Onderwerp: Huisvesting Provinciale organisatie/definitief Ontwerp restauratie Paviljoen Welgelegen te Haarlem / juni 2006

Transcriptie

1 Voordracht Haarlem, 2 juni 2006 Onderwerp: Huisvesting Provinciale organisatie/definitief Ontwerp restauratie Paviljoen Welgelegen te Haarlem / juni 2006 Bijlagen: Ontwerpbesluit Definitief Ontwerp Inleiding: Huisvesting van de Provinciale organisatie. De provinciale organisatie is verspreid over verschillende locaties in Haarlem gehuisvest. We beschikken over grotere kantoorgebouwen aan het Houtplein de Zijlweg en de Dreef en over een serie villa s en soortgelijke kleinere locaties in de omgeving van de Dreef. Deze situatie is in de loop der jaren gegroeid. Met de aankoop van het gebouw aan het Houtplein in 1998 is een aanzet gegeven tot concentratie. Kort daarop is door het college besloten tot vervanging van de kantoorbebouwing aan de Dreef en is daarvoor een nieuwbouwplan ontwikkeld. Parallel, en in samenhang, aan de ontwikkeling van deze nieuwbouw zijn we tot de conclusie gekomen dat het huidige bestuurscentrum, Paviljoen Welgelegen, een grondige restauratie behoeft om blijvend te kunnen worden ingezet voor de bestuurlijke functies. De provincie is reeds meerdere jaren bezig om haar wensen ten aanzien van de huisvesting van bestuur en ambtenaren te realiseren. Uitgangspunt bij de lopende huisvestingsprojecten is het uitvoeren van het beleid op dit punt. Samengevat komt dit op het volgende neer: Gedeputeerde Staten zijn gehuisvest in paviljoen Welgelegen en de ambtelijke ondersteuning is (zoveel mogelijk) gehuisvest in de omgeving hiervan. Huisvesting van de ambtelijke ondersteuning vindt bij voorkeur op één locatie plaats. Provinciale Staten vergaderen in het paviljoen. De huidige behoefte aan werkplekken op het Houtplein en in de nieuwbouw aan de Dreef is bepaald op Hiervan zullen 200 werkplekken gerealiseerd worden in het Paviljoen/Dreef en 1300 op het Houtplein. De onderbouwing hiervoor is samengevat als volgt: Oorspronkelijk aantal fte s door reorganisatie: Bidoc, Archief en Registratie, Natuurbeschermingswet Totaal eigen fte s Te realiseren werkplekken in Haarlem (Dreef / Houtplein): 1081 fte s 46 fte s 1127 fte s 1500 werkplekken Omrekening totaal aantal 1127 eigen fte s naar werkplekken: 1262 werkplekken Nodig voor te outsourcen taken en investeringsimpuls: 65 werkplekken werkplekken Eigen medewerkers die geen werkplek behoeven in Haarlem: 195 werkplekken werkplekken Reserve voor uitzendkrachten, overheveling werkzaamheden van Den Haag naar provincie, externen, autonome groei, etc. 368 werkplekken De huidige huisvestingsprojecten zijn derhalve: - Restauratie paviljoen Welgelegen - Nieuwbouw Dreef - Herinrichting Houtplein 1

2 Het totaal benodigde budget voor het realiseren van deze huisvestingsprojecten bedraagt ca. 83 miljoen (exclusief BTW) prijspeil 1 juni De nieuwbouw Dreef kent een goedgekeurd Voorlopig Ontwerp. De totale investeringskosten wordt geraamd op 35,4 miljoen (exclusief BTW) prijspeil 2004 inclusief parkeergarage als in voordracht 112 gepresenteerd. Er is een voorlopig voorbereidingskrediet van 9,2 miljoen (exclusief BTW) beschikbaar gesteld. Voor het Houtplein is inmiddels een Programma van Eisen opgesteld. De herinrichting van het Houtplein en het geschikt maken van dit gebouw voor 1300 werkplekken kan alleen door middel van bouwkundige aanpassingen gerealiseerd worden. Een eerste raming voor deze aanpassing bedraagt 31 miljoen (exclusief btw). Stuurgroep en college beraden zich nog over de aard van de bouwkundige aanpassingen en over de financieringsvorm. Het beleid is er op gericht om zoveel mogelijk panden af te stoten, echter pas als de Nieuwbouw Dreef en de herinrichting van het Houtplein gereed zijn. Voor de restauratie van paviljoen Welgelegen is een definitief ontwerp goedgekeurd door Gedeputeerde Staten. De totale kosten van deze restauratie worden begroot op 16,5 miljoen (exclusief BTW, inclusief activering bouwrente) prijspeil Van de voortgang van de projecten Nieuwbouw Dreef en herinrichting Houtplein wordt de commissie Huisvesting uit PS op de hoogte gebracht. In deze voordracht gaat het verder om De restauratie van Paviljoen Welgelegen. Restauratie Paviljoen Welgelegen Reeds in 1999 hebben uw Staten zich uitgesproken voor concentratie van de huisvesting van de provincie rond de Dreef met het Paviljoen Welgelegen als bestuurscentrum. Aanpassing van de inrichting van het Paviljoen vormt een integraal onderdeel van deze ontwikkeling. Het gaat hier om functionele aanpassingen zoals opgenomen in het door uw staten geaccordeerde Programma van Eisen Paviljoen, zoals een verbeterde lift, een nieuwe trap, nieuw meubilair en netwerkaansluitingen. Los van de noodzaak tot aanpassing hebben wij als eigenaar een verantwoordelijkheid voor de goede zorg voor het Paviljoen. Onderhoud van het externe deel van het Paviljoen is, ook volgens een onderzoek van de Monumentenwacht goed op peil. Intern is er echter sprake van achterstallig onderhoud, zoals het herstel van marmeren vloeren en haarden, deuren, parket en kleurstelling. Uitgangspunten restauratie De restauratie ondersteunt de volgende hoofdfuncties van het gebouw: Provinciale Staten: de vergadering van Provinciale Staten en het daarbij behorende commissiewerk vereisen relatief grote ruimten met de nodige uitloop en overlegmogelijkheden. Deze ruimten staan in een relatief open relatie met het publiek. Het bestuurscentrum: de huisvesting van Gedeputeerde Staten met hun directe ondersteuning. Deze ruimtes zijn voor publiek niet zondermeer toegankelijk. De publieke functie: in het gebouw wordt veel aandacht geschonken aan de publieke toegankelijkheid. Naast de mogelijkheid tot het bijwonen van PS en commissievergaderingen en de mogelijkheid de kunstcollectie en andere exposities te bezichtigen, wordt het gebouw een museale functie gegeven door het inrichten van een aantal stijlkamers, waarin zowel het verhaal van het gebouw als van de bewoningsgeschiedenis wordt weerspiegeld. De representatieve functie: deze is verspreid over alle andere functies. Het provinciale bestuur heeft representatieve taken. De provincie gebruikt het gebouw voor representatie. 2

3 Daarnaast wordt het gebouw beschikbaar gesteld voor representatie in bredere zin, zoals de mogelijkheid het gebouw en de collectie kunst van de provincie te bezichtigen of voor een muziekevenement als het Prinses Christina Concours en andere kleinere concerten. De hoofdopzet bij de restauratie is de volgende functionele indeling van het gebouw: Een vergadercentrum in de hoofdvleugel van het gebouw met als centraal punt de vergaderzaal van Provinciale Staten op de eerste verdieping. Een bestuursvleugel; de vleugel aan de Dreef waar Gedeputeerde Staten en hun directe ondersteuning worden ondergebracht; Op de begane grond is een mengvorm voorzien van vergader / ontvangkamers en het tentoonstellen van de provinciale kunstcollectie; Een vleugel voor de stijlkamers en de collectie aan de oostzijde van het gebouw. Het proces Op basis van een Europese aanbestedingsprocedure zijn in 2004/2005 adviseurs geselecteerd. Na uw goedkeuring van het aanvullende startkrediet in januari 2005 zijn met de geselecteerde adviseurs raamovereenkomsten afgesloten, waarna een aanvang is gemaakt met een Voorlopig Ontwerp, gebaseerd op het door uw Staten goedgekeurde Programma van Eisen voor het Paviljoen. Bij het opstellen van het Voorlopig Ontwerp is rekening gehouden met de dagelijkse gebruikers van het Paviljoen, te weten de leden van Gedeputeerde Staten, hun directe ondersteuners, medewerkers van de catering, de chauffeurs en de statengriffie, de OR is betrokken geweest als lid van de werkgroep Functionele Eisen Paviljoen Welgelegen. Tevens hebben de leden van de commissie Huisvesting en Nieuwbouw de specifieke wensen van Provinciale Staten kenbaar kunnen maken. Het Voorlopig Ontwerp, inclusief een kostenraming, is op 7 oktober 2005 goedgekeurd door de commissie Huisvesting en Nieuwbouw. Hierna is het Voorlopig Ontwerp uitgewerkt tot een Definitief Ontwerp. Het concept Definitief Ontwerp is op 19 mei 2006 behandeld in de commissie Huisvesting en Nieuwbouw. De behandeling van de voordracht heeft op 13 juni 2006 plaatsvonden in de commissie FBO en op 20 juni 2006 in de commissie Huisvesting en Nieuwbouw. Ten behoeve van het opstellen van het Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerp is bouwhistorisch (inclusief kleur) onderzoek verricht. Ook zijn alle objecten, waar onder het meubilair, geïnventariseerd. Bij de ontwikkeling van het Voorlopig Ontwerp en het Definitief Ontwerp is gebruik gemaakt van een klankbordgroep. Deze groep bestond uit externe deskundigen op het gebied van kleuronderzoek, waardebepaling van antiek meubilair, restauratie monumentale panden. Ook waren in deze groep vertegenwoordigers aanwezig die betrokken zullen zijn bij de afgifte van de bouwvergunning en van de monumentenvergunning. Op 12 april 2006 is een bouwvergunning aangevraagd en op 19 april 2006 is een monumentenvergunning aangevraagd. Het gemeentebestuur van Haarlem zal voor beide vergunningen binnen een half jaar een beslissing moeten nemen. Bouwkundige wijzigingen en herstel van roerende goederen Het bouwkundige herstel en de restauratie van het gebouw bestaan uit de volgende hoofdonderdelen: Het construeren van een nieuwe bezoekerstrap en een nieuwe lift die de bezoekers rechtstreeks naar de 1 e verdieping met de nieuw in te richten Statenzaal brengen. Het reconstrueren van de lichtkappen boven de koffiekamers. 3

4 Het vergroten van de beschikbare ruimte in de bestuursvleugel door de tweede verdieping opnieuw in te richten en te ontsluiten. Het herstel van schade die ontstaat door het vernieuwen van installaties. Ook zal er voor de vele installaties in het Paviljoen een passende oplossing gevonden moeten worden. Het herstel van slijtage die in het gebouw is ontstaan als gevolg van dagelijks gebruik en van de vele ad hoc oplossingen voor dagelijkse problemen. Dit herstel biedt tevens de mogelijkheid de historische kleurstelling van de interieurs in Welgelegen te bestuderen en te reconstrueren. Naast de bouwkundige aanpassingen zal er herstel en restauratie van het roerende interieur plaatsvinden. Uitgangspunt van de herinrichting is een zodanige schikking van oud en nieuw meubilair dat een nieuw en comfortabel interieur ontstaat dat recht doet aan het zeer waardevolle interieur van Welgelegen én recht doet aan de functionaliteit van een eigentijds gebouw. Voor verdere detaillering ten aanzien van de voorgenomen wijzigingen en herstel wordt verwezen naar de bijlage. Bij de uitvoering van de werkzaamheden zal afstemming plaatsvinden met het uitvoeren van het externe onderhoud. Planning Na goedkeuring van het Definitief Ontwerp wordt een begin gemaakt met de bouwvoorbereidingen (bestek en aanbesteding). In mei 2007 wordt een begin gemaakt met de restauratie. De eerste vergadering Provinciale Staten in de nieuwe samenstelling van Statenleden zal nog in het Paviljoen plaatsvinden. Daarna zal een vervangende locatie gerealiseerd zijn. De totale duur van de restauratie zal circa 1½ jaar bedragen. Financiële toelichting Conform uw besluit van april 2004 is beschikbaar gesteld om de voorbereiding van functionele aanpassingen en achterstallig onderhoud te kunnen starten. In overeenstemming met uw besluit van januari 2005 is dit startkrediet verhoogd naar 1,3 miljoen. Activering (afschrijving en rente) heeft volgens de gebruikelijke normen plaatsgevonden. Financiële consequenties De kasritme raming van het krediet is als volgt opgebouwd: Voorbereidingskosten Kasuitgaven % van 14,7 mln. Kasuitgaven % van 14,7 mln. Subtotaal Bouwrente (1,3+5,88)/2 * 3,25% Bouwrente Totaal lasten Afgerond totale uitgaven Na voltooiing van de renovatie zal vanaf 2009 conform de regels gesteld in de Verordening financieel beheer deze investering in 10 jaar worden afgeschreven middels de lineaire afschrijvingsmethode. 4

5 De huidige raming van de kapitaallasten gedurende de tien jaar is als volgt opgebouwd: Boekwaarde Afschrijving Rente (4,00%) Tot.kaplasten Ultimo , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 0, , , ,00 De kapitaallasten zullen worden gedekt uit de vanaf 2008 structureel in de meerjarenraming hiervoor opgenomen stelpost Kapitaallasten nieuwbouw Dreef. Tijdelijke huisvesting De leden van Gedeputeerde Staten en hun directe ondersteuning zullen naar verwachting tijdens de restauratie in de villa s aan het Florapark 4 en 5 worden ondergebracht. Voor de vergaderingen van Provinciale Staten en de commissies zullen adequate tijdelijke voorzieningen worden geregeld. Hierover vindt overleg plaats met het presidium. Uitgangspunt is het programma van eisen voor de tijdelijke vergadervoorzieningen, dat is opgesteld door de Statengriffie. Voorstel Wij stellen u voor het Definitief Ontwerp vast te stellen en kennis te nemen van de bovenstaande planning. Voorts stellen wij u voor de noodzakelijke besluiten te nemen ter financiering en dekking van de restauratie. Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, H.C.J.L. Borghouts, voorzitter. H.W.M. Oppenhuis de Jong, provinciesecretaris. 5

6 Ontwerpbesluit Nr. Provinciale Staten van Noord-Holland; Gelezen de voordracht van Gedeputeerde Staten; besluiten: 1. In te stemmen met de restauratie van het Paviljoen Welgelegen aan de Dreef te Haarlem conform het opgestelde Definitief Ontwerp d.d. juni Onder geheimhouding kennis te nemen van de door Gedeputeerde Staten aan ons verstrekte onderbouwing van de noodzakelijke middelen. 3. Voor de uitvoering van de functionele aanpassingen en het uitvoeren van het achterstallig interne onderhoud een krediet te verstrekken van 16,5 miljoen (exclusief BTW) onder gelijktijdige intrekking van het voorbereidingskrediet van 1,3 miljoen (PS voordracht 112). 4. het onder 3. genoemde krediet af te schrijven in 10 jaar en de jaarlijkse kapitaallasten te dekken uit de stelpost kapitaallasten Nieuwbouw Dreef waarvoor in de meerjarenraming vanaf 2008 een bedrag van 2,5 miljoen is opgenomen. Haarlem, Provinciale Staten voornoemd, H.C.J.L. Borghouts, voorzitter. C.A. Peters, Statengriffier. Titel:Nota PS-cie. Huisvesting, agendapunt 5b. (Voordracht Paviljoen Welgelegen) Datum: Nummer:5b 6