Commissie Bestuur en Middelen. Commissie Ruimte en Milieu. Commissie Economie, Mobiliteit en Grotestedenbeleid. Commissie Zorg, Welzijn en Cultuur

Transcriptie

1 Griffie Commissie Bestuur en Middelen Commissie Ruimte en Milieu Commissie Economie, Mobiliteit en Grotestedenbeleid Commissie Zorg, Welzijn en Cultuur Rekeningcommissie Datum commissievergadering : 12 september 2008 DIS-stuknummer : Behandelend ambtenaar : J.W.H.M. Dankers Directie/afdeling : Griffie Nummer commissiestuk : BM 0668 RM 1309 EMG 0848 ZWC 0694 RC 0119 Datum : 31 juli 2008 Bijlagen : 1 Onderwerp: Werkgroep Verbetering Begroting; tussenstand per juli 2008 Voorstel aan PS: Ter kennisname in het kader van uw kaderstellende en controlerende rol Opmerkingen van het Presidium/Griffie: Bijgaande rapportage geeft een stand van zaken m.b.t. de activiteiten van de werkgroep Verbetering Begroting; vanaf haar start op 30 november 2007 tot en met juli Belangrijkste eerste product van de werkgroep betreft het te hanteren format voor de Begroting De rapportage is ter kennisname aan PS (als oorspronkelijke opdrachtgever) en wordt aan alle Statencommissies gezonden om te betrekken bij de bespreking van de Begroting 2009 (vanaf 18 september). Griffier van Provinciale Staten, namens deze, ing. J.W.H.M. Dankers Bijlage 1: Format Begroting.

2 Samenvatting Sinds 30 november 2007 is de Werkgroep Verbetering Begroting actief. Het gaat daarbij om een breed samengestelde werkgroep (politiek, bestuur, griffie en ambtelijk). Een van de eerste concrete producten van de werkgroep is het format voor de Begroting Deze is door het College van Gedeputeerde Staten bij de Voorjaarsnota 2008 overgenomen ten behoeve van de voorbereiding van de Begroting Inleiding Op grond van verschillende signalen (o.m. Burap 2007-I&II, Begroting 2008, Jaarrekening 2007) constateert PS eind 2007, dat een verbeterslag in de P&C-cyclus gewenst is 1. Concreet vloeide hieruit een breed samengestelde werkgroep (PS-leden, Gedeputeerde Financiën, Griffie en ambtelijk apparaat) voort: de Werkgroep Verbetering Begroting (wgvb). Deze werkgroep is tevens een vervolg op eerdere initiatieven uit de vorige bestuursperiode. Vanaf 30 november 2007 is de werkgroep actief. Deze rapportage bevat de stand van zaken per juli Aanpak Probleemstelling In de door de werkgroep vastgestelde opdracht, is als probleemstelling het volgende geformuleerd: Er zijn in de afgelopen jaren verschillende (positief ervaren) verbeteringen doorgevoerd in de P&Cdocumenten voor PS. Toch blijft vanuit PS een manifeste behoefte aan SMARTere en andere stuurinformatie in en als gevolg van de documenten en de rapportages over voortgang. Resultaat In dezelfde opdracht definieert de werkgroep het uiteindelijke resultaat van haar activiteiten: Een uiterlijk per 1/1/2011 door PS geaccepteerd en door GS te faciliteren functionerend stelsel van P&C-documenten, waaruit, gericht op het door PS gewenst sturingsniveau, flexibel en indelingsonafhankelijk informatie kan worden gehaald, die het mogelijk maakt om de kaderstellende en controlerende rol van PS uit te oefenen, met respect voor de uitvoerende rol van GS. Aanpak Voorafgaand aan de uitwerking bepaalde de werkgroep een drietal groepen randvoorwaarden: M.b.t. de structuur: Inbedding/samenhang (documenten) P&C-cyclus; Passend binnen stuurwensen PS; Vierjarige (bestuurs)periode met verfijning naar jaarschijven; Één taal; Ontdaan van niet gewenste informatie; Verankering met partners/samenleving; Heldere samenhang tussen programma s en reguliere begroting; Structuurwijziging bij de begroting 2009 en de bril in de daarvóór passerende stukken; Mogelijkheid tot meer/andere dwarsdoorsneden binnen de (begrotings-/verantwoordings-) informatie nadrukkelijk bezien; 1 Deze wens sluit aan bij het bestuursakkoord: De planning en controlcyclus is wezenlijk voor een goede bedrijfsvoering. De provinciale organisatie is zich daar in de volle omvang van bewust en benut deze cyclus als instrument om de bedrijfsvoering verder te verbeteren. (pag 31, Vertouwen in Brabant).

3 M.b.t. de inhoud: Projecten over de grens van de bestuursperiode; Relatie met gesubsidieerde instellingen helder; SMART geformuleerde maatschappelijke effecten; Toegankelijkheid van de opgenomen informatie (bv de paragrafen) voor PS; Aandacht voor gelaagdheid van de informatie, gekoppeld aan de positie van GS en PS; Aandacht voor ambtelijke uitvoerbaarheid; Rekening houdend met wettelijke kaders/uitgangspunten; M.b.t. de sturing: Hoofdlijnen gericht op kaderstellende en controlerende rol PS; Besluiten op niveau PS kennende het niveau GS; Flexibel (op meerdere manieren te doorkruisen) informatiesysteem; Uitgaan van tendensen binnen bestuursperiode; Relatie met inhoud commissies nadrukkelijk aanwezig; Sturen met Kaders geoperationaliseerd. Werkgroep De Werkgroep Verbetering Begroting is breed samengesteld. Naast leden vanuit PS (zorgend voor de politieke inbreng) is ook de gedeputeerde voor Middelen deelnemer (zorgend voor de bestuurlijke inbreng). Daarnaast is de ondersteuning vanuit Griffie en ambtelijk apparaat vertegenwoordigd in de werkgroep 2. De werkgroep is in totaal zes maal bijeen geweest 3. Daarbij is in eerste instantie vooral gekeken naar de wijze van aanpak door de werkgroep. Op grond hiervan zijn onder meer de randvoorwaarden tot stand gekomen. Vervolgens is nader ingezoomd op de wijze waarop de plannings- en verantwoordingsstukken vanuit de bril van PS met elkaar samen moeten hangen. Daaruit is onder meer het trendbesef te voorschijn gekomen en de plaatsing van de afzonderlijke stukken daarbinnen. Uiteindelijk heeft verdere uitdieping geleid tot een hanteerbaar format voor de begroting. Vrijwel alle sessies zijn interactief van karakter geweest met veel inbreng vanuit ook de ambtelijke organisatie. In het bijzonder de sessie op 14 maart 2008 geeft daarvan een goed beeld: na voorbereiding vanuit de werkvelden zijn de eerste (onderling sterk verschillende) opzetten voor de begroting breed besproken en is door vooral de aanwezige Statenleden helder uitgesproken waar hun voorkeur naar uitging om mee te nemen in het uiteindelijke begrotingsformat. Scope en focus Nadrukkelijk richt de werkgroep zich op de gehele P&C-cyclus en de daarbij relevante documenten. De werkgroep is daarbinnen als eerste gestart met het begrotingsdocument. Werkproces De werkgroep gebruikt het instrument werkgroepbijeenkomst om (in wisselende samenstelling; afhankelijk van het procesverloop) vooraf te bepalen welke acties ze uitvoeren en achteraf de concrete resultaten vast te stellen. 2 PS: Gerard Coonen (CDA), Mia van Boxtel (SP), Marijn ten Harmsen van der Beek (VVD; tevens voorzitter), Piet Verrijt (PvdA), Hermen Vreugdenhil (ChristenUnie-SGP), mw. Marusjka Lestrade (D66), mw. Birgit Verstappen (Partij voor de Dieren, agendalid); GS: Thoon Essed (gedeputeerde voor bestuur en middelen); Griffie: Ellen Wöltgens (griffier), Jos Dankers (griffie; tevens secretaris); O rganisatie: Tom Schulpen (directeur middelen), Johan Eppenhof (Financiën), Hugo Immink (Financiën) : 30 november en 21 december; 2008: 15 februari, 14 maart, 15 mei en 26 juni.

4 3. Resultaten Bevindingen De werkgroep constateert op hoofdlijnen, dat: o elk van de documenten uit de P&C-cyclus een meerjarig inzicht en daarop gebaseerde sturing moet faciliteren; o de samenhang tussen de afzonderlijke documenten binnen een jaarcyclus en tussen jaarcycli sterker moet zijn en vooral moet focussen op verschillen; o de documenten vooral de maatschappelijke resultaten van het provinciale beleid centraal moeten stellen, waarbij de kaderstellende beleidsnota s helder en concreet de gewenste effecten vastleggen, die in meerjarig opzicht de lijn uitzetten en die jaarlijks in de begroting zijn vertaald; o de documenten díe informatie bevat die op dat moment relevant voor besluitvorming is, gegeven het feit dat er toegang is tot onderliggende (gedetailleerdere en gelaagde) informatie. Zij heeft dit gevisualiseerd door middel van onderstaande figuur die kortweg als de locomotiefwielen wordt aangeduid. Centraal in deze figuur staat het leggen van verbanden binnen een jaarcyclus en (trendmatig) tussen de jaarcycli; beiden in het belang van de sturing door PS. De Locomotiefwielen Trend over jaarcycli heen Rekening Rekening Rekening T 1 T T + 1 Voorjaars- Najaars- Voorjaars- Najaars- Voorjaars- Najaars- nota nota nota nota nota nota Begroting Begroting Begroting Toelichting: A. Elke ( delta ) geeft aan: a. het verschil tussen de rekening of de begroting van het lopende jaar ten opzichte van het vorige, dan wel het verschil tussen rekening en begroting binnen het lopende jaar (in termen van outcome/effect!); b. de reden van het opgetreden verschil (in termen van beïnvloeding conform het schema van Moore!); c. de oplossingsrichtingen (in termen van scenario s!). B. Op tijdstip T is de begroting aan de orde zoals GS deze aanbiedt. Deze vormt de jaarschijf binnen de meerjarige trend. Bij deze begroting is sprake van een structuur in drie delen: a. Op het niveau van PS: strategisch en gericht op outcome/effect b. Op het niveau van GS: tactisch en gericht op output c. Op het niveau van ambtelijke organisatie-eenheden: operationeel en gericht op activiteiten.

5 Voor de begroting van PS is het strategische niveau noodzakelijk, waarbij zicht is op het daaronder liggende niveau (ter kennisname). C. Het model van Mark Moore is bepalend voor de mate van beïnvloeding (zowel in termen van begroting als rekening) die door de provinciale overheid uitgeoefend kan worden. Tevens geeft het zicht op met welke partners samenwerking gezocht kan/moet worden bij specifieke onderwerpen. Internationaal Nationaal Provinciaal Gemeenten Dorpen Wijken Overheid Maatschappelijk Middenveld Bedrijfsleven D. De Voorjaars- en Najaarsnota zijn momenten om het lopende begrotingsjaar te updaten : afhankelijk van nieuwe of gewijzigde ontwikkelingen in de gewenste outcome kan de lopende begroting worden bijgesteld. Ook financiële ontwikkelingen (gericht op de voorbereiding van de Begroting van het komende jaar) kunnen tot een bijstelling aanleiding geven. Concreet resultaat Het eerste resultaat van de werkgroep is een format voor de begroting (bijlage 1). Als eerste toegepast op de Begroting Juist door het goede samenspel binnen de werkgroep en met de diverse achterbannen heeft GS via de Voorjaarsnota 2008 het format overgenomen als basis waarlangs ze de Begroting 2009 voorbereid. 4. Besluit De werkgroep Verbetering Begroting biedt PS ter kennisname de rapportage over haar werkzaamheden tot juli 2008 ter kennisname aan. De rapportage kan betrokken worden bij de voorbereiding van de behandeling van de Begroting Vervolgproces De werkgroep functioneert in ieder geval tot 1 januari In dat licht acht zij het haar taak om volgende stappen te zetten. Het eerstvolgende document waar zij zich op richt is de Bestuursrapportage. De Bestuursrapportage 2008-II over de lopende begroting is daarbij de basis om de gedachten nader te scherpen op de vraag, hoe PS gedurende het jaar gerapporteerd wil worden over de voortgang van de beleids- & begrotingsuitvoering.