger. Meer samenspel college en raad op procesniveau, c) besluitvorming toegankelijker maken: meer ontmoetingsmogelijkheden voor burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen (wandelgangencircuit / markt / vergaderen op locatie). Burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen kunnen actief informatie delen en ophalen. Er is mogelijkheid om vrij-uit te praten over onderwerpen in het beginstadium van het besluitvormingsproces. Voorafgaand aan de beleidsontwikkeling wordt politieke relevantie en probleemdefinitie achterhaald. In commissievergaderingen of parallelle sessies komt het accent te liggen op het politiek debat. Dat betekent dat over zaken wordt gesproken die duidelijk van belang zijn voor inwoners en / of zaken waar duidelijke verschillen tussen fracties liggen. Technische vragen worden in een vragenuurtje behandeld en niet in een debatronde. Commissie- en/ of raadsvergaderingen worden aantrekkelijker gemaakt voor burgers. Veel gemeenten zijn bezig (geweest) de inrichting van het raadswerk te heroverwegen. Er worden verschillende vergadermodellen gevolgd. De meeste gemeenten werken met een zogenaamd BOB model: beeldvormend oordeel vormend besluitvormend. Beeldvorming houdt in: inzicht krijgen in de inhoudelijke problematiek; inzicht krijgen in oplossingsrichtingen; inzicht krijgen in wat anderen (raadsleden maar ook belanghebbende burgers en instellingen) denken; argumenten voor en tegen uitwisselen zonder standpuntbepaling. Oordeelsvorming houdt in: uitwisselen van argumenten met een voorlopige standpuntbepaling; 1

2 elkaar proberen te overtuigen (verkennend debat gericht op oordeelsvorming) en onderhandelen; voorlopig oordeel uitspreken en politieke profilering. Besluitvorming houdt in: (eventueel een verantwoordingsdebat en) standpuntbepaling. Belangrijkste hoofdvarianten zijn op dit vergadermodel zijn: 1. raadscommissies ingedeeld naar beleidsterreinen (beleidsinhoudelijke thema s, zoals Bestuur, Ruimte, Welzijn e.d.); 2. raadscommissies ingedeeld naar kerntaken (Kaderstelling, Beleidsevaluatie of Controle); 3. de raadscommissies voorbij (loslaten van commissiestelsel): er zijn gemeenten die zonder commissies vergaderen en initiatieven hebben ontwikkeld zoals rondetafelgesprekken, een politieke markt. Zoals Nijmegen, Maastricht, Almere en Haarlemmermeer. Onderwerpen worden behandeld in parallelle sessies. Belangrijkste bouwstenen en keuzes bij het inrichten van een vergadermodel zijn: 1 Vergaderdoelen zijn per bijeenkomst gescheiden (aparte bijeenkomsten gericht op beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming) Bijeenkomsten dienen verschillende vergaderdoelen (in dezelfde bijeenkomst kan beeldvorming en bijvoorbeeld besluitvorming plaatsvinden) 2 Er wordt altijd plenair vergaderd Er wordt gewerkt met subgroepen 3 Verschillende sessies vinden gelijktijdig (parallel) plaats Verschillende sessies vinden op verschillende tijden (in serie) plaats 4 Een bijeenkomst heeft vaste deelnemers Deelname aan een 5 De vergaderstructuur kent een vaste indeling naar inhoud (bijvoorbeeld vaste commissies naar beleidsonderwerpen) bijeenkomst is flexibel Er is een flexibele indeling naar onderwerp 6 Er wordt gewerkt met vaste spreektijden Er is geen verdeling of limiet aan spreektijden Aan de deelnemers van de delegatie aan de werkbezoeken zijn een aantal elementen van vergaderstructuren waaruit een keuze valt te maken om mee te experimenteren voorgelegd. Enkele voorbeelden: a) vergaderen in parallelle sessies en / of op locatie. Er wordt geagendeerd op onderwerp. Keuze valt te maken uit onderwerpen welke in de drie raden aan de orde gaan komen. Zoals conceptbegrotingen gemeenschappelijke regelingen. Er valt te experimenteren met het organiseren van informatieve bijeenkomsten op locatie. b) vragenuurtje. Technische vragen over geagendeerde onderwerpen worden gesteld in een vragenuurtje voorafgaand aan een commissievergadering. Tijdens de commissievergadering worden slechts politieke vragen gesteld. Daarmee wordt voorkomen dat het debat in de commissievergadering slechts tussen wethouder en leden plaatsvindt. Het debat maakt duidelijk wat het standpunt van een fractie is en verschillen in opvattingen van fracties. c) raad. In de raad zijn bespreekstukken uitsluitend voorstellen waar moties en amendementen op worden ingediend. Over deze voorstellen wordt gedebatteerd. Bij de overige voorstellen is er geen debat nodig om tot een oordeel te komen. Deze voorstellen worden geagendeerd als hamerstuk. Een raadsvoorstel wordt opgesteld nadat over het onderwerp informatie is opgehaald in een politieke markt. Aan de raad wordt over dit onderwerp een startnotitie met keuzes of stellingen voorgelegd. Over deze startnotitie wordt in een commissievergadering gedebatteerd Het voorstel kan beeldend worden gemaakt (YouTube). d) betrokken burgers. Tijdens een politieke markt wordt informatie verstrekt over onderwerpen (thema s) waar de gemeenteraad een besluit over moet nemen. De informatie kan in beginsel door iedereen worden verstrekt; denk aan portefeuillehouders, ambtenaren, vertegenwoordigers van organisaties/instellingen en inwoners. Hierdoor ontstaat in een vroeg stadium van het beleids-/ 2

3 besluitvormingsproces een goed beeld wat er op het betreffende terrein speelt. Dat kan in de vorm van een informatieve bijeenkomst (Podiumbijeenkomst) maar ook door kraampjes in te richten. Daarnaast valt te experimenteren met een aparte inspraakronde voor burgers, waarbij inspreken buiten de commissievergadering om wordt georganiseerd. Of burgers de mogelijkheid geven om in te spreken op niet geagendeerde onderwerpen. Ook valt te experimenteren met het bezoeken (per fiets) van burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen door de raden: De raad op straat. 3. Voorkeur en conclusies delegatie aan de werkbezoeken De deelnemers van de delegatie hebben de genoemde doelen onderschreven. De deelnemers hebben de voorkeur uitgesproken voor een BOB (Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming) vergadermodel. Het model van Oss spreekt de meeste deelnemers aan. Eén deelnemer is voor het model van Nijmegen. De deelnemers spreken zich uit dat de raad aan de voorkant van het proces wordt meegenomen. De deelnemers hebben de voorkeur uitgesproken voor een vergadermodel met twee raadscommissies ingedeeld naar beleidsterreinen. Deze raadscommissies vergaderen gelijktijdig (parallel). De deelnemers hebben de voorkeur uitgesproken dat in de raad het debat dat in de commissies is gevoerd niet wordt overgedaan. Technische vragen dienen niet in de commissies te worden gesteld maar bijvoorbeeld in een vragenhalfuur voorafgaand aan de commissies. De deelnemers hebben de voorkeur voor één vaste vergaderavond. In een later stadium wordt beoordeeld of we de raadsagenda loslaten. Dit wil zeggen of de raad de agenda van het college blijft volgen of een eigen agenda volgt. Het vergadermodel dient een ontwikkelmodel te zijn. Los van de vergaderstructuur hebben de deelnemers zich uitgesproken om lokaal en separaat te experimenteren met elementen van vergaderstructuren, waarbij alle genoemde elementen onder 2. in principe in aanmerking komen. Bij voorkeur gaat het experimenteren met diverse elementen na het zomerreces van start. Vooralsnog in iedere gemeente voor zich maar met de mogelijkheid om gezamenlijk themabijeenkomsten te organiseren. 4. Keuze vergadermodel De kerngroep wordt gevraagd in te stemmen met de keuze voor een BOB (Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming) vergadermodel voor de nieuw te vormen gemeente Meierijstad. Dit model gaat uit van een scheiding tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (aparte bijeenkomsten gericht op beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming). De gedachte achter het BOBmodel is het vraagstuk eerst goed verkennen voordat er een oordeel en besluit over wordt genomen. De beeldvorming zal plaatsvinden in themabijeenkomsten, welke al dan niet op locatie plaatsvinden. In de beeldvormende fase wordt informatie opgehaald welke wordt verwerkt in een startnotitie. Doel is onder andere meer grip op de agenda. Bij de beeldvormingsfase worden burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties (actief) betrokken en worden (digitale) ontmoetingsmomenten met burgers gecreëerd. Dit model gaat uit van een stelsel met twee commissies, in te stellen naar beleidsterreinen. In de commissies zal de oordeelsvorming plaatsvinden. Het debat moet versterkt worden: meer op inhoud en hoofdlijnen. De commissies vergaderen parallel op één avond. De besluitvorming vindt plaats in de raad. In de raad wordt een dubbeldebat vermeden (de commissies worden niet overgedaan). Het gaat niet (meer) om het aanspreken van het college. Er valt een hamerraad en een debatraad te organiseren. In ieder geval zal een duidelijk onderscheid aangebracht worden tussen hamer- en debatstukken. Niet alle onderwerpen hoeven altijd deze drie stadia te doorlopen. Sommige zaken zijn zo duidelijk of laten zo weinig beleidsruimte toe dat het onderdeel beeldvorming als procedurestap kan worden overgeslagen. We streven naar een vaste vergaderavond. In een later stadium komt besluitvorming over loslaten raadsagenda, zoals hierboven aangegeven wil dit zeggen dat de raad zijn eigen agenda bepaalt en niet meer volgend is op de agenda van het college, en vergaderfrequentie. De agendacommissie / het presidium zal een meer sturende rol aan de voorkant hebben. De kerngroep wordt gevraagd in te stemmen met een verdere uitwerking van dit model door een raadswerkgroep bij voorkeur bestaande uit de deelnemers aan de werkbezoeken aan de Politieke Avond in Nijmegen en de Podiumbijeenkomst in Oss en de griffies. Om de betrokkenheid vanuit de kerngroep te vergroten is het voorstel om het voorzitterschap neer te leggen bij een van de leden van de kerngroep zijnde tevens deelnemer aan de werkbezoeken. De voorzitter kan zodoende als linking pin tussen werkgroep en kerngroep fungeren. De wijze van ondersteuning van de raadswerkgroep vanuit de werkgroep griffie zal na instemming van de kerngroep nader bekeken worden. Het vergadermodel is bedoeld als een ontwikkelmodel. De (bestuurskenmerken uit de) door de raden vast te stellen c.q. vastgestelde besturingsfilosofie Wij zijn Meierijstad wordt verankerd in het vergadermodel. Het lokaal experimenteren met elementen van vergaderstructuren kan reden zijn tot bijstelling van het model. Ook de aanstelling van de beoogd griffier heeft mogelijkerwijs invloed op het vergadermodel. Dat geldt ook voor een nog te houden bijeenkomst om met de raadsleden van de drie 3

4 gemeenten op weg te gaan van a) de besturingsfilosofie, het dienstverleningsconcept en de verkenning van de vergaderstructuur naar b) de visie op het raadswerk per De keuzes welke voortvloeien uit deze visie kunnen van invloed zijn op het vergadermodel. De raadsleden zullen naar verwachting in de toekomst nog meer op het proces moeten gaan sturen. Ook zal de kennis en kunde van de burger steeds meer worden benut. Ook deze factoren zijn van invloed op het vergadermodel. In de aanloop naar 2017 worden evaluaties uitgevoerd. Hetgeen resulteert in een in het najaar van 2016 door de raden vast te stellen vergaderstelsel voor de nieuwe gemeente Meierijstad. De reglementen van orde van de raden zullen gedurende de experimenteerfase niet worden aangepast. Als verwacht effect van het vergadermodel zullen de raden beter in positie komen. Zal er meer op inhoud worden gedebatteerd en zal de raad meer grip op de agenda hebben. Er is meer mogelijkheid tot ontmoeting met de burger door een vaste vergaderavond met ruimte voor momenten waarop het voltallige gemeentebestuur aanspreekbaar is. Een verwacht effect is dat het raadswerk aantrekkelijker is. Kanttekening daarbij is dat raadsleden ook daadwerkelijk ander gedrag laten zien. De raadsleden moeten ook bereid zijn om meer aan de voorkant op het proces te gaan sturen. De invloed van het vergaderstelsel op de betrokkenheid van de burgers bij de lokale politiek moet niet worden overdreven. De meeste mensen tonen pas betrokkenheid met de lokale politiek als een onderwerp hen persoonlijk raakt. 5. Experimenteren De kerngroep wordt gevraagd om in te stemmen met de volgende elementen van vergaderstructuren om lokaal mee te experimenteren. Bij instemming van de kerngroep zullen de griffies de elementen verder uitwerken. De raadsleden hebben de mogelijkheid aanwezig te zijn bij elkaars vergaderingen, zodat zij kennis kunnen nemen van elkaars experimenten. Dit wordt niet voor de gehele raad vanuit de griffies georganiseerd maar desgevraagd wordt zulks wel ondersteund. Lokaal experimenteren met de volgende elementen: a) vergaderen in parallelle sessies (in commissieverband); b) van hamer- en bespreekstukken naar Hamer- en Debatraad. In een debatraad worden alleen raadsvoorstellen behandeld waar amendementen en moties op worden ingediend; c) raadsagenda: kijken naar de mogelijkheden om meer te sturen op eigen agenda; d) Vragenhalfuurtje: voorafgaand aan commissievergadering behandeling technische / feitelijke vragen in een Vragenhalfuurtje. Tijdens de commissievergadering zijn technische vragen niet meer toegestaan. In de commissie is alleen nog plaats voor politiek / bestuurlijke vragen en vindt het debat plaats; dit is dus niet meer (uitsluitend) voorbehouden aan de raad; e) vaste spreektijden in commissievergaderingen; f) betrokken burgers: burgers meer betrekken door: werkbezoeken (per fiets) ( de raad op straat ): externe oriëntatie: aan de hand van een raadsplanning vaststellen over welke onderwerpen de raad actief burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen wil opzoeken. Dit kunnen raadsconferenties zijn, werkbezoeken, bezoeken aan wijken en dorpen e.d.; vergaderen op locatie: bijvoorbeeld het organiseren van themabijeenkomsten, vergelijkbaar met de Podiumbijeenkomst in Oss, op locatie; spreekrecht in de commissie(s) op niet geagendeerde onderwerpen ( met de raad om tafel ); deelname van derden aan de beraadslaging ( met de raad om tafel ) in de commissie(s). Gezamenlijk experimenteren met de volgende onderwerpen: Mogelijke onderwerpen voor gezamenlijke themabijeenkomsten, waaronder begrepen werkbezoeken, van de drie raden zijn onder andere de jaarlijkse armoedebijeenkomst (in Schijndel voorzien in het voorjaar van 2016), sturing op gemeenschappelijke regelingen in een gezamenlijke werkvorm, rol wijk- en dorpsraden bij politiek en een tafelconferentie met burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen over het beoogde vergadermodel (BOB) voor de gemeente Meierijstad. 6. Ondersteuning griffie Tegen de achtergrond van de wijziging van het vergaderstelsel en het experimenteren met elementen komt ook aan de orde wat dit betekent voor de rol van de griffie. Het vormgeven en organiseren van de beeldvormende fase zal meer inzet van de griffie vragen. De inzet van de griffie hangt ook samen met de taken die de raad bij de griffie wil neerleggen en hoe actief de rol van de griffie is. Indien de kerngroep instemt met het verder uitwerken van het BOB-model en na het experimenteren met elementen besluitvorming voorligt over welke elementen toe te passen in een nieuw vergadermodel kan hier meer duidelijkheid over worden gegeven. 4

5 7. Voorstel Aangeven of u kunt instemmen met: 1. de keuze voor het BOB-model als ontwikkelmodel met twee vaste commissies, waarvan de inhoud (beleidsterreinen) nader worden geduid, voor de nieuwe gemeente Meierijstad als omschreven onder 4. van deze notitie. 2. het instellen van een raadswerkgroep bij voorkeur bestaande uit de deelnemers aan de werkbezoeken aan de Politieke Avond in Nijmegen en de Podiumbijeenkomst in Oss. 3. het benoemen van een lid van de kerngroep (tevens deelnemer aan de werkbezoeken) tot voorzitter van de in te stellen werkgroep. 4. de onder 5. van deze notitie beschreven elementen van vergaderstructuren om lokaal te experimenteren. 5. de onderwerpen voor themabijeenkomsten, waaronder begrepen werkbezoeken, voor de raden om gezamenlijk te organiseren. 6. dat de drie griffies een ondersteunende rol hebben bij de taken als omschreven onder 4. en 5. van deze notitie. 5