Aanbesteding Regiecentrale Doelgroepenvervoer

Transcriptie

1 Openbaar Onderwerp Aanbesteding Regiecentrale Doelgroepenvervoer Programma Mobiliteit Portefeuillehouder H. Tiemens Samenvatting Op 23 september 2015 heeft onze raad de Nota van Uitgangspunten voor het doelgroepenvervoer vastgesteld. Een belangrijk uitgangspunt is de keuze voor het regiemodel, waarbij ritaanname en ritplanning losgekoppeld zijn van het daadwerkelijk vervoer en worden belegd bij een regiecentrale. De regiecentrale en het vervoer worden volgtijdelijk aanbesteed. Nu ligt besluitvorming voor ten aanzien van de regiecentrale. De aanbesteding van de regiecentrale start op 22 oktober. De aanbesteding van het vervoer volgt begin Alles is er op gericht per 1 september 2016, maar uiterlijk 1 januari 2017, een nieuw vervoersysteem operationeel te hebben. Omdat de bedrijfsvoeringsorganisatie voor het doelgroepenvervoer nog niet is opgericht, verlenen wij gemeente Arnhem een volmacht om deze aanbesteding uit te voeren. Ter besluitvorming door het college 1. De Regiecentrale Doelgroepenvervoer aan te besteden; 2. De gemeente Arnhem de volmacht te verlenen voor het uitvoeren van de aanbesteding van de regiecentrale, inclusief het opstellen en publiceren van de aanbestedingsstukken, het gunnen van de opdracht en het contracteren van de winnaar. BW-nummer Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. RO10, Klaas-Jan Gräfe, 9210 Datum ambtelijk voorstel 13 oktober 2015 Registratienummer Steller Klaas-Jan Gräfe Paraaf akkoord Datum Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 20 oktober 2015 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 4.4 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder Collegevoorstel bestek regiecentrale (2)

2 1 Probleemstelling De gemeenten uit de voormalige Stadsregio Arnhem Nijmegen, aangevuld met Druten, bereiden de aanbesteding van het doelgroepenvervoer voor. Uitgangspunt is dat meerdere doelgroepen kunnen worden gebundeld. Doelgroepenvervoer betreft het vervoer voor inwoners die wegens beperkingen geen gebruik kunnen maken van regulier openbaar vervoer. In het kader van de Samenwerkingsovereenkomst Basismobiliteit, die de regio met de provincie Gelderland gaat sluiten, betreft het ook openbaar-vervoerreizigers op die plekken en momenten dat er geen regulier openbaar vervoer beschikbaar is. De randvoorwaarden en uitgangspunten voor de aanbesteding van het doelgroepenvervoer zijn beschreven in de Nota van Uitgangspunten, die in onze raad is vastgesteld op 23 september Een belangrijk uitgangspunt is de keuze voor het regiemodel, waarbij ritaanname en ritplanning losgekoppeld zijn van het daadwerkelijk vervoer en worden belegd bij een regiecentrale. De regiecentrale en het vervoer worden volgtijdelijk aanbesteed. Nu ligt besluitvorming voor ten aanzien van de regiecentrale. De aanbesteding van de regiecentrale start op 22 oktober. De aanbesteding van het vervoer volgt begin Alles is er op gericht per 1 september 2016, maar uiterlijk 1 januari 2017, een nieuw vervoersysteem operationeel te hebben. 2 Juridische aspecten Er is besloten om het doelgroepenvervoer onder te brengen in een te stichten bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO). Omdat deze BVO ten behoeve van het doelgroepenvervoer nog niet is opgericht, verlenen wij de gemeente Arnhem een volmacht om de aanbesteding van de regiecentrale mede namens ons uit te voeren. Hiervoor is gekozen omdat gemeente Arnhem volgens de afspraken over regionale samenwerking verantwoordelijk is voor mobiliteit. Zodra de BVO is opgericht, worden alle activiteiten en verantwoordelijkheden door Arnhem overgedragen aan de BVO. 3 Doelstelling Doelstelling is om de regiecentrale, die per 1 september 2016 het doelgroepenvervoer gaat aansturen, aan te besteden. 4 Argumenten Onderstaand worden de belangrijkste punten uit het bestek voor aanbesteding van de regiecentrale kort toegelicht. Gunning en beoordeling De openbare procedure voor de aanbesteding van de regiecentrale bestaat uit één fase (procedure). De inschrijvers worden uitgenodigd om in te schrijven op basis van de door de opdrachtgever beschikbaar gestelde aanbestedingsdocumenten. Aan de hand van de gunningcriteria bepaalt de opdrachtgever aan wie de opdracht wordt gegund. Naast geschiktheidscriteria waaraan inschrijvers dienen te voldoen, wordt er gescoord op drie kwalitatieve gunningscriteria: plan van aanpak (hoe borgt de inschrijver de kwaliteit), risicoanalyse en implementatieplan. Maximaal kunnen 1000 punten worden behaald: het plan van aanpak is 500 punten waard, de risicoanalyse 300 en het implementatieplan 200. In totaal moeten minimaal 600 punten behaald worden. Indien dit niet behaald wordt, geldt dit als knock-out. De score op genoemde kwaliteitscriteria wordt vertaald naar een fictieve aftrek

3 2 op de prijs over de vaste looptijd van het contract. Per punt dat hoger gescoord wordt dan het minimum van 600 punten vindt een fictieve aftrek op de totale contractwaarde plaats. Er zal worden gegund aan de inschrijver met de laagste fictieve contractwaarde over de vaste contractduur. De fictieve contractwaarde is de gecalculeerde contractwaarde minus fictieve aftrek op de prijs. Voor de beoordeling van de kwalitatieve gunningscriteria wordt een beoordelingsteam bestaande uit materiedeskundigen vanuit de regiogemeenten geformeerd. Onderdeel van de procedure is een kennismaking met sleutelfiguren van maximaal vier van de inschrijvers. Deze kennismaking bestaat uit een presentatie van de inschrijving en een interview ter verduidelijking van de inschrijving. Na de kennismakingsbijeenkomst bepaalt het beoordelingsteam of er aanleiding is de scores voor de kwalitatieve gunningscriteria aan te passen. Looptijd contract De intentie is om vanwege de vernieuwing in het vervoersysteem en het realiseren van continuïteit voor een langere contractduur te opteren. De looptijd is verdeeld in een vaste periode en mogelijke verlengingsperioden. In het bestek wordt nu uitgegaan van een vaste contractduur van 4 jaar, vanaf 1 september 2016 tot en met 31 augustus Daarna bestaat de mogelijkheid om twee keer voor twee jaar te verlengen. Verlenging is niet alleen afhankelijk van de geleverde prestatie. Ook andere overwegingen kunnen hierin een rol spelen. Programma van Eisen Het Programma van Eisen (PvE) beschrijft de eisen waaraan inschrijvers voor de regiecentrale dienen te voldoen vanaf de start van de exploitatie. Flexibiliteit en ingroei Beheersbaarheid van het vervoer, zowel praktisch als financieel, is van groot belang. In het PvE is opgenomen dat gedurende de contractperiode het vervoervolume aangepast kan worden naar aanleiding van bijvoorbeeld gewijzigd gemeentelijk beleid, de financiële situatie of de instroom van nieuwe doelgroepen. Er kunnen wijzigingen optreden onder andere met betrekking tot reizigersgroepen, de reikwijdte van het vervoer, de financieringsbron, het aantal reizigers, inkomenstoets, openingstijden, het aantal toegekende kilometers per reiziger, de reizigersbijdrage, het aantal subsidiabele kilometers en al dan niet specifieke (punt)bestemmingen. Reizigersprofiel Reizigers uit door gemeenten te indiceren doelgroepen beschikken over een reizigersprofiel waarin alle specifieke indicatiegegevens zijn vastgelegd die nodig zijn voor de regiecentrale om ritten te kunnen boeken of reisadviezen te kunnen geven. Gemeenten bepalen zelf welke items voor reizigers van toepassing zijn. Dit geeft optimaal invulling aan het maatwerkindiceren. Taken regiecentrale 1. Operationele regie De regiecentrale voert als primaire taak de operationele regie uit: afhandelen van ritaanvragen vraagafhankelijk vervoer inclusief toets op alternatieven; afhandelen nieuwe routevervoer-opdrachten en mutaties; planning van ritten; verdelen van ritten naar de voertuigen van vervoerders.

4 3 2. Operationele communicatie Daarnaast is de regiecentrale verantwoordelijk voor alle operationele communicatieactiviteiten ten tijde van de uitvoering. De regio blijft als opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor de strategische / tactische marktcommunicatie. Te denken valt hierbij aan naamgeving vervoersysteem en uitstraling, website, nieuwsbrieven e.d. 3. Adviesfunctie / ontwikkelfunctie De regio als opdrachtgever organiseert een ontwikkelteam dat als doel heeft om de kwaliteit van het vervoer te verbeteren en/of de kosten te verminderen. De regiecentrale is lid van het ontwikkelteam. Van de regiecentrale wordt een proactieve houding verwacht en er wordt verwacht dat de centrale zelf met ideeën en initiatieven komt. Daarnaast ondersteunt en adviseert de regiecentrale de regio als opdrachtgever bij de inkoop van vervoer. 4. Gedelegeerd opdrachtgeverschap vervoerders De regiecentrale heeft een rol in het (gedelegeerd) opdrachtgeverschap richting vervoerders en ontlast hiermee de opdrachtgever. De regiecentrale krijgt in beginsel alle bevoegdheden om het vervoer efficiënt en kwalitatief goed te regelen en fungeert tevens als operationeel aanspreekpunt voor vervoerders. 5. Verrekening en inning reizigersbijdrage De regiecentrale heeft inzicht in het aantal reizigers, het aantal ingekochte uren vervoer, het aantal verreden ritten en de te innen reizigersbijdrage. De regiecentrale speelt een belangrijke rol in de financiële afrekening tussen opdrachtgever / gemeenten, reizigers en vervoerders. De regiecentrale is verantwoordelijk voor de administratie en verrekening van de te innen reizigersbijdrage. Voor de verdeling van de vervoerkosten over de deelnemende gemeenten spreken de opdrachtgever en de gemeenten een verdeelsystematiek af. De verdeelsleutel hiervoor wordt door de opdrachtgever aangereikt. De regiecentrale bepaalt voor de opdrachtgever op basis van deze verdeelsystematiek de kosten per deelnemende gemeente / opdrachtgever en stelt maandelijkse conceptfacturen op. De opdrachtgever verrekent deze bedragen vervolgens met de deelnemende partijen. Social return De regiogemeenten hebben als doelstelling om mensen met een relatief grote afstand tot de arbeidsmarkt duurzaam aan het werk te krijgen. Onder Social return wordt verstaan dat de inschrijver die de opdracht krijgt gegund een bijdrage levert aan het bieden van werkgelegenheid aan de doelgroep (alle kandidaten uit de Participatiewet, WIA, WAJONG en jongeren zonder startkwalificatie of nog in opleiding op een BBL- of BOL-plek). Mochten kandidaten uit de betreffende doelgroep niet in de onderneming van inschrijver tewerk gesteld kunnen worden, dan zijn er alternatieve afspraken mogelijk. In dat geval kan bijvoorbeeld het bedrag benut worden om kandidaten elders te werk te stellen. Duurzaamheid De regio streeft ernaar dat het vervoersysteem en de aansturing hiervan op een duurzame wijze wordt opgezet en functioneert. Momenteel wordt regionaal onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van vergroening van het vervoer. Deze resultaten zullen worden gebruikt bij het opstellen van het bestek voor het vervoer. In het PvE van de regiecentrale is meegegeven dat de regiecentrale in de planning moet kunnen omgaan met de variabele duurzaamheid. Hiermee wordt bedoeld dat de regiecentrale bij de planning rekening moet kunnen houden met bijvoorbeeld gemiddelde uitstoot, de beperkte actieradius en het tussentijds opladen van een elektrisch voertuig. Vergoeding regiecentrale De financiële vergoeding van de regiecentrale bestaat uit een aantal onderdelen.

5 4 Er is een vaste maandvergoeding voor de centrale. Deze kan maandelijks beïnvloed worden door een forse toe- of afname in het vervoer (zowel het vraagafhankelijk als het routevervoer) en/of door het uitvoeren van optionele werkzaamheden waarvoor een afzonderlijk uurtarief wordt uitgevraagd. Bij regiotaxicontracten gaat het om ongeveer 15% van de totale contractkosten, voor leerlingenvervoer gaat het om ongeveer 4% van de totale contractkosten. De regiecentrale gaat ook de verstrekking van vervoerpassen verzorgen. Hiervoor kan de regiecentrale afzonderlijk kosten in rekening brengen bij de betreffende gemeente (tot een maximum van 7,50 per pas). Daarnaast krijgt de regiecentrale een éénmalige implementatievergoeding. Deze vergoeding dient ter compensatie voor de inzet van de personele capaciteit van de opdrachtnemer bij de inkoop van het vervoer en de gemaakte kosten die nodig zijn voor de implementatie van de centrale zodat de regiecentrale per 1 september 2016 kan starten. De regiogemeenten moeten onderling nog afspraken maken over een verdeelsleutel op basis waarvan deze kosten over de deelnemende gemeenten worden verdeeld. 5 Klimaat In het bestek voor de regiecentrale is vastgelegd dat hij moet kunnen omgaan met duurzame vervoermiddelen. Pas bij de aanbesteding van het vervoer worden eisen gesteld aan de voertuigen. 6 Financiën De kosten worden gedekt vanuit het huidige WMO-vervoersbudget. De regiogemeenten moeten onderling nog afspraken maken over een verdeelsleutel op basis waarvan de kosten voor de regiecentrale over de deelnemende gemeenten worden verdeeld. 7 Participatie en Communicatie De Nota van Uitgangspunten, waarvan dit bestek een uitwerking is, is goed afgestemd met de diverse belanghebbenden. Er heeft ook een formele inspraak plaatsgevonden over de Nota van Uitgangspunten. Bij de totstandkoming van het bestek heeft een informatieavond plaatsgevonden voor belangengroeperingen en adviesraden. Omdat de meeste opmerkingen over het vervoer gingen, zal de afstemming bij het opstellen van dat bestek nog intensiever zijn. Onze raad heeft aangegeven daar wensen en bedenkingen bij te willen geven. 8 Uitvoering en evaluatie De gemeente Arnhem zal namens de regiogemeenten de aanbestedingsprocedure leiden. De publicatiedatum van de aanbestedingsstukken is gepland op 22 oktober aanstaande. Onderstaand is de verdere planning voor het aanbestedingstraject van de regiecentrale weergegeven. Publicatiedatum: 22 oktober 2015; Inleverdatum inschrijvingen: 6 december 2015; Kennismakingsbijeenkomsten: week 51 / 52; Versturen intentie tot gunning: 12 januari 2016; Gunning definitief: 2 februari 2016; Start werkzaamheden centrale inkoop vervoer: 2 februari 2016; Start exploitatie centrale en vervoer: 1 september 2016.

6 5 De implementatie van de regiecentrale start vanaf 2 februari De aanbesteding van het vervoer zal volgens de huidige planning plaatsvinden van medio februari tot eind mei. Vervolgens is er drie maanden implementatietijd voor het vervoer. 9 Risico De planning is behoorlijk krap en is erop gericht op start van het vervoersysteem op 1 september Op 1 januari 2016 moeten zowel provincie Gelderland als de deelnemende gemeenten voldoende vertrouwen hebben dat deze planning gehaald wordt. Als dat niet zo is, dan kan het systeem op 1 januari 2017 operationeel worden. Voor Nijmegen heeft dit geen implicaties, enkele andere gemeenten moeten dan contracten voor leerlingenvervoer verlengen c.q. opnieuw aanbesteden.