M e m o. : het presidium : format en agenda startnotitie. : PB / Griffier der Staten. Datum : 15 mei Onderwerp

Transcriptie

1 M e m o Datum : 15 mei 2007 Aan Onderwerp : het presidium : format en agenda startnotitie Opsteller / Telefoon : J.R. Loggen/ (023) Directie/Sector : PB / Griffier der Staten Bijlage(n) : Afschrift : Inleiding In de presidiumbijeenkomst van 10 mei 2007 heeft u gesproken over de gewenste behandeling van de aanbevelingen m.b.t. het dualisme, zoals die door de oude staten aan de nieuwe staten zijn overgedragen. Het presidium heeft de aanbeveling overgenomen, dat de kaderstellende rol van PS een impuls nodig heeft en dat een belangrijk instrument daarvoor kan zijn het (vaker) gebruik maken van startnotities. De Statengriffie heeft de opdracht gekregen dit fenomeen handen en voeten te geven. In deze memo treft u een nadere uitwerking van kaderstelling door PS middels startnotities aan. De Statengriffie heeft gekeken naar de reeds door de werkgroep gestelde randvoorwaarden voor de startnotitie (zie hiervoor de bijlage) en stelt op basis hiervan een werkwijze voor. De Statengriffie adviseert u het proces van kaderstelling te verduidelijken door een onderscheid te maken tussen een start- en een kadernotitie. Uit navraag door de griffie is gebleken dat de in deze memo beschreven relatie tussen een start- en kadernotitie als meest effectief geldt in politiek-bestuurlijk Nederland. Startnotitie Het kaderstellende proces kan aanvangen met een startnotitie. Bij grotere onderwerpen zal GS startnotities aan PS moeten voorleggen, opdat de Staten in een vroeg stadium van een besluitvormingsprocedure kaderstellende keuzes kunnen maken. Om tot goede kaderstelling te kunnen komen, is in de eerste plaats het formuleren van een duidelijke probleemanalyse noodzakelijk. De startnotitie heeft het karakter van een probleemstelling en een plan van aanpak. In een startnotitie kunnen de volgende zaken aan de orde komen: - een heldere analyse van en visie op de problemen, de ernst van de problemen en de achterliggende oorzaken die zich voordoen op het betreffende beleidsterrein, waarbij de problemen worden geplaatst in een maatschappelijk kader. - het vaststellen van een planning, om tot de uiteindelijke vaststelling van het nieuwe beleid te komen. Hieronder wordt verstaan een plan van aanpak, werkwijzen en een tijdpad, aangevuld met een duidelijke rolverdeling tussen PS en GS.

2 Pagina 2 Een startnotitie zal dus vooral verkennend en procedureel van aard zijn en legt nog geen inhoudelijke beleidskeuzes voor. Het is immers veelal niet mogelijk om aan het begin van een beleidsproces een startnotitie te produceren met goed onderbouwde beleidsalternatieven, en een beschrijving van de effecten en consequenties. Daarvoor zal op dat moment nog onvoldoende informatie voorhanden zijn. De startnotitie is in deze zin dan een middel om, bij het opdoemen van een beleidsthema, het proces van ontwikkeling en besluitvorming van een beleidsonderwerp vast te leggen. De startnotitie kan echter ook gebruikt worden om een bij een beleidsthema dat al langer speelt duidelijke procedureafspraken over de rest van het besluitvormingsproces te maken. Kadernotitie De kadernotitie is de notitie waarin de inhoudelijke kaderstelling plaats kan vinden. Deze notitie wordt later, na het opstellen van een startnotitie, opgesteld. Er is meer informatie beschikbaar, waardoor alternatieven kunnen worden gepresenteerd, gepaard gaand met heldere en meetbare doelen en criteria. 1 Een kadernotitie zou als volgt vorm gegeven kunnen worden 2 : a. Een heldere analyse van en visie op de problemen, de ernst van de problemen en de achterliggende oorzaken die zich voordoen op het betreffende beleidsterrein. Daarbij worden de problemen geplaatst in een maatschappelijk kader (herhaling of verdieping van startnotitie, nieuw indien startnotitie niet aan PS ter besluitvorming is voorgelegd). b. Conclusies naar aanleiding van evaluatie van de vorige beleidsperiode. Bij grote beleidsprocessen is het noodzakelijk om eerst de voorgaande periode te evalueren alvorens nieuwe doelstellingen en middelen gekozen kunnen worden. c. De belangen die in het geding zijn en de mate waarin die onderling strijdig zijn. d. Relevante wettelijke kaders en andere regels waarop het bestuur géén invloed heeft. e. De beleidsruimte die overblijft (waarop de Staten dus wél invloed kunnen hebben). f. De kaders die de Staten eerder over dit onderwerp hebben geformuleerd. g. Mogelijke oplossingsrichtingen (in relatie met het ambitieniveau). h. De keuzes die op dit moment voorliggen, uitgewerkt in beleidsalternatieven met heldere en meetbare doelen en criteria. i. Per alternatief: de te verwachten maatschappelijke en bestuurlijke consequenties (inclusief de te verwachten gevolgen voor de in het geding zijnde belangen). j. Samenhang met andere beleidsterreinen. k. De financiële consequenties van ieder alternatief, in termen van ordes van grootte, zodat de financiële verschillen tussen de alternatieven duidelijk worden. 1 Er is in een kadernotitie geen sprake van een eenduidig voorstel. Er kan een reeks van besluiten worden genomen, bijvoorbeeld: kiezen we voor A, B of C? Indien A, kiezen we dan voor X of Y? Deze varianten zullen achtereenvolgens in stemming moeten worden gebracht. In een kadernotitie kunnen geen open vragen staan, omdat dat de besluitvorming moeilijk maakt. 2 Deze invulling van de kadernotitie is gebaseerd op het format van de provincie Zeeland en de IPO publicatie Dualisme, een kwestie van doen, eindrapportage Project Duale Provincies.

3 Pagina 3 Wijze van betrekken omgeving Het doel van het werken met een kadernotitie is dat de Staten aan de voorkant van het beleid richtinggevende keuzes kunnen maken en zo hun kaderstellende rol kunnen invullen. Alvorens aan de slag te gaan met interactieve beleidsvorming en inspraak toetsen GS bij PS aan welke kaders zij gehouden zijn. Het speelveld voor de interactie en inspraak wordt bij wijze van spreken bepaald. Ook de statenleden krijgen de ruimte om betrokken te zijn bij het interactieve proces. Zo moet er tussen het aanbieden van een kadernotitie aan de Staten en het behandelen in één van de statencommissies, ruimte zijn om zich te verdiepen in de materie en deskundigen en betrokkenen te raadplegen (door fracties of statencommissie). Deze werkwijze kan in de start- of kadernotitie worden vastgelegd. Uitgangspunten: a. Een startnotitie heeft het karakter van een probleemstelling en een plan van aanpak (procedure) b. Een kadernotitie heeft het karakter van kiezen en richting bepalen (inhoud). c. Een startnotitie wordt behandeld in de statencommissie. d. Een kadernotitie wordt behandeld in de statencommissie ter besluitvorming voorgelegd aan de Staten. Inzet GS/Statengriffie In hun reactie 3 op de aanbevelingen van de Werkgroep Dualisme, geven GS aan in te kunnen stemmen met de aanbevelingen die betrekking hebben op GS, al kan het college niet geheel overzien wat de aanbevelingen zullen betekenen voor de inzet van ambtelijke capaciteit. De afspraak in de aanbevelingen luidt dat de ambtelijke organisatie de startnotitie schrijft (en dus ook de kadernotitie) 4. Hierbij wordt de Statengriffie in die zin betrokken dat zij commentaar kan leveren en ideeën kan aandragen en uiteindelijk een annotatie kan toevoegen. GS pleiten ervoor dat de Statengriffie bij het commentaar leveren en ideeën aandragen vooral een proactieve rol kiest. Dat wil zeggen dat zij niet wacht op conceptstukken die worden aangereikt maar in een voorstadium de bedoelde ideeën bij de betrokken ambtena(a)r(en) neerlegt, aldus GS. De Statengriffie (commissiegriffiers) krijgen in die zin een coördinerende rol, een aanjaagfunctie. Agenda Bij deze memo is een agenda gevoegd, met daarin één of twee onderwerpen per commissie, die zich lenen voor een start- en kadernotitie. De onderwerpen zijn per commissie tot stand gekomen in samenspraak tussen de commissievoorzitter en commissiegriffier. 3 Kenmerk Zie voor de rolverdeling de bijlage.

4 Pagina 4 Voorstel Het presidium wordt voorgesteld: 1. de randvoorwaarden/procedureafspraken m.b.t. een startnotitie te bespreken (zie bijlage); 2. akkoord te gaan met de voorgestelde opzet om te gaan werken met starten kadernotities; 3. van bijgevoegde agenda onderwerpen te selecteren die zich lenen voor het opzetten van start- en kadernotities en GS te verzoeken deze onderwerpen te gaan verwerken in start- en kadernotities; 4. de voorzitter van PS en de griffier opdracht te geven dit onderwerp te bespreken met de provinciesecretaris om tot opdrachten te komen over de nieuwe wijze van werken.

5 Pagina 5 Bijlage 1: Agenda start- en kadernotitie Commissie Onderwerpen WAMEN - Provinciaal Milieubeleidsplan ROV - De nieuwe WRO SI - Sociaal Beleidskader - Cultuurnota FEPO - Startnotitie Europa - Opschonen samenwerkingsverbanden WVV (Vooralsnog geen onderwerp) Rekeningencommissie Geen onderwerpen

6 Pagina 6 Bijlage 2: Gebruik van startnotities (aanbeveling 2 uit het overdrachtsdocument Aanbevelingen van de Bestuurlijke Werkgroep Dualisme Noord-Holland.) De werkgroep doet de aanbeveling dat PS aan GS verzoekt om bij grotere onderwerpen startnotities aan PS voor te leggen, opdat de Staten in een vroeg stadium van een besluitvormingsprocedure kaderstellende keuzes kunnen maken. Normaliter zal een startnotitie opgesteld kunnen worden in het kader van de totstandkoming van een nieuwe beleidsnota. Er zijn in de huidige bestuursperiode al een aantal startnotities geproduceerd. Het is van belang dat beide bestuursorganen over de toepassing van startnotities heldere afspraken maken. Daarbij valt te denken aan de volgende aspecten. Wie neemt het initiatief? Het initiatief ligt bij PS of GS. Geen van beide bestuursorganen heeft wat de werkgroep betreft het primaat. Denkbaar is dat bij de start van een bestuursperiode, bijvoorbeeld op basis van een collegeprogramma, wordt bepaald voor welke onderwerpen het opstellen van een startnotitie deel uitmaakt van de procedure. Voor welke onderwerpen? Hoewel een startnotitie uiteindelijk ook tijdbesparend kan werken, kost het in aanvang mogelijk meer tijd, zeker als PS/fracties extra tijd claimen om de te maken keuzes met hun achterbannen of belanghebbenden te bespreken. 5 De startnotitie zal daarom alleen moeten worden toegepast bij grotere, meer complexe onderwerpen. Bij voorkeur ook onderwerpen waarbij het onderscheid tussen te maken keuzes scherp kan worden aangegeven en de keuzes in hoge mate maatschappelijk relevant zijn, en voor het publiek aansprekend. De werkgroep stelt voor dat om te beginnen voor elke statencommissie wordt geoefend met één onderwerp. In welk stadium? Dit is erg afhankelijk van wat met een startnotitie wordt beoogd. Men moet zich de vraag stellen of het de inhoud van toekomstig beleid is waarover PS keuzes zouden moeten maken, dan wel of die keuzes meer het proces betreffen om tot een beleidsnota te komen. Het zal veelal niet mogelijk zijn om aan het begin van een beleidsproces een startnotitie te produceren met goed onderbouwde beleidsalternatieven, en een beschrijving van de effecten en consequenties. Daarvoor zal immers op dat moment nog onvoldoende informatie voorhanden zijn. Wil je dan aan het begin van een beleidsproces een startnotitie in PS bespreken, dan zal deze meer verkennend en procedureel van aard zijn. De werkgroep denkt dat in de meeste gevallen een laatstbedoelde startnotitie 5 De werkgroep beveelt aan om t.a.v. het peilen van de meningen van de burgers van Noord- Holland meer dan nu het geval is, gebruik te maken van de mogelijkheden die het internet biedt.

7 Pagina 7 aangewezen is. Er zou dan wel voor gekozen kunnen worden om in de startnotitie vast te leggen dat op een zeker moment in de procedure, voordat de uiteindelijke beleidsnota wordt besproken, een notitie (kadernotitie) aan PS wordt voorgelegd met de meer inhoudelijke keuzealternatieven. Hoe komt de startnotitie tot stand? De startnotitie wordt voorbereid door de ambtenaren van GS, waar nodig met gebruikmaking van externe expertise en input van het veld, in wisselwerking met de portefeuillehouder. Hierbij wordt de Statengriffie in die zin betrokken dat zij commentaar kan leveren en ideeën kan aandragen. De portefeuillehouder en uiteindelijk, bij de vaststelling van de notitie, GS, beslissen wat hiervan wel en niet in de startnotitie wordt opgenomen. Na de vaststelling door GS wordt de startnotitie naar PS gezonden. De Statengriffie voegt hieraan indien nodig - een annotatie toe waarin wordt gemeld wat er wel, en vooral wat er niet, van haar input in de startnotitie terecht is gekomen. Wat moet er minimaal in een startnotitie staan (inhoudelijke eisen)? De werkgroep stelt voor dat een verkennende en procedurele startnotitie (zie hiervoor) in hoofdlijnen de volgende inhoud heeft: Probleemschets Conclusies naar aanleiding van beleidsevaluatie vorige (huidige) periode Relevante wettelijke kaders Schets van de beleidsruimte Kaders die de Staten eerder hebben geformuleerd Alternatieven voor het vervolg (werkwijze, rol GS/PS, tijdpad, betrokkenheid derden) De inhoudelijke keuzes zullen zoals gezegd in een startnotitie niet of slechts in beperkte mate aan bod kunnen komen, omdat de daarvoor benodigde informatie in dat stadium nog niet voorhanden is. Daarvoor kan eventueel op een later moment in de procedure nog een beslisdocument (een kadernotitie) aan PS worden voorgelegd. Het gaat dan om een beschrijving van de potentiële doelstellingen en beleidsalternatieven, de te verwachten effecten en consequenties daarvan (waaronder de financiële), de mogelijke risico s en een uitvoerbaarheidstoets van de alternatieven. Welke procedure wordt gevolgd? De startnotitie (en de annotatie van de Statengriffie, zie hiervoor) wordt eerst besproken in de desbetreffende statencommissie, waarbij wordt beoordeeld of hij voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Als dat niet het geval krijgt GS de gelegenheid de notitie aan te passen. Daarna volgt inhoudelijke bespreking in statencommissie en vervolgens PS. In PS kan, zoals gebruikelijk, het stuk worden geamendeerd en kunnen moties worden ingediend.

8 Pagina 8 De werkgroep acht het ook goed denkbaar dat in bepaalde gevallen de behandeling in de statencommissie wordt overgeslagen en dat dus meteen behandeling in PS plaatsvindt. PS zijn er, uiteraard, niet aan gebonden een keuze te maken uit de door GS voorgelegde alternatieven. Zij kunnen de voorkeur geven aan andere, niet in de startnotitie genoemde, alternatieven of een combinatie van alternatieven maken. Om te voorkomen dat bij de uitvoering van die door PS gekozen alternatieven problemen ontstaan van uitvoeringstechnische of politieke aard is het van belang dat GS, zowel bij de commissiebehandeling als de behandeling in PS, hun zienswijze over de opvattingen van PS kenbaar kunnen maken. Titel:Nota Presidium, agendapunt 8. (Format en agenda startnotitie) Datum: Nummer:8