Verordening Informatieve Raadsvergadering2013

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Aalburg. Nr. CVDR275146_1 20 maart 2018 Verordening Informatieve Raadsvergadering2013 Vastgesteld door de gemeenteraad op 29 januari 2013 Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: 1. Lid: a. Een lid van de gemeenteraad. b. Een burgerlid, niet zijnde een raadslid die door de gemeenteraad tot lid van de opiniërende vergadering is benoemd. 2. Burgerraadslid: Een niet-raadslid dat door de gemeenteraad tot lid van de opiniërende vergadering is benoemd. 3. Informatieve raadsvergadering: Het vergadermoment in de fase van het beslissingsproces van de gemeenteraad waarin fracties: a. in gesprek gaan met burgers, maatschappelijke instellingen, verenigingen en bedrijven over onderwerpen die in de gemeente leven; b. de informatie verzamelen die nodig is voor een verantwoorde oordeelsvorming later in het beslissingsproces; 4. Opiniërende raadsvergadering: Het vergadermoment in de fase van het beslissingsproces van de gemeenteraad waarin fracties tot een voorlopig oordeel komen over een ter besluitvorming voorgelegd voorstel of onderwerp. 5. Besluitvormende raadsvergadering: Het laatste vergadermoment in het beslissingsproces van de gemeenteraad waarin de fracties hun definitieve standpunt innemen en desgevraagd en wettelijk noodzakelijk via stemming tot een definitieve besluit komen. 6. Gemeenteraad: Het vertegenwoordigende lichaam als hoofd van de gemeente op grond van artikel 125 van de Grondwet. 7. Voorzitter: Voorzitter van de informatieve- en opiniërende raadsvergadering of diens vervanger. 8. College: Het college van burgemeester en wethouders. 9. Griffier: De griffier of diens vervanger zoals bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet. 10. Vergadering: Vergadering van de informatieve raadsvergadering. 11. Fractie: Een politieke groepering die in de gemeenteraad door verkiezingen wordt vertegenwoordigd. Hoofdstuk 2 Instelling, taken, deelnemers en samenstelling Informatieve Raadsvergadering Artikel 2 Instelling De gemeenteraad stelt een informatieve raadsvergadering in. Artikel 3 Taken De informatieve raadsvergadering heeft de volgende taken: a. Het verzamelen van gegevens en alle informatie over een voorstel of onderwerp dat ter besluitvorming gedurende het besluitvormingsproces wordt voorgelegd zodat in de besluitvormende raadsvergadering een weloverwogen uitspraak en beslissing kan worden genomen. b. Tijdens de informatieve raadsvergadering is er ruimte voor burgers, bedrijven, maatschappelijke instellingen, organisaties en verenigingen om hun meningen en ideeën te geven over op de agenda vermelde onderwerpen al of niet op verzoek en over (actuele) onderwerpen. Zij kunnen bij de griffier tot uiterlijk voor de aanvang van de informatieve raadsvergadering kenbaar of zij hiervan gebruik wensen te maken. c. Het college krijgt in de informatieve raadsvergadering de gelegenheid om proactief informatie over actuele onderwerpen en majeure lopende projecten met de leden te delen. d. Tijdens de informatieve raadsvergadering is er geen ruimte voor debat. e. Tijdens de informatieve raadsvergadering is er geen gelegenheid om leden van het college politiek ter verantwoording te roepen. f. De informatieve raadsvergaderingen zijn openbaar. g. De informatieve raadsvergaderingen worden overeenkomstig een jaarlijks op te stellen vergaderschema gehouden. 1

2 Artikel 4 Deelnemers Aan de informatieve raadsvergadering kunnen deelnemen: a. De leden van de gemeenteraad en de burgerraadsleden zoals deze in die hoedanigheid door de gemeenteraad zijn benoemd. b. Het college van burgemeester en wethouders. c. Door het college aangewezen ambtenaren of deskundigen. d. Inwoners van de gemeente Aalburg, vertegenwoordigers van bedrijven, maatschappelijke instellingen, organisaties en verenigingen die hun domicilie hebben in de gemeente Aalburg. Artikel 5 Samenstelling De leden van iedere fractie kunnen deelnemen aan de informatieve raadsvergaderingen. Artikel 6 Voorzitter 1. Het voorzitterschap wordt bij roulatie vervuld door één van de fractievoorzitters volgens een vooraf opgesteld vergaderschema. 2. De voorzitter is geen lid van de informatieve raadsvergadering. 3. De voorzitter is belast met het leiden van de informatieve raadsvergadering, het handhaven van de orde hierin en het doen naleven van deze verordening. Artikel 7 Zittingsduur en vacatures 1. De zittingsperiode van een lid in de informatieve raadsvergadering eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de gemeenteraad. 2. Een lid houdt op lid te zijn van de informatieve raadsvergadering indien zij niet meer voldoen aan de in artikel 5 gestelde eis. 3. De gemeenteraad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd. 4. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij/zij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de gemeenteraad. Het ontslag gaat in, in de maand die volgt na ontvangst van de schriftelijke mededeling, of zoveel eerder als in de opvolging is voorzien. 5. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de gemeenteraad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4 en Indien een fractie, zoals blijkt uit een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de gemeenteraad, niet langer vertegenwoordigd is in de gemeenteraad, vervalt het lidmaatschap van het lid van de opiniërende vergadering dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege. Artikel 8 De griffier 1. De griffier is in elke vergadering van de gemeenteraad aanwezig. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de gemeenteraad daartoe aangewezen plaatsvervangend griffier. 3. De griffier kan, indien hij daar door de voorzitter voor wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen zoals bedoeld in dit reglement deelnemen. Artikel 9 Vergoedingen burgerraadslid Een burgerraadslid zoals bedoeld in artikel 1 onder 1-b van deze verordening ontvangt voor hetbijwonen van de informatieve raadsvergaderingen geen vergoeding. Hoofdstuk 3 Vergaderingen, tijdstip en voorbereiding Artikel 10 Vergaderfrequentie 1. De informatieve raadsvergaderingen vinden in de regel plaats aan het begin van het beslissingsproces van 6 opeenvolgende weken. 2. De bijeenkomsten van de informatieve raadsvergadering vinden in de regel plaats op dinsdagavond volgens een vooraf opgesteld vergaderschema. 3. De vergaderingen vangen aan om uur en vinden plaats in het gemeentehuis te Wijk en Aalburg. 4. De vergadering wordt in de regel uiterlijk om uur door de voorzitter beëindigd. 5. De informatieve raadsvergadering vergadert voorts indien de agendacommissie het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken. 6. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier. Artikel 11 Agendacommissie 1. Er is een agendacommissie. 2

3 2. De agendacommissie bestaat uit de fractievoorzitters. 3. De voorzitter van de agendacommissie is de fractievoorzitter van de grootste fractie in de gemeenteraad vertegenwoordigd. 4. De agendacommissie heeft tot taak het voorlopig vaststellen van de agenda van de Informatieve raadsvergaderingen en de opiniërende vergaderingen. 5. De conceptagenda en de daarbij behorende stukken van de informatieve raadsvergaderingen worden door de griffier per mail aan de leden toegezonden. 6. De leden van de agendacommissie berichten de griffier voor de datum dat de vergaderbundel wordt verzonden, zulks overeenkomstig het daarvoor opgestelde vergaderschema, of met de conceptagenda kan worden ingestemd. 7. Indien twee leden daarom verzoeken vindt een vergadering van de agendacommissie plaats. 8. De voorzitter van de gemeenteraad kan de vergaderingen van de agendacommissie bijwonen. 9. De griffier of zijn vervanger is in elke vergadering van de agendacommissie aanwezig. 10. De leden van de agendacommissie wijzen elk een raadslid als plaatsvervanger aan. 11. De leden van de agendacommissie hebben elk één stem in de agendacommissie. Artikel 12 Aanwezigheid leden college De agendacommissie nodigt het college uit om in de informatieve raadsvergadering aanwezig te zijn, aan de beraadslagingen deel te nemen en proactief de informatieve raadsvergaderingen informeren over actuele onderwerpen en majeure lopende projecten met de leden te delen. Artikel 13 Oproep 1. De griffier zendt tenminste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25 eerste en tweede lid en artikel 86 eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden. 3. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 14 derde lid, wordt deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. Artikel 14 Agenda 1. Bij aanvang van de vergadering stelt de informatieve raadsvergadering de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter, kan de informatieve raadsvergadering bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. 2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de informatieve raadsvergadering de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen. Artikel 15 Ter inzage leggen van stukken 1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen die op de agenda ter behandeling vermeld staan, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder in de raadskamer van het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan in een openbare kennisgeving mededeling gedaan aan de leden. 2. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht. 3. Indien voor stukken op grond van artikel 25 eerste en tweede lid en artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier inzage hiervan uitsluitend aan de raadsleden. 4. Het onder lid 3 genoemde geldt ook voor vertrouwelijke stukken. Burgerraadsleden kunnen van de vertrouwelijke stukken wel kennis nemen. Artikel 16 Openbare kennisgeving 1. De vergadering wordt door aankondiging in één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen, in het gemeentelijke informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt. 2. De openbare kennisgeving vermeldt: a. de datum, aanvangstijd en plaats, evenals de voorlopige agenda van de vergadering; b. de wijze waarop een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien; c. de mogelijkheid om meningen en ideeën te geven aan de leden van de informatieve raadvergadering zoals bedoeld in artikel 3 onder b; 3. Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst. 3

4 Hoofdstuk 4 Orde van de Informatieve Raadsvergaderingen Artikel 17 Presentielijst Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke informatieve raadsvergadering wordt de presentielijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld. Artikel 18 Opening vergadering en quorum 1. De voorzitter opent de informatieve raadsvergadering op het vastgestelde uur, indien minimaal de helft plus één van het aantal fracties aanwezig is. 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal fracties aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen. 3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. In een informatieve raadsvergadering kan echter over andere aangelegenheden alleen worden gesproken, indien zoals blijkt uit de presentielijst, meer dan de helft plus één van het aantal vertegenwoordigende fracties aanwezig is. Artikel 19 Inrichting van de Informatieve Raadsvergadering 1. De informatieve raadsvergadering bestaat uit twee afzonderlijke vergaderdelen. 2. Het eerste deel is bedoeld om met burgers, maatschappelijke instellingen, verenigingen en/of bedrijven over onderwerpen die in de gemeente leven, te spreken. Daarin kunnen relevante informatie, ideeën en meningen naar voren gebracht worden en kunnen de leden van de informatieve raadsvergadering hierover de nodige vragen stellen. 3. Burgers, maatschappelijke instellingen, verenigingen en bedrijven kunnen voor dit gedeelte van de informatieve raadsvergadering, tot de aanvang hiervan, zich bij de griffier melden. 4. Het college krijgt de gelegenheid tijdens de informatieve raadsvergadering desgewenst een beknopte toelichting te geven en/of te reageren op de inbreng van de burgers, maatschappelijke instellingen, verenigingen en/of bedrijven. 5. Het tweede gedeelte van de informatieve raadsvergadering is bedoeld om door de leden van deze vergadering aan het college en/of de burgemeester, de nodige toelichting te vragen op de ingebrachte vergaderstukken of de nodige aanvullende verhelderende en technische vragen hierover te stellen. 6. Het college krijgt in dit gedeelte van de informatieve raadsvergadering tevens de gelegenheid om actieve informatie over actuele onderwerpen en majeure lopende projecten met de leden te delen. 7. Het college en/of de burgermeester kan zich laten bijstaan door ambtenaren of aangewezen deskundigen om de vragen te beantwoorden. Artikel 20 Audioverslag en beknopt verslag 1. Het gesprokene in de vergadering wordt digitaal vastgelegd en wordt als audioverslag, door plaatsing op de gemeentelijke website, openbaar en voor iedereen toegankelijk gemaakt. 2. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het audioverslag en stelt een beknopt conceptverslag op van de vergadering. 3. Bij het begin van de informatieve raadsvergadering wordt het beknopte verslag van de vorige informatieve raadsvergadering vastgesteld. 4. De leden, de voorzitter en het college hebben het recht, een voorstel tot verandering van het concept verslag aan de informatieve raadsvergadering te doen, indien het concept onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat besproken is. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van de vergadering bij de griffier te worden ingediend. 5. Het concept verslag van de informatiever raadsvergadering bevat ten minste: a. de namen van de aanwezige leden, de voorzitter, de griffier, het college, de door het college aangewezen ambtenaren of deskundigen, allen voor zover aanwezig, evenals van alle personen die het woord gevoerd hebben; b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; 6. Het vastgestelde verslag wordt na vaststelling door de voorzitter en de griffier ondertekend. Artikel 21 Aantal spreektermijnen 1. De burgers, maatschappelijke instellingen, verenigingen en/of bedrijven kunnen in de regel over onderwerpen die in de gemeente leven in ten hoogste twee termijnen de leden van de informatieve vergadering toespreken, tenzij de informatieve raadsvergadering anders beslist. 4

5 2. De leden van de informatieve raadsvergadering krijgen na de eerste termijn de gelegenheid om over de door de burgers, maatschappelijke instellingen, verenigingen en/of bedrijven aanhangig gemaakte onderwerpen vragen te stellen. 3. Desgevraagd kan de informatieve raadsvergadering het college en/of de burgemeester vragen een nadere toelichting over het aanhangig gemaakte onderwerp te geven. 4. De leden van de informatieve raadsvergadering kunnen in de regel in twee termijnen over de geagendeerde onderwerpen de nodige technische, verhelderende en verdiepende vragen stellen aan het college en/of de burgemeester tenzij de informatieve raadsvergadering anders beslist. Vragen met een politieke lading worden niet in deze vergadering aan de orde gesteld. 5. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Artikel 22 Spreektijd Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden. Artikel 23 Voorstellen van orde 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen. 3. Over een voorstel van orde beslist de informatieve raadsvergadering direct. Artikel 24 Handhaving orde; schorsing 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij: a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren; b. een lid hem in zijn betoog onderbreekt. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere onderbrekingen zijn betoog zal afronden. Een onderbreking is slechts in de tweede spreektermijn toegestaan. 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het onderwerp dat behandeld wordt, een andere spreker herhaaldelijk onderbreekt, dan wel op andere wijze de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dat plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 3. De voorzitter kan, om de orde van de vergadering te handhaven, de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten. 4. De voorzitter kan de informatieve raadsvergadering voorstellen een lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering ontzeggen. 5. Over het voorstel zoals bedoeld in lid 4 wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Artikel 25 Stellen van vragen 1. De informatieve raadsvergadering kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen om over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel, afzonderlijke vragen te laten stellen. 2. Op voorstel van de voorzitter of een lid kan de informatieve raadsvergadering beslissen het stellen van vragen voor een door hem te bepalen tijd te schorsen om het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De vergadering wordt hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is. 3. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht en beantwoord, sluit hij het onderwerp af, tenzij de informatieve raadsvergadering anders beslist. 4. De informatieve raadsvergadering brengt geen advies uit aan de opiniërende vergadering en/of de gemeenteraad. Hoofdstuk 5 Besloten vergadering Artikel 26 Algemeen De informatieve raadsvergadering kan besluiten dat de vergadering in beslotenheid wordt gehouden of voortgezet. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 27 Verslag 1. Van een besloten vergadering wordt een beknopt verslag opgesteld dat niet wordt rondgedeeld, maar uitsluitend voor de leden ter inzage ligt bij de griffier. 5

6 2. Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de informatieve raadsvergadering een beslissing over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend. Artikel 28 Geheimhouding Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de informatieve raadsvergadering in overeenstemming met artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of over de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De informatieve raadsvergadering kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Artikel 29 Opheffing geheimhouding Indien de gemeenteraad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover en indien de informatieve raadsvergadering die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de informatieve raadsvergadering overleg gevoerd. Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers Artikel 30 Toehoorders en pers 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen de openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 3. De voorzitter is bevoegd de toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, uit de vergaderruimte te laten vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen. Artikel 31 Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten. Artikel 32 Verbod gebruik mobiele telefoons In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, evenals het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan. Hoofdstuk 7 Slotbepalingen Artikel 33 Uitleg verordening In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van deze verordening, beslist de informatieve raadsvergadering op voorstel van de voorzitter. Artikel 34 Citeerartikel Deze verordening kan worden aangeduid als Verordening Informatieve Raadsvergadering Artikel 35 Inwerkingtreding Deze verordening treedt met ingang van 1 februari 2013 in werking. 6