Vergadering Deelraad. Voordracht 2011/INT/558

Transcriptie

1 Bezoekadres Pieter Calandlaan KH Amsterdam Postbus CA Amsterdam Telefoon Fax Vergadering Deelraad Datum Reg.nr./DECOS nr. Onderwerp Besluit 2011/INT/558 Voordracht (D.B., 22 mei 2012) Kredietaanvraag renovatie Tuinstadhuis 1.1. Een investeringsbedrag van in totaal inclusief BTW beschikbaar te stellen voor de renovatie en inrichting van het Tuinstadhuis, bestaande uit: - een bedrag van inclusief BTW voor de renovatie van het Tuinstadhuis inclusief voorbereidingskosten ( inclusief BTW) - en een bedrag van inclusief BTW voor de inrichting van het Tuinstadhuis De kosten die voortvloeien uit genoemde investeringen als volgt te specificeren: (eenmalige kosten) kapitaallasten renovatie Tuinstadhuis (1 e jaar) kapitaallasten inrichting van het Tuinstadhuis (1 e jaar) 1.3. Deze kosten te dekken ten laste van: - Voorziening Groot Onderhoud Vastgoed ad Reserve Huisvesting Nieuw-West ad Reserve ICT ad de prioriteit van die is vastgesteld bij de begroting 2012 Toelichting (bijv. vorig besluit/relatie met overige bestuurlijke uitgangspunten): De huisvesting van de stadsdeelambtenaren vraagt sinds de fusie om een herziening. Vóór de zomer 2011 hebben wij u schriftelijk gemeld dat wij deze renovatie zouden gaan voorbereiden en dat wij de noodzakelijke voorbereidingskosten van tijdelijk ten laste zouden brengen van het grootonderhouds-budget Vastgoed. Toegezegd is dit bedrag mee te nemen in het definitieve krediet. Gaandeweg bleken de liften in het Tuinstadhuis van dermate gebrekkige kwaliteit dat vernieuwing hoogstnoodzakelijk werd vooruitlopend op de renovatie. Eind november 2011 heeft u een krediet van beschikbaar gesteld voor de aanpak van achterstallig onderhoud van de liften. In dat raadsbesluit hebben wij u toegezegd in de eerste helft van dit jaar bij u terug te komen op het onderwerp huisvesting. Op dit moment huisvesten wij onze medewerkers op meerdere locaties, waarbij de meesten hun werkplek vinden binnen de drie voormalige stadsdeelkantoren en de stadsdeelwerven. Het gebouw aan de Pieter Calandlaan 1 wordt gebruikt voor het bestuur en de directie bedrijfsvoering, het gebouw aan het Osdorpplein voor de kantoorfuncties van de directies Groen Openbare Ruimte (GOR), Dienstverlening en Wijkzaken en het gebouw aan het Plein wordt gebruikt voor de directies Stedelijke Ontwikkeling (SO) en Werk Onderwijs en Welzijn (WOW). In deze raadsvoordracht willen wij het niet hebben over de stadsdeelwerven. Plannen

2 Pagina 2 van 5 hierover zijn nog te beperkt om hier nu verder over uit te weiden. Daarom vragen wij in deze voordracht aandacht voor de drie voormalige stadsdeelkantoren en in het bijzonder voor de kantoren Osdorpplein en Tuinstadhuis. In de raadsvoordracht van november 2011 schetsten wij u de situatie rond de verkoop van het kantoor aan het Osdorpplein in relatie tot de ontwikkeling van het Centrumplan. De situatie op dit moment is van dien aard dat wij de verkoop van dit kantoor op de korte termijn uitsluiten. De ontwikkelingen rondom de bestuurlijke inrichting van Amsterdam en de onzekere financiële omstandigheden maken, in combinatie met de ontwikkeling rondom het Centrumplan, de realisatie van een nieuw stadsdeelkantoor voorlopig niet opportuun. Tegelijkertijd onderkennen wij de noodzaak om loketten op één plek te huisvesten. Door het samenbrengen van deze loketten kunnen we al vast voorsorteren op een stedelijke ontwikkeling in dit verband; het Stadsloket. Het kantoor in Osdorp biedt hiervoor een mogelijkheid. In combinatie met de renovatie van het Tuinstadhuis, betekent dit dat er ruimte leeg komt aan het Osdorpplein die voor dit doel kan worden aangewend. Mogelijk dat daarnaast nog ruimte in het kantoor Osdorp beschikbaar blijft voor verhuur aan derden. Verder creëren we door het samenvoegen van de stadsdeelloketten in één kantoor lege ruimte (Burgerzaken) waardoor het mogelijk wordt de netto exploitatielasten voor het stadsdeel te verlagen door bijvoorbeeld deze ruimte te verhuren. Voor wat het kantoor Osdorp betreft vragen wij nog wel aandacht voor het volgende. We gaan er nu van uit dat dit kantoor voor de vestiging van alle loketten op één locatie beschikbaar komt en blijft. Als de ontwikkeling van het Centrumplan zo loopt dat verkoop van dit pand per 2014 aan de orde is, dan moeten we zoeken naar een alternatieve locatie al dan niet tijdelijk voor deze loketten, bij voorkeur op of rond het Osdorpplein. Door deze situatie zien wij ons voor een ongewenste situatie geplaatst. De huisvesting laten zoals die nu is, betekent dat we blijvend te maken hebben met verschillende locaties waar onze ambtenaren gehuisvest zijn (het stadsdeelkantoor aan de Pieter Calandlaan, het kantoor aan het Osdorpplein en het Tuinstadhuis aan Plein 40-45). Deze situatie vinden wij om de volgende redenen ongewenst. Het Tuinstadhuis lijdt in ernstige mate aan achterstallig onderhoud. Mede hierdoor voldoet het gebouw niet aan de ARBO-eisen en is huisvesting van medewerkers over de grens van het toelaatbare. Daarbij is het werken op meerdere locaties voor de organisatie inefficiënt. Deze ondoelmatigheid geldt zowel voor de manier van samenwerken binnen de organisatie als de totale exploitatielasten voor de huidige kantoren. Nieuwbouw had deze inefficiëntie kunnen oplossen, maar zoals gezegd is die oplossing vooralsnog niet aan de orde. Als gevolg van deze ongewenste situatie hebben wij naar alternatieven voor de huisvestingsproblematiek gezocht. Een goed en werkbaar alternatief hebben wij gevonden in het weer geschikt maken van het Tuinstadhuis als kantoorgebouw op basis van het flexconcept. Dit sluit volledig aan bij het beleid in de stad om zo veel mogelijk bij de herinrichting van gebouwen gebruik te maken van de kansen van een flexconcept. Met enkele aanpassingen in de kantoorindeling en met flexwerken als kantoorconcept 2

3 Pagina 3 van 5 (geen eigen kantoorruimtes voor medewerkers en 30% minder werkplekken) is het mogelijk meer medewerkers te huisvesten dan nu het geval is. Wij kunnen na de renovatie de medewerkers die nu werkzaam zijn in het Tuinstadhuis en het kantoor aan het Osdorpplein op één locatie huisvesten en we zijn in staat hen een geschikte werkomgeving te bieden die aan alle ARBO-eisen voldoet. Bijkomend voordeel hierbij is, dat door huisvesting op één locatie efficiënter kan worden samengewerkt. Om deze voordelen van het flexwerken te realiseren zijn investeringen nodig om achterstallig onderhoud weg te werken en het gebouw te renoveren. Het flex-concept maakt het tevens noodzakelijk de overigens sterk verouderde inventaris te vervangen. Wij onderzoeken nog wat wij met de oude inventaris kunnen doen (verkopen of beschikbaar stellen voor maatschappelijke instellingen). De Ondernemingsraad (OR) heeft adviesrecht in deze. De OR is door middel van presentaties op de hoogte van de ontwikkelingen en reageert positief. De adviesaanvraag is momenteel in procedure. Niet uit te sluiten is dat op termijn de organisatie nog verder krimpt. In die situatie achten wij het zelfs mogelijk al het kantoorpersoneel in het Tuinstadhuis te huisvesten. Het kantoor aan de Pieter Calandlaan komt dan beschikbaar voor ander gebruik of voor verkoop met een aanzienlijke reductie van de totale huisvestingskosten tot gevolg. Binnen Eén stad Eén opgave vinden gesprekken plaats over onder andere de inrichting van het bestuurlijk stelsel binnen Amsterdam. Wij achten het onwaarschijnlijk dat, welke uitkomst er ook maar uit de bus komt, er op de langere termijn geen behoefte bestaat aan huisvesting van ambtenaren in de huidige stadsdelen. Investeren in inlopen van achterstallig onderhoud en renovatie leidt wat ons betreft dan ook niet tot kapitaalvernietiging. In het geval er toch sprake zal zijn van verkoop, draagt de voorgestelde investering bij aan betere verkoopbaarheid van het pand. In de begroting van 2012 is een bedrag van structureel opgenomen ter dekking van nieuwe kapitaallasten voor de verbetering van de huisvesting van stadsdeelambtenaren. Voor de inrichting van het Tuinstadhuis volgens een flexconcept is een Definitief Ontwerp gemaakt (zie bijlage). Dit betekent dat: - de begane grond beperkt wordt aangepakt, waarbij de voor de nu leegstaande delen, zoals het voormalige postkantoor, getracht wordt een huurder te vinden; - de vergaderfunctie van de 1 e verdieping wordt gehandhaafd en de keukenfaciliteit uitgebreid; - verdieping 2 t/m 9 geheel ingericht worden volgens het flexconcept; - de inrichting van de 10 e verdieping nu nog niet noodzakelijk is. De verdiepingen zijn in grote lijnen zo ingericht dat aan de noord/pleinzijde de werkplekken gesitueerd zijn en de algemene voorzieningen zoals vergaderen, informeel overleg en pantry s aan de zuidzijde. Op de 6 e verdieping worden extra vergaderruimtes gereserveerd en werkzaamheden gesitueerd die veel direct overleg vragen. Dit betreft ondermeer het werken aan projecten. 3

4 Pagina 4 van 5 Uitgangspunt bij de aanbesteding is dat aan de aannemers wordt opgelegd dat zij zich verplichten tot het toepassen van social return voor 10% van de arbeidskosten. De eindoplevering van het intern gerenoveerde gebouw is gepland in het najaar van Motivering besluit Argumenten: Het gebouw is toe aan een grondige verbouwing en moet geschikt gemaakt worden voor inhuizing van Wijkzaken en Groen en Openbare Ruimte. De kosten voor de renovatie en inrichting zijn op basis van het Definitief Ontwerp geraamd op incl. BTW. De huidige inventaris is niet geschikt voor het flex-concept en overigens ook sterk verouderd. Om die reden moet deze worden vervangen. Kanttekeningen (risicofactoren): In de berekening van de investeringsbedragen is nog rekening gehouden met een deels compensabele BTW op basis van een tarief van 19%. In het lente-akkoord wordt gesproken over een verhoging van dit tarief naar 21%. De datum waarop deze verhoging wordt doorgevoerd is nog niet bekend. Verder blijkt de laatste tijd dat aanbestedingen gunstig uitvallen in vergelijking met enkele jaren geleden. In dit voorstel gaan wij ervan uit dat beide onzekerheden elkaar opheffen 4

5 Pagina 5 van 5 Financiële toelichting De totale kosten voor de verbouwing /renovatie van het tuinstadhuis zijn geraamd op inclusief BTW, te splitsen in: eenmalige kosten; renovatie Tuinstadhuis; inrichting Tuinstadhuis en voorbereidingskosten. De investeringsbedragen zijn opgebouwd uit een deel ad dat valt onder groot onderhoud en investeringen van maatschappelijk nut. De regels schrijven voor dat deze investeringskosten niet mogen worden geactiveerd. Dit bedrag wordt daarom in één keer ten laste van de Voorziening Groot Onderhoud Vastgoed ( ) en de Reserve Huisvesting Nieuw-West ( ). De overige investeringskosten ad hebben betrekking op investeringen van economisch nut. Hiervoor schrijven de regels voor dat deze kosten moeten worden geactiveerd en dat daar op moet worden afgeschreven. Bij het berekenen van de bijbehorende kapitaallasten is uitgegaan van de afschrijvingstermijnen zoals genoemd in de regeling investering en afschrijving die inmiddels aan de deelraad ter vaststelling is aangeboden. De gehanteerde termijnen binnen de kredieten zijn: - 25 jaar voor de bouwkosten (levensverlengende investeringen); - 15 jaar voor installaties; - 10 jaar voor meubilair en inrichtingskosten; - 5 jaar, respectievelijk 4 jaar voor ICT-investeringen; - 5 jaar voor voorbereidingskosten. -risico-analyse In totaal bedragen de kapitaallasten het 1 e jaar voor de renovatiekosten en voor de inrichtingskosten. In de begroting 2012 is rekening gehouden met een bedrag aan kapitaallasten van Het verschil moet gedurende de komende tien jaar opgevangen worden ten laste van de Reserve Huisvesting Nieuw-West ( ) en de Reserve ICT ( ). De investering leidt in de eerste tien jaar tot een grotere jaarlijkse last dan in de begroting 2012 als structurele prioriteit beschikbaar is gesteld ( ). Het eerste jaar bedraagt het verschil In totaal gaat het tot en met 2022 om , te dekken ten laste van de Reserve Huisvesting Nieuw-West ( ) en de Reserve ICT ( ). 5