Datum Agendapunt Documentnummer. 14 maart 2016 R04S004/z

Transcriptie

1 Datum Agendapunt Documentnummer R04S004/z Onderwerp Digitalisering raadzaal Raadsvoorstel Zeewolde Beoogd effect Te komen tot het live uitzenden in beeld en geluid via internet (tevens digitaal verslag en archief) van de vergaderingen van de raad en commissies die plaatsvinden in de raadzaal en te stoppen met de papieren verslaglegging van vergaderingen. Beslispunten 1. In 2016 (vanaf half mei 2016) te starten met het live gaan uitzenden van vergaderingen van de raad en raadscommissies, in de eerste periode alleen met geluid en na verbouwing van de raadzaal (ca. januari 2017) met geluid èn beeld. 2. Opdracht te verstrekken aan AVEX voor het leveren en installeren van de audiovisuele apparatuur (camera s, schermen, geluidsboxen, techniekkast e.d.) in de raadzaal voor het in de vertrouwelijk bijlage genoemde budget. De investering te dekken uit het budget facilitaire zaken: aanschaf roerende goederen en op een later moment als uw raad het krediet voor de verbouwing van het gemeentehuis beschikbaar heeft gesteld de gedane investering met dit krediet te verrekenen. 3. Opdracht te verstrekken aan SIM/CompanyWebcast voor het realiseren en verzorgen van live uitzendingen, verslaglegging en archivering van de vergaderingen van de raad via beeld én geluid (webcasts) voor het in de vertrouwelijke bijlage genoemde bedrag. De eenmalige en jaarlijkse kosten te dekken uit het raadsbudget inhuur personeel en uitbesteden werk. Per van dit budget over te hevelen naar Meerinzicht ter dekking van de jaarlijkse kosten. Het restant van het budget in te zetten voor de bezuinigingsopgave. 4. De griffier een collegebesluit te laten voorbereiden om het contract met Demisec tav de papieren verslaglegging met ingang van 1 juli 2016 op te zeggen. 5. Per 1 juli 2016 te stoppen met het maken van papieren setjes stukken van vergaderingen voor pers en publiek en overige ontvangers.

2 2/7 Inleiding Verzoek uit raad De raad heeft 1 motie en 1 amendement aangenomen over ( verdere) digitalisering van de raadzaal en het raadswerk. 1 motie is wel besproken maar ingetrokken n.a.v. een toezegging. Motie 1 (niet in stemming gebracht, ingetrokken n.a.v. een toezegging) 1 november 2012: Versneld voortgang maken met de verdere digitalisering en ondersteuning van de gemeenteraad en het college en de communicatie met inwoners van Zeewolde te verbeteren door audio- en/of videoverslaglegging van raads- en commissievergaderingen Motie 2 30 oktober 2014: verzoekt een plan uit te laten werken hoe en op welke termijn de gewenste digitale vernieuwingen gerealiseerd worden. Amendement 1 Ook is een amendement aangenomen op 25 juni 2015 waarbij is besloten als deel van de bezuinigingsopgave de verslaglegging van raad en commissie te versoberen en daarop ,- te bezuinigen. In 2016 vinden (al dan niet grootschalige) werkzaamheden plaats in het gemeentehuis inclusief de raadzaal. De raad heeft hierover op 5 november 2015 besloten. Hoewel de raadzaal zelf niet ingrijpend wordt aangepast worden wel plafonds, bekabeling en verlichting vernieuwd. Bij raadsbesluit van september 2014 is besloten dat de verbouwing van het gemeentehuis wordt aangegrepen om de gewenste voorzieningen in de raadzaal te realiseren en te installeren. Dit houdt in het live gaan uitzenden via internet van de vergaderingen van commissies en de raad (webcast). De webcast worden bewerkt en geïndiceerd op spreker en onderwerp waardoor het de papieren verslaglegging kan vervangen (tevens wordt een archief opgebouwd). Hiervoor worden camera s opgehangen en tevens worden extra beeldschermen opgehangen en de geluidsboxen vernieuwd. Hiervoor is reeds in de planning een budget van opgenomen. Papieren verslaglegging Er is jaarlijks budget voor de verslaglegging van raad en commissies én de bezwaarschriftencommissie. Een bezuiniging van (conform het amendement van juni 2015) op het budget betekent volledige afschaffing van de papieren verslaglegging voor raad en commissies. De Gemeentewet stelt een papieren verslag niet verplicht. Artikel 23 lid 5 van de Gemeentewet spreekt over een besluitenlijst en lid 4 over een verslag van een besloten vergadering. Het is dus mogelijk de papieren verslaglegging af te schaffen. Het Reglement van Orde voor de raad en de Verordening op de raadscommissies zullen hierop worden aangepast.

3 3/7 N.a.v het amendement van 25 juni 2015 heeft de bezwaarschriftencommissie laten weten ook te willen gaan stoppen met papieren verslaglegging. Het gaat dan om een budget van circa 2000 per jaar. Het totale notuleerbudget zal in 2016 nog voor een deel worden gebruikt voor de papieren verslaglegging en deels voor de aanschaf en het verzorgen van de live uitzendingen via internet. Vanaf 2017 blijft een deel van het budget benodigd voor de jaarlijkse kosten van de live-streaming en verslaglegging. Dit bedraagt ongeveer 6000,-. Een concreet bedrag is niet te noemen omdat dit afhankelijk is van het aantal vergaderingen dat plaatsvindt en wordt uitgezonden. Het betekent wel dat ongeveer ,- kan worden bezuinigd. Voorstel is om bij invoering van live-streaming en daarmee ook verslaglegging, als natuurlijk moment, te stoppen met papieren verslaglegging. Demisec verzorgt de papieren verslaglegging nu. Demisec is in juni 2015 al geïnformeerd dat de raad mogelijk de papieren verslaglegging voor raad en commissies wil afschaffen. Het college van B&W is bevoegd om het contract op te zeggen. Argumenten 1. Dit voorstel is voorbereid in de werkgroep digitalisering en participatie. In de vergadering van 12 oktober 2015 heeft de werkgroep gesproken of live-streaming met audio of ook met video is gewenst. De werkgroep heeft zich uitgesproken voor video-streaming. Dit betekent dat alle vergaderingen live via internet te volgen zijn in beeld en geluid. Dit kan via een mobiele telefoon, tablet, laptop of computer met wifi of 4g. Ook zijn de vergaderingen meteen na afloop terug te kijken en te luisteren en doorzoekbaar op spreker of op onderwerp (digitale verslaglegging). 2. Er zijn 2 offertes opgevraagd bij bedrijven (AVC en AVEX) voor de audiovisuele apparatuur die nodig is en 2 offertes bij bedrijven (Company-webcast en Notubiz) die de live-streaming kunnen verzorgen. AVC is een lokale leverancier en heeft al voor enkele Beraden live uitzendingen verzorgd. AVEX is de huidige leverancier voor apparatuur in Zeewolde. Notubiz levert nu reeds live-streaming in Ermelo. Company Webcast in Harderwijk. Daarom zijn deze leveranciers gevraagd om een offerte uit te brengen. 3. Gekozen is voor Company Webcast en AVEX. Daarbij is niet enkel gekeken naar de (laagste) prijs, maar ook naar de meest werkbare oplossingen en kwaliteit en wat betreft de live-streaming ook naar de toekomstmogelijkheden. 4. De keuze voor deze leveranciers is toegelicht in de vergadering van de werkgroep digitalisering en participatie van 25 januari en. Kanttekeningen 1. Op verzoek van de leveranciers van beide producten worden de geoffreerde bedragen niet in dit raadsvoorstel gemeld aangezien het concurrentiegevoelige informatie betreft (voor andere leveranciers). De geoffreerde bedragen treft u hierachter aan in een vertrouwelijk

4 4/7 overzicht. 2. De periode mei-december 2016 zal het gemeentehuis worden verbouwd en kan niet gebruikt worden. De raad zal op een andere locatie gaan vergaderen (The Lux). De periode van verbouwing wordt gebruikt om alle voorzieningen aan te brengen in de raadzaal. Nu The Lux zeer goede technische voorzieningen heeft zal hier reeds worden gestart met het live uitzenden van vergaderingen in geluid. Als de raad na de verbouwing weer gebruik kan maken van de raadzaal zal daar live-streaming met beeld aan worden toegevoegd. Dit is naar verwachting begin Financiën Effecten van het advies: Er is ongeveer ,- aan kosten geraamd voor de digitalisering van de raadzaal. Dit bedrag is nog niet beschikbaar gesteld. Om toch reeds de uitgave te kunnen doen, wordt in afwachting van de beschikbaarstelling door uw raad van het totale bedrag voor de verbouwing van het gemeentehuis, de investering betaald uit het budget facilitaire zaken: aanschaf roerende goederen. Op het moment dat het krediet voor de verbouwing beschikbaar komt wordt het bedrag van de investering overgeheveld en ten laste gebracht van het krediet. Ook wordt ca bezuinigd op de papieren verslaglegging per jaar. Dit gaat in per De kosten van de audio-visuele middelen zijn eenmalig. De kosten van de live-streaming, verslaglegging en archivering zijn zowel eenmalig als jaarlijks. Communicatie Het contract met Demisec (notulistenbureau) wordt zo spoedig mogelijk opgezegd als bekend is wanneer met de live-streaming kan worden begonnen. De opzegtermijn is ca. drie maanden. Dit betekent dat er een korte tijd nog papieren verslagen worden gemaakt terwijl er ook al livestreaming is. Na uw besluit wordt de opdracht definitief verstrekt aan Company Webcast en AVEX. Het contract met Company Webcast wordt afgesloten voor een periode van een jaar. Dit omdat er binnen Meerinzicht in 2016 bekeken gaat worden of er voor de drie raden tot 1 leverancier kan worden gekomen voor een livestreamingsysteem. De werkgroep digitalisering en participatie, de griffier, L. van Heezik

5 5/7 Bijlagen: 1. Motie 30 oktober 2014 digitale raad 2. Kostenoverzicht livestreaming en digitalisering raadzaal (vertrouwelijk) 3. Offerte livestreaming: Company Webcast (vertrouwelijk) 4. Offerte livestreaming: Notubiz (vertrouwelijk) 5. Offerte digitalisering raadzaal: Avex (vertrouwelijk) 6. Offerte digitalisering raadzaal: AVC (vertrouwelijk)

6 Documentnummer R04S004/z De raad van de gemeente Zeewolde, gelezen het voorstel van de werkgroep participatie en digitalisering d.d. ; Gezien de motie van de raad d.d. 30 oktober 2014 tot digitalisering van de raadzaal; Besluit 1. in 2016 (vanaf half mei 2016) te starten met het live gaan uitzenden van vergaderingen van de raad en raadscommissies, in de eerste periode alleen met geluid en na verbouwing van de raadzaal (ca. januari 2017) met geluid én beeld; 2. opdracht te verstrekken aan AVEX voor het leveren en installeren van de audiovisuele apparatuur (camera s, schermen, geluidsboxen, techniekkast e.d.) in de raadzaal voor het in de vertrouwelijke bijlage genoemde bedrag. De investering te dekken uit het budget facilitaire zaken: aanschaf roerende goederen en op een later moment als uw raad het krediet voor de verbouwing van het gemeentehuis beschikbaar heeft gesteld de gedane investering met dit krediet te verrekenen; 3. opdracht te verstrekken aan Sim/Company Webcast voor het realiseren en verzorgen van live uitzendingen, verslaglegging en archivering van de vergaderingen van de raad via beeld én geluid (webcasts) voor het in de vertrouwelijke bijlage genoemde bedrag. De eenmalige en jaarlijkse kosten te dekken uit het raadsbudget inhuur personeel en uitbesteden werk. Per van dit budget over te hevelen naar Meerinzicht ter dekking van de jaarlijkse kosten. Het restant van het budget in te zetten voor de bezuinigingsopgave; 4. de griffier een collegebesluit te laten voorbereiden om het contract met Demisec t.a.v. de papieren verslaglegging met ingang van 1 juli 2016 op te zeggen; Raadsbesluit: Digitalisering raadzaal

7 2/7 5. per 1 juli 2016 te stoppen met het maken van papieren setjes stukken van vergaderingen voor pers en publiek en overige ontvangers. Aldus besloten door de raad van de gemeente Zeewolde in zijn openbare vergadering van 21 april 2016, de griffier, de voorzitter, L. van Heezik G.J. Gorter Raadsbesluit: digitalisering raadzaal