Visie op griffie Venray 2017

Transcriptie

1 Visie op griffie Venray 2017 Bij mijn vertrek als raadsgriffier van de gemeente Venray is mij gevraagd om een visie te geven op de toekomstige griffie. Een griffie die in staat is om in een snel veranderende omgeving de gemeenteraad te ondersteunen en mee te gaan in de ontwikkelingen van deze raad. Een visie op de griffie kan dan ook niet los worden gezien van hoe de raad van Venray zich beweegt; de griffie staat ten dienste van de gemeenteraad en zal de raad bij dienen te staan in de processen van de raad. Deze processen zijn dan ook leidend voor de werkwijze en bemensing van de griffie. In deze visie zal eerst worden ingegaan op de veranderingen waar de raad mee bezig is en vervolgens zal gekeken worden op welke wijze de griffie daarbij passend is. Gemeenteraad In deze raadsperiode heeft de raad aangegeven de huidige vergaderstructuur te handhaven. Het commissiestelsel waar nu mee wordt gewerkt dient dan ook als een gegeven te worden beschouwd. Opgemerkt dient wel te worden dat hierin mogelijk verandering kan optreden na de verkiezingen van Het is dan aan de nieuwe raad hier iets van te vinden. In de huidige raadsperiode en met name het afgelopen jaar zijn twee (culturele) veranderingen in de raad waarneembaar waar aan wordt gewerkt: de raad wil meer naar voren en de raad wil meer naar buiten. Naar voren De raad heeft een kaderstellende rol. Net als in andere gemeenten in Nederland is het oppakken van die kaderstellende rol ook voor de raad van Venray een zoektocht. Wat in gemeenteraden vaak wordt aangegeven is dat men als raad meerdere alternatieven wil ontvangen voor een voorstel of aan de voorkant van processen in positie wil worden gebracht om kaders te kunnen meegeven. Met name de roep naar voren is ook in Venray te horen. De raad wil graag aan de voorkant van een proces zaken aan het college meegeven in plaats van dat de raad aan de achterkant zaken gaat repareren. Voordeel van het positioneren van de raad aan de voorkant is dat dit leidt tot efficiëntere processen en meer voldoening oplevert bij betrokkenen; Als aan de voorkant van het proces de opdracht/kaderstelling van de raad scherper is zal dit aan het einde bij de besluitvorming vaker leiden tot positieve en soepele besluitvorming doordat college en organisatie vooraf bekend zijn met wensen en gevoeligheden vanuit de raad. De organisatie werkt momenteel aan een organisatieverandering die hierop aansluit waarin opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap een centrale rol vervullen. Vanuit deze organisatieverandering heeft de raadswerkgroep burgercontacten ingestemd om deel te nemen aan een pilot over het subsidiebeleid. Bij dit proces gaan raadsleden, collegeleden en medewerkers aan het begin van het traject met elkaar een dialoog aan over het proces en de inhoud. Een eerste vingeroefening om op zoek te gaan naar vernieuwing. 1

2 Belangrijk omdat de spelers gezamenlijk verkennen welke mogelijkheden er zijn om te komen tot nieuwe vormen van samenwerking. Naar buiten De raadswerkgroep burgercontacten is een actieve werkgroep van de raad die maandelijks bijeen komt en in kleiner verband vaker bijeen komt om activiteiten voor te bereiden. Op de eerste plaats heeft de raadswerkgroep zich ten doel gesteld om het werk van de raad transparanter te maken. Dit wordt gedaan door alle formele commissie- en raadsbijeenkomsten digitaal uit te zenden in beeld en geluid. Daarnaast zijn eerste stappen gezet op het gebied van social media (twitteraccount en facebook) en het schrijven van stukken over de raadsvergaderingen in de Peel en Maas. Het transparanter maken van het werk hangt samen met een tweede doelstelling van de werkgroep om burgers meer te betrekken bij de besluitvormingsprocessen van de raad. Met name in de fase van beeldvorming over een voorstel of onderwerp ziet de werkgroep een mogelijkheid om inwoners en organisaties uit te nodigen om hun mening te delen met de raad. Voor 2017 heeft de werkgroep als start vier ronde tafel bijeenkomsten in de planning staan om inwoners meer te betrekken bij onderwerpen die op de raadsagenda staan of gaan komen. De beweging naar voren en naar buiten van de raad vraagt ook om een griffie die hierin mee beweegt. Het vraagt om een griffie die zich ontwikkelt van proceduregriffie naar procesgriffie omdat procesinrichting en rolverdeling tussen spelers steeds belangrijker worden. Een griffie dient daarbij ondernemend te zijn en pro-actief. Overigens dient daarbij wel opgemerkt te worden dat het bewaken en uitvoeren van procedures een noodzakelijke en belangrijke randvoorwaarde blijft; dit is immers de basis waarop raad en griffie functioneren. Raad en griffie blijven gebaat bij tijdige aanlevering van stukken, een goede beantwoording van vragen, bewaking van procedures etc. om te komen tot goede besluitvorming. De beweging naar voren en naar buiten vragen ook om een griffie die goed in staat is om te communiceren. Zowel intern als extern. Het is als griffie van belang namens de raad een goede samenwerking te onderhouden met college, organisatie en inwoners. Van belang is dan dat leden van de griffie beschikken over goede communicatieve vaardigheden. Ten aanzien van de externe communicatie is het belangrijk dat binnen de griffie de vaardigheid aanwezig is om gebruik te maken van sociale media en de beschikking is over redactionele vaardigheden om in samenwerking met anderen inwoners en anderen te informeren over het werk van de raad. 2

3 Griffie Missie Kijkend naar de griffie is het goed eerst te komen tot de missie die de griffie heeft te vervullen. Voorgesteld wordt, ook kijkend naar wat gangbaar is elders, deze missie als volgt te formuleren: De griffie ondersteunt en adviseert de raad en zijn commissies en werkgroepen bij de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol conform de gemeentewet in de breedste zin van het woord. Zodat de raad zijn rollen op de meest optimale wijze en onder de meest optimale omstandigheden kan vervullen. De griffie ondersteunt het democratische proces en draagt bij aan de verdere ontwikkeling van dit proces in samenspraak met de raad. Taken Griffie Op basis van deze missie kunnen een aantal werkzaamheden/taken van de raad worden benoemd. In grote lijnen kunnen deze taken worden opgesplitst in advisering, ondersteuning, uitvoering en ambassadeurschap. Opgemerkt dient te worden dat deze taken niet los van elkaar gezien kunnen worden en vaak door elkaar heen lopen. Een indeling op hoofdlijnen kan als volgt worden gemaakt: De griffie als adviseur - De griffie als sparringpartner van raadsleden en commissieleden. - De griffie als gesprekspartner van het college. - De griffie als gesprekspartner van de organisatie. - De griffie als gesprekspartner van inwoners en organisaties. De griffie als ondersteuner - De griffie ondersteunt het primaire besluitvormingsproces van de raad door de raad en individuele raads- en commissieleden bij te staan voorafgaand, tijdens en na commissievergaderingen, het presidium, fractievoorzittersoverleg en raadsvergaderingen. - De griffie ondersteunt de voorzitters van de diverse gremia. - De griffie ondersteunt de raad bij de organisatie van andere bijeenkomsten als werkbezoeken, informatieavonden en Ronde Tafel Gesprekken. - De griffie ondersteunt de werkgroepen van de raad. - De griffie ondersteunt de Rekenkamercommissie. - De griffie ondersteunt de raad in andere voorkomende situaties bij de uitoefening van zijn taak. De griffie als uitvoerder - De griffie verzorgt de administratieve werkzaamheden rond raadsbijeenkomsten. 3

4 - De griffie verzorgt de uitvoering van procedurele werkzaamheden rond raadsvergaderingen zoals voorgeschreven vanuit de gemeentewet en de diverse reglementen. - De griffie draagt zorg voor het operationaliseren van de raad en raadsleden. Zorg wordt hierin ondermeer gedragen voor uitvoering rechtspositie raads- en commissieleden, facilitaire ondersteuning etc. De griffie als ambassadeur van de raad - De griffie neemt deel aan het driehoeksoverleg met de burgemeester en secretaris en andere interne overleggen met college en organisatie. - De griffie organiseert en neemt deel aan bijeenkomsten voor inwoners en organisaties die het werk van de raad onder voetlicht brengen. Te denken valt aan het jaarlijkse jeugddebat etc. - De griffie neemt deel aan overleggen in regionale samenwerkingsverbanden en activiteiten van de Vereniging van Griffiers, VNG, VNG Limburg etc. als vertegenwoordiger van de gemeente Venray. - De griffie onderhoudt contacten met externen. Griffie naar de Toekomst De huidige griffie is gebaseerd op het commissiestelsel en daaromheen gebouwd. Niet voor niets is dit terug te vinden in de functiebenamingen van raadsgriffier en commissiegriffier. Momenteel kent de griffie een omvang van 2,67 fte verdeeld over drie functionarissen. Van belang hierbij is dat gezien de beperkte omvang van de griffie de functionarissen elkaar kunnen vervangen. Hierin is de afdeling van drie personen kwetsbaar. Een werkwijze die momenteel goed werkt, mede door de ruime ervaring en flexibiliteit van de medewerkers op de griffie. Ten aanzien van de formatie kan worden gesteld dat deze momenteel afdoende is. Twee factoren vragen wel om aandacht om de formatie-omvang in evenwicht te houden met de werkzaamheden van de raad. Op de eerste plaats de werkzaamheden van de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie bepaalt zelf het onderzoeksprogramma. Echter bepaalt het aantal onderzoeken wel de inzet vanuit de griffie. Des te meer onderzoeken worden uitgevoerd, des te meer vergaderingen dienen te worden belegd en informatie met de organisatie dient te worden uitgewisseld. Dit vraagt in een terugkerende piekbelasting ruim capaciteit van de griffie. Het is goed als raad in overleg met de rekenkamercommissie uit te spreken welke ambitie de raad heeft met zijn rekenkamercommissie. Concreet is het bijvoorbeeld de vraag hoeveel rapporten de raad periodiek wenst te ontvangen van de rekenkamercommissie. Op basis hiervan kan budget en ambtelijke ondersteuning vanuit de griffie worden ingezet. Eerder is in dit document de beweging naar voren en naar buiten geschetst. Dit is de tweede factor die om aandacht vraagt. Het naar buiten gaan van de raad levert piekbelasting op binnen de griffie, maar is binnen de huidige formatie goed 4

5 op te vangen. In het verlengde hiervan is het van belang dat communicatie als instrument goed is geborgd in de werkzaamheden van de griffie. Hiermee is afgelopen jaar een begin gemaakt. Voor een structurele inbedding op de griffie zal naar schatting 4 uur per week benodigd zijn voor met name redactionele activiteiten. De huisvesting van de griffie is kwantitatief op orde. Bij een veranderende rol van de raad is het de vraag of huisvesting in een uithoek van het gemeentehuis wenselijk is om interactie met college en organisatie te bevorderen. Met huisvesting van de griffie in de hoek van het gemeentehuis stralen raad en griffie uit dat zij op afstand staan. Een meer centraal gelegen plek in het gemeentehuis kan in de toekomst een beter alternatief zijn. Uiteraard met inachtneming van de kwantitatieve bestaande huisvesting en goede en laagdrempelige toegankelijkheid voor raads- en commissieleden. In 2017 nemen de raadsgriffier en de commissiegriffier/plv raadsgriffier afscheid van de griffie. Geadviseerd wordt om bij deze wisselingen het takenpakket van functionarissen te wijzigen en tevens de functiebenamingen aan te passen. Met name de omschrijving commissiegriffier is niet altijd ladingdekkend voor de werkzaamheden die worden verricht door de medewerkers. Daarnaast is het goed om voor de ondersteuning van de rekenkamercommissie een functionaris met HBO-achtergrond te hebben die bekend is met het fenomeen onderzoek vanuit studie- en/of werkervaring. Deze functionaris zou dan tevens redactionele werkzaamheden op zich kunnen nemen. Waar nu de commissiegriffier/plv. raadsgriffier twee raadscommissies ondersteunt wordt voorgesteld in de toekomst dit terug te brengen naar één commissie en deze functionaris daarnaast de rekenkamercommissie te laten ondersteunen. Bij een urenuitbreiding op de griffie voor communicatieactiviteiten kunnen deze activiteiten tevens worden toegevoegd aan het takenpakket van deze functionaris. Verdeling taken Naar aanleiding van het bovenstaande kunnen de taken op de griffie worden verdeeld over de drie functionarissen op de afdeling. De hoofdtaken worden per functionaris benoemd. Raadsgriffier De raadsgriffier is eindverantwoordelijk voor de griffie en de ondersteuning van de raad vanuit deze griffie. Hoofdtaken van de raadsgriffier zijn: - Advies en bijstand verlenen aan de diverse gremia en raads- en commissieleden - Leiding geven aan de griffie - Initieert en draagt bij aan nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot het raadswerk (beleidsmedewerker van de raad) - Voeren procesmanagement 5

6 - Organiseren bijeenkomsten - Ondersteunen werkgroepen inhoudelijk en procesmatig - Ondersteunen van de auditcommissie - Zorg dragen voor logistieke processen diverse gremia - Ambassadeur Raadsadviseur/plaatsvervangend raadsgriffier (nu commissiegriffier) De raadsadviseur werkt onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier. De functionaris kent een grote mate van zelfstandigheid in de werkzaamheden. Hoofdtaken van de raadsadviseur zijn: - Ondersteunen van één raadscommissie - Advies en bijstand aan raads- en commissieleden - Uitvoeren administratieve werkzaamheden rond de raadsvergadering en verzorgen logistiek - Ondersteunen rekenkamercommissie - Uitvoeren communicatie-activiteiten in overleg met anderen. Accent op redactionele activiteiten - Vervangen raadsgriffier bij afwezigheid - Ambassadeur Commissiegriffier/Raadsondersteuner De commissiegriffier/raadsondersteuner werkt onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier. Hoofdtaken van de commissiegriffier zijn als volgt: - Ondersteunen meerdere raadscommissies - Secretariële en administratieve ondersteuning van de griffie - (Mede) Organiseren werkbezoeken, excursies en bijeenkomsten - Uitvoeren communicatie-activiteiten in overleg met anderen. Met accent op sociale media - Vervangen raadsadviseur bij afwezigheid - Ambassadeur Patrick Peters Maart