Ja, namelijk uitgesteld (één week) Bestuur en Publieke Dienstverlening. DT d.d. OR d.d. B&W d.d. OR d.d. Raad Raadsdocumenten

Transcriptie

1 bericht_nummer bericht_id zaak_zaaknummer Collegevoorstel Advies en Beheer Regnr B&W dd Openbaar Programma Ja, namelijk uitgesteld (één week) Bestuur en Publieke Dienstverlening DT dd OR dd B&W dd OR dd Raad Raadsdocumenten dd Ingekomen van Afdeling Advies & Beheer, team Facility Management Onderwerp Aanbesteding levering elektriciteit en aardgas Dictum 1 Instemmen met het starten van de Europese 2 aanbestedingsprocedure voor de levering van elektriciteit en aardgas voor de gemeentelijke aansluitingen conform de geschetste uitgangspunten; Kennis nemen van en instemmen met de uitgangspunten van de 3 aanbesteding; Volmacht verlenen aan het afdelingshoofd FZ van de gemeente 4 Roermond om op te treden als penvoerder in deze aanbesteding en de voorlopige en definitieve gunningsbeslissing te nemen, conform de uitgangspunten; Volmacht verlenen aan de gemandateerde van de gemeente Roermond voor het inkopen van volumes namens de gemeente Venlo Voorbesproken met W van Miltenburg (7 april 2015), W van den Beucken (1 april 2015) Besluit B&W Team ABFML Secretaris P Lucassen Akkoord Bespreke n Steller drs NMW Hofmans Doorkiesnummer Portefeuillehoude W van den Beucken Datum r Paraaf steller Paraaf afdelingshoofd 1

2 Samenvatting (Verplicht, maximaal een A4) Op dit moment hebben we een overeenkomst met Greenchoice voor de levering van elektriciteit en aardgas Deze overeenkomst eindigt op 1 januari 2016 en biedt geen optie tot verlenging Daarom is het nu noodzakelijk om een Europese aanbesteding te starten Deze aanbesteding willen we samen met de gemeente Roermond en de gemeente Weert oppakken Het voordeel, voor ons als gemeente Venlo, van deze samenwerking is: Bundeling van kennis en ervaring; Sparringpartners; Minder capaciteit nodig voor de uitvoering van deze aanbesteding; Lagere proces- en advieskosten; Voor inschrijvers voldoende interessant qua volume zonder concessies te doen aan maatwerk Na overleg tussen de 3 gemeenten, zijn gezamenlijk een aantal uitgangspunten voor deze aanbesteding geformuleerd De belangrijkste zijn: Gemeente Roermond is penvoerder en wordt gemachtigd voor gunning en het inkopen van energie door alle participanten; Een externe adviseur (energiemakelaar) wordt ingeschakeld voor advies op onderdelen De kosten hiervan worden evenredig verdeeld Iedere partij ondertekent een eigen raamcontract; Contractduur: 3 jaar, met daarbij de optie tot 2 keer 1 jaar verlenging; Gunning vindt plaats op economisch meest voordelige inschrijving; Duurzaamheid wordt meegenomen in de aanbesteding; Weging op prijs en administratieve ontlasting + klantgerichtheid en service; Inkoopstrategie: licht speculatief waarbij wordt gespeculeerd tussen een vooraf vastgestelde boven- en ondergrens; Beoordeling door iedere contractpartij, waarbij de beoordelingen worden samengevoegd tot één beoordeling; De financiële gevolgen voor deze samenwerking zijn beperkt De kosten voor de inhuur van de externe adviseur ad 6000 worden betaald uit het gecentraliseerde energiebudget Middels dit voorstel wil ik vragen om: Goedkeuring te geven voor het starten van deze Europese aanbesteding voor de levering van elektriciteit en aardgas voor de gemeentelijke aansluitingen en de gemeente Roermond volmacht te geven om op te treden als penvoerder en de voorlopige en definitieve gunningsbeslissing te nemen Het afdelingshoofd FZ van de gemeente Roermond een volmacht te geven om voor ons te klikken Volumes worden een paar keer per jaar ingekocht en de prijs vastgezet Dit noemt men klikken We willen dit door de gemeente Roermond laten doen, omdat daar de kennis op dit onderdeel zit 2

3 Voorstel Aanleiding Op dit moment hebben we een overeenkomst met Greenchoice voor de levering van elektriciteit en aardgas Deze overeenkomst eindigt van rechtswege op 1 januari 2016 De huidige overeenkomst biedt geen optie meer tot verlenging Gezien het feit dat de jaarlijkse uitgaven aan energie boven het drempelbedrag voor Europese aanbesteding uitkomen, is het noodzakelijk om nu een Europese aanbesteding te starten Het doel van dit voorstel is om goedkeuring te krijgen voor het gezamenlijk uitvoeren van een Europese aanbesteding voor de levering van elektriciteit en aardgas voor de gemeente Roermond en de gemeente Weert Samenwerking Deze aanbesteding voor de levering van elektriciteit en aardgas willen we samen met de gemeente Roermond en de gemeente Weert oppakken We hebben de gemeente Venray ook gevraagd of zij hierin wilden participeren, maar zij hebben aangegeven dat ze onlangs een aanbestedingsprocedure voor energie hebben afgerond Het voordeel, voor ons als gemeente Venlo, van deze kleinschalige samenwerking met Roermond en Weert is: Bundeling van kennis en ervaring Wanneer we deze aanbesteding niet samen met Roermond en Weert oppakken, zullen we de aanbesteding volledig zelf moeten doen Op dit moment hebben we niet de kennis in huis om dit te doen en zullen we de expertise moeten inhuren De gemeente Roermond heeft een medewerker Energiebeheer Zij houdt zich fulltime bezig met alles wat met energie te maken heeft, waardoor zij veel kennis heeft op dit onderwerp Kennis die wij in Venlo momenteel niet in huis hebben Sparringpartners Het maken van het bestek en dergelijke wordt gezamenlijk opgepakt Hierdoor kunnen we leren van elkaar en ideeën uitwisselen, waarbij wel de mogelijkheid bestaat om specifieke zaken die gelden voor ons als gemeente Venlo op te nemen in het bestek Hierin zal rekening worden gehouden met de doelstellingen van het Strategisch Inkoopkader 2014 van de gemeente Venlo Daarnaast zitten we zelf in de beoordelingscommissie, waardoor we invloed houden op deze aanbesteding Minder capaciteit nodig voor de uitvoering van deze aanbesteding De gemeente Roermond heeft de coördinatie en treedt op als penvoerder, waardoor wij als gemeente Venlo minder tijd kwijt zijn aan deze aanbestedingsprocedure Lagere proces- en advieskosten De gemeente Roermond heeft veel kennis op het gebied van energie zelf in huis Daardoor hoeft er slechts op kleine onderdelen kennis ingehuurd te worden (zie uitgangspunten) Wanneer we de aanbesteding volledig zelf zouden doen, zouden we de expertise volledig moeten inhuren De kosten hiervan zouden minimaal bedragen Doordat we samenwerken, hoeven we maar op onderdelen kennis in te huren en betalen we 1/3 van de kosten, dwz 6000 Deze kosten worden betaald van het gecentraliseerde energiebudget 3

4 Voor inschrijvers voldoende interessant qua volume zonder concessies te doen aan maatwerk Door samen te werken met 2 andere gemeentes gaan we een dusdanig volume inkopen, dat inschrijvers een interessante aanbieding kunnen doen In deze aanbesteding blijft de mogelijkheid bestaan om specifieke zaken die gelden voor ons als gemeente Venlo op te nemen in het bestek Dus maatwerk is mogelijk Participatie derden In het verleden is regelmatig geïnformeerd door derden naar de mogelijkheden om mee te liften op het contract van de gemeenten Te denken valt aan sportverenigingen, scholen, stichtingen etc Deze mogelijkheid is bekeken, maar levert te veel praktische problemen en risico s op In eerste instantie zal geadviseerd worden aan derden zich aan te sluiten bij branche organisaties Daarnaast is voor derden binnen Roermond, Weert en Venlo de mogelijkheid zich aan te sluiten bij de inkoopcollectieven van Parkmanagement Uitgangspunten aanbesteding In het voortraject hebben we samen met de beide andere gemeentes uitgangspunten gedefinieerd, zodat we vooraf helder hebben dat we overeenstemming hebben over de punten die we zeker mee willen nemen in de daadwerkelijke aanbesteding De precieze uitwerking zal plaatsvinden, zodra gestart kan worden met de gezamenlijke aanbesteding en het bestek wordt gemaakt Wanneer achteraf blijkt dat er sprake is van inkoopvoordeel, zal dit ten gunste komen van een van de taakstellingen van de afdeling Advies & Beheer, waaronder de inkoop taakstelling De volgende uitgangspunten zijn geformuleerd: Gemeente Roermond is penvoerder; Gemeente Roermond wordt gemachtigd voor gunning en het inkopen van energie door alle participanten; Alle participanten hebben het aansluitingenregister op orde; Een externe adviseur (energiemakelaar) wordt ingeschakeld voor advies inzake inkoopstrategie, het maken van de bestekken en portfoliobewaking; De procedurekosten en kosten voor portfoliobewaking worden verdeeld volgens offerte; Iedere partij ondertekent een eigen raamcontract; Geen participatie derden, hiervoor wordt een alternatief geboden, namelijk parkmanagement; Contractduur: 3 jaar, met daarbij de optie tot 2 keer 1 jaar verlenging; Er wordt voor iedere participant een zelfde einddatum gehanteerd, zodat toekomstgericht de contracten synchroon lopen; Er worden afzonderlijke bestekken voor elektriciteit en gas opgesteld; Gunning vindt plaats op economisch meest voordelige inschrijving; Duurzaamheid wordt meegenomen in de aanbesteding; Weging op prijs en administratieve ontlasting + klantgerichtheid en service; Inkoopstrategie: licht speculatief waarbij wordt gespeculeerd tussen een vooraf vastgestelde boven- en ondergrens; Inkopen op basis van beursnotering Endex en TTF/eventueel APX; Redelijke bandbreedte (20% +/-) voor onder en bovengrens in afnamevolume en hoeveelheid aansluitingen; Beoordelingsmatrix inclusief weging is onderdeel van het bestek; Puntenverdeling en systematiek beoordeling wordt vooraf concreet gecommuniceerd onder beoordelaars; 4

5 Beoordeling door iedere contractpartij, waarbij de beoordelingen worden samengevoegd tot één beoordeling (geen middeling maar consensus) en worden gerapporteerd aan de directeur van de gemeente Roermond; Door alle participanten wordt een convenant ondertekend waarin bovengenoemde uitgangspunten staan beschreven Advies Ik adviseer om goedkeuring te geven voor het starten van deze Europese aanbesteding voor de levering van elektriciteit en aardgas voor de gemeentelijke aansluitingen en de gemeente Roermond volmacht te geven, om op te treden als penvoerder en de voorlopige en definitieve gunningsbeslissing te nemen De volumes worden een paar keer per jaar ingekocht en de prijs vastgezet (op het meest gunstige moment); het zogenaamde klikken Dit gebeurt op basis van beursnoteringen Wanneer de prijs laag is, moet snel besloten kunnen worden om de prijs vast te laten zetten We willen dit door de gemeente Roermond laten doen, omdat daar de kennis op dit onderdeel zit Om die reden adviseer ik om het afdelingshoofd FZ van de gemeente Roermond een volmacht te verlenen om voor ons te klikken Iedere gemeente tekent zelf een aparte overeenkomst Daarom heb ik separaat aan dit voorstel een Burgemeestersvoorstel gemaakt, waarin ik vraag om het afdelingshoofd van de afdeling Advies & Beheer volmacht te verlenen om, namens de burgemeester de overeenkomst aan te gaan en alle privaatrechtelijke rechtshandelingen uit te voeren met betrekking tot de overeenkomst die tot stand komt betreffende deze aanbestedingsprocedure 5

6 Bedrijfsvoeringsaspecten (in overleg met Advies en Beheer) In te vullen / aan te leveren door de adviseurs van Advies en Beheer 1 Wat zijn de financiële gevolgen en de verwerking hiervan? (Kosten, baten en dekking) Zijn er budgettaire consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Ja, blijven voor 2015 beperkt tot 6000 voor de gemeente Venlo Een begrotingswijziging is niet noodzakelijk Van steller begreep ik dat zij een en ander meeneemt in het voorstel mbt ambtelijke huisvesting Voor het overige voorziet het voorstel in het maken van procesafspraken om te komen tot aanbesteding De financiële effecten komen pas tot uitdrukking indien overgegaan wordt tot gunning Vooralsnog wordt uitgegaan dat de begrote en beschikbare meerjarige budgetten toereikend zijn - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Milan Bakkes Alleen bij voorstellen van de afdeling Ruimte en Economie betreffende projecten: Nvt 2 3 Wat zijn de personele gevolgen? (Denk aan: uitbreiding of afname aantal fte s en inhuur) Zijn er formatieve consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Nvt Wat is de relatie met het informatie- en automatiseringsbeleid? Nvt 4 Wat is de relatie met het inkoop- en aanbestedingsbeleid? Deze opdracht dient ingevolge het Strategisch Inkoopkader 2014 middels een Europese aanbestedingsprocedure in de markt gezet te worden Het is toegestaan om als aanbestedende dienst (Roermond) namens meerdere aanbestedende diensten (in Venlo en Weert) een opdracht in de markt te zetten - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Lynn Roelofs 5 Wat zijn de juridische aspecten van het voorstel? 6

7 Om dit gezamenlijk in de markt te kunnen zetten, is het noodzakelijk om de juiste volmachten te verlenen voor het verloop van de aanbestedingsprocedure aan het betrokken afdelingshoofd bij de gemeente Roermond en aansluitend aan het betrokken afdelingshoofd van de eigen gemeente om de gemeente te vertegenwoordigen bij het aangaan van de overeenkomst Hiervoor dienen zowel uw college als de burgemeester ieder voor zover het eigen bevoegdheden betreft de gevraagde volmachten te verlenen - Kan de adviseur/afdelingsjurist instemmen met het Ja voorstel? - Naam adviseur / afdelingsjurist Resy Sweelsen 7

8 6 Communicatie intern / extern Nvt 8