Werkplan takendiscussie Oktober 2010

Transcriptie

1 Werkplan takendiscussie Oktober Inleiding In de raadsvergadering van 15 juli 2010 heeft de raad ingestemd met het instellen van een werkgroep takendiscussie, bestaande uit één vertegenwoordiger per fractie, die de voorbereidingen en de uitvoering van de takendiscussie ter hand neemt. Inzet bij de vormgeving van de takendiscussie is dat de raad als volksvertegenwoordiger in zijn geheel naar buiten treedt en in gesprek met de stad gaat. Het gaat dus uitdrukkelijk om een gezamenlijke externe oriëntatie van de raad. Het raadsbesluit is mede ingegeven door het dat spreekt van een herdefiniëring van de lokale rol, taken en verantwoordelijkheden van de gemeentelijke overheid. Die moet leiden tot een forse kostenreductie op de bedrijfsvoering van de gemeente in de huidige bestuursperiode. ( ) In de Kaderbrief 2011 Koers@Breda nodigt het college de raad vervolgens uit zelf de takendiscussie met de stad vorm te geven. Het primaat is aan de raad. In het raadsbesluit van juli 2010 is afgesproken dat de werkgroep de commissie Bestuur na de zomermaanden een werkplan voor de takendiscussie voorlegt, waarin de reikwijdte, de wijze van aanpak en de tijdsplanning van de externe oriëntatie worden voorgelegd. Dit plan ligt hier nu voor. Bij het opstellen van dit plan is gebruik gemaakt van inzichten van deskundigen bij de gemeente Breda alsmede deskundigen die soortgelijke processen hebben begeleid bij andere gemeenten. In dit werkplan takendiscussie komen achtereenvolgens de volgende aspecten aan bod: de uitgangspunten, het karakter en de centrale thema s en de centrale vragen, en de fasen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Tevens is in dit werkplan de planning en de verdeling van verantwoordelijkheden in kaart gebracht. WERKPLAN TAKENDISCUSSIE Uitgangspunten Karakter & thema's & vragen BEELDVORMING externe oriëntatie stad OORDEELSVORMING raadsdebat 1 BESLUITVORMING raadsdebat 2 Rapport werkgroep m.b.t. informatieverzameling Meningsvorming m.b.t. kerntaken, rolverdeling en besparing Kadersteling: richttinggevende uitspraken en/of opdracht aan college 1

2 2. Uitgangspunten Het raadsbesluit van juli 2010 bevat de volgende uitgangspunten voor de wijze waarop de raad invulling geeft aan de voortrekkersrol bij de takendiscussie: UITGANGSPUNTEN RAADSBESLUIT INSTELLING WERKGROEP KERNTAKEN 1. Gezamenlijke externe oriëntatie Inzet bij de vormgeving van de takendiscussie is dat de raad als volksvertegenwoordiger in zijn geheel naar buiten treedt en in gesprek met de stad gaat. Het gaat dus uitdrukkelijk om een gezamenlijke externe oriëntatie van de raad. Een oriëntatie waarbij de raad vooral luistert en vragen stelt. De raad verzamelt en filtert informatie, het liefst zoveel mogelijk in de vorm van suggesties en concrete alternatieven. 2. Bezuinigingsopgave De totale bezuinigingsopgave voor de gemeente Breda is richtinggevend voor de externe oriëntatie. Er wordt gerespecteerd dat de vier coalitiepartijen een coalitieakkoord hebben. De gemeenteraad gaat open het gesprek met de stad aan over taken en hervormingen. 3. Geen uitsluiting thema s Op voorhand worden bij de gezamenlijke externe oriëntatie geen thema s uitgesloten: de volledige breedte van het gemeentelijke beleid kan aan de orde worden gesteld. Om richting te geven aan de externe oriëntatie is het echter mogelijk dat in de voorbereidingen een aantal nader te bepalen centrale thema s en vragen wordt geformuleerd, aan de hand waarvan de raad zich de komende maanden laat informeren. 4. Werkgroep raadsleden Er wordt een werkgroep van raadsleden in het leven geroepen die de gezamenlijke externe oriëntatie voorbereidt. Dit betekent dat de suggestie van het college aan de raad, zoals gedaan in de Kaderbrief 2011, om een stuurgroep in te stellen vanuit de gemeenteraad en het college niet wordt overgenomen. Het primaat ligt immers bij de raad. De werkgroep wordt ambtelijk ondersteund en zoekt de samenwerking met belangrijke stakeholders in de stad. Het is de taak van de werkgroep de reikwijdte, de wijze van aanpak en de tijdsplanning van de externe oriëntatie aan te geven. De werkgroep stelt het werkplan in de zomermaanden op en werkt deze, na een positieve bespreking in de commissie Bestuur, vervolgens ook uit. 5. Gevarieerde activiteiten en instrumenten De werkgroep initieert enkele debatten of andere activiteiten in de stad. Het karakter kan zeer divers zijn: het aantal en de samenstelling van de deelnemers zullen variëren, evenals de wijze waarop de bijeenkomsten wordt vormgegeven of informatie wordt verzameld. Hierbij kunnen moderne (digitale) en meerdere communicatiemiddelen worden ingezet. 6. Politiek debat in de raad De gezamenlijke externe oriëntatie resulteert uiteindelijk, via een of meerdere raadsdebatten, in het stellen van kaders via enkele richtinggevende uitspraken en/of een duidelijke opdracht van de raad aan het college over de verdere invulling van de kerntaken en de daarmee gepaard gaande kostenbesparing (kaderstelling takendiscussie). 7. Planning: uitkomsten eerste helft 2011 De resultaten van de kerntakendiscussie dienen als input voor de Begroting Dit betekent dat in de eerste helft van 2011 de gezamenlijke externe oriëntatie moet zijn afgerond, evenals de richtinggevende raadsdebatten. Bij de verdere uitwerking van de uitgangspunten staat voorop dat de gemeente Breda te maken krijgt met forse bezuinigingen. Het gaat om tientallen miljoenen euro s. De centrale vraag is niet óf er moet worden bezuinigd, maar waar en hoe. Breda zal zaken anders moeten aanpakken. Tegelijkertijd biedt dit ook kansen. Kansen om patronen te doorbreken, te zoeken naar nieuwe mogelijkheden en om bezuinigingen hand in hand te laten gaan met verbeteringen. 2

3 In de zoektocht naar de mogelijkheden om te bezuinigen/verdienen is het onvermijdelijk dat, naast de ombuigingen op de gemeentelijke organisatie, ook moet worden bezuinigd/verdiend op zaken die de inwoners en de samenleving van Breda raken. Vandaar dat de gemeenteraad in de takendiscussie ook graag ruimte wil geven aan de inbreng vanuit de stad. De gemeenteraad vraagt de spelers in de stad nadrukkelijk mee te denken. Het doel is om informatie uit de stad op te halen over de gemeentelijke taken en hervormingen. De takendiscussie is een samenspel tussen de raad en de stad. Iedere inwoner, elke organisatie of elk bedrijf wordt uitgenodigd deel te nemen aan het proces. Mede op basis van de informatie uit de externe oriëntatie maakt de raad begin 2011 zijn afweging. Dan worden de kaders opgesteld voor de begroting van Karakter en centrale thema s en vragen De gezamenlijke oriëntatie van de raad vormt een zo neutraal mogelijke inventarisatie van informatie uit de stad. De raad gaat een open en transparant gesprek met de stad aan over taken en hervormingen. De raad stelt vragen, luistert en verzamelt informatie. Met andere woorden, bij het ophalen van informatie is geen plaats voor politieke kleuring. De takendiscussie doorloopt het proces van een abstracte naar een concrete fase. Op basis van de verzamelde informatie uit de stad vindt uiteindelijk een kaderstellend debat (besluitvorming) in de gemeenteraad plaats, terwijl de uitvoering van de besluiten in handen van het college ligt. Om een kapstok te geven voor de dialoog met de stad zijn de volgende centrale thema s gekozen: 1. Vitale Stad; 2. Thuis in Breda; 3. De krachten bundelen. Vitale stad Het thema vitale stad heeft betrekking op de mogelijkheden die de stad biedt om te wonen, te werken en onderwijs te volgen. Daarnaast wordt de vitaliteit van een stad ook bepaald door de faciliteiten voor mobiliteit (verkeer en vervoer) en de fysieke ontwikkeling van de stad (stedelijke ontwikkeling). Thuis in Breda Het thema thuis in Breda staat voor het leefklimaat in de stad. Of het goed toeven is in Breda wordt bepaald door de beleving van veiligheid, het groene karakter van de stad (natuur en milieu), de staat van de openbare ruimte en de mogelijkheden om cultuur te beleven, evenementen te bezoeken en te sporten. De krachten bundelen Het thema de krachten bundelen gaat over de ondersteunende rol van de gemeentelijke overheid. Zo is er de verantwoordelijkheid voor de gemeentelijke dienstverlening, maar ook voor de samenwerking tussen de gemeenten in de regio. Daarnaast ondersteunt de gemeente via het verstrekken van subsidies, uitkeringen (sociale zekerheid) en door activiteiten op het terrein van zorg en welzijn. 3

4 VITALE STAD THUIS IN BREDA DE KRACHTEN BUNDELEN Wonen Veiligheid Dienstverlening Werken Natuur & milieu Regionale samenwerking Onderwijs Openbare ruimte Subsidies Verkeer & vervoer Cultuur & evenementen Sociale zekerheid Stedelijke ontwikkeling Sport Zorg & welzijn In het gesprek met de stad over de bezuinigingsopgave worden concrete ideeën opgehaald ten aanzien van de centrale vraag hoe het beter/anders kan? Bij elk thema worden hierbij de volgende vragen gesteld: Welke taken kan de gemeente minimaliseren/stoppen? Welke taken kan de gemeente overlaten aan partijen in de samenleving? Hoe kan de gemeente dezelfde taken uitvoeren voor minder geld (efficiënter werken)? Hoe kan de samenwerking met partijen in de samenleving meer bezuinigingen opleveren? Hoe kan de gemeente extra opbrengsten generen? 4. Beeldvorming De takendiscussie doorloopt de fasen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. In de vergadermodellen van diverse gemeenten komen deze drie stappen uitdrukkelijk naar voren. Steeds meer gemeenten hanteren het zogenoemde BOB-model om de besluitvorming door de raad te structureren. 1 De fasen van oordeelsvorming en de besluitvorming vinden plaats in raadsdebatten (zie paragraaf 5). De fase van beeldvorming krijgt vorm in de externe oriëntatie met de stad. Het proces van deze externe oriëntatie over de takendiscussie (verkorte titel hier proces takendiscussie ) ziet er als volgt uit: 1 Zie voor een verdere uitleg van het BOB-vergadermodel: de VNG-publicatie Op het tweede gezicht. Gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouw (2009). 4

5 De vorm: twee sporen De takendiscussie volgt twee sporen: a. Een online/ digitaal spoor: via een web-toepassing ( met een aparte pagina voor de takendiscussie), ondersteund door sociale media, bepalen de deelnemers welke thema s belangrijk zijn voor de stad en wordt met behulp van een vragenlijst geïnventariseerd welke kansen of mogelijkheden er liggen. Het digitale spoor wordt ook gebruikt om belangstellenden op de hoogte te blijven houden van wat er uit de gesprekken komt (b) en de stappen die daarna genomen worden. b. Een persoonlijk spoor: via vier thematische gesprekken met de stad wordt een verdiepingsslag gemaakt op de thema s en kansen die uit het digitale spoor naar voren komen: waar hebben we het precies over, wie heeft welke rol, wie doet wat. Het eerste gesprek is een breed publieksdebat dat halverwege het proces van de discussie plaatsvindt (november 2010). Breed wil zeggen dat ideeën en suggesties in de volle breedte worden besproken. In december 2010 en januari 2011 komen de drie centrale thema s aan bod in verdiepende gesprekken. Alle gesprekken worden gevoerd onder leiding van een gespreksleider. Voor de bijeenkomsten worden open uitnodigingen gedaan, maar worden ook mensen die in een eerder stadium bij de takendiscussie zijn betrokken gericht uitgenodigd (voor zover zij aangegeven hebben dit te willen). De resultaten van deze gesprekken worden weer via het digitale spoor naar buiten gebracht. Beide sporen worden onder de aandacht gebracht via parallelle communicatie. 5

6 Parallelle communicatie Het proces van de takendiscussie op zich starten is niet voldoende. De stad moet ook worden uitgenodigd om deel te nemen aan de discussie. We zetten hier diverse kanalen voor in. Deze kanalen hebben tot doel op te roepen om deel te nemen aan persoonlijke gesprekken, aan en om te informeren over voortgang van het proces. De parallelle communicatie zorgt er tevens voor dat Bredanaars die minder actief zijn op het web, ook kennis kunnen nemen van en deel kunnen nemen aan de takendiscussie. We gebruiken zowel de klassieke communicatiekanalen als sociale media: - Persbericht: aankondiging takendiscussie en lancering pagina op - Advertenties in buurtkranten en huis-aan-huisbladen: idem; - Breda.nl: idem; - Omroep Brabant en StadsTV worden uitgenodigd om televisieopnames te maken van de gesprekken; - idem, inclusief toelichting op hoe de site werkt; - en andere sociale media waar gemeenteraadsleden op actief zijn zoals linkedin, facebook en hyves: aankondiging taken discussie, verder gedurende het proces regelmatig verwijzingen naar nieuwe thema s, reacties, nieuws; - (Amateur)film: de gesprekken worden vastgelegd op films, die te bekijken zijn via Youtube en via links op de website - Breda nu: in de uitgave december 2010 wordt op een aantal thema pagina s verslag gedaan over de drie gesprekken met de stad. De ambtelijke organisatie wordt geïnformeerd over de takendiscussie en zo ook betrokken bij de gesprekken. De kanalen die we hiervoor inzetten zijn Netpresenter en intranet. Uitvoering en verantwoordelijkheden Het hierboven beschreven proces is kort, maar intensief. Voorstel is om dit proces, dat ongeveer 6 maanden in beslag neemt, te laten vormgeven en begeleiden door SSC Communicatie en de griffie: - 2 fte SSC/ Communicatie; - 1 fte griffie/ raadsadviseur. Tijdens de fase van beeldvorming wordt de werkgroep gevraagd de volgende momenten in het proces te bewaken: - het uitwerken van het digitale spoor: de opzet van de pagina op wordt afgestemd met de werkgroep; - het verwerken van de output van de website ten behoeve van de gesprekken: de adviseurs die het proces initiëren, voeren het overleg hierover met de werkgroep en geven dit vorm; - in het proces van parallelle communicatie, wanneer een toelichting op de takendiscussie nodig is vanuit de werkgroep. In de gesprekken met de stad zijn alle leden van de gemeenteraad gesprekspartner. Planning De planning wordt hierboven in het schema aangegeven. Indien de werkgroep met het voorstel instemt, wordt de maand oktober gebruikt om de pagina op en de communicatie over de takendiscussie voor te bereiden. Rapport De werkgroep takendiscussie sluit de fase van informatieverzameling af met een samenvattend rapport van de dialoog met de stad. Als input hiertoe dienen zowel de verslaglegging van de gesprekken met de stad als de bundeling van de informatie die via zowel het digitale spoor als vanuit 6

7 de parallelle communicatie (bijvoorbeeld film en sociale media) binnenkomt. Het rapport is een samenvatting op hoofdlijnen, waarin de informatie zoveel mogelijk wordt geordend en gefilterd naar de centrale thema s en de centrale vragen uit de externe oriëntatie. Uitgangspunt blijft dat er geen politieke kleuring ontstaat. De uitvoering van deze taak berust bij de griffie. Naast dit eindrapport van de informatieverzameling draagt de werkgroep ook zorg voor de transparantie van het proces richting de raad en het college. Deze worden tussentijds via de dagmail op de hoogte gebracht van de voortgang van de externe oriëntatie en via korte voortgangsrapportages die aan de commissie Bestuur ter kennisname worden voorgelegd. Daarnaast worden ook de notulen en de vergaderstukken van de werkgroep via de dagmail verspreid. Het eindrapport is openbaar, en wordt tijdig (voor de beraadslagingen in de raad) beschikbaar gesteld aan het college. 5. Oordeelsvorming en besluitvorming Na afloop van de externe oriëntatie met de stad (beeldvorming) vindt een meningvormende raadsvergadering plaats (oordeelsvorming). In deze vergadering wordt het beeld verscherpt over wat de raad wel en niet als toekomstige kerntaken van de gemeente beschouwt, waar mogelijkheden tot een andere rolverdeling en besparingen liggen. In de fase van oordeelsvorming gaat het om: - het bepalen van politieke maatstaven of beoordelingscriteria; - het uitwisselen van voorlopige oordelen en argumenten; - het afwegen van belangen en argumenten aan de hand van politieke maatstaven; - het formuleren van een politiek standpunt en van de argumenten hiervoor. Voorgesteld wordt om onder leiding van een externe deskundige met de werkgroep takendiscussie in een aparte bijeenkomst de fase van oordeelsvorming verder uit te werken. Deze fase vereist immers een gedegen voorbereiding, waarbij afwegingen over onder meer de vorm (openbaar/besloten), de vergaderspelregels, de setting (werkconferentie/raadscommissie), het voorzitterschap (voorzitter raad of externe), de rol van het college, de mogelijkheid tot inspreken en de instructie voor de raadsleden. Het nadenken over de invulling van de oordeelsfase levert geen vertraging op voor de uitvoering van de beeldvormende fase. Deze kan van start zonder dat de invulling van de oordeelsvormende (en besluitvormende) fase exact bekend is. Indien mogelijk, formuleert de griffie op basis van het oordeelsvormende debat vervolgens een concept raadsopdracht dat via het fractievoorzittersoverleg aan de raad wordt voorgelegd. Begin 2011 wordt uiteindelijk een raadsvergadering belegd voor het kaderstellende debat (besluitvorming). De raad stelt dan de kaders via enkele richtinggevende uitspraken en/of een duidelijke opdracht van de raad aan het college over de verdere invulling van de kerntaken en de daarmee gepaard gaande kostenbesparing. Voor deze raadsvergadering fungeert niet alleen het eindrapport van de werkgroep takendiscussie en het oordeelsvormende debat als bronnen, maar bijvoorbeeld ook de door het college opgestelde takenlijst en de cyclische producten (zie paragraaf 7). Mede op basis van deze bronnen kunnen de raadsfracties zich voorbereiden op deze afrondende, besluitvormende raadsvergadering. Op deze wijze is het proces van beeldvorming-oordeelsvorming-besluitvorming geheel doorlopen. De beeldvorming krijgt vorm in de externe oriëntatie met de stad. Hierna is de raad in de tweede volgende stappen aan zet, namelijk door middel van een oordeelsvormende en uiteindelijk een besluitvormende raadsvergadering. Er zijn echter wel enkele randvoorwaarden verbonden aan een goed verloop van deze aanpak. Naast een goede voorbereiding vergt het een strikte scheiding van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Bovendien vereist het een goede communicatie over de spelregels van de vergaderingen. 7

8 6. Planning en verantwoordelijkheidsverdeling De planning van de activiteiten in het kader van de externe oriëntatie met de stad is op hoofdlijnen in het volgende schema opgenomen, evenals de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de acties. PLANNING TAKENDISCUSSIE Wanneer Wie Aankondiging takendiscussie vanaf oktober 2010 Communicatie (i.s.m. griffie) Uitzetten parallelle communicatie oktober 2010 Communicatie (i.s.m. griffie) Opzetten website/digitale spoor oktober 2010 Communicatie (i.s.m. griffie) Voorbereiden gesprekken stad oktober 2010 Communicatie (i.s.m. griffie) Publieksgesprek 24 november 2010 Communicatie (i.s.m. griffie) Themagesprekken 8 en 15 december 2010 en 12 januari 2011 Communicatie (i.s.m. griffie) Rapportage werkgroep februari 2010 Griffie (i.s.m. Communicatie) Terugkoppeling stad februari 2010 Communicatie (i.s.m. griffie) Raadsdebat 1 (oordeelsvorming) eind februari 2010 Griffie Raadsdebat 2 (besluitvorming) eind maart 2010 Griffie Transparantie raad en college gehele proces Griffie 7. Bredere context Tot slot is het zaak om de externe oriëntatie van de raad in het kader van de takendiscussie te verbinden met andere parallelle en verwante processen. Hierbij moet allereerst worden gedacht aan de activiteiten die vanuit het college worden ondernomen, zoals het inventariseren van de huidige taken en producten op basis van de concernbegroting en directiebegrotingen en de het opstellen van de cyclische producten (Kadernota, begroting, jaarverslag en bestuursrapportages). Verder zal de takendiscussie, en daarmee ook het finale raadsdebat, tevens worden beïnvloed door de uitvoering van het en relevante, actuele lokale en landelijke ontwikkelingen. Inmiddels is een inventarisatie van de taken van de gemeente (takenlijst) aan de werkgroep voorgelegd. In het overzicht is aangegeven: of de taak wettelijk is opgedragen of autonome (strategische) keuze van de gemeente is; welke wet van toepassing is; de soort taak vanuit het fiscaal regime; de lasten en baten op jaarbasis; de formatiegegevens in aantallen fte s (vast personeel inclusief vacatures). Op verzoek van de werkgroep takendiscussie vindt de komende tijd nog een verdiepingsslag ten aanzien van deze takenlijst plaats. De financiële impact van de lijst zal worden aangegeven: alle taken 8

9 waarmee bedragen zijn gemoeid van meer dan één miljoen euro worden opgesomd. Daarnaast wordt per niveau van een subtaakveld vermeld wat de mate van beïnvloedbaarheid is. Deze informatie wordt begin november 2010 beschikbaar gesteld. GESPREK MET DE STAD IN EEN BREDERE CONTEXT Inventarisatie taken en producten GESPREK MET DE CYCLISCHE PRODUCTEN RAADSDEBAT lokale en landelijke ontwikkelingen 8. Financiering De kosten van de takendiscussie bedragen ,-. Voorgesteld wordt om dit bedrag ten laste te brengen van de post onvoorziene uitgaven begroting De hiervoor benodigde begrotingswijziging zal in de raadsvergadering van 16 december 2010 ter besluitvorming worden voorgelegd. De werkzaamheden voor de uitvoering van de takendiscussie starten daarmee dus vóór deze raadsvergadering. 9