Aanvraag machtiging opschorting overbrenging archieven

Transcriptie

1 Openbaar Onderwerp Aanvraag machtiging opschorting overbrenging archieven Programma Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing BW-nummer Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting Op grond van de Archiefwet dienen de archiefbescheiden van de gemeente die ouder zijn dan twintig jaar, binnen tien jaar overgebracht te worden naar de archiefbewaarplaats van deze gemeente. Het deel van het gemeentelijk archief dat in 2015 voor overbrenging in aanmerking komt, beslaat de periode De omvang van dit onderdeel is ca. 600 m1, waarvan ca. 200 m1 in het geheel niet toegankelijk is. Het is niet mogelijk deze archieven in 2015 gereed te hebben voor formele overbrenging. Ingevolge de Archiefwet kan Gedeputeerde Staten ons College machtigen de overbrengingstermijn op te schorten. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. AR00, Jan Beens, 2824 ambtelijk voorstel 5 augustus 2015 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. Het college van Gedeputeerde Staten van Gelderland te verzoeken ons College te machtigen de overbrengingstermijn voor het gemeentelijk archief over de periode op te schorten tot uiterlijk De brief aan het college van Gedeputeerde Staten van Gelderland, waarin deze aanvraag wordt gedaan, vast te stellen. 3. De gemeentearchivaris op te dragen om bij verzoeken om inzage, de procedure af te handelen analoog aan artikel 15, lid 3, van de Archiefwet Steller Jan Beens Paraaf akkoord Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 20 oktober 2015 Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 2.02 Bestuursagenda Paraaf akkoord Portefeuillehouder Voorstel opschorting aan het College van BenW

2 1 Probleemstelling Op grond van de Archiefwet dienen de archiefbescheiden van de gemeente die ouder zijn dan twintig jaar, binnen tien jaar overgebracht te worden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het deel van het gemeentelijk archief dat in 2015 voor overbrenging in aanmerking komt, beslaat de periode De omvang van dit onderdeel is ca. 600 m1 1, waarvan ca. 200 m1 in het geheel niet toegankelijk is. Het is niet mogelijk deze archieven in 2015 gereed te hebben voor formele overbrenging. 2 Juridische aspecten Op grond van artikel 12 van de Archiefwet dienen archiefbescheiden van de gemeente die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, binnen tien overgebracht te worden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Door deze overbrenging worden de archieven, op enkele uitzonderingen na, openbaar en zijn deze voor een ieder te raadplegen. Indien de archiefbescheiden nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd kan, ingevolge artikel 13, lid 3, van de Archiefwet machtiging worden verleend door het College van Gedeputeerde Staten om de overbrengingstermijn maximaal tien jaar op te schorten. Uiteraard moet de burger gedurende de termijn van opschorting wel de mogelijkheid hebben om stukken in te zien, zonder dat daar een WOB-verzoek voor nodig is. Hiertoe dragen wij de gemeentearchivaris op om verzoeken tot inzage af te handelen analoog aan de procedure voor verzoeken om inzage in archieven met openbaarheidsbeperkingen (overeenkomstig art. 15, lid 3, van de Archiefwet 1995). 3 Doelstelling Een verzoek tot het opschorten van overbrenging van het gemeentelijk archief over de periode tot uiterlijk 2021 in te dienen bij het college van Gedeputeerde Staten van Gelderland. 4 Argumenten Het deel van het gemeentelijk archief dat voor overbrenging in aanmerking komt beslaat de periode Het gaat om de archieven van: de Secretarie , de Bestuursdienst , de Publieksdienst , de Dienst Educatie en Welzijn , de Dienst Sociale Zaken , de Gemeentelijke Kredietbank en de Harde Sector (vermengde archieven van de diensten Volkshuisvesting, Stadsontwikkeling, Economische Zaken, Projecten en Grondzaken en Ondersteuning en Coördinatie). De totale omvang is ca. 600 m1, waarvan ca. 200 m1 niet is beschreven. Sinds 2005 beheert het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) deze zogenaamde semi-statische archieven van deze gemeente. Bij de overdracht van deze werkzaamheden is ook een aanzienlijke achterstand in bewerking meegekomen. Voor het wegwerken van deze achterstand heeft het RAN zich als eerste gefocust op het meest recente archiefdeel, te weten de archieven van 1999 en later, omdat de bedrijfsvoering hieruit het vaakst informatie opvraagt.. Dossiers uit de archieven uit de periode worden nog regelmatig opgevraagd door de eigen organisatie en zijn doordat de toegankelijkheid deels onder de maat is, niet gebruiksvriendelijk raadpleegbaar. Het RAN is nu bezig om deze archieven strekkende meter plankruimte als de dossiers zijn verpakt in standaard archiefdozen.

3 Vervolgvel 2 overbrengingsgereed te maken. Overbrengingsgereed wil zeggen dat de archieven zodanig zijn bewerkt dat deze in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Hiervoor heeft het RAN een strakke planning gemaakt, zodat de archieven, rekening houdend met de (regelmatige) raadpleging door de organisatie en met de personele capaciteit bij het RAN, uiterlijk in 2020 kunnen worden overgebracht. Om deze werkzaamheden volgens de planning van het RAN te kunnen uitvoeren is het nodig dat uw College aan Gedeputeerde Staten verzoekt u te machtigen de (wettelijk verplichte) overbrenging met vijf jaar op te schorten. 5 Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit voorstel. 6 Participatie en Communicatie Ons college vraagt de machtiging aan met bijgaande brief. 7 Uitvoering en evaluatie Dit onderdeel is verder niet van toepassing. 8 Risico Er zijn geen risico s verbonden aan dit voorstel. Bijlage(n): Brief aan het college van Gedeputeerde Staten van Gelderland

4 Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden di t/m vr uur donderdag van uur Het college van Gedeputeerde Staten van Gelderland Postbus GX Arnhem Mariënburg PS Nijmegen Telefoon Telefax (024) Postbus HG Nijmegen Ons kenmerk AR00/ Contactpersoon Jan Beens Onderwerp Machtiging opschorting overbrenging archieven uw brief Doorkiesnummer (024) Geacht college, Op grond van artikel 12 van de Archiefwet dienen de archiefbescheiden uit het archief die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, binnen tien jaar overgebracht te worden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het archiefblok dat thans voor overbrenging in aanmerking komt beslaat de periode Het gaat om de archieven van: de Secretarie , de Bestuursdienst , de Publieksdienst , de Dienst Educatie en Welzijn , de Dienst Sociale Zaken , de Gemeentelijke Kredietbank en de Harde Sector (vermengde archieven van de diensten Volkshuisvesting, Stadsontwikkeling, Economische Zaken, Projecten en Grondzaken en Ondersteuning en Coördinatie). Het beheer van de semi-statische archieven van de gemeente Nijmegen is sinds 2005 opgedragen aan het Regionaal Archief Nijmegen (RAN), een afdeling binnen de gemeentelijke organisatie. Bij de overdracht van deze werkzaamheden is ook een aanzienlijke achterstand in bewerking meegekomen. Voor het wegwerken van deze achterstand heeft het RAN zich als eerste gefocust op het meest recente archiefdeel, te weten het archief over de periode nà Het RAN is vorig jaar gestart met het overbrengingsgereed maken van het archief over de periode Van het archief van de Secretarie is de bewerking nagenoeg afgerond. Ten behoeve van de aanpak van de overige archieven is een planning opgesteld voor de jaren Gezien de overbrengingstermijn van 20 jaar zou dit archiefblok reeds moeten zijn overgebracht. Dit blok omvat ca. 600 m1 archief, waarvan ca. 200 m1 nog niet is beschreven. Hoewel hiervoor extra financiële middelen zijn vrijgemaakt, is het niet mogelijk dit in zo n kort tijdsbestek te realiseren. Daarbij komt dat dossiers uit deze archieven nog frequent door de gemeentelijke Brief aan GS iz opschorting (def versie)

5 Gemeente Nijmegen Regionaal Archief Nijmegen Vervolgvel 1 administratie worden opgevraagd. Doordat de toegankelijkheid deels onder de maat is, zijn de archieven niet gebruiksvriendelijk raadpleegbaar. Op grond van artikel 13, lid 3, van de Archiefwet verzoeken wij een machtiging tot opschorting van de overbrenging te verlenen voor de overbrenging van het archiefblok tot uiterlijk 1 januari Om de burger gedurende de termijn van opschorting wel de mogelijkheid te geven om stukken in te zien zonder dat daar een WOB-verzoek voor nodig is, zal ons College de gemeentearchivaris opdragen om verzoeken tot inzage af te handelen analoog aan de procedure voor verzoeken om inzage in archieven met openbaarheidsbeperkingen (overeenkomstig art. 15, lid 3, van de Archiefwet 1995). Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Brief aan GS iz opschorting (def versie)