Naam steller. Maikel van der Meer Kenmerk. Afdelingsmanager

Transcriptie

1 Gemeenteblad 2008, nr Onderwerp Schetsontwerp Renovatie gemeentehuis Datum 29 september 2008 Naam steller Maikel van der Meer Kenmerk Nota Schetsontwerp renovatie gemeentehuis Afdelingsmanager Elske van Beek Afdeling Bestuurszaken Voorstel 1 Instemmen met variant 2 voor het Schetsontwerp ten behoeve van de renovatie van het gemeentehuis. 2 Instemmen met de verdere uitwerking van de ontwerpfase tot aan aanbesteding. 3 Raadsleden af te vaardigen voor het gebruikersoverleg. Aanleiding Tot op heden verloopt het project rondom de renovatie van het gemeentehuis conform het vastgestelde projectvoorstel. Een eerste opzet voor het schetsontwerp is op 16 juni 2008 besproken in de vergadering van een uitgebreide begeleidingscommissie. Daarbij zijn door enkele raadsfracties aanvullende vragen gesteld, die om nadere uitwerking vroegen, alvorens tot een afgewogen voorstel te kunnen komen. Op dit moment is de Schetsontwerpfase, inclusief antwoorden op deze aanvullende vragen, in de vorm van de uitwerking van 8 verschillende varianten afgerond. Beoogd resultaat Goedkeuring van het Schetsontwerp voor de renovatie van het gemeentehuis door de gemeenteraad. Er is instemmend gereageerd door andere belanghebbenden: de ambtelijke organisatie en enkele historische belangenverenigingen. Het uiteindelijke doel van het project is om een vernieuwd gemeentehuis te realiseren conform het Programma van Eisen en binnen het daarvoor beschikbaar gestelde budget en tijd. Toelichting De huidige voorstellen zijn gebaseerd op drie uitgangspunten: - Het Programma van Eisen zal zoveel mogelijk te worden gerealiseerd binnen de huidige contouren van het gemeentehuis. Hiermee worden kosten bespaard, blijft de beeldkwaliteit van het gebouw gehandhaafd en wordt dit waar mogelijk versterkt. - De toegankelijkheid van het gebouw en de interne logistiek zal worden verbeterd. Afhankelijk van de gekozen oplossingen kunnen de toegankelijkheid van het publieksgedeelte van het gebouw en de aansluiting op het centrum van Venray worden verbeterd, kan de toegankelijkheid van raadzaal en overige vergaderfuncties worden verbeterd en kan een betere logistiek en zonering worden aangebracht. - De inrichting van het kantoorgedeelte moet beter te passen bij de huidige (en gewenste) manier van werken en bij de veranderende organisatie. Er is behoefte aan een grotere flexibiliteit in de inrichting van het kantoorgedeelte. Zo kan bijvoorbeeld door toepassing van een flexconcept een grotere verscheidenheid in werkplekken ontstaan en kunnen toekomstige organisatieveranderingen binnen zekere marges worden opgevangen zonder verbouwing raadsvoorstel schetsontwerp renovatie gemeentehuis - 21 oktober 2008, nr. 336 Pagina 1 van 6

2 In deze ontwerpfase zijn 8 varianten ontwikkeld. Bij alle 8 de varianten is er vanuit gegaan dat wij voldoen aan de eisen van ons eigen parkeerbeleid en aan een pragmatische omgang met de principes rondom duurzaamheid/cradle to cradle. Per variant zijn in bijlage 1 de kenmerken en de voor- en nadelen weergegeven. Schetsen van de in bijlage 1 beschreven acht varianten worden tijdens de vergadering in een presentatie nader toegelicht. In bijlage 2 staat kort weergegeven welke ingrepen tot welke variant behoren en welke kosten hierbij geraamd zijn (vertrouwelijk). In bijlage 3 zijn per variant de vooren nadelen beschreven en de relatieve kosten ten opzichte van de geadviseerde variant weergegeven (openbaar). Het kantoorgedeelte van het gebouw is in het Schetsontwerp nog niet ingericht. Hiervoor wordt in nauwe samenspraak met werkgroepen van de ambtelijke organisatie en de directie een concept uitgewerkt. Naar verwachting zullen hiervoor eind 2008 de eerste ontwerpschetsen worden gemaakt. Wel is nu al duidelijk dat er zal worden gestreefd naar een veel grotere flexibiliteit in het gebruik van de werkomgeving, om de toekomstige manier van werken te kunnen faciliteren. In deze manier van werken staan samenwerking, ontmoeten, communiceren en kennis delen centraal. Het nieuwe concept wordt integraal uitgewerkt, dat wil zeggen dat nauw wordt aangesloten op de organisatieontwikkeling en dat ook de verdere bedrijfsvoering (o.a. personeelsbeleid, opleiding, ICT, archivering, facilitaire ondersteuning) hierop aan zal sluiten. Door de stuurgroep, de verschillende werkgroepen, de ambtelijke organisatie, het college van B&W en andere belanghebbenden zijn de voor- nadelen van de hierboven beschreven varianten besproken. Argumenten In alle varianten wordt gestreefd naar zo efficiënt mogelijk gebruik van het bestaande gebouw, zowel in de publieksfuncties, de kantoorfuncties als de politieke functies. Hierdoor kunnen de technische ingrepen in het gebouw worden beperkt, hoewel met name op het gebied van de inrichting en de technische installaties veel verbeteringen nodig blijven. De keuze wordt vervolgens bepaald op 4 factoren: 1. gedeeltelijke of volledige sloop interieur binnen het bestaand gebouw 2. uitbreidingsmogelijkheden 3. verplaatsen entree 4. bijbehorende kosten (zie bijlage 2, vertrouwelijk) Ad 1) Gedeeltelijke of volledige sloop interieur binnen het bestaand gebouw Zoals uit de varianten blijkt is volledige sloop van het interieur veel duurder dan gedeeltelijke sloop. De ruimtewinst als gevolg van volledige sloop is zeer beperkt. Daarnaast blijft bij volledige sloop uitbreiding noodzakelijk. Gedeeltelijke sloop van het interieur heeft daarom de voorkeur. Ad 2) Uitbreidingsmogelijkheden Om het in mei 2007 vastgestelde programma van eisen in het huidige gemeentehuis te realiseren is uitbreiding noodzakelijk. Uitbreiding van het gemeentehuis in de huidige muziekschool is niet aantrekkelijk, gezien de kosten voor realisatie van een nieuwe muziekschool en de planning van deze realisatie, die zal leiden tot vertraging voor het project van de Renovatie van het gemeentehuis. Daarnaast is kapitaalvernietiging van de aanpassingen van de huidige muziekschool ook een nadeel raadsvoorstel schetsontwerp renovatie gemeentehuis - 21 oktober 2008, nr. 336 Pagina 2 van 6

3 Het opdikken van vleugels is niet aantrekkelijk vanwege de kosten en het beeldverstorend karakter van het monument. Verder is het opdikken van een aantal vleugels niet efficiënt qua opbrengst van vierkante meters. Uitbreiding die deels ondergronds en bovengronds wordt gerealiseerd levert het meeste op. Ad3) Verplaatsen entree De eisen behorend bij het Programma van Eisen vragen om een beperkte herinrichting van de publiekshal. Ook versterkt een nieuwe entree aan de andere zijde de relatie met het centrum. Het verplaatsen van de entree leidt tot meer potentiële vierkante meters die voor parkeerplaatsen kunnen worden gebruikt. Het verplaatsen van de entree maakt een bovengrondse uitbreiding mogelijk. Het verplaatsen van de entree vraagt om extra investering. Echter de voordelen van een verplaatsing van de entree rechtvaardigen de kosten. Ad4) De kosten Uit bijlage 3 blijkt dat de kosten van de verschillende varianten relatief binnen een beperkte range vallen. De kosten zijn nu nog bepaald op basis van het schetsontwerp, met alle onzekerheden van dien. Ook zijn de kosten in de volgende ontwerpstadia nog sterk beïnvloedbaar door het niveau van afwerking goed onderbouwd te bepalen. Advies Op basis van bovenstaande afwegingen gaat de voorkeur uit naar: een gedeeltelijke sloop van het interieur een gecombineerde ondergrondse/bovengrondse uitbreiding realiseren het verplaatsen van de entree naar de richting van het centrum Op basis van het bovenstaande voorkeuren voldoen model 2 en model 6. Vanwege het aanvullend voordeel van de te combineren vergaderzaal met de publiekshal, is het voorstel om over te gaan tot het uitwerken van model 2, met een enkele aanpassing richting model 6. Dit model noemen we model 2 (uit te spreken als twee accent). Dit model bestaat uit de volgende maatregelen: gedeeltelijke sloop/optimalisatie interieur uitbreiding deels ondergronds, deels bovengronds verplaatsen entrée richting het centrum ontwikkelen centraal vergader/ontmoetingscentrum Ontwikkelen van een multifunctionele vergaderruimte (geen aparte raadszaal) mogelijkheden om te combineren met de voordelen van variant 6, zullen in de vervolgstudie worden meegenomen. Voor dit moment is uitgegaan van het eerder vastgestelde Programma van Eisen. Daarin is nog geen rekening gehouden met enkele recente ontwikkelingen (grenscorrectie, uitbreiding gemeente, toename aantal externen, etc.). Wel is een zekere oppervlaktereserve ingebouwd. Mogelijke organisatorische ontwikkelingen met gevolgen voor het Programma van Eisen worden door het college binnen de kaders van variant 2 uitgewerkt. Planning Verwacht wordt dat de aanvraag voor de financiële middelen voor de realisatie voor de zomer van 2009 ter goedkeuring aan de raad kan worden voorgelegd raadsvoorstel schetsontwerp renovatie gemeentehuis - 21 oktober 2008, nr. 336 Pagina 3 van 6

4 Gebruikersoverleg Tijdens de totstandkoming is dankbaar gebruik gemaakt van tal van betrokkenen, onder meer via een begeleidingscommissie met vertegenwoordigers van de raad. In de volgende fase, de uitwerking van het schetsontwerp, wordt voorgesteld om gebruik te maken van een compact overleg waarin verschillende gebruikers van het gebouw vertegenwoordigd zijn. Met een mix van gebruikers kan kruisbestuiving plaats vinden vanuit verschillende achtergronden (politiek, ambtelijk en extern). Voorgesteld wordt dat de raad twee vertegenwoordigers afvaardigt. 1. Kanttekeningen Nee 2. Toelichting a. Financieel Ja Voorbereidingskosten: De uitgaven die gemaakt zijn voor het schetsontwerp ten laste van het voorbereidingskrediet zijn door het aanvullende onderzoek hoger dan het vooraf geraamde budget. Er zal worden bezien of dit in de komende ontwerpfasen kan worden gecompenseerd. Realisatiekosten: Op basis van het nog globale Schetsontwerp is een eerste raming gemaakt van de investeringskosten van deze varianten. Een samenvatting is te vinden in de bijlage bij deze nota. Geconstateerd kan worden dat de kosten niet alle binnen de marges liggen die bij vaststelling van het Programma van Eisen op 8 mei 2007 aan de raad zijn gepresenteerd. Variant 2 wordt mede op dit onderscheid geadviseerd. Het aanvullende onderzoek dat nu is uitgevoerd heeft tot gevolg dat de uitvoering later zal starten. Als gevolg van noodzakelijke indexeringen zijn de huidige ramingen daarom hoger dan die in Bij de presentatie van de volgende fase zal een nader onderbouwde begroting worden gepresenteerd. Voor de dekking van de exploitatielasten van het gehele project (inclusief de realisatie) wordt in de programmabegroting 2009, die 4 en 11 november 2009 ter besluitvorming in de Raad zal worden behandeld, een voorstel gedaan raadsvoorstel schetsontwerp renovatie gemeentehuis - 21 oktober 2008, nr. 336 Pagina 4 van 6

5 b. Communicatie Ja Binnen de organisatie is in de afgelopen periode uitgebreid over de varianten en het Schetsontwerp gecommuniceerd, door middel van projectbesprekingen, intranet, presentaties en workshops. Ook op de open dag voor de burgers van Venray die eind juni heeft plaatsgevonden is aandacht besteed aan de noodzaak van een renovatie. Na vaststelling van deze nota zal een persbericht worden afgegeven. Voor de communicatie van dit project is een communicatieplan vastgesteld door de stuurgroep. De communicatie tot op heden verloopt conform het vastgestelde plan. c. Juridisch Ja Ten behoeve van het project renovatie gemeentehuis is een privaatrechtelijk contract afgesloten met de architect. Voor de (technische) adviseurs zijn dergelijke contracten in voorbereiding. d. Personeel/ organisatie Ja Het schetsontwerp op zich heeft geen gevolgen voor de organisatie of het personeel. Het gerenoveerde gemeentehuis zal echter een meer open karakter krijgen en een meer integrale manier van werken stimuleren. e. Overleg gevoerd met Ja Tijdens de fase van het Schetsontwerp is in diverse vormen overleg geweest met: Begeleidingscommissie vanuit de Raad, de bestuurlijk opdrachtgever (in eerste instantie Wethouder Najja, nu Wethouder van Dijck), historische verenigingen, workshops (kantoorconcept, facilitair, dienstverlening en politiek & bestuur), DT, Stuurgroep, senior adviseurs bedrijfsvoering en de collega's van de gemeente Venray. Deze nota is voorbesproken met: Jos van Eldonk/Daniël Leenders (architect), Henk Beerten (communicatieadviseur), Winfried Dullaart (procesbegeleider), Tamara Paulussen (Senioradviseur bedrijfsvoering Informatiebeheer); Hanneke Beerkens (Senioradviseur bedrijfsvoering HRM) ; Karin Bruggeman (afdelingsmanager PD); Saskia Cuijpers (stedebouwkundige); Jolanda Bosch (senioradviseur bedrijfsvoering communicatie); Toos Leijsten (coördinator afdeling BZ) en Rob Oudenhoven (adviseur P&C) raadsvoorstel schetsontwerp renovatie gemeentehuis - 21 oktober 2008, nr. 336 Pagina 5 van 6

6 3. Vervolgtraject Ja Na de volgende fase zal nogmaals besluitvorming in de raad plaats vinden. Het realisatiebudget zal daarbij worden onderbouwd. 4. Evaluatie Nee Bijlagen Ja 1. Presentatie architect. 2. Overzicht met kenmerken van de varianten en de kosten per variant. 3. Overzicht van de voor- en nadelen van de varianten met de relatieve kosten ten opzichte van de geadviseerde variant. (Bijlage is openbaar). Van alle bijlagen is een openbare en een niet openbare versie. In de niet openbare versies staan de absolute financiële middelen vernoemd. Deze versie van de bijlagen liggen bij de griffie ter inzage. Naslagwerk Nee 10 - raadsvoorstel schetsontwerp renovatie gemeentehuis - 21 oktober 2008, nr. 336 Pagina 6 van 6