Inleiding. Aanpak

Transcriptie

1 Rekenkamerbrief Huisvesting brandweerkazerne en gemeentewerf, behorend bij het rapport Een goed raadsvoorstel is het halve werk, onderzoek naar de kwaliteit van raadsvoorstellen van de gemeente Bronckhorst. Inleiding Eind 2014 ( ) heeft de rekenkamercommissie voor de gemeenten Berkelland, Bronckhorst, Lochem en Montferland (RC BBLM) van de VVD-fractie van de gemeente Bronckhorst het verzoek ontvangen om een onderzoek te doen naar het raadsbesluit van 30 oktober 2014 over de huisvesting van de brandweerkazerne Hengelo en de gemeentewerf. De RC BBLM heeft dit verzoek meegewogen met andere aangedragen onderzoeksonderwerpen. Omdat de RC BBLM al in het onderzoeksprogramma een onderzoek had aangekondigd naar de kwaliteit van raadsvoorstellen en dit onderzoek op korte termijn van start zou gaan heeft de RC BBLM besloten om dit raadsvoorstel extra mee te nemen in het onderzoek naar de kwaliteit van raadsvoorstellen. Omdat de RC BBLM van mening was dat dit misschien niet helemaal tegemoet zou komen aan de vraag van de VVD-fractie, is besloten om aan dit raadsvoorstel een aparte brief te wijden. Deze brief ligt thans voor u. Het raadsvoorstel is ook meegenomen in het onderzoek naar raadsvoorstellen en de RC BBLM heeft er voor gekozen om het onderzoeksrapport en de brief tegelijkertijd aan de raad aan te bieden. Aanpak Voor een volledige verantwoording van de wijze waarop het onderzoek naar de kwaliteit van de raadsvoorstellen is uitgevoerd, verwijzen we naar het onderzoeksrapport hoofdstuk 1 van de bestuurlijke samenvatting. Van belang is dat bij de beoordeling onder andere als uitgangspunt is gehanteerd het feit dat een raadsvoorstel een op zichzelf leesbaar stuk dient te zijn, waarin de hoofdlijnen van het te nemen besluit zijn vermeld en het ook voor een niet ingewijde in de materie mogelijk is om te begrijpen waar het voorstel over gaat. Voor details kan worden verwezen naar bijlagen. ` De beoordeling van het raadsvoorstel is gedaan op een aantal criteria, namelijk de totstandkoming en de inhoud, waarbij de laatste dan weer onderverdeeld is in overzichtelijkheid, leesbaarheid en volledigheid. In de bijlage bij deze brief treft u de score aan, die de RC BBLM aan het raadsvoorstel Huisvesting brandweerkazerne Hengelo en gemeentewerf heeft gegeven. 1

2 Oordeel Totstandkoming Zoals ook in het onderzoeksrapport staat te lezen, werkt de gemeente Bronckhorst voor het opstellen van raadsvoorstellen met een zogenoemd sjabloon, waarin verschillende kopjes voorkomen. Aan de hand van dit sjabloon wordt het raadsvoorstel opgesteld en komen de diverse te overwegen onderdelen aan bod. De RC BBLM heeft in het onderzoeksrapport vastgesteld dat de gemeente Bronckhorst een duidelijke werkwijze kent voor de totstandkoming van raadsvoorstellen. De ambtenaren die regelmatig een raadsvoorstel schrijven kennen deze werkwijze en passen hem toe. Ook voor het raadsvoorstel is de werkwijze toegepast en in het raadsvoorstel zijn de kopjes uit het sjabloon terug te vinden. De RC BBLM stelt vast dat het voorstel een lange voorgeschiedenis kent. Op 25 oktober 2012 is door de raad besloten het toen voorliggende voorstel aan te houden, omdat de raad meer zekerheid wilde over de te verwachten opbrengst van de verkoop van de grond en het onroerend goed. Kortom: de raad heeft verzocht om meerdere varianten uit te werken. Op 11 juli 2013 is via een amendement door de raad besloten om de investeringen voor de nieuwbouw van de brandweerkazerne en de werf uit de meerjarenbegroting te halen. Op die wijze moest er separate besluitvorming over deze investering plaats vinden door de raad. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in het raadsvoorstel van 30 oktober Inhoud-overzichtelijkheid De RC BBLM heeft vastgesteld dat het voorstel het doel duidelijk aangeeft en dat de focus van het voorstel op hoofdlijnen ligt. Echter het voorstel is zodanig op hoofdlijnen, dat het niet of nauwelijks mogelijk is om het voorstel als afzonderlijk leesbaar stuk te beschouwen. Het is echt nodig om bijlagen te raadplegen om een oordeel te vormen. Er worden in het voorstel de nodige bedragen genoemd, maar het is onvoldoende duidelijk gemaakt of het gaat om investeringen of om structurele jaarlijkse lasten. Bij het overzicht van de dekkingsmiddelen worden bedragen genoemd die taakstellend zijn, maar dit wordt niet echt duidelijk aangegeven. Naar het oordeel van de RC BBLM is het voor de raadsleden op basis van het raadsvoorstel onduidelijk waar ze ja tegen zeggen. Inhoud-leesbaarheid De RC BBLM oordeelt dat het voorstel is geschreven in een korte en bondige stijl en dat het een overzichtelijke alinea-indeling heeft. Het sjabloon is duidelijk gevolgd in de opzet van het voorstel. Een bondige samenvatting ontbreekt echter. Inhoud-volledigheid Zoals ook al boven aangegeven, is het niet echt mogelijk om het voorstel is een apart leesbaar en te begrijpen stuk te zien. Dat is met een dergelijke omvangrijk besluit wellicht ook niet goed mogelijk, zonder een zeer uitgebreid raadsvoorstel te schrijven. Toch ontbreken er naar de mening van de RC BBLM een aantal essentiële onderdelen in het raadsvoorstel, waarvan de alternatieven voor het voorstel en de redenen waarom voor dit alternatief moet worden gekozen de meest in het oog springende zijn. Ook de bijgevoegde bijlagen geven daarin onvoldoende helderheid. Uit het raadsvoorstel wordt duidelijk dat er meerdere varianten zijn bekeken. Dit blijkt uit het feit dat wordt voorgesteld te kiezen voor 2

3 variant 5. Dat suggereert dat er minstens 5 varianten zijn. Uit de bijlagen blijkt dat er nog meer varianten zijn, maar nergens blijkt waarom voor variant 5 moet worden gekozen, wat de consequenties zijn en waarom de andere alternatieven afvallen. Ook een risico-paragraaf ontbreekt in het voorstel. Samenvattend De RC BBLM is van oordeel dat op basis van het raadsvoorstel van 30 oktober 2014 en de bijbehorende bijlagen het voor de raad niet of nauwelijks mogelijk is geweest een afgewogen besluit te nemen. De geboden informatie is daarvoor veel te summier. De RC BBLM merkt op dat niet in de beschouwing is betrokken dat er wellicht eerdere informatie aan de raad is verstrekt en dat er presentaties hebben plaatsgevonden, waarbij de raadsleden meer achtergronden geschetst hebben gekregen. Het oordeel is uitsluitend gebaseerd op de informatie van 30 oktober Secretariaat Rekenkamercommissie BBLM p/a gemeente Bronckhorst Postbus 200, 7255 ZJ Hengelo tel mail: j.schreur@bronckhorst.nl 3

4 Bijlage: Beoordelingsformulier Gemeente Bronckhorst Raadsvoorstel:Brandweerkazerne A 1 2a 2b 2c 3a 3b Totstandkoming Er is een duidelijke rolverdeling tussen de ambtelijke organisatie, het college en de griffie in de totstandkoming en distributie van raadsvoorstellen. Het proces van totstandkoming en distributie van raadsvoorstellen is gestandaardiseerd. en bekend in de gemeentelijke organisatie. en worden nageleefd. Het proces van totstandkoming en distributie verloopt efficiënt. Er vindt een check op alle control-aspecten plaats. B Inhoud-overzichtelijkheid 4a Het voorstel schetst het beleidsterrein en geeft weer in welke mate huidig beleid van invloed is op het betreffende voorstel. +/- 4b Het voorstel geeft het doel van het voorstel aan. + 5a Het voorstel maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaak (hoofdzaak prominent in beeld, aanvullende informatie in bijlagen). +/- 5b De focus van het voorstel ligt op hoofdlijnen. + 6a Het voorstel geeft een overzicht van de benodigde middelen. +/- 6b Het voorstel geeft een overzicht van de verwachte (financiële, personele, juridische) consequenties/nevenaffecten. +/- 7 In het voorstel staan duidelijke beslispunten, zodat de raadsleden weten waar ze ja of nee tegen zeggen. - C Inhoud-leesbaarheid 8a Het voorstel is geschreven in een korte en bondige stijl. + 8b Het voorstel heeft een overzichtelijke (logische) alineaindeling. + 9 Het voorstel bevat een heldere inleiding, die ook voor mensen met minder kennis van zaken te begrijpen is Het voorstel bevat een bondige samenvatting die de kernpunten van het voorstel helder en overzichtelijk formuleert. - D Inhoud volledigheid 11a Het voorstel schetst de context. +/- Het voorstel schetst de aansluiting bij eventueel eerder 11b genomen besluiten. +/- 12a In het voorstel worden alternatieve beleidskeuzes genoemd. - 4

5 12b en de mogelijke effecten daarvan Het voorstel maakt een inschatting van de termijn/tijdspad waarbinnen het plan wordt uitgevoerd Het voorstel besteedt aandacht aan de verdere procedure van besluitvorming. +/- Het voorstel gaat in op de gevolgen en-of de effecten van het 15a voorstel. - 15b er is een risico-paragraaf - 16a Het voorstel bevat de van toepassing zijnde beleidstheorie - 16b en deze is plausibel - 17 Het voorstel benoemt de van toepassing zijnde wet(ten) Beslispunten worden onderbouwd met argumenten voor (en evt. kanttekeningen tegen) de beslissing, zodat de raad een afgewogen oordeel kan vormen. +/- Het voorstel gaat in op de wijze waarop en wanneer burgers en belanghebbenden door de gemeente geïnformeerd of betrokken worden. +/- 5