gemeente BUPIISSIim 11

Transcriptie

1 gemeente BUPIISSIim 11 Oplegnotitie Inkoopbeleid Brunssum 2014 Registratiekenmerk Gemeenteblad nr. 2013/69 Rol van de raad De raad krijgt dit raadsvoorstel voorgelegd in het kader van de uitvoering van de motie van defractiebcd van 23 april 2013 (Nota Aanbestedingsbeleid 2013), die unaniem door de Raad is gesteund en de toezegging van de wethouder Van Oppen tijdens de Raadscommissie. Context van het raadsvoorstel Een korte beschrijving waarom het raadsvoorstel nu aan de raad voorgelegd wordt: Terecht werd bij de vaststelling van de Nota Aanbestedingsbeleid 2013 aangegeven dat de gemeente Brunssum nog niet beschikte over een Inkoopbeleid. Tijdens de Commissievergadering heeft wethouder Van Oppen toegezegd voor het eind van 2013 te komen met een Inkoopbeleid. Uw raad heeft in de raadsvergadering van 23 april 2013 unaniem de motie van defractiebcd gesteund en het college opgeroepen te komen tot een nota inkoopbeleid voor de gemeente Brunssum. Om te voldoen aan zowel de motie als aan de toezegging wordt uw raad het Inkoopbeleid Brunssum 2014 aangeboden voor de laatste reguliere vergadering van Opties van het raadsvoorstel op hoofdlijnen Uw raad heeft door de unaniem gesteunde motie aangegeven dat er geen andere optie dan de vaststelling van een Inkoopbeleid mogelijk is. In kader van de samenwerking tussen gemeenten en om door samenwerking voor ondememers een uniformer kader aan te bieden binnen de regio, heeft er samenwerking plaatsgevonden met de gemeenten Landgraaf en Kerkrade. Als uitgangspunt is het VNG-model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gebmikt. Daar de gemeente Brunssum reeds beschikt over een geactualiseerd Aanbestedingsbeleid, is slechts het VNG-model gebmikt voor wat betreft het Inkoopgedeelte. Tevens is een duidelijke link gelegd tussen inkoop en Betere Buren BV. Hiermee is vorm gegeven aan de in de motie gestelde inkoopdoelstellingen, aan de inkooprelatie met Betere Buren BV en aan uniformiteit (waar mogelijk) binnen de regio (Landgraaf en Kerkrade). Financiële/personele/juridische gevolgen? Het Inkoopbeleid heeft geen directe fmanciële gevolgen. Het schept een kader met doelstellingen. De fmanciële gevolgen vinden plaats in de uitvoering. Echter door te stellen dat de inkoop in eerste instantie bij Betere Buren BV dient plaats te vinden, wordt concurrentie uitgesloten. Het gevolg hiervan is dat de prijs voor de dienstverlening niet markt-conform zal zijn. Daar tegenover staat dat de maatschappelijke waarde hoog is en dat is tevens een uitgangspunt voor de inkoop. Er zijn geen personele gevolgen. Er zijn wel juridische gevolgen. Het Inkoopbeleid werkt namelijk naar buiten, met gevolg dat de gemeente zich ook bindt zich aan haar eigen regels te houden. In kader van de rechtszekerheid en de transparantie is dit een goede zaak. Is achteraf meetbaar of de doelstellingen gehaald zijn? Bepaalde doelstellingen, zoals het realiseren van social return, inkoopsamenwerking tussen partners binnen (en/of buiten) de regio kunnen eenvoudig worden monitoren c.q. te meten. Voor andere doelstellingen, zoals het bewaken van integriteit zijn onder andere het vragen van gedragsverklaringen en het controleren van facturen noodzakelijk. Is er een tijdpad bijgevoegd? Er is geen tijdpad bijgevoegd. De verlopen procedure is beschreven in het raadsvoorstel en na vaststelling van het Inkoopbeleid Brunssum 2014 rest nog een publicatie waarna het Inkoopbeleid in werking zal treden. Tevens wordt het Inkoopbeleid intern bekend gemaakt via het Intranet. Zijn er bijlagen bijgevoegd of ter inzage? 1. Inkoopbeleid Bmnssum 2014 (verseon ) 2. VNG-model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid (444567) srii-r ci-ïfif-ifï-ifï 1 van 5

2 Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. : 1 oktober 2013 Registratiekenmerk Gemeenteblad nr. : 2013/69 Dienst/Afdeling : Controlling Behandelvoorstelnr. : Portefeuillehouder : J. van Oppen Onderwerp : Inkoopbeleid Brunssum 2014 Raadsverg. d.d. : 10 december 2013 Uiterlijke : (Motivering, wettelijke verplichting c.q. toezegging) beslisdatum Aan de raad. Voorstel/ambtelijk advies De Raad van de gemeente Brunssum; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 oktober 2013, dienst/afdeling Controlling gelet op het bepaalde in artikel 147, tweede lid juncto artikel 108, eerste lid Gemeentewet Besluit: Het Inkoopbeleid Brunssum 2014 vast te stellen Inleiding In de Raadscommissie van 9 april 2013 werd terecht door de commissieleden aangegeven dat de gemeente Brunssum wel een aanbestedingsbeleid heeft en opnieuw ging vaststellen, maar niet beschikte over een inkoopbeleid. Door de portefeuillehouder is toegezegd om vóór het eind van 2013 te komen met een inkoopbeleid. In de Raadsvergadering van 23 april 2013 heeft uw raad unaniem de motie van de fractie BCD gesteund, waarbij het college werd opgeroepen om te komen tot een Nota Inkoopbeleid voor de Gemeente Brunssum Probleemstelling/Doelstelling De natuurlijke volgorde van de stukken omtrent het inkoopproces is: ten eerste het inkoopbeleid en ten tweede het aanbestedingsbeleid. Aanbesteden kan een onderdeel zijn van het inkoopproces. Inkoop hoeft echter niet altijd gepaard te gaan met aanbesteden. Zo is er ook de mogelijkheid van inbesteden en hoeven bepaalde opdrachten niet te worden aanbesteed. In de Nota Aanbestedingsbeleid 2013 zijn de voorbeelden benoemd. Dat de gemeente Brunssum niet beschikte over een Inkoopbeleid heeft een historische verklaring. Het aanbestedingsbeleid c.q. de Nota's omtrent aanbesteden waren vanuit het verleden verbonden aan de sector Ruimte en Techniek, waar zich ook het Meldpunt Aanbestedingen bevond. Dit Meldpunt Aanbestedingen is overgaan naar de stafafdeling Controlling en daarmee tevens het opstellen van de Nota's Aanbestedingsbeleid 2008 en De actualisering van deze Nota's zijn geschied op grond van wijzigingen in wet- en regelgeving en bevindingen uit de evaluatie van het beleid. De Gemeente Brunssum kent geen Centrale Inkoop, een bureau c.q. afdeling, die specifiek verantwoordelijk is voor het opstellen van het Inkoopbeleid. Met de organisatiewijziging (Orakel) is de dienst Beleid en Strategie ontstaan. Op de agenda van deze dienst stond in 2010 de ontwikkeling van een Inkoopbeleid. Inmiddels is duidelijk geworden dat het wenselijk is dat het Meldpunt Aanbestedingen (de medewerker juridische controlling) ook dit beleidstuk van uit zijn expertise opstelt. In de Motie van 23 april 2013 betreffende Nota Aanbestedingsbeleid 2013 (2013/10) is het volgende gesteld: "het wenselijk is te komen tot een (lokaal) inkoopbeleid, waar het aanbestedingsbeleid deel van uit gaat maken. Daarbij kunnen onder andere de volgende inkoopdoelstellingen gehanteerd worden: 1. Rechtmatig en doelmatig inkopen 2. Duurzaam inkopen 3. Het realiseren van "social return" 4. Hanteren van professioneel opdrachtgeverschap 5. Bewaken van integriteit 6. Afleggen van verantwoording met betrekking tot besteding van publieke middelen ïim-nm 2van 5

3 7. Stimuleren lokale/regionale economie 8. Inkoopsamenwerking tussen partners binnen (en/of buiten) de regio. Het Inkoopbeleid Brunssum 2014 geeft gevolg aan deze motie. Kaderstelling Op grond van artikel 147 lid 2 Gemeentewet geldt dat bij de Raad de overige bevoegdheden, bedoeld in artikel 108, eerste lid Gemeentewet berusten. Artikel 108, lid 1 Gemeentewet luidt: De bevoegdheid tot regeling en bestuur inzake de huishouding van de gemeente wordt aan het gemeentebestuur overgelaten. De gemeenteraad kan aldus het Inkoopbeleid vaststellen. Uitgangspunt voor het Inkoopbeleid is het VNG-model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Ook richting inkoop hebben de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit (en dus de Nota Aanbestedingsbeleid 2013) invloed. Tevens geldt dat de besluitvorming in kader van Betere Buren BV input heeft gehad op het Inkoopbeleid Overwegingen o.a. De volgende punten dienen in overweging te worden genomen: De Gemeente Brunssum heeft tot heden geen Inkoopbeleid. In kader van het inkoopproces is het opstellen van een Inkoopbeleid als kader van belang, tevens zorgt het inkoopbeleid voor een verdere professionalisering van de inkoopfiinctie. De in de motie genoemde inkoopdoelstellingen worden tevens genoemd in het VNG-model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit VNG-model is gevolgd, waardoor aan alle in de motie genoemde inkoopdoelstellingen wordt voldaan. Daar waar reeds onderwerpen geregeld zijn in het aanbestedingsbeleid, wordt in het Inkoopbeleid verwezen naar de Nota Aanbestedingsbeleid Hierdoor is er een kader voor inkopen en aanbesteden. De in de motie genoemde inkoopdoelstellingen zijn in het Inkoopbeleid Brunssum 2014 te vinden: 1. Rechtmatig en doelmatig inkopen: Hoofdstuk 2 Gemeentelijke Doelstellingen bij punt a. op blz 7 2. Duurzaam inkopen: Hoofdstuk 2 Gemeentelijke Doelstellingen bij punt d. op blz. 8 en Hoofdstuk 4. Ethische en ideële uitgangspunten onder 4.2 blz. 13 en Het realiseren van "social return": Hoofdstuk 2 Gemeentelijke Doelstellingen bij punt d. op blz. 8. Social return is uitgewerkt in de Nota Aanbestedingsbeleid Tevens wordt een project "social return (on investment) "uitgevoerd. 4. Hanteren van professioneel opdrachtgeverschap: Hoofdstuk 2 Gemeentelijke Doelstellingen bij punt b. op blz. 7 en Bewaken van de integriteit: Hoofdstuk 2 Gemeentelijke Doelstellingen bij punt b. op blz. 7-8 en Hoofdstuk 4 Ethische en ideële uitgangspunten onder 4.1 blz Afleggen van verantwoording met betrekking tot besteding van publieke middelen: Hoofdstuk 2 Gemeentelijke Doelstellingen bij punt c. op blz Stimuleren lokale/regionale economie: blz. 8: Naast deze doelen...effecten: het stimuleren van de lokale/regionale economie, Hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten 5.3 op blz. 15 en 16, en Nota Aanbestedingsbeleid Inkoopsamenwerking tussen partners binnen (en/of buiten) de regio: Hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten 5.4. op blz. 16. Ten aanzien van de samenwerking in kader van de inkoop dient opgemerkt te worden dat dit Inkoopbeleid in samenwerking met de Gemeenten Landgraaf en Kerkrade is opgesteld. Het Inkoopbeleid van de Gemeente Brunssum kent echter een iets andere opbouw, omdat de gemeente reeds beschikt over een geactualiseerd aanbestedingsbeleid, terwijl de beide andere gemeenten het inkoop- en aanbestedingsbeleid momenteel actualiseren. Een ander punt van afwijking ten opzichte van de andere gemeenten is, dat in het Inkoopbeleid van de Gemeente Brunssum de (quasi-) inbestedingsrelatie met Betere Buren BV een plaats heeft gekregen. Middels het Inkoopbeleid Brunssum 2014 wordt recht gedaan aan de toezegging van de portefeuillehouder en aan de unaniem door de Raad gesteunde motie van defractie BCD. Normaliter is op het beleidsvoomemens Inkoopbeleid de inspraak van toepassing. Echter in het Inkoopbeleid staat als een van de belangrijkste passages de inbestedingsrelatie met Betere Buren BV. Hierdoor is er sprake van het belang van de verantwoordelijkheid van de gemeente Brunssum voor kwetsbare groepen in de samenleving (de personen die reïntegreren via Betere Buren BV, onder andere WSW-ers). Het belang van inspraak weegt niet op tegen deze verantwoordelijkheid van de gemeente Brunssum voor deze kwetsbare groepen. Tevens geldt dat het Inkoopbeleid verder het VNG-model volgt, dat tot stand is gekomen in samenspraak tussen overheid, bedrijfsleven en betrokken groepen uit de samenleving. mfnm-m-m 3van 5

4 Uitvoering Na vaststellmg door uw raad zal het Inkoopbeleid Brunssum 2014 worden bekendgemaakt. Exteme bekendmaking vindt plaats door publicatie en plaatsing op de intemetwebsite van de gemeente Brunssum en interne bekendmaking via Intranet. Raming van de gevolgen in geld en menskracht Er zijn geen aan het Inkoopbeleid Brunssum 2014 rechtstreeks verbonden gevolgen in geld of menskracht. Wel biedt het Inkoopbeleid een basis voor de inkooprelatie met Betere Buren BV. De impact van Betere Buren BV kent naast een fmanciële component ook een maatschappelijke. Verdere procedure en momenten van verantwoording Ten aanzien van de doelstellingen van het Inkoopbeleid geldt dat er hierop gemonitoord en vervolgens gemeten kan worden. Bijlagen 1. Inkoopbeleid Brunssum VNG-model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Het college van burgemeester en wethouders, burgemeester. secretaris. " van 5

5 Raadsbesluit Gemeenteblad nr. Dienst/Afdeling Registratieken merk : 2013/69 : Controlling : De Raad van de gemeente Brunssum; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 oktober 2013, dienst/afdeling Controlling gelet op het bepaalde in artikel 147, tweede lid juncto artikel 108, eerste lid Gemeentewet Besluit: Het Inkoopbeleid Brunssum 2014 vast te stellen Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van ^ Q Q Q 2013 De Raad voomoemd. voorzitter. 5 van 5