Oplegnotitie Raadsvoorstel aanbesteding audiovisuele apparatuur raadzaal

Transcriptie

1 gemeente BriinSSIIITI I Oplegnotitie Raadsvoorstel aanbesteding audiovisuele apparatuur raadzaal Registratiekenmerk Gemeenteblad nr. 2016, nr. 11 Rol van de raad: De raad krijgt dit raadsvoorstel voorgelegd om te besluiten over de aanbesteding audiovisuele apparatuur waarmee o.a. een geluids- en camerasysteem wordt aangeschaft. Context van het raadsvoorstel: Middels een amendement, ingediend tijdens de behandeling van de voorjaarsnota op 14 juli 2015, is besloten tot verbouwing van de raadzaal. Gelijktijdig met de verbouwing wordt ook de audiovisuele (AV) apparatuur aangepakt. Naast vernieuwing van de huidige geluidsinstallatie wordt er ook een uitbreiding van de AV apparatuur gerealiseerd middels het aanschaffen van een camerasysteem. Ter uitvoering van het coalitieakkoord en in opdracht van Presidium is er onderzocht hoe de gemeente in eigen beheer opnamen kan maken en uitzenden via internet. Dit kan met behulp van een geautomatiseerd camerasysteem. Vervolgens is in overleg met het Presidium overgegaan tot het uitschrijven van een aanbesteding. Opties van het raadsvoorstel op hoofdlijnen Er wordt voorgesteld om de aanbesteding audiovisuele apparatuur definitief te gunnen en de kosten daarvan te voldoen vanuit het resultaat jaarrekening 2015, onderdeel griffie. Financiële/personele/juridische gevolgen? Er zijn financiële gevolgen. Is achteraf meetbaar of de doelstellingen gehaald zijn? Ja Is er een tijdpad bijgevoegd? Ja Zijn er bijlagen bijgevoegd of ter inzage? Aanbestedingsleidraad Raadsbesluit 2016 nr. 2 1 van 5

2 Raadsvoorstel Presidiumverg. d.d. Registratiekenmerk Gemeenteblad nr. Dienst/Afdeling Behandelvoorsteinr. Portefeuillehouder Onderwerp Raadsverg. d.d. Uiterlijke beslisdatum 2016, nr. 11 Griffie n.v.t.. Aanschaf audiovisuele apparatuur raadzaal 15 maart 2016 n.v.t. Aan de raad. Voorstel/ambtelijk advies De Raad van de gemeente Brunssum; Besluit; Jaarrekening 2015, onderdeel griffie, door middel van bestemming van ,- uit dit resultaat bij vaststelling van de Jaarrekening 2015; De overige kosten voor de geluidsinstallatie t.h.v ,- worden voldaan uit het reeds eerder vrijgemaakte krediet t.b.v. de verbouwing raadzaal (raadsbesluit 2016, nr. 2). 3. Aanleiding Middels een amendement, ingediend tijdens de behandeling van de voorjaarsnota op 14 Juli 2015, is besloten tot verbouwing van de raadzaal. Middels het raadsbesluit 2016, nummer 2 heeft uw raad de verbouwing van de raadzaal bekrachtigd en het ter beschikking gestelde budget van 2015 naar 2016 overgeheveld. Bij de verbouwing wordt ook de audiovisuele (AV) apparatuur aangepakt. In het budget voor de verbouwing is rekening gehouden met de noodzakelijke vervanging van de huidige geluidsinstallatie. Los daarvan wordt, ter uitvoering van het coalitieakkoord en in opdracht van Presidium, een uitbereidlng van de AV apparatuur gerealiseerd middels het aanschaffen van een eigen camerasysteem. 4. Probleemstelling Zoals eerder aangegeven heeft uw raad, middels raadsbesluit 2016, nummer 2, de verbouwing van de raadzaal bekrachtigd. Daarin is rekening gehouden met het vervangen van de verouderde geluidsinstallatie. De verbouwing is daarnaast het moment waarop invulling gegeven kan worden aan het coalitietakkoord en de opdracht vanuit het Presidium om zelfstandig vergaderingen te kunnen opnemen. Met het nieuwe systeem krijgt uw raad meer mogelijkheden voor verslaglegging, alsook de mogelijkheid (meer) vergaderingen en eventuele andere evenementen in de raadzaal uit te zenden middels live Online streaming. Voor zowel de vervanging van het sterk verouderde geluidssysteem, alsmede de aanschaf van een nieuw geautomatiseerd camerasysteem is eind 2015 één aanbesteding uitgeschreven. Zie de bijgevoegde leidraad. Op deze aanbesteding hebben vier partijen ingeschreven. Na beoordeling is MSM Edison uit Maastricht de economisch meest voordelige inschrijving. Middels een schrijven zijn de partijen op de hoogte gebracht van de uitkomst en is er gegund aan MSM Edison onder voorbehoud van goedkeuring door uw raad. 2 van 5

3 Nu het voorwerk is verricht is het aan uw raad om definitief te besluiten over de aanschaf van het camera systeem, de gunning aan de economisch meest voordelige partij en de financiering hiervan. Het besluit tot het zelfstandig kunnen streamen van de vergaderingen van de gemeenteraad, maakt het voor burgers mogelijk om de vergaderingen thuis digitaal te volgen. Dat kan via internet tv, tablets en/of smartphones. Daarnaast worden deze beelden - al dan niet onder regie - via een lokale omroep uitgezonden op een binnen de gemeentegrenzen van Brunssum te ontvangen kanaal. 5. DoelenA)eoogd resultaat a. wat willen we bereiken? Aanschaf van een camerasysteem als onderdeel van de AV installatie om uitzenden via internet in eigen beheer mogelijk te maken. De aanlegwerkzaamheden mee te nemen in de verbouwing van de raadzaal medio b. wat gaan we ervoor doen? Voor de aanschaf van een camerasysteem en een correcte samenwerking met de overige AV apparatuur is er advies ingewonnen bij een externe AV specialist. Tevens is deze specialist ingezet om een aanbesteding mede op te stellen en te beoordelen om voldoende technische kwaliteit te waarborgen. c. hoe meten we of het beoogde resultaat is bereikt? De totale AV installatie dient te voldoen aan de gestelde eisen in de aanbestedingsleidraad. 6. Kaders a. algemene beleidskaders (landelijk, provinciaal, lokaal) b. autonoom beleid/taken in medebewind? Autonoom c. past het voorstel in de strategische visie? Met de vernieuwing en uitbreiding van de AV installatie worden de systemen geoptimaliseerd. Vergaderingen van commissies en gemeenteraad worden Online beter toegankelijk voor burgers alsook de verslaglegging. d. relatie met programmabegroting? 7. Argumenten/overwegingen Om te kunnen komen tot het zelfstandig en onafhankelijk kunnen streamen van vergaderingen in de raadzaal van de gemeente Brunssum, is de aanschaf van een (geautomatiseerd) camerasysteem noodzakelijk. De aanschaf leidt ook tot een kostenbesparing op de uitzending van de raadsvergaderingen. 8. Advies Uw raad wordt voorgesteld als volgt te besluiten: Jaarrekening 2015, onderdeel griffie, doormiddel van bestemming van ,- uit dit resultaat bij vaststelling van de Jaarrekening 2015; De overige kosten voor de geluidsinstallatie t.h.v ,- worden voldaan uit het reeds eerder vrijgemaakte krediet t.b.v. de verbouwing raadzaal (raadsbesluit 2016, nr. 2). 9. Aan pa k/uitvoering a. financiële gevolgen en dekking - kosten: Totale kosten van de AV installatie zijn ,-, waarvan camerasysteem (ong ,-) en geluidsinstallatie (ong ,-). De geluidsinstallatie is al middels raadsbesluit 2016, nr. 2 afgedekt. Geadviseerd wordt om het camerasysteem te voldoen vanuit het resultaat Jaarrekening 2015, onderdeel griffie. Op het budget van de griffie zijn een aantal eenmalige meevallers gerealiseerd o.a. op het gebied van kosten personeel (6 maanden beperkte bezetting), accountant en rekenkamercommissie. Hierdoor is er over 2015 bij onderdeel griffie een positief resultaat van meer dan ,-. Hieruit kunnen de aanschafkosten van het camerasysteem ineens gedekt worden. De kosten van de noodzakelijke audiovisuele apparatuur kunnen middels een bestemming uit het resultaat op de Jaarrekening 2015, onderdeel griffie, vrijgemaakt worden. Omdat de totale offerte zowel het geluid- alsook het camerasysteem betreft en kosten dus samenvallen, zal dit 3 van 5

4 bedrag toegevoegd worden aan het budget verbouwing raadzaal K Een andere optie is het kapitaliseren van de kosten van het camerasysteem. De kosten worden dan verdeeld over de komende jaren en komen ten laste van het budget uitzenden raadsvergadering. Dit wordt echter afgeraden, omdat dit voor de komende jaren een te groot beslag op de besteedbare ruimte van het budget uitzenden raadsvergaderingen legt. Naast het feit dat de aanschaf van een eigen camerasysteem tot meer mogelijkheden van audiovisuele verslaglegging en uitzending leidt, wordt er een besparing op de kosten van het uitzenden van de gemeenteraadsvergaderingen gerealiseerd. b. Risico's? - omschrijving risico ( s): Het risico is dat er mogelijk sprake is van een budgetoverschrijding. Daarnaast kan het in eigen beheer exploiteren van een camerasysteem tot kosten in onderhoud en reparatie leiden. - omschrijving beheermaatregelen: In de aanbesteding is een complete en werkende installatie gevraagd voor een vaste prijs waarbij en aandacht is om extra werk zoveel als mogelijk uit te sluiten. Daarnaast zijn de offertes ook beoordeeld op het verstrekken van een adequate garantietermijn en de kosten van onderhoud. c. Tijdpad/ mijlpalen/ vervolgtraject/ evaluatie Na het nemen van een goedkeurend raadsbesluit is de gunning definitief en kan de opdrachtnemer zijn werkzaamheden starten. De verbouwing, inclusief installatie AV apparatuur, is voorzien voor de periode april - mei. d. communicatie intern en extern? - advies/instemming/informatie OR : Niet van toepassing - persbericht: - terinzagelegging: - overig extern: 10. Bijlagen Aanbestedingsleidraad Raadsbesluit 2016 nr. 2 Namens het Presidium De griffier 4 van 5

5 Raadsbesluit Gemeenteblad nr. Dienst/Afdeling Registratiekenmerk : 2016, nr. 11 : Griffie ; De Raad van de gemeente Brunssum; gelezen het voorstel van het Presidium jaarrekening 2015, onderdeel griffie, doormiddel van bestemming van ,- uit dit resultaat bij vaststelling van de jaarrekening 2015; Cje overige kosten voor de geluidsinstallatie t.h.v ,- worden voldaan uit het reeds eerder vrijgemaakte k -ediet t.b.v. de verbouwing raadzaal (raadsbesluit 2016, nr. 2). ^ Idi s vasi gesteld in de openbare vergadering van 'oomoemd. Voorzitter, 5 van 5