Gemeente Delft. : Geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK, geactualiseerde strategienota en procedure van wensen en bedenkingen

Transcriptie

1 Gewijzigd Raadsvoorstel Aan de gemeenteraad Van : College van B&W Datum : lojuni 2011 Pfh. : Milène Junius Steller : Simone Groeneweg tel.nr. ; ; sgroeneweg@delft.nl Doelstelling Registratienr. : Stuk : GR I Gemeente Delft Gescand archief 25 JÜLI2011 ^ r 1 Onderwerp : Geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK, geactualiseerde strategienota en procedure van wensen en bedenkingen Gevraagde beslissingen (Geactualiseerde strategienota HNK) 1. taakstellend uit te gaan van 15% reductie in de herhuisvestingsbehoefte van de ambtelijke organisatie (= 1 verdieping minder), en het hiervoor verlagen van de bouw- en inrichtingskosten voor de gemeentelijke huisvesting met (afgerond) 9 miljoen; 2. nu nog geen keuze te maken uit optie 2 of 3. Akkoord gaan met het onderzoeken van de haalbaarheid van de 'een verdieping eraf' variant. Akkoord gaan met een marktonderzoek naar verhuurmogelijkheden; 3. eind 2011 op basis van de verrichte onderzoeken een definitieve keuze te maken. Ten vervolge hierop (1 e kwartaal 2012) de investerings-zexploitatiebegroting HNK hierop aanpassen; 4. in te stemmen met de voortzetting van de voorbereidingswerkzaamheden voor de bouw van HNK zoals gepland; 5. het bekrachtigen van de geheimhouding van bijlage 5 van de geactualiseerde strategienota HNK tot het project is afgerond, op grond van art. 10, lid 1c en 2b van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Gevraagde beslissingen (Geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK) 1. kennis te nemen van de nota 'Geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK' dd. 7 juni 2011; 2. het bekrachtigen van de geheimhouding van bijlage 2 en bijlage 3 tot het project is afgerond, op grond van art. 10, lid 1c en 2b van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Gevraagde beslissing (Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding stadskantoor en stationshal) 1. In het kader van artikel 169, lid 4 van de Gemeentewet wensen en bedenkingen uiten bij de nota 'Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding stadskantoor en stationshal' dd. 8 juni 2011.

2 Stuk GR I pag. 2. Leeswijzer Het college ziet aanleiding om met de raad in gesprek te gaan over de wijze waarop het nieuwe stadskantoor van de gemeente voortgezet moet worden. Dit omdat de gemeente staat voor een go-no go moment voor de aanbesteding van het stadskantoor en vanwege de krappe financiële positie van de gemeente. Om inzicht te geven in de huidige situatie waarin het nieuwe stadskantoor zich bevindt, is een drietal afzonderlijke documenten opgesteld. Het betreft de onderstaande nota's: - Geactualiseerde strategienota HNK dd. 9 juni 2011; - Geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK dd. 7 juni 2011; - Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding stadskantoor en stationshal dd. 8 juni Gezien de onderlinge samenhang van deze documenten wordt de raad gevraagd deze 3 nota's gelijktijdig te behandelen. 1. Aanleiding Op 12 oktober 2010 is door het college het Definitief Ontwerp van het nieuwe stadskantoor en de bijbehorende bouwkostenraming vastgesteld. Op basis van deze bouwkostenraming is een geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting opgesteld. Deze geactualiseerde begroting is getoetst aan de (geïndexeerde) financiële kaders van het raadsbesluit én de motie 'Kosten nieuwe stadskantoor' dd. 27 september Tevens is de risicoparagraaf voor HNK geactualiseerd. Het resultaat van deze toets is beschreven in de nota 'Geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK'. Naar aanleiding van deze geactualiseerde begroting en nieuwe inzichten en ontwikkelingen - die van invloed zijn op HNK - is gemeend om deze strategienota nu te actualiseren. Het resultaat daarvan is beschreven in de 'Geactualiseerde strategienota HNK'. De waardering en de beoordeling van de verschillende strategieopties dienen gezien te worden tegen de achtergrond van een situatie waarbij de gemeente over minder financiële middelen beschikt om de risico's af te dekken én het project ruim 2 maanden venwijderd is van de start van de aanbesteding (waarbij het uitgewerkte bestek van HNK - in samenhang met het ondergrondse station - als basis dient). Mede in relatie tot de bovenstaande gevraagde besluiten dient thans ruimte te worden geboden voor wensen en bedenkingen ten aanzien van de Europese aanbesteding voor de bouw van het stadskantoor en stationshal. Het complete aanbestedingsdossier is echter nog in de maak en dient pas gereed te zijn nadat de aanbestedingsprocedure al is opgestart. Om de raad toch vóór de aanvang van de procedure de gelegenheid te geven om zijn wensen en bedenkingen over deze aanbesteding kenbaar te maken wordt in de notitie 'Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding Stadskantoor en Stationshal' informatie verstrekt inzake de hoofdlijnen en beslissende details van deze aanbesteding. De wensen en bedenkingen van de raad zullen in beraad genomen worden bij de verdere uitwerking van de aanbestedingsprocedure. De gemeente staat nu voor een go-no go moment voor de aanbesteding van het stadskantoor. Gelet ook op de krappe financiële positie van de gemeente en de toenemende risico's van HNK is daarom nog eens kritisch naar de verschillende strategische opties gekeken. De analyse van eind 2010 wordt voor een groot deel herbevestigd. Op één onderdeel is sprake van een nieuw inzicht. Dit heeft betrekking op de mogelijke realisatie van het stadskantoor met één verdieping minder.

3 Stuk GR I pag. 3. Herbevestigd is onder meer, dat de conclusie onafwendbaar is dat niet bouwen (gelet op de huidige begroting van Delft) zoveel meerkosten geeft dat niet bouwen geen haalbare kaart is. Herbevestigd is ook, dat HNK verkopen aan een derde en weer terughuren financieel nadelig uitpakt en financieel niet haalbaar is. De (nieuw) onderzochte optie om een tijdelijk stationshal te bouwen (en daarmee tijd te winnen voor latere stappen) is ook financieel niet haalbaar. Deze opties vallen daarmee af. De financiële positie van de gemeente noodzaakt het gemeentebestuur om op alle fronten te bezuinigen. Het stadskantoor kan dan niet buiten beeld blijven. Taakstellend zou rekening gehouden kunnen worden met een ruimtebehoefte voor de gemeentelijke organisatie van 1 etage minder; dit komt overeen met ca 15% van het bouwvolume en ca 9 miljoen (15% van 60 miljoen) aan bouwkosten. Deze taakstelling is reëel, omdat het ambtelijk ten gevolge van de gemeentebrede bezuinigingsorganisatie zal krimpen. Aan deze taakstelling voor reductie van herhuisvestingsbehoefte van de ambtelijke organisatie kan invulling gegeven worden via optie 2 "meer ruimte verhuren" of optie 3 "HNK reduceren in oppervlakte". Bij optie 2 bestaat dan nog wel een fors verhuurrisico. Optie 3 geeft een verdere mogelijkheid om met name op dit aspect het risicoprofiel te beperken. Aan de andere kant geeft optie 2 ook kansen ivm toekomstige huisvestingsbehoeftes (decentralisaties rijk, regionale samenwerking, potentiële huisvesting voor andere Delftse instellingen). Opties 2 en 3 hebben zelf ook een risicoprofiel, voor zover risico's zich voordoen, dient dit taakstellend binnen het budget van de exploitatiebegroting HNK opgevangen te worden. Genoemde reductie van investeringskosten kunnen bijdragen aan het opvangen van risico's. Er worden daarbij geen concessies gedaan aan de toekomstbestendigheid en kwaliteit van het gebouw. Beide opties hebben hun voors en tegens. Voor de start van de aanbesteding is het nog niet nodig om nu al een keuze te hebben gemaakt tussen het bouwen van het gehele Stadskantoor of het bouwen van het kantoor met een verdieping er af. In de fase van inschrijving en gunning moet de keuze wel zijn gemaakt en correct te zijn verwerkt in het bestek. Deze fase begint in januari Het zorgvuldig doorvoeren van het schrappen van een verdieping in het bestek is belangrijk en nauwkeurig werk. De voorwaarden hiervoor zijn beschreven in de nota 'Geactualiseerde strategienota HNK'. 2. Bevoegdheid Artikel 189 van de Gemeentewet. De raad wordt gevraagd om de geheimhouding van bijlage 2 en bijlage 3 van de geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK te bekrachtigen tot het project is afgerond, op grond van art. 10, lid 1c en 2b van de Wet Openbaarheid van Bestuur. De reden voor geheimhouding geldt omdat met marktpartijen nog prijsafspraken gemaakt en contracten gesloten moeten worden. Daarom wordt volstaan met globale bedragen en wordt verwezen naar separate geheime financiële bijlage (bijlage 2) en een risicoparagraaf (bijlage 3) met meer gedetailleerde informatie.

4 Stuk GR I pag. 4. Om diezelfde reden wordt ook in de strategienota verwezen naar een separate financiële bijlage (bijlage 5). Ook voor deze bijlage wordt aan de raad gevraagd de geheimhouding te bekrachtigen van tot het project is afgerond, op grond van art. 10, lid 1c en 2b van de Wet Openbaarheid van Bestuur. In het kader van artikel 169, lid 4 van de Gemeentewet wordt de raad de gelegenheid gegeven om zijn wensen en bedenkingen te uiten ten aanzien van de nota 'Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding stadskantoor en stationshal'. 3. Historie / relatie met eerdere besluiten/ proces Door de raad is op 27 september 2007 de nota 'Investeringsbegroting Het Nieuwe Kantoor' dd. 4 juli 2007 vastgesteld onder de voorwaarden zoals beschreven in de aangenomen motie 'Kosten nieuwe stadskantoor' dd. 27 september De nota 'Strategie HNK irt vertraging Spoorzone' op basis waarvan op 11 november 2010 door de raad besloten is om door te gaan met HNK conform het zogenaamde '80/20-moder 4. Wat willen we bereiken? (Beoogd effect) Het realiseren van een nieuw stadskantoor op het OV knooppunt van de Spoorzone binnen het door de raad goedgekeurde budgettaire kader. 5. Wat gaan we daarvoor doen? (Oplossingsrichtingen / kanttekeningen) Herbevestigen van het budgettaire kader zoals dat gestalte heeft gekregen in diverse raadsbesluiten door middel van het vaststellen van de geactualiseerde investeringsbegroting van HNK en de geactualiseerde strategienota. 6. Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf) De totale investeringskosten bedragen Deze kosten zijn gedekt. Zie de bijgevoegde investeringsbegroting en de begrotingswijziging. 7. Communicatie Er zijn geen specifieke acties nodig wat betreft communicatie. 8. Verdere procedure De geactualiseerde investeringsbegroting vormt na vaststelling het financiële kader voor het project en zal jaarlijks in het kader van de opstelling van de meerjarenbegroting worden geactualiseerd. Daarnaast zullen de besluiten uit de strategienota ten uitvoer worden gebracht.

5 Stuk GR I pag. 5. Bijlagen: Nota 'Geactualiseerde strategienota HNK' dd. 9 juni 2011 Nota 'Geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK' dd. 7 juni 2011 Notitie 'Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding Stadskantoor en Stationshal' dd. dd. 8 juni Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Delft, mr. drs. G.A.A. Verkerk.burgemeester, drs. B. den Uijl.secretaris.

6 Gewijzigd raadsbesluit Datum Registratie nr. Stuk Onderwerp 30 juni GR II : Geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK De raad van de gemeente Delft; Gelezen het voorstel van het college van 9 juni 2011; BESLUIT: Inzake de Geactualiseerde strategienota HNK 1. taakstellend uit te gaan van 15% reductie in de herhuisvestingsbehoefte van de ambtelijke organisatie (= 1 verdieping minder), en het hiervoor verlagen van de bouw- en inrichtingskosten voor de gemeentelijke huisvesting met (afgerond) 9 miljoen; 2. nu nog geen keuze te maken uit optie 2 of 3. Akkoord gaan met het onderzoeken van de haalbaarheid van de 'een verdieping eraf' variant. Akkoord gaan met een marktonderzoek naar verhuurmogelijkheden; 3. eind 2011 op basis van de verrichte onderzoeken een definitieve keuze te maken. Ten vervolge hierop (1 e kwartaal 2012) de investerings-zexploitatiebegroting HNK hierop aanpassen; 4. in te stemmen met de voortzetting van de voorbereidingswerkzaamheden voor de bouw van HNK zoals gepland; 5. het bekrachtigen van de geheimhouding van bijlage 5 van de geactualiseerde strategienota HNK tot het project is afgerond, op grond van art. 10, lid 1c en 2b van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Inzake de Geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK) 1. kennis te nemen van de nota 'Geactualiseerde investerings- en exploitatiebegroting HNK' dd. 7 juni 2011; 2. het bekrachtigen van de geheimhouding van bijlage 2 en bijlage 3 tot het project is afgerond, op grond van art. 10, lid 1c en 2b van de Wet Openbaarheid van Bestuur Inzake de Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding stadskantoor en stationshal) 1. In het kader van artikel 169, lid 4 van de Gemeentewet wensen en bedenkingen te uiten bij de nota 'Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding stadskantoor en stationshal' dd. 8 juni Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 juni 2011., burgemeester. AA. Verkerk,griffier. van Luyk