Arnhem ţ â. iiiiiiiiigiiitigiiiiiiiiiiiiii 0 3 FEB 2016 GEMEENTE BEUNİNGEN INGEKOMEN INĴ februari 2016

Transcriptie

1 INĴ iiiiiiiiigiiitigiiiiiiiiiiiiii G E M E E N T E Arnhem ţ â Aan de Colleges van de gemeenten van het voormalig stadsregiogebied Arnhem - Nijmegen incl. Druten GEMEENTE BEUNİNGEN INGEKOMEN 0 3 FEB 2016 Datum Uw kenmerk Ons kenmerk Projectcode Zaaknummer Contactpersoon Telefoonnummer 2 februari /cg Eric Reintjes Onderwerp : Volmacht doelgroepenvervoer Geachte colleges, Per brief van 30 juni 2015 is u gevraagd aan de gemeente Arnhem volmacht te verlenen voor aanbesteding en gunning van de regiecentrale. Dit in het kader van de realisatie van een nieuw vervoersysteem voor het gemeentelijke doelgroepenvervoer. Deze volmacht is door alle deelnemende gemeenten verleend. In diezelfde brief zijn vooruitlopend op het vervolgproces van de aanbesteding vervoer en vervullen opdrachtgeversrol nog twee volmachten benoemd die mogelijk verleend zouden moeten worden. Dit zou van toepassing zijn indien de regionale organisatie die hier uitvoering aan gaat geven nog niet is opgericht. De regionale juridische entiteit die hiervoor opgericht gaat worden is de bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO). Op dit moment ligt de regeling hiervoor ter besluitvorming voor bij de deelnemende gemeenten. Naar verwachting zal dit proces eind maart bij alle deelnemende gemeente zijn afgerond. Het aanbestedingsproces loopt echter door. De definitieve gunning van de regiecentrale vindt op 2 februari 2016 plaats. Dan moet het contract worden getekend met de winnende partij en start de implementatiefase. De publicatie van het bestek vervoer staat gepland op 25 februari aanstaande. Om het aanbestedingsproces geen vertraging te laten oplopen is het noodzakelijk dat ook de andere volmachten benoemd in bovengenoemde brief door de deelnemende gemeenten aan Arnhem worden verleend. Concreet gaat het om volmachten voor de handelingen genoemd onder de volgende punten: 1. Het vervoer, als onderdeel van het nieuwe systeem voor doelgroepenvervoer conform het regiemodel, aan te besteden, inclusief het opstellen en publiceren van de aanbestedingsstukken, het gunnen van de opdracht en het aangaan en ondertekenen van de vervoerscontracten. 2, De opdrachtgeversrol te vervullen in de uitvoering van de overeenkomsten gesloten met de winnaar van de aanbesteding regiecentrale en de winnaars van de onder punt 1 hierboven bedoelde aanbesteding van het vervoer. Dit betreft het beheren en faciliteren van de daadwerkelijke uitvoering van de contracten, en daarmee ook bijvoorbeeld het doen van betalingen en het voeren van contractbeheer. Eusebiusbuitensingel 53 «Postbus 9029 «6800 EL Arnhem Telefoon (lokaal tarief) - Fax «gemeente@arnhem.nl

2 Datum: 2 februari 2016 Ons kenmerk: /cg Pagina: 2 Wij willen nogmaals benadrukken dat het hier om een praktische en tijdelijke oplossing gaat, die het mogelijk maakt op korte termijn de opdrachtgeversrol voor de regiecentrale te kunnen vervullen en de aanbesteding voor het vervoer te kunnen starten. Met het verkrijgen van bovenstaande volmachten krijgt de gemeente Arnhem de bevoegdheid om de deelnemende gemeenten te vertegenwoordigen in het vervullen van de opdrachtgeversrol voor de regiecentrale aan de aanbesteding van het vervoer. De voorwaarden die aan het uitoefenen van deze bevoegdheden worden gesteld zijn in de bij deze brief gevoegde te ondertekenen volmacht opgenomen. Om tijdig het bestek voor de inkoop van vervoer te kunnen publiceren, is het nodig dat wij vóór 25 februari aanstaande de ondertekende volmacht(en) van u hebben ontvangen. Indien u nog vragen heeft naar aanleiding van deze brief kunt u zich wenden tot de heer E. Reintjes, telefoon 06 Het college van burgemeester en wethouders van Arnhem mens het college Bern Lauriks Hoofd van de afdeling Bijlagen: - Volmacht. - Brief dd. 30 juni Eusebiusbuitensingel 53 «Postbus EL Arnhem Telefoon (lokaal tarief) - Fax «gemeente@arnhem.nl

3 VOLMACHT De ondergetekende: de publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente en kantoorhoudende te handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer dezen rechtgeldig vertegenwoordigd door (de "volmachtgever"),, gevestigd, ingeschreven in het, te verleent volmacht aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Arnhem, in de persoon van Bern Lauriks, hoofd afdeling Ruimte A ("gevolmachtigde") om in naam van de volmachtgever: 1. het vervoer, als onderdeel van het nieuwe systeem voor doelgroepenvervoer conform het regiemodel, aan te besteden, inclusief het opstellen en publiceren van de aanbestedingsstukken. 2. de opdrachtgeversrol te vervullen in de uitvoering van de overeenkomsten gesloten met de winnaar van de aanbesteding regiecentrale en de winnaars van de onder punt 1 hierboven bedoelde aanbesteding van het vervoer. Dit betreft het beheren en faciliteren van de daadwerkelijke uitvoering van de contracten, en daarmee ook bijvoorbeeld het doen van betalingen en het voeren van contractbeheer. 3. alle (rechts)handelingen te verrichten die naar het oordeel van de gevolmachtigde noodzakelijk of gewenst zijn in verband met de hiervoor genoemde rechtshandeling(en) en de uitoefening van de onder deze volmacht verleende bevoegdheden. De volmachtgever verklaart de hiervoor genoemde rechtshandeling(en) tot stand te willen brengen. De volmachtgever is voldoende geïnformeerd over de gemelde rechtshandeling(en) en de gevolgen die daaruit voor hem of haar voortvloeien. De aansprakelijkheid van de gevolmachtigde voor schade die de volmachtgever lijdt ten gevolge van enig handelen of nalaten van de gevolmachtigde bij het gebruik van deze volmacht of anderszins in verband met deze volmacht, is beperkt tot het bedrag waarop de door de gevolmachtigde afgesloten aansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft vermeerderd met het eigen risico dat de gevolmachtigde in verband met die verzekering draagt. De volmachtgever vrijwaart de gevolmachtigde tegen alle aanspraken van derden in verband met deze volmacht of handelingen die een gevolmachtigde in verband daarmee verricht. De vrijwaring heeft mede betrekking op schade en kosten die de gevolmachtigde in verband met zulk een aanspraak lijdt of maakt. Op deze volmacht is Nederlands recht van toepassing. Deze volmacht kan alleen schriftelijk worden herroepen.

4 Aan het uitoefenen van deze bevoegdheden worden de volgende randvoorwaarden gesteld: a. De gemeente Arnhem werkt in samenwerking met en namens de deelnemende gemeenten het proces uit. Zij ziet het hierbij als haar rol om de gemeenten te betrekken bij belangrijke kwesties. Hierbij kan gedacht worden aan de voorgenomen gunning en de met de winnaars van de aanbesteding te sluiten overeenkomsten, en besluiten die verstrekkende financiële consequenties hebben. Deze informatie loopt in principe via de huidige bestuurlijke en ambtelijke overlegorganen, te weten het Portefeuillehoudersoverleg Mobiliteit (voorbereid door de bestuurlijke kopgroep doelgroepenvervoer) en het Programmateam doelgroepenvervoer (voorbereid door het ambtelijk kernteam). b. Gemeenten stellen een toereikend budget beschikbaar voor de doelgroepen die zij inbrengen voor de onderdelen waarvoor een volmacht is afgegeven. c. Gemeenten blijven verantwoordelijk voor de vervoerkosten van doelgroepen die zij inbrengen, deze kosten zullen worden doorbelast naar mate van gebruik. De kosten van de regiecentrale en de beheerorganisatie zullen volgens een vaste verdeelsleutel worden gedeeld, bijvoorbeeld op basis van aantal inwoners. d. Eventuele financiële consequenties van risico's die zich gedurende de voorbereiding, aanbesteding, en uitvoering van de gesloten overeenkomsten voordoen, worden gedeeld naar rato van het (verwachte) gebruik door alle deelnemende gemeenten. e. Zodra ten behoeve van de regionale samenwerking een juridische entiteit is opgericht, eindigt de aan de gemeente Arnhem verstrekte volmacht en draagt de gemeente Arnhem alle taken en bevoegdheden die zij in dit kader tijdelijk op zich heeft genomen over aan deze entiteit. Deze volmacht is verleend en getekend op 2016 te. Gemeente voor deze:

5 GEMEENTE ^f^ļļ Al Í.Í li'i;ceiľťt feä Aan de Colleges van de gemeenten van het voormalig stadsregiogebied Arnhem - Nijmegen incl. Druten Datum 30 juni 2015 Uw kenmerk /mbr Zaaknummer Contactpersoon Janna Brouwer Telefoonnummer (026) Onderwerp : Doelgroepenvervoer Geachte colleges, In november 2014 hebben alle gemeenten uit het voormalige stadsregiogebied plus de gemeente Druten op basis van het Cissoniusrapport uitgesproken om gezamenlijk de voorbereiding van één aanbesteding van het doelgroepenvervoer te starten. Arnhem is daarbij aangewezen als trekker van dit proces en er is een regionale programmamanager aangesteld. Naast inhoudelijke voorbereiding van het bestek en programma van eisen voor de aanbesteding, waar alle gemeenten onder leiding van de programmamanager aan werken, zoekt de regio ook naar de juridische vorm die hier het beste bij aansluit. Zoals bekend wordt op dit moment advies ingewonnen over welke organisatievorm een goede basis kan bieden voor de uitvoering van het doelgroepenvervoer in de regio, en die tevens recht doet aan de uitgangspunten en belangen van de gezamenlijke gemeenten. In de brief van d.d. 29 mei 2015 is voorgesteld de inhoud van de aanbesteding los te koppelen van de vorming van de juridische constructie van samenwerken. Alle gemeenten gaan gezamenlijk door met het voorbereiden van de aanbesteding. Om extra tijd voor de juridische vormdiscussie te creëren is aan Arnhem gevraagd om samen met en uiteindelijk namens alle regiogemeenten te willen aanbesteden. Arnhem is hiertoe bereid. Wij willen nogmaals benadrukken dat het hier om een praktische en tijdelijke oplossing gaat, die het mogelijk maakt op korte termijn te contracteren voor het doelgroepenvervoer. Zodra een gezamenlijke organisatie is opgericht, wordt de rol van de gemeente Arnhem overgenomen door deze organisatie. In deze brief lichten we toe wat Arnhem tot die tijd precies gaat doen. Aanbestedinqsproces Om bevoegd de aanbesteding van het doelgroepenvervoer ter hand te kunnen nemen namens alle gemeenten in de regio, is het noodzakelijk dat elke gemeente hiertoe volmacht verleent aan de gemeente Arnhem. In de bestuurlijke kopgroep doelgroepenvervoer d.d. 11 juni 2015 is afgesproken dat Arnhem gefaseerd volmachten vraagt aan de gemeenten. Dit omdat het proces over regiovorming gaande is. Eveneens heeft de kopgroep uitgesproken dat er geen vertraging mag ontstaan in het proces van het doelgroepenvervoer. Eusebiusbuitensingel 53 " Postbus 9029 «6800 EL Arnhem Telefoon (lokaal tarief)' Fax gemeente@arnhem.nl

6 Datum: 30 juni 2015 Ons kenmerk: /mbr Pagina: 2 De eerste volmacht omvat: i. Het uitvoeren van de aanbesteding van de regiecentrale, inclusief het opstellen en publiceren van de aanbestedingsstukken, het gunnen van de opdracht en het contracteren met de winnaar. Dit volmacht dient voor het zomerreces aan Arnhem te worden verstrekt, uiterlijk 14 juli Zolang er geen definitieve juridische vorm is gerealiseerd in de regio Arnhem - Nijmegen, dienen alle gemeenten er rekening mee te houden, dat ongeveer over een halfjaar opnieuw twee volmachten van alle gemeenten worden gevraagd. Dit zijn de volgende twee volmachten: ii. Het uitvoeren van de aanbesteding van het vervoer, inclusief het opstellen en publiceren van de aanbestedingsstukken, het gunnen van de opdracht en het contracteren met de winnaar(s). iii. Het vervullen van de opdrachtgeversrol in de uitvoering van de overeenkomsten gesloten met de winnaars van de onder punt i en ii hierboven bedoelde aanbesteding van de regiecentrale en het vervoer. Dit betreft het beheren en faciliteren van de daadwerkelijke uitvoering van de contracten, en daarmee ook bijvoorbeeld het doen van betalingen en het voeren van contractbeheer. Om geen vertraging op te lopen in het proces van de aanbesteding van het doelgroepenvervoer dienen deze twee volmachten uiterlijk 31 januari 2016 te zijn verleend. Als tegen die tijd een juridische vorm is opgericht, is een nieuwe volmacht niet nodig. Met het verkrijgen van bovenstaande volmachten krijgt de gemeente Arnhem de bevoegdheid om de deelnemende gemeenten te vertegenwoordigen in de aanbesteding en uitvoering van het doelgroepenvervoer. Aan het uitoefenen van deze bevoegdheden worden de volgende randvoorwaarden gesteld: a. De gemeente Arnhem werkt in samenwerking met en namens de deelnemende gemeenten het proces uit. Zij ziet het hierbij als haar rol om de gemeenten te betrekken bij belangrijke kwesties. Hierbij kan gedacht worden aan de voorgenomen gunning en de met de winnaars van de aanbesteding te sluiten overeenkomsten, en besluiten die verstrekkende financiële consequenties hebben. Deze informatie loopt in principe via de huidige bestuurlijke en ambtelijke overlegorganen, te weten het Portefeuillehoudersoverleg Mobiliteit (voorbereid door de bestuurlijke kopgroep doelgroepenvervoer) en het Programmateam doelgroepenvervoer (voorbereid door het ambtelijk kernteam). b. Gemeenten stellen een toereikend budget beschikbaar voor de doelgroepen die zij inbrengen voor de onderdelen waarvoor een volmacht is afgegeven. c. Gemeenten blijven verantwoordelijk voor de vervoerkosten van doelgroepen die zij inbrengen, deze kosten zullen worden doorbelast naar mate van gebruik. De kosten van de regiecentrale en de beheerorganisatie zullen volgens een vaste verdeelsleutel worden gedeeld, bijvoorbeeld op basis van aantal inwoners. d. Eventuele financiële consequenties van risico's die zich gedurende de voorbereiding, aanbesteding, en uitvoering van de gesloten overeenkomsten voordoen, worden gedeeld naar rato van het (verwachte) gebruik door alle deelnemende gemeenten. Eusebiusbuitensingel 53 - Postbus Ũ EL Arnhem Telefoon (lokaal tarief) - Fax gemeente@arnhem.nl

7 Datum: 30 juni 2015 Ons kenmerk: /mbr Pagina: 3 e. Zodra ten behoeve van de regionale samenwerking een juridische entiteit is opgericht, eindigt de aan de gemeente Arnhem verstrekte volmacht en draagt de gemeente Arnhem alle taken en bevoegdheden die zij in dit kader tijdelijk op zich heeft genomen over aan deze entiteit. Wij hopen hiermee een praktisch voorstel te doen om de aanbesteding van het doelgroepenvervoer voortvarend ter hand te nemen. Om het verlenen van de in deze brief toegelichte en uitgewerkte volmacht praktisch te laten verlopen, stellen wij voor dat uw college deze brief voor akkoord ondertekent en retour zendt aan de gemeente Arnhem. Om tijdig te kunnen aanbesteden, is het nodig dat wij voor het zomerreces 2015 (uiterlijk 14 juli 2015) de volmacht bedoeld onder i in deze brief van u hebben ontvangen. Indien u nog vragen heeft naar aanleiding van deze brief kunt u zich wenden tot mevrouw J. Brouwer, telefoon (026) Hoogachtend Het college van burgemeester en wethouders van Arnhem, desecreta : ì de burgemeester, C Voor akkoord en ter verlening van de in deze brief onder i bedoelde volmacht voor het uitvoeren van de aanbesteding van de regiecentrale, inclusief het publiceren van de aanbestedingsstukken, het gunnen van de opdracht en het contracteren met de winnaar, Het college van burgemeester en wethouders van, de secretaris, de burgemeester, ì.a.a.: J. Brouwer, E. Reintjes, J. Vermeulen, G. Boeve, J. Beks, H. vd Berg Eusebiusbuitensingel 53» Postbus EL Arnhem Telefoon (lokaal tarief) - Fax «gemeente@arnhem.nl