Kenmerk: BB / LH Vaals, Agendapunt nr. 2005/MID/019 Raadsvergadering d.d

Transcriptie

1 Kenmerk: BB / LH Vaals, Agendapunt nr. 2005/MID/019 Raadsvergadering d.d Aan de Raad der gemeente Vaals Onderwerp Nota aanbestedingsbeleid 2005 Voorstel 1. Vaststellen van de nota aanbestedingsbeleid 2005 en akkoord te gaan met 2. de drempelbedragen en kennis te nemen van: 3. de gunnings- en selectiecriteria 4. de verschillende aanbestedingsvormen en uitgangspunten Inleiding Door ondermeer de bevindingen van de parlementaire enquêtecommissie Bouwnijverheid in het eindrapport 'de bouw uit de schaduw' en de invoering van de rechtmatigheidstoets bij de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening, is er aanvullende aandacht gekomen voor bestuurlijke en ambtelijke integriteit bij het aanbestedingsbeleid. Met het oog op deze wijzigingen in zowel de regelgeving en omstandigheden als het feit dat er in de afgelopen raadsperiode enkele malen is afgeweken van het bestaande beleid, is vanuit de raad de wens geuit om het aanbestedingsbeleid uit 1995 (Raadsbesluit d.d. januari 1995) te actualiseren. Doel / meetbaar effect Doel van de nota aanbestedingsbeleid 2005 is de transparantie en integere werking bij het aanbesteden in de gemeente Vaals te bevorderen. Daarom zal bij aanbestedingen boven de volgende procedure worden gevolgd: 1. in voortraject pro-actieve advisering en ondersteuning door de financieel consulent voor wat betreft de te volgen procedure (opstellen kostenraming, toetsingscriteria, offertes en te volgen aanbestedingsvorm); 2. achteraf steeksproefsgewijs een check door de medewerker interne controle op de gevolgde procedure; De resultaten van deze interne controle zullen aan het college worden voorgelegd. Naast deze werkzaamheden van de ambtelijke organisatie zal de accountant achteraf bij de beoordeling van de financiële huishouding van de gemeente een controle uitvoeren op de rechtmatigheid. Pagina 1 van 6

2 Voor wat betreft bedragen onder de zullen via de nog op te stellen regels inkoopbeleid nader procedures (bevoegdheden controle, et cetera) worden opgesteld. Argumenten kaders aanbestedingsbeleid Wet en regelgeving De voornaamste redenen voor het actualiseren van het aanbestedingsbeleid zijn de (handhaving van) relevante wet- en regelgeving en het streven naar integriteit en efficiëntie. Zo heeft de gemeente een voorbeeldfunctie om de bestaande wet- en regelgeving zorgvuldig na te leven, temeer omdat zij, naast handhaver, zelf ook optreedt als regelgever. Naast deze voorbeeldfunctie dient de gemeente ook verantwoording af te leggen over de besteding van de publieke gelden waardoor de behoefte aan een vast beleid ten aanzien van aanbesteden toeneemt. Verscherpte aandacht voor aanbestedingsbeleid Op Europees niveau is er verscherpte aandacht voor de naleving van de Europese richtlijnen, nationaal ligt het accent meer op een vast beleid dat bijdraagt aan een verdere uniformering, professionalisering en een meer efficiënte, zorgvuldige en controleerbare bedrijfsvoering. Deze nota beoogt derhalve ook een toename van de bewustwording bij bestuur en ambtelijke organisatie van het belang van een goed uitgevoerd aanbestedingsproces. Verdere ontwikkeling van de duale besturing Aandacht voor het aanbestedingsbeleid en het stellen van geactualiseerde kaders is bovendien voorwaardescheppend voor de verdere ontwikkeling van de duale besturing van de organisatie. De nota geeft de kaders aan waarbinnen dient te worden aanbesteed waardoor het College van B&W een aantal handvatten heeft voor de uitvoering van dit proces. Verder wordt de Raad op deze manier beter voorzien van kwalitatief goede stuur- en verantwoordingsinformatie en in staat gesteld verdere invulling te geven aan haar kaderstellende en controlerende rol. Dit laatste doordat in de nota informatie over het aanbestedingsbeleid, de verschillende aanbestedingsvormen, gunning en selectiecriteria en de uitgangspunten voorhanden zijn. Design & construct Een nieuwe vorm van werken is het zogenaamde design & construct. Design & construct (built) betekent letterlijk "Ontwerp en constructie" (in jargon "aangenomen werk"), en houdt in dat de aannemer verantwoordelijk is voor zowel ontwerp als uitvoering. Design & construct is een vorm van aanbesteden en kan worden gekozen als bijvoorbeeld: het werk van specialistische aard is, zodat specifieke knowhow van een bedrijf reeds in de ontwerpfase geïntegreerd dient te worden. voor de realisatie van het werk een spoedeisend karakter aan de orde is, of er bestaat de wens om af te wijken van het normale tijdpad ten aanzien van een ontwerp-, voorbereidings- en aanbestedingsprocedure het project een vergaande complexiteit heeft waardoor het wenselijk is de ontwerpverantwoordelijkheid bij één marktpartij neer te leggen, zulks om risico en aansprakelijkheid voor de gemeente te beperken. bij ontwerp en realisatie van een project tal van belanghebbenden zijn betrokken, zodat uit het oogpunt van beperking van ambtelijke inbreng, doorlooptijd en coördinatie optimalisatie, het de voorkeur geniet de coördinatie van ontwerp- en realisatiefase bij één marktpartij te leggen. Het betreft hier geen limitatieve lijst maar is bedoeld als voorbeeld waarbij voor Design & construct gekozen zou kunnen worden. Bij beschikbaarstelling van het krediet door de Raad zal deze vorm van aanbesteding worden aangegeven. Pagina 2 van 6

3 Aanpassing drempelbedragen Deze nieuwe drempelbedragen zien er als volgt uit: Raming omvang opdracht in Euro (excl. BTW) Aard opdracht Diensten Leveringen Werken 0 Gunning uit de hand Gunning uit de hand Onderhands aanbesteden Openbaar aanbesteden Onderhands aanbesteden * Europees aanbesteden Openbaar aanbesteden * Europees aanbesteden Een aantal uitgangspunten van de aanbestedingsnota worden hierna in het kort nader toegelicht: 1. Verruiming drempelbedragen. Ten opzichte van de vigerende aanbestedingsnota 1995 zijn diverse bedragen opgehoogd. (zie bijlage). Dit heeft als achtergrond de wens van het college om als de raad (via de nieuwe aanbestedingsnota) inhoudelijk kaders heeft gesteld flexibel en bedrijfsmatig te kunnen handelen. Daarbij is ervaringsgewijs aansluiting gezocht bij de aanbestedingsbedragen die normaliter bij een gemeente van de omvang van Vaals aan de orde zijn. Een dergelijke werkwijze past ons inziens bij het duale systeem. In elk geval kan door de drempelbedragen te verhogen of te verlagen niet per definitie meer grip op integriteit van het aanbestedingssysteem worden verkregen. Het volledig uitsluiten van zaken die landelijk zijn geconstateerd o.a. bij de enquêtecommissie Bouw is (bij welke vorm van aanbesteden dan ook) niet mogelijk. Wel kan het college hierdoor zo alert mogelijk reageren op de van toepassing zijnde marktsituatie en zal via toepassing (o.a. wisselende samenstelling van een groep goed functionerende aannemers) en controle (o.a. check door financieel consulent/medewerker interne controle en de externe accountant) van de aanbestedingssystematiek de kans op ongewenste ontwikkelingen worden geminimaliseerd. 2. Design en construct. Voor deze vorm van aanbesteding is als optie gekozen omdat: - het een steeds meer opkomende vorm van aanpak bij de uitvoering van werken is (inmiddels algemeen aanvaard); - het in specifieke situaties voordeel biedt ten opzichte van de reguliere aanbesteding. 3. Selectiecriteria bij keuze aannemers / leveranciers. Bij het stellen van (aanvullende) criteria zal voldoende aandacht moeten worden geschonken aan de proportionaliteit van deze eisen die aan bedrijven moeten worden gesteld. Eisen mogen niet te zwaar zijn in verhouding tot de opdracht. 4. Gunningscriteria economisch meest voordelige aanbieding. Bij de gunning zal primair worden gekozen voor de economisch gunstigste aanbieding. (= beste prijs - kwaliteit verhouding). Bij dit gunningscriterium wordt n.o.m. de kwaliteit het meest gewaarborgd. Als de kwaliteit echter gelijkwaardig is in te schatten (b.v. bij standaardwerken) dan zal uiteraard gekozen worden voor de aanbieder met de laagste prijs. * De Europese drempelbedragen zijn vastgesteld voor een periode van 1 januari 2004 tot en met 31 december In 2006 zullen de drempelbedragen worden aangepast. Voor diensten en leveringen wordt dit en voor werken Pagina 3 van 6

4 5. Splitsen / opknippen van projecten. In de aanbestedingsnota is vastgelegd dat projecten niet in onderdelen mogen worden opgesplitst (organisatorisch noch inhoudelijk) met als doel de drempelbedragen te omzeilen. Bij het bepalen van de waarde van de opdracht wordt de volledige omvang van de behoeftestelling als uitgangspunt genomen. Het gaat om het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Alternatieve mogelijkheden: 1. Drempelbedragen Alternatief is om de drempelbedragen te verlagen. Hiervoor is niet gekozen enerzijds om de slagvaardigheid te behouden qua bedrijfsvoering en anderzijds zal een verlaging van de drempelbedragen niet per definitie uitsluiting van risico's betekenen voor wat betreft de integriteit. 2. Design en construct Betreft een van de aanbestedingsmogelijkheden/-opties en sluit de keuze voor andere mogelijkheden uiteraard niet uit. 3. Selectiecriteria De Raad kan ook nog bij behandeling van de nota voor bepaalde situaties specifieke criteria vaststellen. Denk hierbij aan het uitsluiten van ondernemers waarin lokale bestuurders of ambtenaren enig belang/relatie hebben. In de lijn van deze nota is voor opname van dit specifiek criterium niet gekozen. Voorgesteld wordt de wijze van hoe in dergelijke gevallen moet worden gehandeld aan de beoordeling van het college over te laten en te laten bepalen of nadere criteria moeten worden opgenomen. 4. Alternatief gunningscriteria economisch meest voordelige aanbieding. Er kan ook gekozen worden voor de laagste prijs. Hiervoor wordt over het algemeen slechts gekozen wanneer er sprake is van een zeer hoge mate van standaardisatie van het aan te besteden werk of de opdracht gedetailleerd wordt omschreven waardoor grote afwijkingen van aanbiedingen nauwelijks mogelijk is. In alle andere gevallen kan dit wellicht leiden tot kwaliteitsprobleem Uitvoering Implementatie Zodra de raad de kaders heeft vastgesteld wordt het nieuwe aanbestedingsbeleid 2005 van kracht en zal door het college dit nieuwe beleid worden uitgevoerd. Omdat het aanbesteden een onderdeel is van het inkoopproces wordt er soms voor gekozen een nota inkoop en aanbestedingsbeleid op te stellen. Wij hebben ervoor gekozen om beide nota's apart op te stellen. Om het hele inkoopproces inzichtelijk te maken zal naast de nota aanbestedingsbeleid eveneens een inkoopbeleid worden ontwikkeld zodat niet alleen het aanbestedingsbeleid, maar het hele inkoopbeleid is beschreven. Communicatie De raad zal via de accountantsrapportage worden geïnformeerd over de werking van het aanbestedingsbeleid. Hierbij zal het met name gaan om het controleren van de maatregelen die zijn ingevoerd. Controle Het doel dat met controleren wordt beoogd is vast te stellen of de maatregelen actueel en inhoudelijk correct zijn, correct werken en worden nageleefd. Controleerbaarheid hangt nauw samen met controlemechanismen. Daarom zal er door de ambtelijke organisatie toezicht worden gehouden of de beschreven procedure gevolgd wordt c.q. is. Pagina 4 van 6

5 Daarnaast is er de accountantscontrole. In het kader van de rechtmatigheidstoetsing wordt vanaf het begrotingsjaar 2004 onder meer gecontroleerd of de gemeente het aanbestedingsbeleid op de juiste wijze heeft toegepast. Bovendien heeft de gemeenteraad nog de mogelijkheid middels verordening artikel 213 van de gemeentewet de accountant van de gemeente in enig jaar gericht de rechtmatigheid en doelmatigheid van het aanbestedingsbeleid onder de loep te laten nemen. Korte samenvatting / veranderingen t.o.v. de nota aanbestedingsbeleid 1995 Het vermogen om het aanbesteden van werken, diensten en leveringen in goede banen te laten verlopen en achteraf niet voor onverwachte en voldongen feiten te staan, is van groot belang voor onze gemeente. Centraal in deze nota staat het aanbestedingsbeleid van onze gemeente waarin de inhoudelijke kaders zijn opgenomen waarbinnen dient te worden aanbesteed. Daarnaast wordt ingegaan op de verschillende vormen van aanbestedingsbeleid, gunnings- en selectiecriteria en de uitgangspunten van de nota. De combinatie van al deze gegevens maakt de nota geschikt om te dienen als leidraad en ondersteuning voor de te volgen procedure bij aanbestedingen van de gemeente Vaals. De verschilpunten met de vigerende nota uit 1995 zijn opgenomen in de tabel op pagina 6. Burgemeester en wethouders van de gemeente Vaals, H.J.M. Coumans MPM Secretaris Mw. drs. M.J.I. Quint-Maagdenberg Burgemeester Pagina 5 van 6