Voorstel aan het DB MGR

Transcriptie

1 Betreft Onderwerp Datum voorstel Portefeuillehouder Datum behandeling Doel van de behandeling Vaststellen nieuw inkoopbeleid en algemene voorwaarden 31 mei 2017 Hans Driessen Datum ter informatie ter bespreking x ter besluitvorming Voorstel Samenvatting Aan het AB voorstellen: 1. Het inkoopbeleid MGR 2017 vast te stellen onder intrekking van het besluit inkoopbeleid van 11 februari De detacheringsvoorwaarden WBRN 2017 vast te stellen. 3. De algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten MGR vast te stellen. 4. De algemene inkoopvoorwaarden ICT (GIBIT) vast te stellen. Het inkoopbeleid van de MGR en de algemene inkoop- en detacheringsvoorwaarden zijn geactualiseerd en aangepast op de veranderde wet- en regelgeving. Vervolg alleen ter bespreking/besluitvorming door het DB x agendering voor het AB MGR

2 1 Inleiding Om een professionele inkooporganisatie in stand te houden/te realiseren is actueel inkoopbeleid nodig. Het huidige inkoopbeleid is in 2015 vastgesteld en is als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving aan een update toe. Het nieuwe inkoopbeleid van de MGR sluit aan bij de nieuwe aanbestedingswet per en bij de ambities van de MGR om maatschappelijke verantwoorde, duurzame inkoop te realiseren, de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren en innovatieve en startende ondernemingen te bevorderen. Eisen aan ICT binnen de gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden zijn continu aan verandering onderhevig. Daarmee moet het instrumentarium dat wordt gebruikt, bijvoorbeeld het beleidskader en de ICT-inkoopvoorwaarden, continu bijgesteld worden. Een van de veranderingen waar in dit instrumentarium meer rekening mee gehouden moet worden is de opkomst van extern beheerde applicaties (SaaS: Software as a Service) en de toenemende samenwerking en standaardisatie op ICT-gebied. 2 Doelstelling Vaststellen van een actueel inkoopbeleid met richtlijnen voor de invulling van de beleidsruimte als basis voor een rechtmatige, doelmatige, bedrijfsmatige, integere en transparante inkoop. Actualisatie van de ICT-inkoopvoorwaarden heeft tot doel een scherper opdrachtgever te kunnen zijn richting ICT-leveranciers om daarmee ICT-gerelateerde risico s als overmatige ICT-kosten, niet meer kunnen voldoen aan audit-eisen of privacyschending beter te kunnen beheersen. 3 Argumenten Inkoopbeleid Nieuw inkoopbeleid is noodzakelijk als basis voor een rechtmatige inkoop. In de Europese wetgeving is vastgelegd boven welke inkoopbedragen Europese procedures verplicht zijn. De Europese drempelbedragen zijn verhoogd naar voor leveringen en diensten en naar voor werken. Het Europese drempelbedrag voor de procedure voor sociale en andere specifieke diensten bedraagt De drempelbedragen van de inkoopprocedures bedragen hiermee: A. Diensten (m.u.v. Inhuur Personeel) en leveringen Europees - Tussen en meervoudig onderhands - Onder enkelvoudig onderhands B. Inhuur personeel Europees - Tussen en meervoudig onderhands - Onder enkelvoudig onderhands C. Sociale en andere specifieke diensten Europees - Tussen en meervoudig onderhands - Onder enkelvoudig onderhands D. Werken Europees - Tussen en nationaal openbaar - Tussen en meervoudig onderhands - Onder enkelvoudig onderhands In het inkoopbeleid staan de volgende doelstellingen die te vangen zijn onder de noemer Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI): People: - Social return on investment (SROI) De eis van social return in aanbestedingen - 5% van de opdrachtwaarde of 7% van de loonsom - hebben wij gehandhaafd. Bij opdrachten met een waarde van minder van ,- wordt SROI niet als eis maar als wens geformuleerd. Nieuw is dat wij opdrachten, voor zover van

3 toepassing, voorbehouden aan sociale ondernemingen voor zover van toepassing; - Passende beloning voor bestuurders en werknemers In het Inkoopbeleid 2017 is uitdrukkelijk de eis van een passende beloning voor zowel bestuurders als werknemers van bedrijven waarmee we zaken doen opgenomen. - Integriteitseisen; er dient een zakelijke relatie te zijn tussen bestuurders, ambtenaren en contractspartners. Planet: - Nieuw is het streven naar zoveel mogelijk circulair inkopen. Wij willen ook door middel van inkoop de verspilling van grondstoffen tegengaan, de herbruikbaarheid van producten en materialen maximaliseren en de waardevernietiging minimaliseren. Profit: - Innovatie. Het inkoopbeleid verstrekt innovatief ondernemerschap, bedrijvigheid en werkgelegenheid. - Stimuleren van lokaal en regionaal MKB: we houden bij het verdelen in percelen en bij het stellen van minimumeisen rekening met MKB ers en Zzp ers. Waar mogelijk biedt de MGR kansen aan startende ondernemingen. Organisatie Onderscheiden moeten worden de strategische rol van inkoop die wordt neergelegd bij de afdeling bedrijfsvoering en de tactische rol die bij de budgethouders wordt neergelegd. Team inkoop van de gemeente Nijmegen heeft een adviserende rol. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het contract, het contractmanagement, ligt bij de budgethouder. Team inkoop van de gemeente Nijmegen heeft een adviserende rol. GIBIT Eind 2016 zijn de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) door de VNG vastgesteld. Hierbij zijn circa 25 gemeenten betrokken geweest, de Informatie beveiligingsdienst, als ook 12 ICTleveranciers die actief zijn op de gemeentelijke ICT-markt. Het feit dat deze standaard landelijk gedragen wordt door zowel gemeenten als een groot deel van de ICT-leveranciers is het voornaamste argument om deze standaard ook voor de ICT-inkoop door de MGR vast te stellen. Het nieuwe informatiebeveiligingsbeleid dat ter besluitvorming naar het DB gaat sluit optimaal op de GIBIT aan. Inhoudelijk gezien leveren de vernieuwde inkoopvoorwaarden op allerlei terreinen meer grip op het uitbesteden van ICT. De belangrijkste veranderingen hierbij zijn: Meer aandacht voor informatiebeveiliging bij het aanschaffen van ICT, door een bewerkersovereenkomst verplicht te stellen wanneer privacygevoelige gegevens betrokken zijn en een meldplicht op te leggen bij inbreuk op beveiliging; Een verschuiving van focus naar preventieve bescherming van risico s in ICT-projecten en ICTdienstverlening, in plaats van op boetemaatregelen achteraf; Meer aandacht voor externe hosting (SaaS), bijvoorbeeld om de overstap naar een ander systeem beter mogelijk te maken en minder risicovol te maken (exit-plan vooraf opstellen) Meer rekening houdend met ketensamenwerking en ICT-ketens, bijvoorbeeld met het overdragen van contracten naar een samenwerkingsverband. Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Het Model Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG sluit aan bij de actuele wetgeving, in het bijzonder de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsbesluit en de Gids Proportionaliteit. Net als veel gemeenten hanteert de MGR ook de VNG inkoopvoorwaarden.

4 Detacheringsvoorwaarden WBRN 2017 De voorwaarden waaronder het WerkBedrijf SW-kandidaten detacheert worden hiermee technisch aangepast aan de organisatorische en wettelijke wijzigingen. Inhoudelijk blijven de voorwaarden hetzelfde 4 Financiën Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden. 5 Participatie en Communicatie Na vaststelling informeren wij de organisatie over de wijzigingen via Werknet. - Na vaststelling publiceren wij het Inkoopbeleid op de website van de MGR. - De algemene inkoopvoorwaarden en detacheringsvoorwaarden worden op de voorgeschreven wijze bekend gemaakt en ook gepubliceerd op de website zodat externe partijen inzage hebben in de voorwaarden. 6 Uitvoering en evaluatie Een aantal uitvoeringsaspecten zijn verwerkt in de procedures en templates. Het beleid evalueren wij zowel intern als extern. 7 Risico s Actualisering van het inkoopbeleid is nodig voor doelmatig, maar vooral rechtmatig inkopen, mede resulterend in een goedkeurende accountantsverklaring op inkoop. Bijlagen: Inkoopbeleid MGR 2017 Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten MGR Algemene inkoopvoorwaarden ICT (GIBIT) Detacheringsvoorwaarden WBRN 2017

5