Veranderen en Bezuinigen Routekaart

Transcriptie

1 Veranderen en Bezuinigen Routekaart Utrecht, 20 maart 2013 Jaring Hiemstra Sigrit van Werven

2 De opbouw Uitgangssituatie Opgave en resultaat Uitgangspunten voor een succesvolle aanpak Inhoudelijke opzet en aanpak langs vier pijlers Dilemma s Tijdslijn Rol procesregisseur 2 2

3 Uitgangssituatie Enschede is een sterke stad. De stad onderscheidt zich in de wijze waarop zij de opgaven in de stad centraal stelt en de wijze waarop de gemeente werkt aan het fundamenteel verbeteren van de organisatie. De gemeente wordt in het land vaak genoemd als voorbeeld voor andere gemeenten. Met de bezuinigingen is er een grote financiële en veranderopgave voor de gemeente Enschede. Er is al veel gedaan om te bezuinigen en vernieuwen als blijkt uit de verschillende MIO s (systeeminnovaties met partners) en ook zijn zeer succesvolle procesvoorbeelden voorhanden zoals de aanpak van Stedelijke koers. Concreet is de huidige opgave om 10 miljoen te bezuinigen in 2014 oplopend naar 20 miljoen in 2017 (exclusief alle rijks kortingen in het sociaal domein), in combinatie met een laag weerstandsvermogen en lopende taakstellingen die gerealiseerd moeten worden. Invulling van deze opgave vraagt daarom visie, inspiratie, daadkracht en moed. De scherpte moet worden gezocht. Dit betekent keuzes maken en doorpakken. Er zijn al ideeën over de aanpak uitgewerkt (voorstel procesaanpak besluitvorming omtrent beleid en financiën 2014 e.v. ) maar deze zijn nog te versnipperd en vragen om regie en samenhang. U stelt daarom een procesregisseur aan om u te ondersteunen bij de opgave. 3

4 Opgave en resultaat Opgave - Een proces dat leidt tot keuzes in taken en vernieuwde uitvoering. De uitkomst is het realiseren van 10 miljoen besparingen in de begroting van 2014 en een sluitende meerjarenbegroting 2014, 2015 en verder. Inhoudelijk resultaat van de opdracht Het resultaat bestaat uit: - Een pakket met reële uitgewerkte voorstellen met keuzes voor de raad om te komen tot een sluitende begroting 2014 en voorstellen voor een sluitend meerjarenperspectief 2015 en verder zodat de nieuwe coalitie keuzes kan maken. Procesmatig resultaat van de opdracht Het resultaat bestaat uit: - Een proces van echt samenwerken iedereen in zijn/haar kracht. - Zichtbare keuzes voor de stad. - Een context waarin formele lijnen kloppen, rollen duidelijk zijn en goed worden ingevuld. 4

5 Uitgangspunten voor een succesvolle aanpak Samenhang in inhoud en proces: zowel in ambtelijke organisatie als op bestuurlijk niveau wordt hard gewerkt. Dit moeten we in goede samenhang doen. Samenwerking vanuit heldere rolverdeling: college, raad en ambtelijke organisatie hebben elk een eigen rol in het proces. Ieder werkt vanuit de eigen rol maar wel samen. Passende werkvormen: soms is vergaderen de juiste werkvorm en soms gaat het om verkennen en brainstormen in een inspirerende setting. Discussie over vernieuwen én bezuinigen: de discussie mag niet gedomineerd worden door de financiële opgave. Het is een proces van vernieuwen en kiezen. Complexe opgave vraagt eenvoudige projectstructuur: benut zoveel mogelijk reguliere overlegmomenten. Geen nieuwe kerstboom. Zichtbare dilemma s en participatie voor de stad: de stad moet weten dat er lastige keuzes te maken zijn en hier inbreng op leveren. Gebruik nieuwe media en Opinie 053. Korte termijn keuzes ( ) maken in perspectief lange termijn. Voorkom dat korte termijn druk leidt tot besluiten waar je op lange termijn spijt van krijgt. 5

6 Inhoudelijke opzet Kaderstellend debat, concernrapportage, besluit programmabegroting Gemeenteraad Besluitvorming Stedelijke dilemma s inhoudelijk en financieel Stuurgroep Oordeelsvorming Sociaal Economie & Werk Wijkontwikkeling Zorg & Welzijn Fysiek Stedelijke Ontwikkeling Leefomgeving Organisatie Bestuur en middelen Dienstverlening Thema-avonden Beeldvorming 6

7 Aanpak langs vier pijlers Zorgen voor samenhangend proces waarin raad, college en ambtelijke organisatie samenwerken en communiceren naar binnen en buiten. Raadsvergadering Raad is en blijft het belangrijke besluitvormende orgaan. Kaderstellend debat, vaststellen concernagenda en programma-begroting vindt hier plaats. Agenda overleg Stuurgroep Thema-avonden Stuurgroep bereidt de besluitvorming voor de raad voor en bespreekt de inhoudelijke dilemma s en keuzevraagstukken oa de resultaten van de thema- avonden. Debat staat centraal. Op de verschillende grote dossiers worden de feiten gepresenteerd en vindt discussie plaats over te maken keuzes met brede samenstelling betrokkenen Analyse en voorbereiding Helder maken van keuzes die gemaakt kunnen worden door facts & figures en lessen op een rij te zetten. Plus de keuzes scherp te definiëren. 7

8 Aanpak langs vier pijlers (2) Overlegvormen: Stuurgroep: deelnemers zijn twee leden per fractie door de fractie te bepalen. Laurens van Lier is voorzitter stuurgroep, Evert Westerbeek is plaatsvervangend voorzitter stuurgroep, Rolf Jongedijk is secretaris stuurgroep. We gaan ervan uit dat woordvoerders aanwezig zijn bij het bespreken van hun eigen thema. Overleg op maandagavond, tweewekelijks. De stuurgroep wordt ingesteld op 25 maart. Agendaoverleg: deelnemers zijn Peter den Oudsten (burgemeester) (voorzitter agendaoverleg), Laurens van Lier (voorzitter stuurgroep), Rolf Jongedijk (secretaris stuurgroep), Marijke van Hees (wethouder middelen), Paul Davina (concerncontroller), Marcel Meijs (gemeentesecretaris), Jaring Hiemstra (procesregisseur). Overleg op maandag, tweewekelijks. Thema-avonden: georganiseerd naar Sociaal Domein (mogelijk in meerdere sessies), Fysiek Domein, Organisatie. Optie is om een thema-avond te labelen als opninie053. Fractie bepaalt zelf de deelnemers. Overleg op maandagavond. 8

9 Dilemma s wel/niet, zelf/samen doen, beëindigen vereenvoudigen processen versoberen dienstverlening innoveren en vernieuwen 9

10 Tijdslijn mrt 2013 zomerperiode jan 2014 Analyse Precies maken van verander- en financiële opgave Themabijeenkomsten: - Sociaal - Fysiek - Organisatie Raad: concern rapportage Raad kaderstellend debat Raad kaderstellende nota: 10 miljoen op programmaniveau belegd ( ) - Uitwerken voorstellen op productniveau - Sim city Raad Programmabegroting Stuurgroepbijeenkomsten: 25 mrt, 8 apr, 22 apr, 21 mei, 3 jun, 17 jun, 2 sept, 16 sept, 30 sept, 7okt, 4 nov, 18 nov. Agendaoverleg: 1 apr, 15 apr, 15 mei, 27 mei, 10 jun, 19 sept, 30 sept, 28 okt. (?) 10

11 Tijdslijn (2) Kadernota wordt vervangen door kaderstellend raadsdebat. Dit debat zorgt ervoor dat de raad richtinggevende uitspraken kan doen zodat het college in de zomer een voorstel kan maken dat direct na de zomer in de raad wordt besproken en vastgesteld. In dit debat komen ook financiële risico s voor 2014 expliciet aan de orde inclusief toelichting hoe deze ondervangen worden. Behandeling concernrapportage: voor de zomer geeft de concernrapportage een update van de uitvoering van 2013 (hoe staan we ervoor, welke afwijkingen). In de rapportage wordt ook ingegaan op de gevolgen van recente rijksbesluiten voor de programmabegroting (update financiële foto). Sim city: 2014 staat in het teken van de raadsverkiezingen. In dit proces zullen we de grote keuzevraagstukken uitwerken die als input dienen voor het verkiezingsdebat en die de nieuwe coalitie kan gebruiken bij het maken van keuzes. 11

12 Rol procesregisseur Gemeente Enschede doet het! De procesregisseur ondersteunt en zorgt voor: Gezamenlijke, eenduidige en inspirerende aanpak. Bijsturen op inhoudelijke samenhang, consistentie en efficiency. Deelname aan stuurgroep en agendaoverleg. Procesmatig sturen op de voortgang. De procesregisseur is elke maandag aanwezig. De rol wordt uitgevoerd door Jaring Hiemstra ondersteund door Sigrit van Werven. 12

13 Contactgegevens Sigrit van Werven Jaring Hiemstra Hiemstra & De Vries Helpt overheden beter presteren twitter.com/hiemstradevries pagina 13