Registratienummer collegebesluit: n.v.t.

Transcriptie

1 Gemeente Nieuwkoop Presidium Raadsvoorstel Portefeuillehouder: Presidium Opgesteld door: Petra van der Poel, griffie Besluitvormende vergadering: 24 maart 2016 Registratienummer collegebesluit: n.v.t. Raadsnummer: (niet invullen, dit vult de griffie in) Titel / onderwerp: Doorontwikkeling papierloos vergaderen Samenvatting: De gemeenteraad vergadert al sinds eind 2011 op dezelfde wijze papierloos. Dit levert een aantal nadelen op zoals bijvoorbeeld het niet op één plek hebben van alle vergaderstukken. Afgelopen jaren zijn door diverse bedrijven programma s ontwikkeld om papierloos vergaderen te verbeteren. De gemeenteraad wordt gevraagd een van deze programma s aan te schaffen. Voorgesteld besluit: Het Presidium stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1. ibabs aan te schaffen voor 60 gebruikers; 2. het tekort van de structurele lasten in 2016 ( 5.400) ten laste te brengen van de post onvoorzien; 3. de financiële consequenties à per jaar in de jaren na 2016 mee te nemen bij het opstellen van de begroting ; 4. vast te stellen begrotingswijziging 2016 nr. 6. E.R. van Holthe griffier F. Buijserd burgemeester 1

2 Pagina 2 van 5 TOELICHTING Inleiding / aanleiding Eind 2011 is de gemeenteraad overgestapt naar papierloos vergaderen. Gekozen is toen om de overgang naar papierloos vergaderen zo probleemloos mogelijk te laten verlopen. In feite wordt vanaf die tijd de papieren vergaderbundel zoals die toen bestond als digitaal bestand op de ipad geplaatst. De overgang is destijds probleemloos verlopen. Op dit moment zijn er nog enkele onwenselijke situaties die we willen oplossen. Vergaderstukken zijn niet allemaal op één plek te raadplegen na de verzending van vergaderbundel worden vaak nog aparte bestanden als aanvulling gestuurd zoals nagekomen stukken, antwoorden op technische vragen, inspreekteksten, enz. de nu gebruikte dropbox is gratis en openbaar ; de beveiliging is niet gegarandeerd. Daarom staan vertrouwelijke stukken nu alleen op extranet (afgesloten website voor raadsleden) achtergrond informatie wordt meestal niet in de vergaderbundel opgenomen om de omvang van de stukken te beperken voor raadsleden. Deze achtergrond informatie staat dan op extranet zodat de raadsleden die daarin geïnteresseerd zijn deze kunnen raadplegen. Aantekeningen delen regelmatig worden onbedoeld aantekeningen met alle raadsleden gedeeld via dropbox aantekeningen delen met bijvoorbeeld fractiegenoten moet nu via de mail Notificatie via de mail als de griffie stukken in de dropbox plaatst of wijzigt en daar raadsleden op wil attenderen gaat dat via de mail als er afstemming moet plaatsvinden over moties en/of amendementen gaat dit via de mail Beoogd (maatschappelijk) effect Alle relevante stukken zijn door raadsleden en fractieassistenten op één plek te raadplegen en zijn goed beveiligd. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Bij de vernieuwing van de gemeentelijke website, doorgevoerd in 2015, en daarbij die de website van gemeenteraad is door de griffie al gekeken naar alternatieven. In 2014 zijn offertes gevraagd bij de leverancier van de huidige website (Sim) en van de leverancier van de huidige geluidsopnamen (NotuBiz). Beide offertes gaven de griffie toen geen reden om te overwegen om over te stappen; hoofdreden daarvoor was dat deze alleen de vergaderstukken ontsluiten en extranet in stand gehouden moest worden. Participatie / betrokken partijen / personen De griffie is in de zomer van 2015 op werkbezoek geweest bij de griffie van de gemeente Krimpenerwaard waar ze ibabs gebruiken. Dit leverde het beeld op dat met deze applicatie heel veel kan en dat extranet daarmee overbodig wordt. Voor meer informatie zie demo op Raadslid Kees Hagenaars heeft ervaring met ibabs en was bij het 1 e gesprek van de griffie met de leverancier. Kees Hagenaars heeft gekeken vanuit de gebruikerskant en de griffie heeft gekeken naar de achterkant (het vullen). 2

3 Pagina 3 van 5 Duurzaamheidsaspecten N.v.t. de gemeenteraad vergadert al jaren papierloos. Varianten met argumenten voor en tegen Variant 1: niets doen en alles zo houden zoals het nu is vertrouwelijke stukken op extranet (i.v.m. beveiliging) aanvullingen los van de vergaderbundel notificatie in aparte mails Variant 2: veranderen naar ibabs (voorkeur van griffie uit 3 aanbieders; zie bijlage) extranet is niet meer nodig alle stukken op één plek notificatie bij o.a. de agendastukken Andere voordelen ibabs t.o.v. de huidige situatie handig te gebruiken op ipads en Android-tablets, maar ook beschikbaar voor desktop computers en laptops altijd en overal vergaderstukken beschikbaar zowel online als offline persoonlijke vergaderstukken op elk apparaat annoteren op de stukken, deze worden persoonlijk bewaard of zijn vertrouwelijk binnen de applicatie te delen automatische conversie naar PDF persoonlijke documenten box waarin stukken worden bewaard veiligheid en vertrouwelijkheid is gewaarborgd Voorgesteld besluit 1. ibabs aan te schaffen voor 60 gebruikers; 2. het tekort van de structurele lasten in 2016 ( 5.400) ten laste te brengen van de post onvoorzien; 3. de financiële consequenties à per jaar in de jaren na 2016 mee te nemen bij het opstellen van de begroting ; 4. vast te stellen begrotingswijziging 2016 nr. 6. Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen Vliegende start Op 11 februari 2016 is er een instructieavond (geweest) voor de gebruikers. Vanaf die tijd doet de gemeenteraad ervaring op met ibabs. Dit op kosten van de leverancier in afwachting van een definitief besluit van de gemeenteraad. Na positieve besluitvorming wordt direct overgestapt op ibabs. Koppeling Corsa Op dit moment is er een koppeling met Corsa (post- en archiefsysteem) voor ingekomen stukken en getekende raadsstukken. Via deze koppeling komen deze stukken op de website en extranet. Deze koppeling is nu niet optimaal omdat deze niet erg te beïnvloeden is. De griffie moet dan handmatig post overzetten; dat is vermoedelijk evenveel werk. Bij de keuze voor ibabs kan deze koppeling ook tot stand komen. De griffie wil deze optie niet nu al op voorhand aanschaffen maar eerst ervaring opdoen met ibabs. Dit geldt ook voor een eventuele koppeling met NotuBiz. 3

4 Pagina 4 van 5 Financiële en juridische gevolgen Implementatiekosten Koppeling website Opleiding/training Licentiekosten* *) in 2016 zijn de licentiekosten naar verhouding berekend Implementatiekosten (incidenteel) De incidentele implementatiekosten voor ibabs (zonder koppeling met Corsa en Notubiz) bedraagt excl. BTW (opleiding en koppeling website 3.000). Met beide koppelingen bedragen de implementatiekosten meer. Het voorstel van de griffie is om ibabs aan te schaffen zonder de koppelingen en eind 2016 te kijken of deze koppelingen alsnog nodig zijn. Licentiekosten (structureel) De kosten bij 60 gebruikers bedragen jaarlijks Het aantal gebruikers is per maand aan te passen. Inschatting aantal gebruikers: 21 raadsleden, 21 fractieassistenten (maar kunnen er meer worden; maximaal 5 per fractie), 3 griffiemedewerkers, 4 collegeleden, 1 gemeentesecretaris en 5 MTleden. De leverancier rekent per 10 gebruikers, dus voor 55 gebruikers worden er 60 in rekening gebracht. Met deze licenties heeft de gemeente altijd toegang tot de laatste versie van de ibabsapplicatie. Geen licentiekosten Niet-raadsleden (inwoners en medewerkers) krijgen via deze app toegang tot de openbare stukken van de Nieuwkoopse gemeenteraad. Daar zijn geen (licentie)kosten aan verbonden. Dekkingsmogelijkheden De incidentele implementatiekosten in 2016 ( 5.000) kunnen worden opgevangen binnen het product Raad. De structurele lasten ( 7.200) kunnen vanaf 2017 gedeeltelijk worden opgevangen met onderstaande vrijval van lasten (op verschillende producten). Kapitaallasten Voor 2016 staat de vervanging van BRIS in de planning voor een bedrag van Deze investering kan vervallen. Dat betekent dat er vanaf 2017 vrijval van kapitaallasten van (op het product Raad). Automatiseringslasten Het huidige BRIS bestaat uit de koppeling van Sim met Corsa (post- en archief) en de koppeling van Sim met NotuBiz (geluid). Dit contract wordt na besluitvorming door de gemeenteraad opgezegd maar heeft een opzegtermijn van 1 jaar; jaarlijkse kosten (op het product Automatisering). De kosten voor extranet bedragen jaarlijks (op het product Automatisering). Ook dit contract kan na besluitvorming door de raad worden opgezegd maar heeft een opzegtermijn van 1 jaar. We stellen voor om het tekort van de structurele lasten in 2016 ( licentiekosten) ten laste te brengen van de post onvoorzien. Daarnaast stellen we voor om de financiële consequenties à per jaar in de jaren na 2016 mee te nemen bij het opstellen van de begroting

5 Pagina 5 van 5 Bijlagen Vergelijking 3 aanbieders; onderbouwing bij argumenten voor en tegen Offertes van de 3 aanbieders (vertrouwelijk); deze zijn in te zien bij de griffie. Advies meningsvormende raad (10 maart 2016) Begrotingswijziging Jaar Structurele doorwerking Nr. 6 Programma Mutatie X lasten baten lasten baten lasten baten lasten baten 1 Ruimtelijke ontwikkeling 2 Ruimtelijk beheer 3 Sociaal domein 4 Bestuur en dienstverlening Algemene dekkingsmiddelen Saldo 0-4,139-4,139-4,139 Mutaties reserves 1 Ruimtelijke ontwikkeling 2 Ruimtelijk beheer 3 Sociaal domein 4 Bestuur en dienstverlening 5 Algemene dekkingsmiddelen Saldo Totaal