Raadsvoorstel. Bevoegdheid Raad. Vergaderdatum: 29 november 2011 Registratienummer: 2011/72 Agendapunt nummer: 9. Onderwerp Aanschaf ipad s

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Bevoegdheid Raad Vergadering Gemeenteraad Oirschot Vergaderdatum: 29 november 2011 Registratienummer: 2011/72 Agendapunt nummer: 9 Onderwerp Aanschaf ipad s Inleiding/aanleiding De ipad doet snel zijn intrede binnen allerlei organisaties en dus ook bij gemeenten. De ipad is bijzonder handig om allerlei informatie snel te raadplegen en om eenvoudige s en teksten te maken. Het grootste voordeel van de ipad is het eenvoudig raadplegen van informatie en de zoeksnelheid. Het raadplegen van de informatie kan via de standaard applicaties die al zijn geïnstalleerd op de ipad. Ook kunnen documenten (o.a. Word) eenvoudig als PDF documenten gelezen worden.hierdoor is de ipad een goede stap in de richting van volledig digitaal, en dus papierloos vergaderen. De voordelen van de ipad om digitaal te vergaderen zijn: - Alle relevante documenten direct paraat; - Snel relevante passages en informatie vinden; - Altijd de juiste versie van het document paraat (mits de documentaire informatievoorziening op orde is); - Aantekeningen maken bij de documenten is mogelijk en deze blijven elektronisch beschikbaar, - Het bespaart veel papier en kopieerwerk; - Een centrale online agenda en ; - Mogelijkheid om websites, dus ook RIS/BIS en de gemeentelijke website te doorzoeken; - Geen zware tas vol met stukken. 09-Raadsvoorstel aanschaf ipad's.doc/blz. 3

2 In de afgelopen weken is een werkgroep van uw gemeenteraad (aangevuld met een collegelid en met medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering & Control) druk doende geweest om een planning te maken voor de uitrol van ipad s, binnen de door u gestelde kaders. Kortheidshalve verwijzen we u naar de memo van de griffier met het onderwerp De weg naar Papierloos werken. In deze memo is tevens een planning opgenomen voor de uitrol van de ipad, evenals de route om te komen tot het papierloos werken binnen de gemeenteraad van de gemeente Oirschot. Voorstel 1. Het college opdracht te geven om voor de organisatie van de gemeente Oirschot inclusief college B&W en griffier twaalf ipad s aan te schaffen en hiervoor het benodigde budget van (zie onder kopje Kosten en dekking ) beschikbaar te stellen. 2. Over te gaan om de aanschaf van ipad s voor (burger)raadsleden (maximaal 41 stuks) te bevoorschotten en de kosten te verrekenen door inhouding in twee termijnen op de raadsvergoeding 3. Het college opdracht te geven om ervoor te zorgen dat de ipad s van de gemeente Oirschot en van de (burger-) raadsleden toegang krijgen op het WiFi-netwerk. 4. Het college opdracht te geven om bij de aanschaf van de ipad s voor de organisatie van de gemeente Oirschot voor de twaalf ipad s een Apple carepack af te sluiten. 5. Het presidium voor 15 november 2011 te vragen om in te stemmen met punt 1 tot en met 4 i.v.m. de rechtmatigheidseisen. Argumenten 1.1. Om op een efficiënte wijze deel te nemen aan raadsvergaderingen schaft de organisatie twaalf ipad s aan. Om de (voorbereiding van) raadsvergaderingen efficiënt te laten verlopen, wil het college beschikken over twaalf ipad s (één voor de griffier, vier voor het college, één voor de algemeen directeur/ gemeentesecretaris, vier voor de managementleden en twee stuks voor het team communicatie). Op deze wijze is het voor de griffier mogelijk om volledig over te gaan op digitale raadsvergaderingen. Het team communicatie gebruikt de ipad s voor de uitrol van omgang met sociale media (gepland voor 2012) Digitaal werken is een van de aandachtspunten in het coalitieakkoord en in de toekomstvisie. Door de ipad s in te zetten voor volledig digitaal vergaderen wordt een start gemaakt met het digitaal werken. Dit gaat een positieve spin-off hebben naar de rest van de organisatie. 09-Raadsvoorstel aanschaf ipad's.doc/blz. 4

3 2.1 Het presidium heeft de griffier opdracht gegeven om te komen tot de uitrol van ipad s ten behoeve van de (burger-) raadsleden. Vanuit de raad is het initiatief genomen om zo snel als mogelijk volledig digitaal te gaan vergaderen. Zie de memo van de griffier met het onderwerp De weg naar Papierloos werken. In deze memo is tevens een planning opgenomen voor de uitrol van de ipad, evenals de route om te komen tot het papierloos werken binnen de gemeenteraad van de gemeente Oirschot. 2.2 De raad verzoekt het college om de aanschaf van 41 ipad s voor (burger)raadsleden voor te financieren. Het uitgangspunt is dat de (burger)raadsleden zelf een tablet-pc naar keuze aanschaffen. Deze wordt betaald uit de vergoeding voor raadsleden. ( 375,- per jaar) Om de aanschaf nu zonder extra kosten voor de (burger-)raadsleden te laten verlopen, schiet de gemeente Oirschot deze bijdrage voor de resterende raadstermijn nu voor. De voorfinanciering wordt als volgt ingehouden: 50% per 1 april 2012 (raadsvergoeding 2012/2013) en 50% er 1 april 2013 (raadsvergoeding 2013/2014). Mocht de ipad duurder zijn dan 750,- dan dient het verschil door de (burger-)raadsleden te worden bijbetaald. Uit een korte inventarisatie is gebleken dat het niet voor alle (burger)raadsleden goedkoper is om de ipad s gemeenschappelijk in te kopen. De griffier zorgt ervoor dat nog geïnventariseerd wordt wie zelf (zakelijk) een ipad wil kopen en wie gemeenschappelijk een ipad zal kopen. De keuze om al dan niet een 3G-abonnement aan te schaffen is een individuele keuze. Tenslotte stellen we voor met de raadsleden af te spreken en vast te leggen dat, als zij voortijdig vertrekken, de (restant) kosten op dat moment worden verrekend. 3.1 Voor een goed en gemakkelijk gebruik van de ipad is een WiFi-netwerk noodzakelijk. De inrichting van het WiFi-netwerk kan zowel los van bestaande netwerken, als ook gekoppeld met bestaande netwerken. In overleg met SSC - De Kempen voorzien we in de aanleg van een WiFinetwerk, welke in eerste instantie niet gekoppeld is met het bedrijfsnetwerk van de gemeente Oirschot. Het aan te leggen WiFi-netwerk kan in latere instantie gekoppeld worden aan het bestaande bedrijfs-netwerk. Hiervoor dienen aanvullende voorzieningen te worden getroffen. N.B. Bij de initiële opstart (activering van het apparaat) is een verbinding met een laptop of vaste PC noodzakelijk. Daarnaast is een verbinding noodzakelijk bij bijvoorbeeld back-ups en restores. 3.2 Toegang tot het WiFi-netwerk is voorlopig niet toegestaan voor derden. Het aan te leggen WiFi-netwerk staat in eerste instantie niet open voor derden. Dit om beveiligingstechnische redenen. Het SSC - De Kempen onderzoekt nog de mogelijkheid om in de toekomst het WiFi-netwerk al dan niet open te stellen voor derden. De (burger)raadsleden krijgen toegang tot het WiFi-netwerk zodat zij met hun ipad in het gemeentehuis kunnen werken. 09-Raadsvoorstel aanschaf ipad's.doc/blz. 5

4 4.1 Aangaan van een Apple carepack voor de ipad s van de organisatie van de gemeente Oirschot is noodzakelijk. De ipad s voor de organisatie van de gemeente Oirschot worden in de nabije toekomst gebruikt voor collegevergaderingen en managementvergaderingen. Dit past in het kader van efficiënter werken. Door het afsluiten van een Apple carepack kunnen gebruikersvragen worden gesteld aan de Apple servicedesk. Dit bevordert een verdere efficiëntere inzet van de ipad s. Het beheer van de ipad ligt nadrukkelijk bij de gebruiker. Het SSC speelt hier geen rol in. SSC is alleen verantwoordelijk voor het beheer van het WiFi-netwerk. 5.1 Het Presidium voor 15 november 2011 in te laten stemmen met de punten 1 tot en met 4 van dit raadsvoorstel i.v.m. de rechtmatigheidseisen. Normaliter mag pas tot uitvoering (aanschaf, installatie, etc.) worden overgegaan als uw raad heeft ingestemd met het raadsvoorstel. Gelet op de start van de pilotperiode per 15 november 2011 is het niet mogelijk om te wachten op raadsgoedkeuring. Immers de eerstvolgende raadsvergadering is voorzien op 29 november We vragen het Presidium c.q. de fractievoorzitters om vooraf in te stemmen met de hoofdlijnen genoemd in dit voorstel, zodat we de pilotperiode op een adequate wijze kunnen ondersteunen. Risico s Training, ondersteuning, service, garantie, inrichting, beveiliging In de raadswerkgroep ipad s is meegenomen dat de volgende zaken extern (dus betrekken in de aanschaf van ipad s) moeten worden geregeld: training, ondersteuning, service, garantie, inrichting, beveiliging Apple carepack. Beschikbaarheid WiFi Risico van het digitaal vergaderen is dat WiFi tijdens een raadsvergadering niet beschikbaar is. Er kan dan niet vergaderd worden. Tijdens de raadsvergaderingen is er geen ondersteuning van het SSC beschikbaar, tenzij het contract met het SSC wordt aangepast met betrekking tot de servicetijden. Dat brengt extra kosten met zich mee. Om te voorkomen dat de gemeente Oirschot de aanschaf van de tablet-pc s moet aanbesteden is het verstandig om alle ipad s van de (burger-) raadsleden op eigen naam te laten factureren. Alleen de 12 ipad s voor college, Griffier en MT worden door de gemeente Oirschot aangeschaft. Bring your own divice Door het principe Bring your own device kan een diversiteit aan tablet-pc s ontstaan. Door goed overleg in de werkgroep willen we zoveel mogelijk de eenheid bewaken. De gemeente Oirschot moet zich wel 09-Raadsvoorstel aanschaf ipad's.doc/blz. 6

5 realiseren dat de ipad s voor de organisatie door de organisatie gekocht en dus ook beheerd gaan worden. Daar het SSC hiervoor geen service verleent moet de organisatie dit zelf verzorgen. Zaak is dus dat bij een gerenormeerd Apple steunpunt (Apple-Store of Mediamarkt) wordt gekocht zodat college- en MT-leden altijd op een goede serviceverlening kunnen terug vallen. Keuze type ipad De voor de organisatie te kopen 12 ipad s moeten voldoen aan de eisen die voor het werk in de organisatie gesteld worden. Dit kan afwijken van de eisen die voor de (burger-) raadsleden gelden. Fiscale consequenties Fiscale consequenties zijn sterk afhankelijk van de definitieve besluitvorming over de wijze van invoering van de ipad s. Indien noodzakelijk komen we hier laten nog op terug richting college en de raadswerkgroep ipad s. Uitgangspunt hierbij is dat alle fiscale gevolgen van de voorfinanciering voor rekening van de (burger-) raadsleden zijn. Inkooptechnische consequenties Overleg met Bizob over de wijze van aanschaf en voorfinanciering van ipad s betekent wijst, op basis van een voorlopige verkenning uit, dat we voor de aanschaf van de 12 ipad s voor de organisatie, we tenminste één offerte moeten hebben aangevraagd voor de financiering. De aan te schaffen ipad s voor de (burger)raadsleden vallen niet onder ons inkoop-/aanbestedingsbeleid, mits ze niet gefactureerd worden aan de gemeente Oirschot. Kosten en dekking Voor de aanschaf van ipad s zijn geen incidentele en/of structurele middelen gereserveerd. In onderstaande tabel zijn de benodigde middelen uiteengezet, gesplitst naar incidentele en structurele middelen. We gaan er hierbij vanuit dat: De aanschaf en het onderhoud van de 41 ipad s voor de (burger) raadsleden wordt betaald uit de vergoeding die de (burger)raadsleden ontvangen (de gemeente Oirschot betaald jaarlijks de vergoeding aan de (burger)raadsleden in privé, de (burger) raadsleden schaffen de ipad s in privé aan). Aanschaf van de 41 ipad s geschiedt buiten de organisatie van de gemeente Oirschot om. Aandachtspunten hierbij: o De gemeente Oirschot kan deze bevoorschotting niet activeren. (Het is een aanschaf voor derden) De enige mogelijkheid is dat de uitgaven voor de ipad s op een tussenrekening worden geboekt, waar tegenover de raadsvergoedingen als inkomsten worden geboekt. o De nota van de aanschaf van de ipad s komt op naam van de gebruiker te staan en financiert de kosten voor. 09-Raadsvoorstel aanschaf ipad's.doc/blz. 7

6 o Omdat we aanschaffen voor derden is het BTW-compensatiefonds niet van toepassing. Dit betekent dat de ipad duurder wordt. (Inc. BTW). De aanschaf van de 12 ipad s voor de organisatie incl. college B&W en griffie gebeuren door de gemeente Oirschot. Aandachtspunt hierbij: o We gaan er hierbij van uit de deze 12 ipad s eigendom van de gemeente blijven. Omdat de kosten lager zijn dan kunnen deze vanwege de financiële verordening niet geactiveerd worden, maar moeten deze ineens ten laste van de exploitatie gebracht worden.daardoor is het BTW-compensatiefonds van toepassing. Het type van de aan te schaffen ipad s (41+12) komen zoveel mogelijk overeen (i.v.m. het op dezelfde manier toegang krijgen tot het WiFi-netwerk en de te geven gebruikersinstructie). Er geen 3G-abonnementen à 25,00 per device per maand nodig zijn. De (burger) raadsleden kunnen thuis aansluiten op hun eigen infrastructuur. Daarnaast wordt door de aanleg van het WiFinetwerk voorzien in het gebruik van de ipad binnen het gemeentehuis. Dit zelfde geldt voor de organisatie incl. B&W en de griffie. Indien voor de organisatie wel gebruik wordt gemaakt van 3G-abonnementen, wordt de bedrijfstelefoon vervangen door een basistelefoon (Nokia) en vindt vergoeding plaats van de 3G-abonnementen conform de fiscale regelgeving en het cafetariamodel (in privé voorschieten tot maximaal 25,00 per device per maanden achteraf declareren). De 3G-abonnementen worden verantwoord onder het budget van de telefoonkosten. In verband met de ombuigingen dient het gebruik van eventuele 3G-abonnementen kostenneutraal plaats te vinden. De structurele besparingen op papier ter waarde van 5.000,00 (zie de programmabegroting 2012) worden gerealiseerd door de uitrol van het werken met ipad s. Door het gebruik van ipad s de papieren raasdstukken op korte termijn komen te vervallen, wat interne uren bespaart. Via SSC - De Kempen in 2012 de afgesproken inkoop/aanbesteding plaatsvindt van de kopieermachines, waarbij door de uitrol van het werken met ipad s een significant inkoop/ aanbestedingsvoordeel kan plaatsvinden voor het SSC - De Kempen. Met deze kosten is in de begroting geen rekening gehouden. Dit betekent dat aanvullende dekking aangewezen moet worden. De lasten over 2011 ( 9.390,00) zouden incidenteel ten laste van de algemene reserve gebracht kunnen worden. (met de aantekening dat het saldo van de algemene reserve minimaal is). Voor de structurele lasten vanaf 2012 ( 5.300,00) is geen andere dekking aan te wijzen dan de post onvoorzien. De post onvoorzien bedraagt jaarlijks (afgerond) Deze wordt met deze beschikking voor de komende jaren al fors aangesproken voor de lasten van aanleg van WiFi (zie apart voorstel). 09-Raadsvoorstel aanschaf ipad's.doc/blz. 8

7 incidenteel (jaarschijf 2011) excl. BTW structureel (jaarschijf 2011) excl. BTW structureel (jaarschijf 2012 e.v.) excl. BTW Aanschaf ipad s (12 organisatie incl. college B&W en griffie à 700,00 incl. handleiding, training, ondersteuning, inrichting, garantie, service, beveiliging, carepack Apple en excl. BTW) 8.400, Windows licentiekosten (ca. 41 raad en ,00 (2 mnd) 2.650,00 organisatie incl. college B&W en griffie à ± 50,00 per device) Stelpost aanschaf overige apps (ca. 41 raad en 12 organisatie incl. college B&W en griffie à ± 50,00 per device) ,00 (2 mnd) 2.650,00 Totaal jaarlijkse lasten 12 ipad s 8.400,00 990, ,00 Voorfinanciering 41 ipad s (41 x 750) Voorfinanciering N.B. Indien tijdens de pilotperiode (15 november december 2011) of na de definitieve uitrol (vanaf 1 januari 2012) blijkt dat de bandbreedte van het internet aangepast moet worden, komen we hierop terug met een aanvullend raadsvoorstel. Draagvlak en Communicatie Via de raadswerkgroep ipad s is een goede basis gelegd om draagvlak te creëren, zowel bij (burger) raadsleden, collegeleden als bij managementleden. De griffie verzorgd de externe communicatie en vanuit de organisatie van de gemeente Oirschot (afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Control) wordt aandacht besteed voor de interne communicatie. Voor zowel de externe als de interne communicatie wordt gebruik gemaakt van het team communicatie. Relatie met Toekomstvisie De aanschaf van ipad s past in het efficiënter (en papierloos) werken. Burgerparticipatie Aanleg van het WiFi-netwerk gebeurt in overleg tussen de organisatie gemeente Oirschot en SSC - De Kempen. Aanschaf, training, ondersteuning, inrichting, garantie, service, beveiliging, aanschaf carepack Apple van (lees: voor de gebruikers van de) ipad s gebeurt in overleg tussen de organisatie gemeente Oirschot en de (burger)raadsleden, middels een raadswerkgroep ipad s. Aansluiting ipad s op het WiFinetwerk wordt verzorgd door SSC - De Kempen. 09-Raadsvoorstel aanschaf ipad's.doc/blz. 9

8 Procedures, Planning en Uitvoering Kortheidshalve verwijzen we u naar de memo van de griffier met het onderwerp De weg naar Papierloos werken. In deze memo is tevens een planning opgenomen voor de uitrol van de ipad evenals de route om te komen tot het papierloos werken binnen de gemeenteraad van de gemeente Oirschot. Belangrijke mijlpalen zijn de start van de pilot ipad s op 15 november 2011 en de definitieve start van het werken met een ipad per 1 januari Evaluatie Aangesloten wordt bij de evaluatie gebruik ipad welke door de griffier zal worden geïnitieerd. Daarnaast zorgt de organisatie van de gemeente Oirschot tijdig (lees: voorafgaand aan de raadsevaluatie) voor een interne evaluatie, waarbij SSC - De Kempen wordt betrokken. Bijlagen ter inzage Memo van de griffier met het onderwerp De weg naar Papierloos werken. Oirschot, 1 november 2011 burgemeester en wethouders, Jos van Hout, secretaris Ruud Severijns, burgemeester 09-Raadsvoorstel aanschaf ipad's.doc/blz. 10

9 Raadsbesluit Vergadering: Gemeenteraad Oirschot Vergaderdatum: 18 oktober 2011 Registratienummer: 2011/72 De raad der gemeente Oirschot; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 november 2011; gegeven de agendering door het Presidium d.d. 15 november 2011; besluit: 1. Het college opdracht te geven om voor de organisatie van de gemeente Oirschot inclusief college B&W en griffier twaalf ipad s aan te schaffen en hiervoor het benodigde budget van (zie onder kopje Kosten en dekking ) beschikbaar te stellen. 2. Over te gaan om de aanschaf van ipad s voor (burger)raadsleden (maximaal 41 stuks) te bevoorschotten en de kosten te verrekenen door inhouding in twee termijnen op de raadsvergoeding. 3. Het college opdracht te geven om ervoor te zorgen dat de ipad s van de gemeente Oirschot en van de (burger-) raadsleden toegang krijgen op het WiFi-netwerk. 4. Het college opdracht te geven om bij de aanschaf van de ipad s voor de organisatie van de gemeente Oirschot voor de twaalf ipad s een Apple carepack af te sluiten. 5. Het presidium voor 15 november 2011 te vragen om in te stemmen met punt 1 tot en met 4 i.v.m. de rechtmatigheidseisen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Oirschot van 29 november 2011, De gemeenteraad, Han Struijs, griffier Ruud Severijns, voorzitter 09-Raadsvoorstel aanschaf ipad's.doc/blz. 11