Raadsvoorstel 87 Vergadering 6 oktober Gemeenteraad

Transcriptie

1 Raadsvoorstel 87 Vergadering 6 oktober 2009 Gemeenteraad Onderwerp : Voorstel voor bouwkundige aanpassing raadzaal, vervanging audiovisuele apparatuur raadzaal en realisatie breedbanddienst "Raad in Beeld B&W vergadering : 7 juli 2009 Dienst / afdeling : MO/ID en MO/IPM Aan de gemeenteraad, Op 1 april 2008 heeft de gemeenteraad de intentie uitgesproken om een aantal verbeterpunten op het terrein van de communicatie van de raad uit te werken. Het gaat daarbij om: betere toegang voor minder validen; meer (bouwkundige) veiligheid voor de gebruikers van de publieke tribune; plaatsen van camera s en TV-schermen voor de bezoekers van de raadsvergadering en de breedbanddienst Raad in Beeld. De gemeenteraad heeft het college hiertoe opdracht gegeven. Vervolgens is op 15 december 2008 een presentatie gehouden voor de commissie ABA. Op basis daarvan heeft de commissie geadviseerd om de gepresenteerde opties 2 en 3 nader te onderzoeken. Deze opties omvatten beperkte bouwkundige aanpassingen (o.a. voorzieningen voor minder validen) en de breedbanddienst Raad in Beeld in 2 varianten. Het gaat hierbij dus niet meer om de verandering van de indeling van de raadzaal. Raad in Beeld is een breedbanddienst die het mogelijk maakt om de raadsvergaderingen zodanig te registreren dat ze via het internet live te volgen zijn en ook naderhand te bekijken zijn. Een bijkomend voordeel is dat deze beelden weergegeven kunnen worden in de raadzaal zodat de raadsleden en het publiek de sprekers altijd duidelijk in beeld hebben. Over het onderwerp Raad in Beeld heeft Combivisie eerder een rapportage uitgebracht. Deze rapportage wordt voor u ter visie gelegd in de visiekamer in Boscotondo. Na de commissievergadering van december 2008 is het toegezegde nader onderzoek gestart naar de gewenste c.q. noodzakelijke aanpassingen van de raadzaal. Daaruit is gebleken dat ook de aanwezige audiovisuele apparatuur dringend aan vervanging toe is. Hieronder vindt u een overzicht met uitgebreide informatie over de voorgestelde bouwkundige aanpassingen en aan te schaffen c.q. te vervangen apparatuur voor de raadzaal en voor de breedbanddienst Raad in Beeld. In hoofdstuk 5 worden de kosten in beeld gebracht. Om er voor te zorgen dat de bovengenoemde audiovisuele diensten (camera s, TV-schermen en breedbanddienst) optimaal functioneren is het zoals gezegd noodzakelijk om de aanwezige bestaande ondersteunende audiovisuele middelen in de raadzaal tegelijkertijd te vervangen. Het gaat dan met name om de geluidsinstallatie, de video-installatie en -projector en de besturingsinstallatie. Deze apparatuur vertoont op dit moment steeds meer mankementen met als gevolg dat de betrouwbaarheid te wensen over laat. Daarom is in beeld gebracht wat de kosten zijn om bestaande audiovisuele middelen in de raadzaal in één keer te vervangen, zodat de gemeente Helmond na de herinrichting weer volledig kan beschikken over een betrouwbare, goed werkende installatie die voldoet aan de wensen en eisen van de gebruikers van de raadzaal. N.B.: bij de inventarisatie van de apparatuur zijn ook de geluidsinstallaties in de commissiekamers meegenomen. Deze voldoen al langere tijd niet meer. Het is efficiënter en goedkoper om vervanging van deze installaties tegelijk met vervanging van de apparatuur van de raadzaal te laten uitvoeren. Vandaar dat een vervangingsvoorstel is meegenomen in dit totale plan. Gemeenteraad van Helmond blz. 1

2 Indien u besluit om de vervanging van apparatuur in de raadzaal en de commissiekamers te realiseren zullen de geraamde kosten van de opties 2 en 3, zoals die tijdens de presentatie aan de commissie ABA in december 2008 zijn gepresenteerd, hoger uitvallen dan destijds is aangegeven, omdat vervanging van apparatuur in eerste instantie niet was meegenomen. De technische levensduur van de apparatuur is echter verstreken; vervanging is dringend noodzakelijk. Om een en ander inzichtelijk te maken vindt u hieronder een overzicht van de hierboven genoemde bouwkundige en audiovisuele aanpassingen c.q. vervangingen. Daarbij is voor elk onderdeel apart aangegeven wat de (maximale) kosten zijn. Indien u instemt met het voorstel zal overgegaan worden tot aanbesteding. Daardoor is er een reële mogelijkheid dat de werkelijke kosten lager uitvallen. Het uiteindelijke voorstel dat we u voorleggen is zodoende opgebouwd uit vier onderdelen: 1. de minimaal noodzakelijke bouwkundige aanpassingen en vervanging van audiovisuele apparatuur; 2. aanschaf van camera s en plasmaschermen; 3. de breedbanddienst Raad in Beeld ; 4. een extra 360graden camera t.b.v. Raad in Beeld. 1. Bouwkundige aanpassingen Toegang en voorzieningen voor minder validen 1.1 Automatische deurdrangers Om er voor te zorgen dat minder validen makkelijker toegang naar de raadzaal hebben, zullen enkele deuren van een automatische deurdranger worden voorzien. Het gaat daarbij om de buitendeur, de deur op de begane grond bij de lift van het bestuurscentrum en de deur van de raadzaal. Deze deuren gaan door middel van een drukknop open. 1.2 Plateaulift voor rolstoelhouders Voorstel is om in de raadzaal drie bezoekersstoelen op de eerste rij van de publieke tribune te verwijderen en aan de zijkant van de publieke tribune een plateaulift te monteren. Hierdoor kan een rolstoelhouder op de publieke tribune op de eerste rij plaatsnemen. 1.3 Privacy bezoekers publieke tribune Om de privacy van de bezoekers op de publieke tribune te garanderen worden er voor elke zitrij voorzetschermen geplaatst zodat iedereen hier comfortabel plaats kan nemen. 1.4 Diverse kleine bouwkundige aanpassingen Voor het realiseren van het project Raad in Beeld en de hierboven genoemde onderwerpen wordt een bedrag gereserveerd om aanpassingen aan de vloer-, wand- en plafondsystemen uit te voeren. 2. Vervanging bestaande audiovisuele installatie Zoals op pagina 1 is aangegeven is de verouderde ondersteunende apparatuur in de raadzaal momenteel de zwakke schakel. Die apparatuur is essentieel voor een goed verloop van vergaderingen en presentaties in de raadzaal, maar vormt bovendien de bottleneck voor het slagen van het project Raad in Beeld. Daarom worden in dit hoofdstuk de installaties weergegeven die vervangen moeten worden. 2.1 Geluidsinstallatie De huidige geluidsinstallatie (met uitzondering van de luidsprekers) geeft op dit moment regelmatig problemen doordat er op verschillende plaatsen in de keten producten aan het einde van hun levensduur zijn en daarom vervangen moeten worden. Gemeenteraad van Helmond blz. 2

3 2.2 Video-installatie Ook in het bestaande videocircuit zitten apparaten die nog slechts gedeeltelijk werken. Om er voor te zorgen dat er weer een goede betrouwbare installatie ontstaat, waar de gemeente Helmond weer een lange tijd goed en betrouwbaar mee kan werken, is het noodzakelijk om deze ook te vervangen. 2.3 Bestaande projector De huidige projector is toe aan vervanging. Door het maximaal aantal branduren, zal op korte termijn de projectorlamp vervangen moeten worden. Dit alleen al zal enkele duizenden euro s gaan kosten. Geadviseerd wordt om de bestaande LCD-projector te vervangen door een nieuwe lichtsterkere en contrastrijkere projector. 2.4 Besturing Voorzitter Om alle bovenstaande genoemde wijzigingen eenvoudig te kunnen bedienen is het noodzakelijk om ook de besturing te vervangen. In het voorstel is een eenvoudig 19-inch touchpanel opgenomen dat door de voorzitter bediend kan worden. Hierop kan de voorzitter met één druk op de knop bepaalde instellingen oproepen. Ook kan de voorzitter het beeld zien dat uitgezonden wordt. Op hetzelfde touchpanel komt de uitslag van de stemming binnen en kan de voorzitter ook de discussie-installatie bedienen Spreekgestoelte Ook voor het spreekgestoelte is er een 7-inch touchpanel opgenomen zodat de spreker een aantal basishandelingen kan verrichten met één druk op de knop Regieruimte Voorgesteld wordt om in de regieruimte een 19-inch touchpanel te plaatsen waarin alle uitgebreide bedieningsmogelijkheden opgenomen zijn. 3. Discussie- en stemsysteem raadzaal en commissiekamers 3.1 Discussie- en stemsysteem raadzaal Het huidige discussiesysteem is inmiddels circa tien jaar oud en veroorzaakt steeds vaker technische storingen. Ook komt het vaak voor dat de microfoonstandaard te veel gebogen wordt, waardoor de bedrading in de microfoonstandaard breekt en vervangen moet worden. Momenteel worden bij stemmingen in de raadsvergaderingen de stemmen handmatig geteld. Dit veroorzaakt tijdens een raadsvergadering tijdsverlies en bovendien is het niet altijd overzichtelijk. Daarom is de wens geuit om een mogelijkheid te onderzoeken om digitaal te kunnen stemmen. We stellen u daarom voor om een nieuw geïntegreerd discussie- en stemsysteem aan te schaffen dat voldoet aan de nieuwste eisen van techniek en uitvoering, waardoor de kwaliteit van het geluid verbetert en de storingsgevoeligheid vermindert. In dit discussie- en stemsysteem is de voorziening aanwezig om te stemmen. In het stemsysteem wordt de mogelijkheid geïntegreerd om anoniem te kunnen stemmen. De voorzitter krijgt bij anonieme stemming dan slechts de uitslag te zien. Deze vorm van stemmen kan een waardevolle toevoeging zijn in delicate zaken, zoals stemmen over personen. Het grote voordeel van het nieuwe systeem is dat de spreker hierdoor niet meer gebonden is aan zijn zithouding; de kwaliteit en het volume blijven gelijk onafhankelijk van de zitpositie. Een extra voordeel is dat er op de camerabeelden geen zwanenhals in beeld komt die als storend ervaren kan worden door de kijker thuis of in de raadzaal. Verder zitten er op de discussie-unit een spreekknop, een luidspreker en drie drukknoppen voor het stemmen (voor/tegen/neutraal). Alle knoppen zijn uitgerust met LED indicatie zodat men kan zien welke status de knop heeft. Gemeenteraad van Helmond blz. 3

4 Iedere discussie-unit is uitgerust met een LCD-display waarop de uitslag te zien zal zijn na een stemronde. Nadat de stemming is uitgevoerd kan de voorzitter met één druk op de knop de uitslag doormailen voor archivering. Uiteraard is het mogelijk om de uitslag te tonen op de vier beeldschermen in de raadzaal. Momenteel wordt bij wijze van experiment tijdens de debatten in raad en commissies gebruik gemaakt van twee spreekgestoelten en twee interruptiemicrofoons. Als dit experiment wordt gecontinueerd is het wenselijk om twee extra interruptiemicrofoons aan te schaffen. Deze dienen dan aan de zijkanten van de raadszetels geplaatst te worden (halverwege de collegetafel en de publieke tribune). 3.2 Discussiesysteem commissiekamers A en B Het huidige discussiesysteem in de beide commissiekamers is al erg lang in gebruik en is nog afkomstig uit de raadzaal van het kasteel. Het discussiesysteem is momenteel vaak defect en het is bijna niet meer mogelijk om onderdelen voor dit systeem te krijgen. We stellen u dan ook voor om dit te vervangen door een nieuw discussiesysteem in een eenvoudiger uitvoering dan het voorgestelde systeem voor de raadzaal. 4. Audiovisuele aanpassingen raadzaal / Raad in Beeld In dit hoofdstuk worden de voorzieningen opgesomd die noodzakelijk zijn voor realisatie van de weergave van de beelden van de sprekers in de raadzaal zelf en voor de breedbanddienst Raad in Beeld. 4.1 Camera s Er worden vier camera s geplaatst. De camera s worden automatisch aangestuurd op het moment dat iemand een discussiepost inschakelt. De camera s worden vooraf ingesteld zodat iedere positie optimaal in beeld wordt gebracht. Op het moment dat iemand zijn betoog houdt wordt deze persoon in beeld gebracht op de plasmaschermen (zie 3.2) in de raadzaal. Zodra iemand daarop interrumpeert zal ook deze persoon in beeld worden gebracht. Het is voor de kijker dan goed te volgen hoe de discussie verloopt met de bijbehorende gelaatsuitdrukkingen van de sprekers. Het videobeeld kan zodanig verwerkt worden dat dit live te volgen is via het internet en tegelijkertijd te volgen is op 4 schermen in de raadzaal. Een extra optie is het plaatsen van een speciale 360-graden-camera. Deze camera is door bezoekers van de website te besturen. Zodoende kan men thuis achter de pc zelf kiezen welk beeld men via internet wil zien. Deze beelden worden dus niet getoond op de schermen in de raadzaal. 4.2 Beeldschermen ten behoeve de raad en de publieke tribune Om de geregistreerde beelden in de zaal voor de raad en het publiek weer te geven, wordt er de volgende oplossing aangeboden. Het geregisseerde beeld wordt op vier stuks 65 inch plasma beeldschermen weergegeven waarvan er twee voor de publieke tribune geplaatst worden en twee voor in de raadszaal aan de wand gemonteerd worden. De camera s worden zodanig geplaatst dat de raadsleden geen hinder van de opnames hebben en iedereen goed zicht heeft op de sprekers. Om de beeldschermen t.b.v. de publieke tribune efficiënt en esthetisch op te slaan, worden de twee schermen in de wand voor de publieke tribune weggewerkt en zullen bij gebruik door middel van een lift te voorschijn komen. De twee schermen voor de raadsleden worden vooraan in de raadzaal aan weerszijden aan de wand bevestigd. Gemeenteraad van Helmond blz. 4

5 5. Kostenoverzicht 5.1 Incidentele kosten Bouwkundige aanpassingen raadzaal automatische deurdrangers plateau voor rolstoelhouders privatiseren publieke tribune kleine bouwkundige aanpassing Totaal Vervanging bestaande audiovisuele installatie geluidsinstallatie video installatie projector besturingsinstallatie Totaal Vervanging discussiesystemen discussie/stemsysteem raadzaal discussiesysteem commissiekamers A en B Totaal Audiovisuele aanpassingen raadzaal beeldschermen (4 stuks) Camera s Totaal Aanpassen en plaatsen installaties (maximaal) Voorzieningen t.b.v. Raad in Beeld Combivisie (breedband) Optioneel: 360-graden-camera Totaal Totale kosten (incidenteel): Gemeenteraad van Helmond blz. 5

6 5.2 Structurele kosten Kosten audiovisuele apparatuur Onderhoud en service 7.000,- per jaar Kosten Raad in Beeld Kosten bediening en archivering (Combivisie) Technische kosten (service, hosting en onderhoud) Totaal: Optioneel: 360-graden-camera (service, hosting en onderhoud) ,- per jaar ,- per jaar ,- per jaar ,- per jaar 6. Dekkingsvoorstel* De gebruikelijke procedure voor deze kredietaanvraag zou zijn geweest het indienen van een aanvraag via de voorjaarsnota Dit zou betekenen dat pas in 2010 met de uitvoering gestart zou kunnen worden. Aangezien uitvoering al in 2009 is gewenst is ervoor gekozen om dit afzonderlijke voorstel aan u voor te leggen. Investeringskosten bouwkundige en audiovisuele aanpassingen raadzaal Dekking t.l.v. exploitatiebudget voorlichting en PR raadsleden Dekking niet voorzien Investeringskosten voorzieningen t.b.v. Raad in Beeld Dekking t.l.v. krediet E-gemeente ** Investeringskosten vervanging bestaande audiovisuele installatie en discussiesystemen, inclusief aanpassing en plaatsing installaties Dekking niet voorzien Structurele jaarlijkse exploitatiekosten Dekking niet voorzien Het nog te dekken investeringsbedrag van wordt geactiveerd en afgeschreven in 10 jaar. Het rentepercentage bedraagt 4,25%. Dit betekent een structurele jaarlijkse kapitaallast van Voorgesteld wordt om de totale structurele kosten van ( ) ten laste van de post onvoorzien structureel te brengen. * Voor een specificatie van het krediet en de exploitatiekosten wordt verwezen naar hoofdstuk 5. De hogere exploitatielasten zullen pas met ingang van 2010 volledig gerealiseerd worden. ** De bijdrage vanuit het krediet E-gemeente past binnen de kaders van het programmaplan Elektronische gemeente Helmond van aanbod naar vraaggestuurd. Gemeenteraad van Helmond blz. 6

7 In het dekkingsvoorstel is aangegeven om het voorstel voor een deel te financieren uit een gedeelte van een budget dat uw raad ter beschikking heeft voor de voorlichting en PR raadsleden. Daarvoor resteert nog een bedrag van ,-. Voorgesteld wordt om hiervan ,- aan te wenden om de bouwkundige aanpassingen en de vervanging van apparatuur in de raadzaal mogelijk te maken Aan u worden nu vier concept-besluiten voorgelegd. We stellen u voor om akkoord te gaan met conceptbesluit 1 (de minimale variant). Daarnaast vragen we u om te overwegen of u op dit moment wilt overgaan tot de aanschaf van camera s en plasmaschermen (conceptbesluit 2), het starten van de breedbanddienst Raad in Beeld (conceptbesluit 3) c.q. de aanschaf van een optionele 360graden camera ten behoeve van Raad in Beeld (conceptbesluit 4). N.B.: randvoorwaarde om in te stemmen met de breedbanddienst Raad in Beeld is dat u ook instemt met de aanschaf van camera s en plasmaschermen. In de onderstaande tabel vindt u een overzicht van de kosten en de voorgestelde dekking (zowel structureel als incidenteel) per onderdeel. Zoals eerder gezegd: indien u instemt met een of meerdere van de voorgelegde besluiten zal overgegaan worden tot aanbesteding. Daardoor is er een reële mogelijkheid dat de werkelijke kosten lager uitvallen. Kosten incidenteel structureel Dekking incidenteel Jaarlijks t.l.v. onvoorzien structureel 1) Bouwkundige aanpassingen ,- Vervanging audiovisuele apparatuur ,- Discussiesysteem raadzaal ,- Discussiesysteem commissiekamers ,- Installatiekosten ,- Onderhoudskosten (per jaar) 7000,- Totalen van 1) ,- 7000, , ,- 2) Camera s en plasmaschermen , ,- 3) Breedbanddienst Raad in Beeld , ,- Exploitatiekosten (per jaar) , ,- 4) 360gradencamera Raad in Beeld , ,- Exploitatiekosten (per jaar) , ,- incidenteel structureel Totale kosten van 1) ,- 7000,- Totale kosten van 2) ,- Subtotaal 1) + 2) ,- Totale kosten van 3) , ,- Subtotaal 1) + 2)+ 3) , ,- Totale kosten van 4) , ,- totaal generaal , ,- Het advies van de commissie algemene en bestuurlijke aangelegenheden en de commissie middelen, ondersteuning en economie zal, na ontvangst, voor u ter inzage worden gelegd. Burgemeester en wethouders van Helmond, De burgemeester, De secretaris, Drs. A.A.M. Jacobs. Mr. A.C.J.M. de Kroon. Gemeenteraad van Helmond blz. 7

8 Vergadering 6 oktober 2009 Gemeenteraad De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 juli 2009 gelet op de bepalingen van de Gemeentewet; besluit: 1 a) In te stemmen met de bouwkundige aanpassingen van de raadzaal en hiervoor een bedrag beschikbaar te stellen van ,-. b) In te stemmen met de vervanging van audiovisuele apparatuur in de raadzaal en hiervoor een bedrag beschikbaar te stellen van ,-. c) In te stemmen met de vervanging van het discussiesysteem in de raadzaal en hiervoor een bedrag beschikbaar te stellen van ,-. d) In te stemmen met de vervanging van de discussiesystemen in beide commissiekamers en hiervoor een bedrag beschikbaar te stellen van ,-. e) In te stemmen met het aanpassen en plaatsen van de installaties en hiervoor een bedrag beschikbaar te stellen van ,-. Daarnaast in te stemmen met het beschikbaar stellen van een jaarlijks bedrag voor onderhoud en service van genoemde installaties ten bedrage van 7000,--. Een bedrag van ,- kan gedekt worden uit het budget voorlichting en PR raadsleden. De kapitaallasten van het overige bedrag (te weten ,- ) alsmede de jaarlijkse kosten voor onderhoud en service ten bedrage van 7000,- kunnen gedekt worden uit de post onvoorzien structureel. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 6 oktober De raad voornoemd, De voorzitter, de griffier, Gemeenteraad van Helmond blz. 8

9 Vergadering 8 september 2009 Gemeenteraad De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 juli 2009 gelet op de bepalingen van de Gemeentewet; besluit: 2 In te stemmen met de audiovisuele aanpassingen raadzaal (camera s en beeldschermen) en een bedrag beschikbaar te stellen van ,-. De kapitaallasten van dit bedrag (te weten ,-) kunnen gedekt worden uit de post structureel onvoorzien. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 6 oktober De raad voornoemd, De voorzitter, de griffier, Gemeenteraad van Helmond blz. 9

10 Vergadering 6 oktober 2009 Gemeenteraad De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 juli 2009 gelet op de bepalingen van de Gemeentewet; besluit: 3 In te stemmen met de breedbanddienst Raad in Beeld en hiervoor een bedrag beschikbaar te stellen voor de initiële kosten van ,- (te dekken uit het krediet e-gemeente) alsmede een bedrag voor de jaarlijkse exploitatiekosten van ,- (te dekken uit de post onvoorzien structureel). Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 6 oktober De raad voornoemd, De voorzitter, de griffier, Gemeenteraad van Helmond blz. 10

11 Vergadering 6 oktober 2009 Gemeenteraad De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 juli 2009 gelet op de bepalingen van de Gemeentewet; besluit: 4 In te stemmen met de aanschaf van een 360graden camera t.b.v. de breedbanddienst Raad in Beeld en hiervoor een bedrag beschikbaar te stellen voor de initiële kosten van ,- (te dekken uit het krediet e-gemeente) alsmede een bedrag voor de jaarlijkse exploitatiekosten van ,- (te dekken uit de post onvoorzien structureel). Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 6 oktober De raad voornoemd, De voorzitter, de griffier, Vergadering 6 oktober 2009 Gemeenteraad Gemeenteraad van Helmond blz. 11

12 De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 14 juli 2009 gelet op de bepalingen van de Gemeentewet; besluit: 5 Vast te stellen begrotingswijziging nr Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 6 oktober De raad voornoemd, De voorzitter, de griffier, Gemeenteraad van Helmond blz. 12