Advies raadswerkgroep grote projecten 18 mei 2011

Transcriptie

1 Inleiding Deze notitie bevat een advies van de raadswerkgroep informatievoorziening grote projecten over hoe de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad bij projectmatig werken (PMW) verder gefaciliteerd kan worden door aan te geven op welke onderwerpen er informatie wordt gewenst over grote projecten. Feitelijke informatie Aanbevelingen Rekenkamercommissie De gemeenteraad heeft naar aanleiding van het onderzoek van de Rekenkamercommissie (Rkc) naar grote projecten in de gemeente Heusden 1 op 15 december 2009 het college gevraagd de uitwerking van de volgende aanbevelingen mee te nemen in de herijking van projectmatig werken: 1. Versterk de kaderstellende en controlerende rol van de raad door als raad expliciet aan te geven op welke onderwerpen er informatie wordt gewenst over grote projecten; 2. Maak projecten meer onderdeel van de reguliere planning en control-cyclus, door ieder groot project expliciet op te nemen in de programbegroting bij die beleidsdoelstellingen waar het project op is gericht; 3. Versterk de rol van risicomanagement bij grote projecten; 4. Ontwikkel het projectmatig werken verder binnen de gemeente Heusden; 5. Faciliteer met name de projectleiders beter in hun rol als projectmanager. De aanbevelingen onder de punten 1, 2 en 3 zijn van toepassing om de positionering van de kaderstellende en controlerende rol van de raad verder te verbeteren. De aanbevelingen onder 3, 4 en 5 hebben betrekking op de interne organisatie/ bedrijfsvoering. Informatievergadering Bestuur en Beheer In de informatievergadering van 25 mei 2010 stond de herijking van PMW op de agenda. In deze vergadering is toegezegd dat het college het initiatief neemt om te komen tot een vernieuwde notitie PMW; op 30 november 2010 heeft het college de vernieuwde handleiding PMW vastgesteld. In de informatievergadering is ook toegezegd dat aan een werkgroep van de raad wordt voorgelegd op welke wijze en op welke momenten de raad voor zijn controlerende taak het beste kan worden geïnformeerd over projecten. 1 Sturing grote projecten gemeente Heusden, door n beter proces, meer zicht op inhoud Rekenkamercommissie Heusden

2 Raadswerkgroep In de raadswerkgroep grote projecten zijn alle politieke partijen vertegenwoordigd. Voor de samenstelling van de werkgroep wordt verwezen naar bijlage 1. Wethouder Wim van Engeland, portefeuillehouder, heeft als adviseur vanuit het college deelgenomen aan de raadswerkgroep. De taak van de werkgroep van de raad is het uitbrengen van advies aan de raad over welke onderwerpen, wanneer en op welke wijze informatie van het college wordt gewenst over projecten zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende taak bij projecten kan versterken. Het college heeft een ambtelijke opzet hiervoor voorgelegd aan de raadswerkgroep. Er zijn drie bijeenkomsten geweest van de raadswerkgroep: op 9 februari, 16 maart en 18 mei Overwegingen Grote / majeure projecten Belangrijke criteria/kenmerken voor majeure projecten zijn: complexiteit (raakt meerdere beleidsvelden), grote (afbreuk)risico s, politiek & financieel belang, grote impact op de omgeving en de raad wordt meerdere keren betrokken gedurende de looptijd van het project. De eerste keer dat het college een nieuw plan (dat wil zeggen een uitgewerkt en onderzocht idee) aan de raad voorlegt, dan is het aan (de meerderheid van) de raad om te bepalen of het een majeur project is. De politieke voorkeur bepaalt of een opdracht een majeur project is dat de raad periodiek wil volgen. De overwegingen van elke raadsfractie wat een majeur project is, kunnen verschillend zijn. In de begroting 2011 staan 16 majeure projecten. Volgens de raadswerkgroep kan de lijst van majeure projecten teruggebracht worden naar 11 majeure projecten. Hiervoor wordt verwezen naar bijlage 2. Het betreft de majeure projecten: Geluidshinder A59, Hart! voor Oudheusden, Operatie Hartje Vlijmen, Geerpark, Herontwikkeling van de Poort van Heusden, Programma Dillenburg, de Grassen, Ontwikkeling gebiedsvisie Heusden Vesting, Revitalisering Voorste Venne, Herontwikkeling Groenewoud I, Gebiedsversterking Oostelijke Langstraat (GOL). De status van deze majeure projecten is verschillend. Kaderstelling na initiatieffase Op voorstel van het college kan de raad na de initiatieffase bepalen in hoeverre de raad het initiatief nodig vindt ook in relatie tot andere lopende projecten. De raad kan hierna kaders stellen voor het project (qua inhoud, geld, tijd en kwaliteit). Het college moet de raad in staat stellen om op geschikte momenten te kunnen controleren. Een SMART projectopdracht en projectfasering is hierbij van belang. Informatieplicht majeure projecten Op initiatief van het college kan de raad bij belangrijke ontwikkelingen of wezenlijke veranderingen in het project worden geïnformeerd via een informatievergadering en/of 2

3 een thema-avond. Er is ook een duidelijke en zorgvuldige scheiding nodig van vertrouwelijke informatie gegeven in een besloten vergadering ten opzichte van openbare informatie. Advies raadswerkgroep Uit de overwegingen van de raadswerkgroep kan geconcludeerd worden dat er twee belangrijke projectinformatiestromen zijn voor de raad, namelijk via de: I. Reguliere planning & control-cyclus In de planning & control-cyclus moeten de opdracht en de gestelde kaders van het project te herkennen zijn. Via de voorjaarsnota (in juni) en de begroting (in november) wordt vooruit gekeken. Met de jaarrekening wordt (in juni) teruggekeken. Bij de bestuursrapportages (berap; in juni en in november) wordt gekeken naar de huidige stand van zaken. De raadswerkgroep vindt dat de focus in de berap naar grote projecten scherper en duidelijk moet worden (bijvoorbeeld in een apart hoofdstuk). In ieder geval moeten risico s en afwijkingen gemeld worden. Dit kan alleen met een SMART opdracht en heldere kaders. Het is niet de bedoeling dat de berap een herhaling is van wat al in de programmabegroting staat vermeld over projecten. II. Informatie- en raadsvergaderingen Voor de informatievoorziening via deze stroom is geen generieke afspraak te maken voor alle projecten, omdat de noodzaak en timing per project kan verschillen. De raadswerkgroep vindt dat de raad op tijd betrokken moet worden bij de start van een groot initiatief (zoals bij het programma Dillenburg is gebeurd) zodat de raad tijdig kaders kan stellen bij een duidelijke opdracht. Het opnemen van een voorbereidingskrediet in de meerjarenbegroting is daarbij onvoldoende. Op initiatief van het college moeten al in de initiatief- en definitiefase afspraken gemaakt worden over de momenten en wijze van betrokkenheid van de raad en de daarbij horende informatie-voorziening (bijvoorbeeld via extra informatievergaderingen naast de reguliere planning & control-cyclus). In elk nieuw raadsvoorstel over een project moet extra aandacht besteed worden aan: - de voorgeschiedenis : de historie van het project met bestuurlijke momenten en behaalde mijlpalen; - de procedure : welke stappen worden de komende periode gezet en waarvoor is besluitvorming nodig door het college en/of de raad?; - mogelijke risico s in het project. De werkgroep vindt het verantwoord als vanaf nu (dus niet met terugwerkende kracht) bovenstaande verbeteringen in de informatievoorziening over grote projecten worden aangebracht. Voorliggend advies is getoetst aan de aanbevelingen (1, 2 en 3) van de Rekenkamercommissie en het voldoet hieraan. 3

4 Berap Bij de eerstvolgende berap (in november 2011) komt een eerste invulling van voorliggend advies van de raadswerkgroep. De raad kan dan beoordelen of deze nieuwe berap voldoende projectinformatie geeft voor zijn controlerende taak. Evaluatie Over een jaar (rond juni 2012) wordt namens het college aan de raadswerkgroep gevraagd of hetgeen in 2011 afgesproken is over de projectinformatiestromen voor de raad, ook goed werkt en goed uitgevoerd wordt. Besluit De raadswerkgroep grote projecten heeft in de bijeenkomst van 18 mei 2011 besloten: - in te stemmen met voorliggend advies over welke onderwerpen, wanneer en op welke wijze informatie over majeure projecten aan de gemeenteraad gegeven zou moeten worden zodat de gemeenteraad zijn kaderstellende en controlerende taak bij projecten kan versterken; - voorliggend advies te agenderen voor de informatievergadering Bestuur en Beheer van 21 juni namens de raadswerkgroep grote projecten, de voorzitter, Adri van den Hoven (Gemeentebelangen) Bijlagen Bijlage 1 Samenstelling van de raadswerkgroep grote projecten Bijlage 2 Lijst van majeure projecten (mei 2011) 4

5 Bijlage 1 bij advies raadswerkgroep grote projecten 18 mei 2011 Samenstelling raadswerkgroep grote projecten Leden van de werkgroep: René Broos (D.M.P. Heusden) Hannie van den Dungen (Heusden Eén) Hanne van Aart (VVD) Adri van den Hoven (Gemeentebelangen, voorzitter raadswerkgroep) Desirée Rijnders (CDA) Mart van der Poel (Groenlinks) Han Vonk (D66) Ronald Heesbeen (PvdA) Adviseur vanuit het college: wethouder Wim van Engeland, portefeuillehouder Adviseurs vanuit de organisatie: Henk Bogaard, coördinerend manager Bedrijfsvoering, Michel Mentink, coördinerend manager Publiekszaken, Maurice Lamberigts, teammanager Kwaliteitscontrol en Aniek Oomens, medewerker Kwaliteitscontrol Adviseur vanuit de griffie: Elly de Graaf, de griffier * *

6 Bijlage 2 bij advies raadswerkgroep grote projecten 18 mei 2011 Lijst van majeure projecten nr ID BABS Onderwerp Portefeuillehouder 1 8 Geluidshinder A59 M. Buijs 2 43 Hart! voor Oudheusden (vh verbeterslag Oudheusden) M. Mulder 3 49 Operatie Hartje Vlijmen M. Buijs 4 88 Geerpark M. Buijs Herontwikkeling van de Poort van Heusden M. Buijs Programma Dillenburg W. van Engeland de Grassen C. van Bokhoven Ontwikkeling gebiedsvisie Heusden Vesting W. van Engeland Revitalisering Voorste Venne W. van Engeland Gebiedsversterking Oostelijke Langstraat (GOL) M. Buijs Herontwikkeling Groenewoud I M. Buijs * *