RK.S^t Aan de voorzitter van de gemeenteraad Burgemeester C. Bijl Postbus RA EMMEN

Transcriptie

1 RK.S^t Aan de voorzitter van de gemeenteraad Burgemeester C. Bijl Postbus RA EMMEN Onderwerp: Initiatiefvoorstel aanpassen raadzaal Emmer Compascuum, 18 april 2012 Geachte heer Bijl, In mei 2011 is in aanwezigheid van de raads- en commissieleden een werkgroep gevormd die zich zou buigen over een mogelijke aanpassing van de raadzaal waardoor de "vergaderkwaliteit" zou kunnen verbeteren. De werkgroep heeft via de voorzitter in november 2011 en in april 2012 terugkoppeling gegeven aan de fractievoorzitters. Naar aanleiding van het laatste overleg met de fractievoorzitters op 12 april jl. is een initiatiefvoorstel voor de raad opgesteld. Conform het RvO Gemeenteraad Emmen stuur ik u dit voorstel toe met het verzoek dit op de agenda van de e.v. raadsvergadering, te weten 26 april a.s. te plaatsen. De werkgroep stelt u en de raad voor de behandeling van het voorstel plaats te laten vinden in de commissievergadering van 16 mei In diezelfde commissie zou ik graag, met goedvinden van u en het presidium, een korte presentatie over het onderzoek en het uiteindelijke voorstel willen geven. Een inhoudelijk advies van het college - schriftelijk danwei mondeling - over het voorstel wordt in ieder geval door ons als waardevol beschouwd. Met vriendelijke groeten, Namens de werkgroep aannasäingraadzaal Wim H

2 Initiatiefvoorstel aanpassing raadzaal Aan: De gemeenteraad van Emmen Datum : 17 april 2012 Betrefi: Aanpassing raadzaal Voorstel: In te stemmen met de aanpassing van de raadzaal Aanleiding Enkele raadsperiodes uiten raadsleden hun ongenoegen over de huidige indeling van de raadzaal, onder andere tijdens de heisessie van september In mei 2011 heeft de raad een debattraining gevolgd. Ook toen is naar voren gekomen dat de huidige opstelling van de raadzaal belemmerend werkt voor het voeren van debatten. Er is toen afgesproken dat een werkgroep (bestaande uit mw. Louwes-Linnemann (PvdA), dhr. Halm (BGE) dhr. Dijkgraaf (Groenlinks) en dhr. Hoek (D66), ondersteund door mw. Kruijdenberg vanuit de griffie en ambtenaren van de afdeling Facilitaire Ondersteuning) onderzoekt wat de mogelijkheden zijn voor een aanpassing met als uitgangspunten: Het college en de raad zitten aan één tafel zodat iedereen elkaar kan aankijken Het plaatsen van het college en de raad op dezelfde hoogte, zodat de 'afstand' tussen de raad en het college wordt verkleind. Uiteindelijk doel van de aanpassing is het bevorderen van het debat Het moet betaalbaar blijven en het mag geen tonnen gaan kosten Het proces Tijdens het fractievoorzittersoverleg van 23 november 2011 zijn de eerste globale bevindingen van de werkgroep gepresenteerd, waarbij een ovale variant als alternatief is benoemd. De fractievoorzitters hebben ingestemd met een vervolgonderzoek naar deze variant, inclusief kostenspecificatie. Tijdens het fractievoorzittersoverleg van 12 april 2012 is dit onderzoek gepresenteerd. Alle fractievoorzitters zijn enthousiast over de plannen en stellen voor het plan als initiatiefvoorstel op de raadsagenda te zetten waarbij op besluitvorming op uiterlijk 1 juni 2012 wordt aangedrongen. Uitgangspunten Tijdens het uitgebreide onderzoek zijn drie mogelijkheden van een alternatieve indeling van de raadzaal gevisualiseerd en gecalculeerd. Bij de eerste twee varianten (A en B) wordt het bestaande meubilair (de tafels) hergebruikt. Deze varianten hebben een hoekige vorm. Voor de derde variant (C) is gekozen voor nieuw meubilair in de vorm van een ovaal. Voor alle varianten gelden dezelfde uitgangspunten: Er zijn 49 plaatsen bestemd voor 39 raadsleden, de griffier, 7 collegeleden en de gemeentesecretaris. De perstafel blijft op dezelfde positie Er moet ruimte zijn voor een spreekgestoelte Het aantal stoelen voor publiek moet zoveel mogelijk worden behouden Variant C (ovale variant) Het prijsverschil tussen varianten A/B en variant C is minimaal. Het aanpassen van het bestaande meubilair blijkt namelijk behoorlijk kostbaar. Tijdens het overleg met de fractievoorzitters bleek een duidelijke voorkeur te bestaan voor variant C. Deze variant biedt namelijk een aantal voordelen ten opzichte van de andere twee opties: Door de ovalen vorm kunnen de deelnemers elkaar beter aankijken.

3 De bureaus worden per drie zitplaatsen aan elkaar gekoppeld. Dit betekent dat bij een eventuele afname van het aantal raadsleden, de ovaal kan worden verkleind. De nieuwe bureaus zijn in tegenstelling tot het huidige meubilair vrij eenvoudig van elkaar los te koppelen. De raadzaal kan voor bepaalde gelegenheden dus flexibel worden ingedeeld. Door het verwijderen van de verhoging van de publieke tribune blijft het aantal stoelen voor publiek vrijwel ongewijzigd. Bijkomend voordeel is dat de raadzaal zo beter toegankelijk is voor rolstoelgebruikers. In dit initiatiefvoorstel gaan we dus uit van de aanpassing van de raadzaal in variant C. Kosten In de bijlage is een kostenoverzicht van de aanpassing in de raadzaal opgenomen. De basiskosten bedragen ,- en bestaan uit: Nieuwe tafels De verwijdering van de verhoging van het college en de publieke tribune Aanpassing bekabeling Gedeeltelijke vervanging van de vloerbedekking Wijzigingen in de infrastructuur van de audio installatie Verplaatsen van de richtmicrofoons aan het plafond Herpositionering/bijplaatsen van het camera volgsysteem Herpositionering/bijplaatsen van LCD schermen Herpositionering projectiescherm met beamer Aanpassing/wijzigingen van de infrastructuur van data en elektra Additionele kosten In de bijlage staat ook een aantal opties, zoals het vervangen van de stoelen en het verplaatsen van de perstribune. De meeste opties zijn op dit moment niet nodig. Twee opties willen we echter wel in de aanpassing meenemen: Gehele vervanging vloerbedekking à ,- > gezien de aanzienlijke aanpassingen (waaronder het verwijderen van de verhogingen) is dit eigenlijk wel een overweging om het nu te doen. Vanwege het papierloos vergaderen: de tafels voorzien van voeding voor i-pads à 2.865,-. N.b. deze kosten zijn er ook als we de bestaande opstelling en tafels aanhouden. De totale kosten van de aanpassing zouden daarmee uitkomen op ,- (dit zijn basiskosten plus de kosten van de vervanging van de vloerbedekking en kosten voor de voeding van de i-pads, minus de kosten voor het gedeeltelijk vervangen van de vloerbedekking à 7.000,-). Dekking Voorgesteld wordt de dekking in de reguliere bedrijfsvoeringskosten ('huisvesting') te vinden, met name bij de kapitaalsinvesteringen. Het college wordt verzocht hiervoor een concreet voorstel te doen. Planning Na goedkeuring van dit initiatief willen we het college vragen de aanpassing door middel van een (meervoudig) onderhandse aanbestedingsprocedure in gang te zetten. Volgens de planning van een adviseur van de afdeling JZ moet het haalbaar zijn de werkzaamheden tijdens het reces te laten uitvoeren, indien de opdracht tot aanpassing direct na de raadsvergadering van 31 mei wordt verstrekt. Het college wordt verzocht met deze planning rekening te houden. Namens de werkgroep aanpassing raadzaal, Wim Halm Bijlagen: plattegrond en impressiefoto variant C, basis ramingskosten en optionele ramingskosten Het gehele rapport is terug te vinden op de raadssite bij de vergaderagenda met initiatiefvoorstel

4 1 i - 'il S ra f' Igil ill "O c o CD CD M 4-1 CD

5

6 Basis ramingskosten herindeling Raadzaal Herindeling Raadzaal Voorstel A /B Audio/Video De-monteren 11 vergaderposten Nieuwe vergaderposten / katheder Aanpassing bekabeling Extra PTZ camera's LCD scherm groot Verplaatsen CUE aansluitpunten Stelpost programmering/kabels/ connectoren/ bedrijfstellen en opleveren Plaatsing van systeemkast voor versterkers, incl. elektra , ,00 Algemene de-montage werkzaamheden 1.716,00 Bouw Algemeen: afval, boorwerk, demonteren en verplaatsen bestaande tafels Verhogingenverwijderen, vloerbedekking, opstap vluchtdeuren, aftimmeren div., herstel betonvloer, etc. Plafond 1e verdieping uitnemen / herstellen Interieurbouw- ged.nieuwe frames / bladen / infrazen van vergaderposten, etc 8.948, ,00 813, , ,00 Algemene kosten Uitvoering, voorbereiding en begeleiding Winst en risico 4.374, , ,78 totaal voorstel A/B ,21 Voorstel C Audio/Video Alle vergaderposten demonteren en herplaatsen in nieuw meubilair/extra interfaces / koppelingen Aanpassing bekabeling Extra PTZ camera's LCD scherm groot Verplaatsen CUE aansluitpunten Stelpost programmering/kabels/ bedrijfstellen en opleveren Plaatsing van systeemkast voor versterkers, incl. elektra , ,00 Algemene de-montage werkzaamheden 1.716,00 Bouw Algemeen: afval, boorwerk, demonteren en verplaatsen bestaande tafels Verhogingenverwijderen, vloerbedekking, opstap vluchtdeuren, aftimmeren div., herstel betonvloer, etc. Plafond 1e verdieping uitnemen / herstellen Interieurbouw- nieuwe tafels met overzetten van alle vergaderposten 8.948, ,00 813, , ,00 Algemene kosten Uitvoering en voorbereiding Winst en risico 4.605, , ,99 totaal voorstel C ,77

7 Optionele ramingskosten herindeling Raadzaal Herindel ing Raadzaal Optie 1 Perstafel verplaatsen Bouwk , , ,00 Optie 2 Tafels voorzien van w.c.d. Dubbele inbouw w.c.d.plaatsen tussen twee modules 2.865,00 Optie 3 Tafels voorzien van w.c.d. data aansluitingen Bouwk. Techn. 26 modules incl. freeswerk data/voedingen, etc , , ,00 Optie 4 Vloerbedekking Bouwk. Verwijderen alle vloerbedekking / schoonmakenherstel ondervloer/ compl. vloerbekking, etc ,00 Optie 5 Meubilair Vervangen van alle stoelen ,00 Optie 6 Gordijnen / vitrages Vervangen van alle gordijnen en vitrages 7.500,00 Optie 7 Kroonluchters verplaatsen de-montage bestaande armaturen 6.000,00