Aan. de gemeenteraad. Datum 22 april 2014 Ons kenmerk Begrotingsprogramma Bestuur en samenwerking Optimalisatie Techniek Raadzaal Stadhuis

Transcriptie

1 Aan de gemeenteraad Gemeentebestuur Spuiboulevard GR DORDRECHT Datum 22 april 2014 Ons kenmerk Begrotingsprogramma Bestuur en samenwerking Betreft Optimalisatie Techniek Raadzaal Stadhuis Samenvatting De techniek van de Raadzaal van het Stadhuis is slecht en afgeschreven. Deze dient gemoderniseerd en vervangen te worden. Een klankbordgroep uit de raad heeft zich over de benodigde verbeteringen gebogen. Vervolgens is deze beschrijving unaniem overgenomen door het presidium uit de raadsperiode en vervolgens eveneens unaniem door het presidium uit de huidige raadsperiode. Hierbij wordt u dan ook het voorstel gedaan het college opdracht te geven om dit project op te pakken conform de beschrijving in het voorstel. Na besluitvorming kan het inkooptraject starten zodat bijtijds gegund kan worden en gestreefd wordt om in het kerstreces 2014 de aanpassingen uit te voeren. 1. Wat is de aanleiding? In december 2010 heeft het presidium voor het eerst gesproken over noodzakelijke verbeteringen in de Raadzaal van het Stadhuis. Apparatuur was op dat moment al afgeschreven en de klachten namen toe. Als aandachtspunten zijn toen genoemd: het slechte zicht op elkaar, de grote fysieke afstand tot elkaar (nodigt niet uit tot debat), de slechte verstaanbaarheid op de tribune en de prominente plek van wethouders aan de vergadertafel. Gelet op de bezuinigingsopgave waar de gemeente en de raad toen voor stonden, achtte het presidium het toen niet gepast om met de herinrichting van de Raadzaal aan de slag te gaan. Afgesproken werd dit onderwerp twee jaar te parkeren en pas een jaar voor de Gemeenteraadsverkiezingen 2014 op te pakken. Conform afspraak uit 2010 is op 21 maart 2013 dit onderwerp opnieuw geagendeerd voor het presidium. Hier is geconstateerd dat de financiële positie van de gemeente het ongepast maakte om tot een volledige verbouwing van de Raadzaal over te gaan, zoals de raad in 2010 nog voor ogen had. Wel is unaniem geconstateerd dat een aantal technische en inrichtingszaken echt verouderd, Pagina 1/6 /~\< MIX JTP P«plo' FSC FSCC013230

2 Datum 2 2 ap ril Ons kenmerk afgeschreven, van slechte kwaliteit of in het algemeen voor verbetering vatbaar zijn. De fractievoorzitters hebben de griffier gevraagd bij alle raadsleden, commissieleden en collegeleden te inventariseren welke verbeterpunten zij zien die de kwaliteit van het vergaderen in het Stadhuis ten goede komen. De griffier werd gevraagd deze input te bundelen en met een voorstel terugbrengen in het presidium van 20 juni Het presidium noemde voor de inventarisatie zelf alvast: - de belichting van het spreekgestoelte, - het geluid op de tribune en - de slechte cameraposities. Op 20 juni 2013 heeft de griffier gemeld dat de insteek van het presidium om deze verbeteringen in het zomerreces 2013 te realiseren niet haalbaar is. Er dient, ook voor alleen een optimalisatie, een zorgvuldig traject te worden doorlopen. Deels om aan de inkoop- en aanbestedingsregels te voldoen en deels omdat het een monumentaal pand betreft en de achterstand in technische voorzieningen groter is dan verwacht. Insteek was toen uitvoering in het kerstreces 2013, maar dat leek al krap. Dit is in de praktijk ook gebleken. Er is in het najaar van 2013 een klankbordgroep gevormd waarin namens elke fractie en namens het college een afgevaardigde heeft mee gedacht. Deze groep is tot een beschrijving van de onderdelen gekomen welke vernieuwd moeten worden. 2. Wat willen we bereiken? Doel is een investering in techniek die voor de komende tien jaar de zaal weer up to date brengt op het gebied van technische voorzieningen. Hierbij in het bijzonder rekening houdend met de digitalisering: zowel het digitaal vergaderen door de deelnemers, als het digitaal volgen van de vergadering door publiek. 3. Wat gaan we daarvoor doen? We vernieuwen zowel geluid als beeld, zowel op de tribune als in de zaal. En ook de weergave voor de live uitzendingen en het archief van de uitzendingen wordt tot een enigszins professioneel niveau opgeschroefd. Het streven is een Pagina 2/6

3 DORDRECHT Datum 2 2 ap r i l Ons kenmerk & 4 betrouwbaar werkend systeem. De vergaderinstallatie dient daarom bij voorkeur bedraad uitgevoerd te worden. Een deel van de bestaande apparatuur kan hergebruikt worden. Eenvoud in bediening is het uitgangspunt bij het ontwerp van de nieuwe audiovisuele installaties. De AV oplossing moet multifunctioneel inzetbaar zijn, voorbereid op de toekomst, uitbreidbaar, upgradebaar, compatibel, betrouwbaar en gebruiksvriendelijk. De technische verbeteringen bestaan daarmee uit de volgende onderdelen: Televic vergaderposten DEFINITIEVE CONFIGURATIE SAMENSTELLING Touchscreen bedieningssysteem High Definition camera systeem (5 camera's) HD video mixer inclusief randapparatuur Luidsprekersysteem DSP audiomatrix (voorversterker) Tekst in beeld (pauze, schorsing etc.) zelf in te voeren. Namen sprekers in beeld. Belangrijk voor Webcast. Presentatie switcher PIP (Picture in picture) combinatie Aansluitbox voor PC signalen HDD recorder (archivering) Projector en scherm Sfeermicrofoon Zendermicrofoons - hergebruik Slechthorenden system - alleen laders/accu's, hergebruik bestaand IR systeem Apparatuurmeubel - wellicht hergebruik Aansluiting voor de pers Meekijkmonitor Vaste PC voor presentaties TV tuner Flashcard audio opname recorder via touchscreen. Remote Acces voor leverancier, inclusief contract Pagina 3/6 MIX FSC FSCC013230

4 Datum 2 2 ap r i l Ons kenmerk a. Inspraak en communicatie Bij brief van 28 maart 2013 zijn alle raadsleden, commissieleden en collegeleden aangeschreven om hun verbeterpunten voor de Raadzaal van het Stadhuis aan de griffie door te geven (zie hierboven inventarisatie op verzoek van het presidium). Tot 19 april 2013 kon men opmerkingen doorgeven. De inventarisatie heeft een aantal schriftelijke reacties opgeleverd en een heleboel mondelinge input. Deze richt zich, net als de analyse van het presidium, voornamelijk op de techniek en deels op inrichting: slecht geluid haperende microfoons knullig beeld van bovenaf gefilmd ("Lucky tv') te beperkte voorzieningen voor digitaal vergaderen (wifi, etc.) wens voor interruptiemicrofoons lastig om met een grote fractie te overleggen als je allemaal naast elkaar zit (in de tweede kamer beter georganiseerd) publiek kijkt tegen de rug van raadsleden aan, niet publieksvriendelijk beeld en geluid op de tribune slecht voorzieningen voor publiek te beperkt, voornamelijk behoefte aan meer tafels i.p.v. alleen maar stoelen behoefte om meer zaken te projecteren. Nu alleen een foto, alleen een klok, alleen een overzicht moties en amendementen, etc. en geen zaken naast elkaar. Kan dit niet met een split screen naast elkaar worden geprojecteerd. Uit onderzoek bleek dat de geluidsinstallatie ouder was dan verwacht, maar in financiële zin nooit was afgeschreven waardoor er geen vervangingsbudget beschikbaar is. Daarnaast bleek dat oude kabels (die nog maar deels gebruikt worden) de kabelgoten bezet houden en dus eerst verwijderd moeten worden, waardoor de installatie meer tijd kost dan verwacht. In het najaar is een extern technisch adviseur aangetrokken en is een werkbezoek gebracht aan Delft, een gemeente die een vergelijkbare vorm Raadzaal in een verglijkbaar monumentaal Stadhuis recent helemaal heeft vernieuwd. Ook is een klankbordgroep gevormd waarin namens elke fractie een lid plaatsnam en namens het college de portefeuillehouder huisvesting & ICT. Pagina 4/6

5 DORDRECHT Datum 2 2 ap r i l Ons kenmerk Op 6 januari 2014 is deze klankbordgroep bijeen geweest om de aangeleverde knelpunten uit de inventarisatie te completeren en te leggen naast verschillende inrichtingsopties. Dit heeft geleid tot twee varianten in inrichting en een lijst met essentiële technische vernieuwingen en gewenste opties. Beide inrichtingsvarianten maken, gelet op de krappe financiële tijd, gebruik van het huidige meubilair. Op 16 januari 2014 zijn de twee varianten welke door de klankbordgroep zijn voorgesteld besproken met een werkgroep van (technische) experts op het gebied van monumentenbeheer, techniek, facilitaire zaken, inkoop, gebouwenbeheer, etc. Hieruit bleek dat beide opties technisch mogelijk zijn en dat de planning (besluitvorming in maart en realisatie in juli/augustus 2014) incl. de aanbesteding krap maar haalbaar moet zijn. Op 28 januari 2014 is dit gedeeld met de klankbordgroep uit raad en college. De klankbordgroep was verdeeld over de voorkeursvariant en heeft besloten beide inrichtingsopties aan het presidium voor te stellen voor besluitvorming. Eensgezindheid was er over welke opties als essentieel moeten worden aangemerkt. Dit heeft geleid tot bovenstaande technische beschrijving. b. Vervolgtraject besluitvorming In het presidium van 13 februari 2014 is besloten het definitieve besluit over te laten aan de nieuwe raad. Wel is al opdracht gegeven voor een noodzakelijke aanpassing van de tribune. Het nieuwe presidium van 27 maart 2014 heeft gekozen voor de dualistische inrichtingsvariant en heeft de beschrijving van de technische vernieuwing unaniem ongewijzigd overgenomen. Na besluitvorming in de raad wordt op basis van de technische beschrijving door het college een aanbesteding gestart waarbij drie partijen om een offerte wordt gevraagd. Vervolgens wordt het project aan één van de inschrijvers gegund zodat hopelijk tijdens het kerstreces tot installatie kan worden overgegaan. Pagina 5/6

6 Datum 22 april 2014 Ons kenmerk Wat mag het kosten? In de geheime bijlage vindt u een indicatie van de te verwachten kosten voor vervanging van de techniek inclusief het verwijderen van de oude installatie. Afschrijvingstermijn van deze technische verbeteringen wordt gekoppeld aan de Nota Waarderen en Afschrijven. Daarnaast zijn (interne) kosten te verwachten voor IT, facilitair, inkoop, bouwkundig aannemer en e-installateur. Ook zal er een post onvoorzien worden opgenomen welke een standaardpercentage opslag bevat zoals gebruikelijk binnen de Drechtsteden voor dit type projecten. Deze kosten zullen als kosten en afschrijving binnen het vastgoedbedrijf (die de exploitatie van het Stadhuis voor hun rekening nemen) worden gedekt. 5. Fatale beslisdatum Zodra de raad het besluit heeft genomen, neemt het college dit project in uitvoering. Zij zullen ook met een planning en een kostenraming komen. Insteek is de uitvoering in het kerstreces 2014 te laten plaatsvinden. 6. Bij dit raadsvoorstel horen de volgende bijlagen: - Uitwerking technische beschrijving - Verslagen van vergaderingen klankbordgroep en werkgroep 7. Voorstel Voorgesteld wordt de definitieve configuratie beschrijving vast te stellen en het college te verzoeken dit project in uitvoering en vervolgens in exploitatie te nemen. Namens het presidium van Dordrecht, de plv. griffier, de voorzitter, MJ.W.T. Hendrickx Pagina 6/6