Achterweg 2, 4001 MV, Tiel GEMEENTE TIEL HERINRICHTING RAADZAAL

Transcriptie

1 Achterweg 2, 4001 MV, Tiel GEMEENTE TIEL

2 AGENDA ONDERWERP KORTE TERUGBLIK MULTIFUNCTIONEEL GEBRUIK & PLACERING AUDIOVISUELE INSTALLATIE FINANCIEN PLANNING VERVOLGTRAJECT

3 KORTE TERUGBLIK

4 KORTE TERUGBLIK 18 november 2015 Besluitvorming in Raad Besloten in de raadsvergadering van: 18 november 2015 de bestaande raadstafel aan te passen. De huidige raadstafel wordt over twee raadstafels verdeeld met in het front een opstelling waar plaats is voor de voorzitter en de griffier (variant 2 adviesmemo aanpassingen raadzaal, bijlage 2); audiovisuele middelen in de raadzaal te vervangen door audiovisuele middelen die een oplossing bieden voor huidige gebreken (inclusief hoogfrequent slechthorende systeem) en passen bij de nieuwe raadstafel (variant 2 adviesmemo aanpassingen raadzaal, bijlage 2); een camerasysteem voor de raadzaal te kopen en te installeren ten behoeve van geautomatiseerde cameraregie op basis van informatie uit het vergadersysteem. Zowel bemand als onbemand te gebruiken (optie b adviesmemo aanpassingen raadzaal, bijlage 2); de kosten, i.v.m. de beslispunten 1, 2 en 3, die niet vallen onder de businesscase voor de verbouwing van de stadhuiscampus op te nemen in de 1 e voortgangsrapportage 2016; de adviesmemo aanpassingen raadzaal als zodanig te waarmerken als behorende bij dit besluit.

5 MULTIFUNCTIONEEL GEBRUIK & PLACERING

6 PROBLEMEN / KNELPUNTEN GEBRUIK RAADZAAL PROBLEMEN / KNELPUNTEN GEBRUIK RAADZAAL A. Multifunctioneel gebruik De Raadzaal is het visitekaartje van de Gemeente Tiel. In de huidige setting wordt de raadszaal enkel gebruikt voor raadsvergaderingen en beperkt voor een aantal grotere bijeenkomsten. De raadszaal wordt maar een beperkt gedeelte van de beschikbare tijd gebruikt. Vanuit het project EFW is de ambitie naar voren gekomen om de raadzaal multifunctioneel te kunnen gaan gebruiken voor ook vergaderingen in een kleinere setting. Hiertoe wordt gezocht naar aanvullend meubilair om ook in kleinere intiemere setting te kunnen vergaderen, binnen de scope van het project. B. Placering Raadstafel De werkgroep vanuit het Presidium heeft als aanvulling op het multifunctioneel gebruik de wens voor aanpassing in de placering van de wethouders en de raadstafel. De plekken voor de tafel van de wethouders worden verwijderd, waardoor geen van de raadsleden last heeft van wethouders in de rug.

7 MULTIFUNCTIONEEL GEBRUIK RAADZAAL

8 PLACERING RAADSTAFEL

9 VOORLOPIG ONTWERP Let op: Impressie ter indicatie (nieuw los en vast meubilair ontbreekt deels).

10 VOORLOPIG ONTWERP Raadstafel / Voorzittersmeubel (Zwart) Pilaren (Blauw - bestaand) Nieuwe vergaderstoel (donkerblauw) Vloerafwerking (Urban Retreat Stone) Flexibele Zitelementen (licht blauw)

11 ALTERNATIEVEN KLEUR EN MATERIALISATIE OPTIE A OPTIE C OPTIE B OPTIE D

12 VOORLOPIG ONTWERP VRAGEN - Sluit het ontwerp aan bij de verwachtingen? - Welke variant heeft de voorkeur? - Waar dient de notulist in de nieuwe situatie gesitueerd te worden? - Heeft u nog andere aandachtspunten t.a.v. het ontwerp?

13 AUDIOVISUELE INSTALLATIE RAADZAAL

14 PROBLEMEN / KNELPUNTEN AV-INSTALLATIE PROBLEMEN / KNELPUNTEN AV-INSTALLATIE A. Geluids- en discussiesysteem zijn zeer storingsgevoelig (veel uitval/storingen/problemen tijdens vergaderingen). B. Geluidskwaliteit tijdens vergaderingen is slecht. C. Draadloze microfoonsets veroorzaken storingen in geluid. D. Ringleiding ondersteunt niet alle gehoorapparaten en hoortoestellen. E. Draadloze microfoonsets (2x handheld / 1x nekbeugel) zitten niet aangesloten op de ringleiding. F. Beeld- & Geluidskwaliteit bij presentaties / filmpjes is zeer slecht. G. Bediening van audiovisuele middelen is niet gebruiksvriendelijk. H. 19"Rack is slecht toegankelijk bij het verhelpen van storingen/klachten. I. Lange doorlooptijd bij storingen/klachten (geen onderhoudscontract met AVinstallateur)

15 SPREEK- & DISCUSSIEINSTALLATIE Spreek en discussiesysteem Het discussiesysteem (bekabeld) heeft een goede spraakverstaanbaarheid, is niet storingsgevoelig en is gebruiksvriendelijk. Het discussiesysteem bestaat uit 1 voorzitterspost, en 33 deelnemersposten. De voorzitterspost dient de mogelijkheid te hebben om de regie te allen tijde in handen te houden: De microfoons dienen door de voorzitter te kunnen worden geactiveerd of gedeactiveerd. Overzicht van de deelnemers die een spreekverzoek hebben ingediend. Raads- en commissieleden krijgen een persoonlijke kaart. Het systeem is voorzien van paslezer. Door de pas in de discussiesysteem te plaatsen herkend het systeem de gebruiker. Deze informatie zal gebruikt worden door het camerasysteem.

16 AUDIOSYSTEEM Weergave Geluid Een deel van de geluidsinstallatie (speakers en losse microfoonsets) kunnen worden hergebruikt. De versterker t.b.v. frontgeluid, eindversterker en mixer zullen worden vervangen en er dienen een aantal extra speakers te worden geplaatst om de geluidskwaliteit te verbeteren (o.a. collegetafel / publieke tribune). De speakers van de discussieinstallatie worden geplaatst onder een hoek van 70 o in de nieuwe raadstafel en voorzittersmeubel. Dit komt de geluidskwaliteit ten goede. Extra aandacht wordt gegeven aan de weergave van het geluid bij presentaties. Geluidsopnames Voor de opname en uitwerkingen van de vergaderingen en/of bijeenkomsten moet er een hoogwaardige opnamemogelijkheid zijn. De opnames worden opgeslagen op het netwerk en op een SD-kaart zodat altijd een backup beschikbaar is.

17 PRESENTATIESYSTEEM Raadstafel In het midden van de raadzaal worden 4x LED schermen geplaatst waarop presentaties en camerabeelden kunnen worden weergegeven. Publieke tribune Voor de publieke tribune worden 2x LED schermen voorzien om bezoekers/gasten ook de mogelijkheid te bieden om de presentatie / vergadering te kunnen volgen. Katheder De katheder wordt voorzien van een vaste laptop / pc. Met een draadloze toetsenbord en draadloze muis kan de laptop worden bediend. De katheder (met vaste microfoon) wordt in de nabijheid van het front van de voorzitter gepositioneerd. Er dient een voorziening te worden gerealiseerd zodat derden hun hardware (laptop /tablet) aan kunnen sluiten op de AV-installatie van de Gemeente Tiel.

18 AMX-BEDIENINGSYSTEEM AMX-BEDIENINGSYSTEEM De te selecteren apparatuur is bedienbaar door middel van twee centraal gesitueerde bedieningspanelen (touchscreen). Het centrale besturingsysteem (AMX of gelijkwaardig), dient te bestaan uit een centrale unit, een vast touch bedieningspaneel (5 inch) ingebouwd in de geluidskast en een 7 inch tabletop paneel voor gebruik op het frontmeubel. De controller en het bedieningspaneel in de geluidskast zullen worden hergebruikt.

19 SLECHTHORENDE SYSTEEM HOOGFREQUENT SLECHTHORENDE SYSTEEM De huidige ringleiding (Maestro DL 500) zal worden uitgebreid met een hoogfrequent slechthorende systeem. De moderne (kleine) gehoorapparaten worden niet meer ondersteund door de huidige ringleiding. Dit systeem is heeft 3 ontvangers met persoonlijke inductielus en hoofdtelefoons met laadunit.

20 CAMERASYSTEEM Camerasysteem Met het nieuwe camerasysteem (4 camera s) is de aanwezigheid van de lokale omroep op locatie niet noodzakelijk. Het systeem schakelt automatisch tussen de verschillende sprekers op basis van informatie uit het vergadersysteem. De vergaderpost zit gekoppeld aan een persoonlijke Mifair kaart. Het vergadersysteem herkent als het ware de spreker achter de post. StadsTV Voor StadsTV worden in een aparte ruimte aansluitingen gerealiseerd zodat zij de gemaakte camerabeelden kunnen gebruiken voor hun uitzending.

21 CAMERASYSTEEM Voordelen Automatische regie - Continuïteit / geen afhankelijkheid derden; - Geen/ nauwelijks nabewerking van de beelden noodzakelijk (de beelden worden bijvoorbeeld automatisch voorzien van de naam van de spreker); - Sluit aan bij de (toekomstige) behoefte om raadsvergaderingen live uit te zenden / publicatie op internet. - Mogelijkheid om meerdere sprekers in beeld te brengen tijdens discussie (automatisch splitscreen); - Meerder presets mogelijk afhankelijk van soort bijeenkomst. - Beelden van alle camera s kunnen gebruikt worden door de lokale omroep; Vragen: - In de uitwerking van het definitief ontwerp blijkt een hybride aansturing (manueel / automatisch) kostenverhogend en niet praktisch. Omdat de toegevoegde waarde van manuele aansturing van het camerasysteem niet aanwezig is, is het voorstel om de manuele aansturing te laten vervallen. Is dit akkoord? - Is het wenselijk om de raadsvergaderingen live te gaan uitzenden en/of over te stappen op audiovisuele verslaglegging?

22 19 INCH RACK 19 INCH RACK Achter de collegetafel is een 19 inch rack ten behoeve van de AVinstallatie aanwezig. Het huidige frame in de apparatuurkast dient vervangen te worden door een verrijdbare kast, zodat bij het verhelpen van storingen en reparaties de apparatuur goed toegankelijk is. De huidige apparatuurkast heeft daarnaast onvoldoende capaciteit in de nieuwe situatie en zal moeten worden uitgebreid.

23 STORINGEN / KLACHTEN Service Level Agreement / Onderhoudscontract In de huidige situatie is er sprake van een lange doorlooptijden bij storingen/klachten (geen onderhoudscontract met AV-installateur). In de nieuwe situatie zal er tevens een Service Level agreement met de AV-installateur worden afgesloten. De AV-installateur zorgt tijdens de contractperiode voor een responstijd van maximaal 1 uur (binnen werkdagen) en een oplostijd van 4 uur (na melding storing bij de leverancier) binnen werkdagen van 8.00 uur tot uur bij storingen aan de av-apparatuur in de raadszaal. Met oplossen wordt bedoeld dat de functionaliteit van de apparatuur in de betreffende ruimte wordt hersteld. Mogelijk wordt vervangende apparatuur ingezet om deze functionaliteit te garanderen.

24 FINANCIEN

25 FINANCIEN RAADSBESLUIT De kosten, i.v.m. de beslispunten 1, 2 en 3, die niet vallen onder de businesscase voor de verbouwing van de stadhuiscampus op te nemen in de 1 e voortgangsrapportage 2016 Een aantal factoren heeft mogelijk invloed op uiteindelijke werkelijke kosten (financiële resultaat): - Wisselde valutakoersen (waarde dollar $); - Begroting 2015 / Uitvoering 2016 (indexatie prijzen); - Technologische ontwikkelingen; - Marktwerking (uitvoeringsdatum in drukke periode AV-installateurs); - Onvoorziene omstandigheden bij uitwerken uitvoeringsontwerp. - Aanvullende wensen zoals bijvoorbeeld schilderwerk (indien van toepassing)

26 PLANNING VERVOLGTRAJECT

27 VERVOLGTRAJECT April - Mei 2016 Voorbereiding Herinrichting Raadzaal - Uitwerken programma van eisen AV-installatie / Offerteaanvraag - Meervoudig onderhandse aanbesteding AV-middelen - Contracteren AV-installateur - Contracteren overige partijen (E-installateur / Projectstoffeerder / schilder / etc.) - Bestellen producten en benodigdheden - Etc. Juli Augustus 2016 (Zomerreces) Realisatie Herinrichting Raadzaal