Collegebesluit Collegevergadering: 18 januari 2019

Transcriptie

1 ONDERWERP RegioRijder (doelgroepenvervoer), aanbesteding vervoerscapaciteit SAMENVATTING Voorgesteld wordt het leerlingenvervoer per 1 september 2019 uit te laten voeren door RegioRijder. Daarnaast neemt het vervoervolume van het routevervoer binnen RegioRijder toe, en is de huidige vervoerscapaciteit niet toereikend. Tevens worden van de huidige 16 percelen/contracten op verzoek van de huidige vervoerders 4 contracten niet verlengd. Daarom starten de deelnemende gemeenten een nieuwe aanbestedingsprocedure voor het verkrijgen van extra vervoerscapaciteit (voertuigen en chauffeurs). JURIDISCH EN BELEIDSKADER De gemeente is conform de Wet op het primair onderwijs en de Wet op het voortgezet onderwijs verantwoordelijk voor de uitvoering van het leerlingenvervoer. De Wet maatschappelijke ondersteuning schrijft voor dat de gemeente verantwoordelijk is voor het verstrekken van vervoersvoorzieningen zodat burgers in staat zijn om zich te verplaatsen en zo kunnen deelnemen aan de samenleving. BESLUIT B&W 1. Het leerlingenvervoer per 1 september 2019 uit te laten voeren door RegioRijder; 2. In te stemmen met het Programma van Eisen Vervoerscapaciteit RegioRijder en de Inkoopstrategie Vervoerscapaciteit RegioRijder ; 3. Geheimhouding op te leggen op de volgende stukken op grond van artikel 55, eerste lid van de Gemeentewet en op basis van de gronden economische en financiële belangen van de gemeente en het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden zoals bedoeld in artikel 10, tweede lid, aanhef en onder b en g van de Wet openbaarheid van bestuur: - het Programma van Eisen Vervoerscapaciteit RegioRijder. De geheimhouding geldt tot publicatie van het PvE i.c. op Tenderned; - de Inkoopstrategie Vervoerscapaciteit RegioRijder ; 4. De Europese aanbesteding van vervoerscapaciteit binnen RegioRijder conform de PvE en de inkoopstrategie uit te schrijven; 5. Dit besluit ter kennisname te brengen van de commissie Samenleving (C-stuk). BESLUIT BURGEMEESTER 1. De te nemen gunningsbesluiten te mandateren aan het afdelingshoofd Welzijnszaken, na afstemming wethouder Sociaal Domein 2. De wethouder Sociaal Domein te machtigen tot het tekenen van de, in het kader van deze aanbesteding, af te sluiten overeenkomsten AANLEIDING De gemeenten Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede en Zandvoort hebben in 2015 besloten tot regionale samenwerking binnen het doelgroepenvervoer (Wmo-vervoer). Dit heeft geresulteerd in het vervoerssysteem RegioRijder, dat per 1 januari 2017 van start is gegaan. Hierbij is destijds een knip gemaakt tussen regie (vervoerscentrale) en vervoer (vervoertuigen en chauffeur). Beide componenten zijn destijds afzonderlijk aanbesteed. Ingaande het schooljaar 2017/2018 hebben de gemeenten Heemskerk, Beverwijk, Velsen, Haarlemmerliede en Spaarnwoude en Haarlemmermeer reeds het leerlingenvervoer in het vervoerssysteem Regiorijder ondergebracht. De overige gemeenten hadden nog een eigen contract dan wel hebben gebruikgemaakt van een mogelijkheid tot verlening van hun eigen contract. 1/5

2 Voor Heemstede geldt dat het huidige contract voor leerlingenvervoer op 31 juli 2019 afloopt. Er is geen mogelijkheid om dit contract te verlengen. Voorgesteld wordt het leerlingenvervoer per 1 september 2019 daarom uit te laten voeren door Regiorijder. Dit geldt tevens voor de gemeenten Haarlem, Bloemendaal en Zandvoort. Deze gemeenten zullen separaat een eensluidend besluit i.c. nemen. Daarnaast neemt het vervoervolume van het routevervoer binnen Regiorijder toe, en is de huidige vervoerscapaciteit niet toereikend. Bovendien worden op verzoek van de huidige vervoerders 4 van de 16 percelen/contracten niet verlengd. Deze moeten daarom opnieuw worden aanbesteed. Gelet hierop dient een nieuwe aanbestedingsprocedure gestart te worden voor het verkrijgen van extra vervoerscapaciteit (voertuig en chauffeur). Om dit mogelijk te maken is een Inkoopstrategie en Programma van Eisen (PvE) opgesteld. Beide stukken treft u als bijlage aan (Geheim). MOTIVERING De overeenkomst met de huidige vervoerder die het leerlingenvervoer voor ons uitvoert loopt op 31 juli 2019 af. Verlenging van deze overeenkomst is niet meer mogelijk. Daarom is het noodzakelijk een Europese aanbesteding te starten. Gelet op de regionale samenwerking en het te verwachte efficiencyvoordeel wordt voorgesteld geen afzonderlijke aanbesteding i.c. te starten maar het leerlingenvervoer per 1 september 2019 onder te brengen bij RegioRijder. Omdat de raming van de opdracht hoger ligt dan de drempelwaarde van moet een Europese procedure gevolgd worden. Hierbij wordt gekozen voor een aanbesteding volgens de Europese openbare procedure. Deze procedure biedt maximale concurrentiestelling en kwaliteit van aanbieders. De gemeenten kiezen voor een openbare procedure, omdat deze procedure de grootste kans biedt om de aanbesteding op tijd af te ronden, zodat de vervoerscapaciteit tijdig beschikbaar is. Kijkend naar de mogelijk geïnteresseerde marktpartijen is de verwachting niet dat een selectiefase bijdraagt aan een betere en scherpere offerte in de gunningsfase. Met de Inkoopstrategie en het PvE wordt vervoerscapaciteit ingekocht. In de strategie en het PvE wordt daarom aandacht bestreed aan goede kwaliteit van het vervoer (en de chauffeurs). Zo wordt er gestuurd op deskundigheid van de chauffeurs, met name voor het leerlingenvervoer zijn vaste en deskundige chauffeurs en belangrijke vereiste. Om de kwaliteit van de inschrijver mee te laten wegen is kwaliteit een belangrijk gunningscriterium. KANTTEKENING Het overstappen met het leerlingenvervoer naar een andere regionaal vervoerssysteem brengt risico s met zich mee. Om deze risico s te verkleinen hebben zowel Heemstede als Bloemendaal voorwaarden gesteld voor de overstap naar RegioRijder. Over deze voorwaarden is in het regionale portefeuillehouders overleg tussen de portefeuillehouders overeenstemming bereikt. Dit impliceert dat een deel van de voorwaarden (voor wat betreft voertuigen en chauffeurs) is opgenomen in het PvE. De overige voorwaarden maken onderdeel uit van de afspraken tussen de gemeenten en de vervoerscentrale. Tevens bestaat de mogelijkheid dar er weinig vervoerders inschrijven op de Europese openbare procedure, waardoor de spreiding van vervoerders klein is en er een hogere afhankelijkheid ontstaat. In de Inkoopstrategie zijn hiervoor beheersmaatregelen opgenomen. 2/5

3 Daarnaast is in het inkoopdocument nog niet bepaald wat de exacte indeling van de percelen is en hoeveel voertuigen per perceel ingekocht moeten worden. Dit wordt onderdeel van de aanbestedingsstukken. De vervoerscentrale is op dit moment bezig op basis van de huidige gegevens de noodzakelijke indeling, capaciteit en de bandbreedtes te bepalen. Deze informatie is niet van invloed op de inhoud van de Inkoopstrategie en PvE. De exacte aantallen kunnen daarom op een later moment worden bepaald. De Inkoopstrategie en het PvE voor deze aanbesteding richten alleen op de vervoerscapaciteit (voertuigen en chauffeurs). De opzet van het PvE sluit aan bij de huidige contracten binnen RegioRijder. Wel zijn op basis van de opgedane ervaringen een aantal verbeteringen op kwaliteit doorgevoerd. Het gaat hierbij o.a. om verdere uitwerking van de communicatie tussen vervoercentrale, vervoerder en klanten en om nadere definitie van de vaste chauffeur. BEOOGD EFFECT Het beoogd effect is het inkopen van voldoende vervoerscapaciteit voor het vervoeren van alle reizigersgroepen en het bereiken van efficiencyvoordelen door het onderbrengen van het leerlingenvervoer bij RegioRijder. FINANCIËN De aanbesteding van het doelgroepenvervoer gaat uit van marktconforme prijzen voor de inzet van voertuigen en chauffeurs. Door ontwikkelingen in de markt, zal de marktconforme prijs waarschijnlijk hoger uitvallen dan de huidige contractprijzen. Inschrijvers offreren een beschikbaarheidstarief, er wordt een bandbreedte opgegeven waarbinnen het geoffreerde tarief moet liggen. Hiermee wordt voorkomen dat vervoerders onder een minimumprijs inschrijven. De kosten van de extra vervoerscapaciteit zullen binnen de budgetten leerlingenvervoer én Wmo worden opgevangen. PLANNING/UITVOERING 18 januari februari februari maart maart april april april 2019 augustus/september 2019 collegebehandeling publicatie aanbesteding nota van inlichtingen sluitingsdatum inschrijving beoordeling van inschrijvingen besluitvormingsproces gunningsbeslissing gunningsbeslissing definitieve gunning ingangsdatum overeenkomsten/start schooljaar 2019/2020 PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Ten behoeve van het voorstel om het leerlingenvervoer per 1 september 2019 onder te brengen in RegioRijder is op 10 januari 2019 advies ontvangen van de Klankbordgroep Wmo Heemstede (zie bijlage ). Gesteld kan worden dat de aanbesteding van de percelen leerlingenvervoer mogelijk zal kunnen leiden tot nieuwe vervoerder(s) voor ouders en leerlingen. In het PvE is daarom de communicatie richting ouders en leerlingen voor wat betreft eventuele wijzigingen, een vroegtijdige kennismaking tussen chauffeur, leerling en ouders/verzorgers en een nadere definitie van de vaste chauffeur opgenomen. De overige aspecten/aanbevelingen van de Klankbordgroep, die buiten de scope van deze aanbesteding (voertuigen en chauffeurs) vallen, zullen onderdeel van bespreking zijn met de vervoerscentrale. 3/5

4 DUURZAAMHEID Een ander criterium binnen de gunning van het vervoer is duurzaamheid. Binnen het Programma van eisen ((PvE) worden nadrukkelijk eisen opgenomen op het gebied van duurzaamheid. Daarnaast wordt het gebruik van alternatieve brandstoffen of aandrijving hoger gewaardeerd. BIJLAGEN Bijlage, kenmerk: , Advies Klankbordgroep Wmo Heemstede mb.t. instroom leerlingenvervoer in RegioRijder per 1 september 2019 BIJLAGEN (NIET OPENBAAR) Ingekomen, kenmerk: , Programma van Eisen Vervoerscapaciteit RegioRijder (GEHEIM) Ingekomen, kenmerk: , Inkoopstrategie Vervoerscapaciteit RegioRijder (GEHEIM) 4/5

5 5/5