Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg XE Steenwijk Steenwijk, Nummer voorstel: 2011/105

Transcriptie

1 Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg XE Steenwijk Steenwijk, Nummer voorstel: 2011/105 Voor raadsvergadering d.d.: Agendapunt: 9 Onderwerp Verhuizing bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek te Steenwijk. Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit 1. een jaarlijkse exploitatiebijdrage van maximaal ,-- (waarvan 3.300,-- voor de speel-o-theek) beschikbaar te stellen gedurende de huurperiode (10 jaar plus 5 optiejaren) Voor de jaarlijkse vaststelling van de exploitatiebijdrage de indexatie conform de huurindex als grondslag te nemen. De bijdrage wordt beschikbaar gesteld aan stichting bibliotheek Kop van Overijssel (formele huurder) voor de huur van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek voor huisvesting in het pand aan de Meppelerweg, nr. 47 te Steenwijk; 2. de exploitatiebijdrage voor de speel-o-theek in mindering te brengen op de bijdrage die Timpaan als uitvoerende instantie voor de speel-o-theek ontvangt; 3. de stelpost van ,-- die voor de bibliotheek in de begroting is opgenomen conform dit voorstel voor een bedrag van ,-- vrij te geven, het resterende bedrag komt ten gunste van het saldo van de Voorjaarsnota Inleiding De Bibliotheek (hierbij ondersteund door de Overijsselse Bibliotheek Dienst) heeft in 2008/2009 in samenspraak met de gemeente een vernieuwingsplan vastgesteld dat dient als basis voor de gemeentelijke subsidie, hiervan heeft de raad kennis genomen. Er is afgesproken een integrale aanpak te ontwikkelen voor het activeren van de stille reserves in relatie tot de vernieuwing. Inmiddels heeft dit geresulteerd in een nieuwe bibliotheek in Giethoorn, Steenwijkerwold en Vollenhove (opening december 2011). In de afgelopen jaren heeft Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel ook aangedrongen op renovatie van de centrale vestiging in Steenwijk. Hier is renovatie en herinrichting noodzakelijk en urgent. De eerste plannen dateren van 2006 en in de periode daarna zijn onderzoeken uitgevoerd en plannen bijgesteld om te komen tot een voorstel. 1

2 Eind 2009 heeft u het voornemen van de Bibliotheek om haar huidige vestiging te moderniseren in de lijn van de voorgestelde bibliotheekvernieuwing en de ontwikkelingen in de Woldpoort, positief beoordeeld. De Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel is vervolgens gevraagd een plan te maken voor renovatie van het bestaande pand en hiervoor heeft de raad een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van ,--. De kosten van het plan voor renovatie en uitbreiding van het bestaande pand zijn geraamd op 2,2 mln (incl. inrichting, excl. tijdelijke huisvesting), uitgedrukt in kapitaalslasten is dit ,-- per jaar (o.b.v 4,25% rente en 40 jaar afschrijving). Gelet op de omvang van deze investering hebben we het afgelopen jaar nog een aantal alternatieven de revue laten passeren waarvan u bij het beschikbaar stellen van het voorbereidingskrediet kennis heeft genomen. Eind 2010 is het pand aan de Meppelerweg als alternatief in beeld gekomen. Na een korte scan is dit als haalbaar alternatief beoordeeld. Om de daadwerkelijke mogelijkheden voor huisvesting van bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek in dit pand te nader te onderzoeken en uit te werken is er op 26 april jl. een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld. In dit voorstel vindt u hier de uitkomsten van. Een nieuwe hoofdbibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek Om de uitgangspunten en wensen van de verschillende partijen in kaart te brengen is er afgelopen maanden intensief met vertegenwoordigers van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-otheek gesproken. Uiteraard is de eigenaar van het pand, Rabobank, hier ook nauw bij betrokken voor overleg over inpasbaarheid, multifunctioneel gebruik van ruimtes e.d. Het pand van Rabobank aan de Meppelerweg biedt een uitstekende kans om genoemde partijen naar wens te huisvesten. De gesprekken hebben geresulteerd in een voorlopig ontwerp waarin alle partijen zich kunnen vinden. De Bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek bestaan in de nieuwe situatie uit vertrouwde, maar ook uit nieuwe elementen. Nieuw binnen de Bibliotheek is ondermeer de toevoeging van het lenen van speelgoed via de speel-o-theek en de verbinding tussen de kunstuitleen en galerie. De bibliotheek wordt een beleefbibliotheek volgens het winkelconcept waarbij ontmoeten en verblijven steeds belangrijker en omvangrijker wordt. Het winkelconcept heeft bij andere vestigingen een zeer positief effect op het ledenaantal. De mogelijkheid om digitale cursussen te volgen wordt geboden. Ook zijn er studie- en werkplekken met internettoegang en kunnen databanken geraadpleegd worden. Daarnaast zullen een aantal kleine gespecialiseerde afdelingen, als een 'shop in de shop', zorgen voor dienstverlening op maat voor educatieve en maatschappelijke doelgroepen. Van biebsearch tot school- en huiswerkbegeleiding. Activiteitenprogramma s rondom thema s en actuele onderwerpen, belangrijk voor diverse groepen en individuen, worden door de bibliotheek gefaciliteerd en georganiseerd in samenwerking met personen en organisaties uit het gebouw, de stad en regio. De speel-o-theek (uitvoering via Timpaan) is momenteel gehuisvest in De Oerthe. In De Oerthe is echter geen eigen ruimte beschikbaar voor de speel-o-theek. Dit betekent in de huidige situatie dat al het speelgoed en alle spellen niet uitgestald en/of gepresenteerd kunnen worden. Dit kan nu alleen in beperkte mate tijdens de openingstijden. Buiten de openingstijden worden alle spullen opgeborgen op verrijdbare stellingen. In het pand aan de Meppelerweg is er voor de speel-o-theek de mogelijkheid voor een eigen ruimte. 2

3 Ontwerp Na het raadsbesluit d.d hebben partijen gezamenlijk vastgesteld dat er binnen het gebouw van de Rabobank in Steenwijk voldoende ruimte is voor het adequaat huisvesten van de bibliotheek. De bank schikt zich in een positionering met name aan de linkerzijde en eerste verdieping van het gebouw, waarmee de bibliotheek de ruimte krijgt om het grootste deel van de benedenverdieping en de voorzijde van het gebouw (Meppelerwegzijde) te gebruiken. Op de verdieping worden de galerie en kunstuitleen gesitueerd evenals de benodigde kantoorruimtes voor de bibliotheek. De speel-o-theek krijgt eveneens de beschikking over een eigen afsluitbare ruimte. Verbouw Om het pand geschikt te maken voor de beoogde functies van bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek is aanpassing noodzakelijk. De kosten voor deze aanpassing bedragen: ,-- (exclusief herinrichting gebruiksruimtes Rabobank). Deze kosten neemt eigenaar Rabobank voor zijn rekening. De huidige bestemming van het perceel aan de Meppelerweg is: kantoren. Middels een procedure/verzoek voor wijziging van het gebruik (maximaal 1500m2 van de huidige bebouwing), wordt de huidige bestemming in overeenstemming gebracht met het gebruik als bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek (maatschappelijke doeleinden). Inrichting Er is een concept inrichtingsplan gemaakt wat uiteraard is afgestemd op de gebruikers en de moderne eisen. De Bibliotheek is verantwoordelijk voor haar eigen inrichting en de inrichting van de kunstuitleen. De afspraak is dat dit wordt bekostigd uit de opbrengst van verkoop van haar huidige pand. De overige inrichtingskosten, betreffende galerie en speel-o-theek, worden door sponsoring van Rabobank bekostigd. Het afwerkingniveau van de inrichting van de galerie wordt overeenkomstig de huidige galerie uitgevoerd. Er wordt, evenals bij de speel-o-theek, gekeken welke onderdelen op de nieuwe locatie hergebruikt kunnen worden. Afweging koop/huur Het pand is in eigendom van Rabobank. Door partijen is gesproken over de mogelijkheden voor huur, koop en gedeeltelijke koop. De laatste optie van gedeeltelijke koop is afgevallen, omdat de waarde van het onroerend goed bij gedeeltelijk eigendom voor beide partijen direct daalt in verband met de afhankelijkheid van elkaar. Hiermee resteren de opties koop of huur. Bij de afweging tussen koop of huur is o.a. de investeringslast beoordeeld. Voor koop, taxatiewaarde 3 miljoen, zijn de jaarlijkse kapitaallasten ,-- (o.b.v. 4,25% rente en 40 jaar afschrijving). Uiteraard staan hier huurinkomsten tegenover, rabobank (minimaal 15 jaar) a ,-- Daarnaast hebben andere partijen belangstelling getoond om een deel te huren. Bij koop zal naast de kapitaalslasten tevens sprake zijn van investeringslasten voor verbouw (zie verbouwkosten). 3

4 Met het oog op de hoge kapitaals- en investeringslasten als eigenaar in combinatie met de verantwoordelijkheid en onzekerheid betreffende (extra) huurders, komt huur van een deel van het pand als meest aantrekkelijke optie naar voren. Dit past tevens in de strategie om (maatschappelijk) vastgoed in eigendom van de gemeente beperkt te houden. Huur Om de investerings- en structurele kosten zo laag mogelijk te houden is er een efficiënt ontwerp ontwikkeld met een reductie van de totaal aantal vierkante meters gebruiksoppervlak ten opzichte van het plan voor de huidige bibliotheek (bruto: 1475 m2, incl. speel-o-theek). Dit betekent de volgende huuropbouw: *verhuurbare oppervlakte, netto: 1000 m2 *verhuurbare oppervlakte, bruto: 1240 m2 *huurprijs: ,--. Dit resulteert in een huurprijs per m2 bruto vloeroppervlakte (BVO) van: 76,11. Deze oppervlakte en huur is inclusief de ruimte en huur voor de speel-o-theek a 3.300,--. In de nieuwe situatie is Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel huurder voor de genoemde partijen, dit met handhaving van de bestaande afspraken tussen bibliotheek en deze partijen. Galerie en speelo-theek (via Timpaan) blijven uiteraard verantwoordelijk voor hun eigen uitvoering/programma. Naast en nabij het pand beschikt Rabobank over eigen parkeerplaatsen. Deze parkeerplaatsen bieden voldoende ruimte voor de beoogde functies en worden door Rabobank om niet beschikbaar gesteld voor gebruik door Bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek. Financiële dekking Investeringsbijdrage derden Verbouwingskosten: ,-- (Rabobank) Inrichtingskosten Bibliotheek*: ,-- (Bibliotheek) Inrichtingskosten overige: ,-- (Rabobank d.m.v. sponsoring) Totaal: ,-- (Rabobank en Bibliotheek) *Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel zal de opbrengst van de huidige bibliotheek aanwenden voor de inrichting-, verhuis- en bijkomende kosten van de bibliotheek en de kunstuitleen. Servicekosten en energie**: ,-- ( ,-- jaarlijkse exploitatielasten Bibliotheek) **Voor de servicekosten en energielasten is het uitgangspunt dat deze gelijkwaardig of lager zijn ten opzichte van de huidige kosten. Uit onderzoek is gebleken dat verhuizing naar het pand van de Rabobank voor de bibliotheek (en galerie, kunstuitleen en speel-o-theek) inderdaad onder het huidige niveau zal blijven. 4

5 Huurbijdrage***: 7.500,-- ( 7.500,-- Bibliotheek door inzet beschikbare middelen vanwege huurder ipv eigenaar) ***Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel in de nieuwe situatie als huurder een aantal kosten vrij kunnen spelen die zij nu als eigenaar van haar huidige pand wel hebben. Deze middelen a 7.500,- (onderhoud pand en dotatie onderhoudvoorziening) worden door Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel ingezet voor de huur van het pand aan de Meppelerweg. Investeringsbijdrage gemeente Jaarlijkse exploitatiebijdrage****: ,-- (huur: 76,11 per m2 BVO, totaal: ,-- waarvan 7.500,-- huurbijdrage door Bibliotheek) ****In de (concept) begroting is een stelpost Bibliotheek Steenwijk opgenomen van Van deze stelpost blijkt na nadere uitwerking van de planvorming een bedrag van ,-- voldoende te zijn vanaf de ingangsdatum van de huurovereenkomst medio zomer 2012 (de bijdrage wordt in overeenstemming met de daadwerkelijke huurperiode in 2012 verrekend). De (concept) begroting moet nog worden vastgesteld. Risicofactoren Verkoop en opbrengst huidige bibliotheek: Bij besluit tot verhuizing van de bibliotheek kan Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel over gaan tot verkoop van haar huidige pand. De verkoopopbrengst is nodig voor het bekostigen van de inrichting in het pand aan de Meppelerweg, de bibliotheek is reeds in gesprek met een serieus geïnteresseerde partij er is echter nog geen koopovereenkomst. Wanneer de opbrengst van het pand hoger is dan de kosten voor de "nieuwe" vestiging Steenwijk, wordt het restant van de opbrengst conform de afspraken en doelstellingen van het vernieuwingsplan in de bibliotheken van Steenwijkerland geïnvesteerd. In het geval de opbrengst lager uitvalt dan de benodigde middelen voor de bibliotheek, treden partijen in overleg over de ontstane situatie en mogelijke oplossingsrichtingen. Conclusie Met voorliggend plan kunnen bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek de beschikking krijgen over een moderne huisvesting die past bij de huidige eisen des tijds en waarmee zij weer voor lange tijd goed gehuisvest zijn. Partijen kunnen elkaar uitstekend ondersteunen en versterken. Door te kiezen voor het huren van de benodigde ruimte met een aantrekkelijke huur, kunnen bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek zich richten op haar kerntaken zonder extra verantwoordelijkheden als gebouweigenaar en/of onzekerheden met betrekking tot huurders en huurinkomsten. Door een jaarlijkse exploitatiebijdrage te verstrekken voor het huren van het pand aan de Meppelerweg zijn de jaarlijkse lasten substantieel lager in vergelijking met de investerings- en kapitaals- en onderhoudslasten in geval van aankoop van het pand. 5

6 De bibliotheek in Steenwijk is aangemerkt als schil 1, hoofdvestiging. De kern en ruggengraat van het bibliotheekwerk in de gemeente Steenwijkerland wordt gevormd door deze vestiging. Deze vestiging heeft het meest uitgebreide voorzieningenniveau en hier is ook de centrale backoffice gevestigd, die de overige schillen in de gemeente bedient en belangrijk is voor het goed functioneren van de kleinere vestigingen. De meest uitgebreide collectie bevindt zich in deze schil en dient ook voor die klanten waar in de overige schillen incidenteel vraag naar is. Om deze rol structureel te kunnen blijven vervullen en deze zekerheid te bieden willen partijen zich voor langere tijd aan elkaar verbinden. Deze visie wordt ondersteund en komt tot uiting in de bereidheid tot gezamenlijke investeringen zoals deze in dit voorstel zijn opgenomen. Bijlagen bij het voorstel Geen. Ondertekening De secretaris De burgemeester A.J. Peterson M.A.J. van der Tas Betrokken partijen afdeling adviseur behandeld in raadscommissie REO Jan de Boer, tel.: , ja, nl nee 6

7 Raadsbesluit Steenwijk, Nummer: 2011/105 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van , nummer 2011/105; b e s l u i t : 1. een jaarlijkse exploitatiebijdrage van maximaal ,-- (waarvan 3.300,-- voor de speel-o-theek) beschikbaar te stellen gedurende de huurperiode (10 jaar plus 5 optiejaren) Voor de jaarlijkse vaststelling van de exploitatiebijdrage de indexatie conform de huurindex als grondslag te nemen. De bijdrage wordt beschikbaar gesteld aan stichting bibliotheek Kop van Overijssel (formele huurder) voor de huur van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek voor huisvesting in het pand aan de Meppelerweg, nr. 47 te Steenwijk; 2. de exploitatiebijdrage voor de speel-o-theek in mindering te brengen op de bijdrage die Timpaan als uitvoerende instantie voor de speel-o-theek ontvangt; 3. de stelpost van ,-- die voor de bibliotheek in de begroting is opgenomen conform dit voorstel voor een bedrag van ,-- vrij te geven, het resterende bedrag komt ten gunste van het saldo van de Voorjaarsnota De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, R.G.H.P. Moonen M.A.J. van der Tas 1