Reglement van Orde Stuurgroep Afweging in Breder Kader (ABK)

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Enschede. Nr. CVDR283060_1 25 oktober 2016 Reglement van Orde Stuurgroep Afweging in Breder Kader (ABK) De Raad van de gemeente Enschede, gelezen het voorstel van het Presidium op grond van Art. 82 Gemeentewet b e s l u i t vast te stellen de volgende Reglement van Orde Stuurgroep Afweging in Breder Kader (ABK) Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsomschrijving In dit reglement wordt onder Stuurgroep ABK verstaan een raadscommissie, bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet, op tijdelijke basis, conform het instellingsbesluit. Artikel 2 Taken en bevoegdheden 1. De stuurgroep heeft tot taak: a. het interactieve overleg te zijn tussen leden van het college van B&W, de ambtelijke organisatie en de raad ten behoeve van het gezamenlijk optrekken in het (tijdelijke) proces van Afweging in Breder Kader, met respect voor de onderscheiden rollen en verantwoordelijkheden; b. voor zover het zijn bevoegdheid betreft, vanuit de raad sturing te geven aan dit proces met het oog op de vereiste besluitvorming door de raad; c. integraal advies uit te brengen aan de raad over de te nemen besluiten als gevolg van de grote inhoudelijke en financiële opgave voor 2014 en de jaren daarna. Deze adviezen en de besluiten daarover zullen uiteindelijk zijn beslag moeten krijgen in IPC producten zoals de kadernota en de programmabegroting; d. andere werkzaamheden op het terrein van inhoudelijke, procesmatige en financiële keuzevraagstukken die samenhangen met de financiële en veranderopgave te verrichten, voor zover het de bevoegdheden van de raad betreft. 2. De stuurgroep heeft als bevoegdheden: a. het uit eigen beweging advies uitbrengen aan de raad en het college van B&W over onderwerpen die op haar werkterrein liggen; b. het uitbrengen van advies op alle raadsvoorstellen inzake de IPC-producten; c. het specifiek (doen) arrangeren van de dialoog met de stad over de relevante vraagstukken; d. het betrekken van de partners van het gemeentebestuur bij de stuurgroep; e. het uitnodigen van externe deskundigen en/of betrokkenen om onderwerpen die op het werkterrein van de stuurgroep liggen toe te lichten binnen de voor dit onderwerp ter beschikking staande tijd 3. De stuurgroep wordt in ieder geval vooraf in de gelegenheid gesteld haar oordeel te geven over voorstellen, die in een vergadering van de gemeenteraad aan de orde komen en haar bevoegdheid betreffen. 4. De stuurgroep wordt voor zaken die haar bevoegdheid betreffen en die binnen haar taakstelling, genoemd in het eerste lid van dit artikel, vallen, tijdig betrokken bij de beleidsvoorbereiding in die zin dat zij zich kan uitspreken over te stellen prioriteiten en aandachtspunten Artikel 3 Samenstelling 1 De stuurgroep wordt samengesteld uit leden van de raad. 2 De stuurgroep kent maximaal 18 zetels. 3 In de stuurgroep hebben alle fracties die in de raad zijn vertegenwoordigd maximaal twee zetels per fractie; de fractie waarvan de voorzitter van de stuurgroep deel uitmaakt heeft recht op twee zetels niet meegeteld de zetel van de voorzitter. 4 De stuurgroep kent geen vaste samenstelling. De feitelijke bezetting van de zetels in de stuurgroep door raadsleden wordt overgelaten aan de fracties en kan per vergadering en zo nodig per agendaonderdeel wisselen. 5 Fracties, die op grond van de verkiezingsuitslag met één lid in de raad zijn vertegenwoordigd, kunnen hun zetel in de stuurgroep bij verhindering van het betreffende raadslid ook bezetten door één van de twee daartoe vooraf bij naam aan te wijzen personen, die voorkomen op de kandidatenlijst voor de laatste raadsverkiezingen en die voeldoen aan de eisen voor benoeming tot lid van de raad. 1

2 6 Fracties, die op grond van de verkiezingsuitslag met twee leden in de raad zijn vertegenwoordigd, kunnen hun zetel in de stuurgroep bij verhindering van één van beide raadsleden ook bezetten door een daartoe vooraf bij naam aan te wijzen persoon, die voorkomt op de kandidatenlijst voor de laatste raadsverkiezingen en die voldoet aan de eisen voor benoeming tot lid van de raad. 7 De in het vijfde en zesde lid bedoelde personen hebben voor wat betreft hun deelname aan de vergaderingen van de stuurgroep dezelfde rechten en plichten als een raadslid. 8 Leden van het college van B&W alsmede ambtenaren in dienst van de gemeente zijn in de vergadering van de stuurgroep aanwezig en nemen aan de beraadslagingen deel. Artikel 4 Voorzitterschap 1 De raad benoemt uit zijn midden de voorzitter van de stuurgroep,die stemhebbend lid blijft. De stuurgroep wijst uit haar midden tevens een plaatsvervangend voorzitter aan. 2 De griffier dan wel een commissiegriffier is secretaris van de stuurgroep. De secretaris is geen lid van de stuurgroep. 3 Voor een commissielid zijnde een lid van de raad eindigt het lidmaatschap wanneer hij tussentijds ophoudt lid van de raad van de gemeente Enschede te zijn. Voor een commissielid bedoeld in artikel drie, onder 5 en 6, eindigt het lidmaatschap tussentijds wanneer: a. de politieke groepering die hem ter benoeming heeft voorgedragen, de raad meedeelt dat betrokkene niet meer kan worden geacht vertegenwoordiger van de betreffende groepering te zijn; b. betrokkene niet meer voldoet aan de eisen voor benoeming tot lid van de raad. Hoofdstuk II De werkwijze Artikel 5 Dag, uur en plaats van de vergaderingen 1 De stuurgroep vergadert bij voorkeur op dezelfde avond als waarop de stedelijke commissie van de raad vergadert. 2 Het presidium van de raad stelt het vergaderschema vast. 3 De stuurgroep vergadert voorts indien haar voorzitter dat nodig oordeelt of ten minste twee leden van verschillende fracties, met opgave van redenen, dit verzoeken. In het laatste geval belegt de voorzitter een vergadering voor een tijdstip gelegen binnen een periode van veertien dagen, gerekend vanaf de dag waarop hij het verzoek heeft ontvangen. Artikel 6 Agenda en oproeping voor de vergadering 1 Er is een vast agendaoverleg van de stuurgroep dat de agenda van de stuurgroep voor- en nabereidt en tevens de samenhang, kwaliteit van de procesgang rond deze verander en financiële opgave bewaakt en bijstuurt binnen de vastgestelde bestuurlijke kaders. Aan dit overleg nemen deel de voorzitter van de stuurgroep, de plaatsvervangend voorzitter van de stuurgroep, de secretaris van de stuurgroep, de wethouder middelen, de burgemeester, de extern procesregisseur, de concerncontroller, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. 2 De voorzitter stelt voor de vergadering van de stuurgroep de agenda in concept vast. Daarin worden tevens de agendapunten opgenomen die door ten minste twee leden van verschillende fracties, met opgave van redenen, bij de voorzitter tijdig zijn aangemeld. 3 Tijdens de vergadering stelt de stuurgroep de agenda vast en bepaalt vervolgens welke agendapunten geen bespreking behoeven (hamerstukken). Een agendapunt wordt in ieder geval besproken wanneer twee van de leden van verschillende fracties daartoe de wens te kennen geven. 4 De voorzitter roept de leden ten minste vijf werkdagen tevoren tot de vergadering op, spoedeisende gevallen uitgezonderd. De oproeping vermeldt dag, tijdstip, plaats en conceptagenda van de vergadering. Van de belangrijkste stukken die aan een agendapunt ten grondslag liggen, dit ter beoordeling van de voorzitter, worden kopieën met de oproeping meegezonden. Deze stukken worden eveneens zoveel mogelijk via elektronische communicatie verstuurd. Artikel 7 Overige aspecten betreffende de regeling van de stuurgroep Met betrekking tot achtereenvolgens de openbaarheid, aankondiging van vergaderingen, publiek en pers, spreekrecht burgers, verslaglegging, spreektermijnen en spreektijd, voorstel van orde, schorsing, handhaving orde tijdens de vergadering, besluitvorming en stemming, zijn de artikelen 5 t/m 8 alsmede artikelen 10 t/m 15 uit het Reglement van Orde voor de stedelijke commissie overeenkomstig van toepassing op de stuurgroep, met dien verstande dat overal in deze artikelen voor commissie moet worden gelezen stuurgroep. Artikel 8 Deelname door niet-gemeentelijke deskundigen Op voorstel van de voorzitter of van ten minste twee leden kan de stuurgroep één of meer niet in dienst van de gemeente zijnde deskundigen uitnodigen aan de beraadslagingen deel te nemen. 2

3 Artikel 9 Afdoening buiten vergadering De voorzitter kan met opgave van redenen een aangelegenheid buiten vergadering ter advisering aan de stuurgroep voorleggen. Hierbij gelden de volgende voorschriften: I Het voorstel wordt door de secretaris schriftelijk, daaronder begrepen via elektronische communicatie, aan de commissieleden toegezonden. Bij het voorstel behorende stukken worden zo mogelijk meegezonden. II Het voorstel komt niet in aanmerking voor afdoening buiten vergadering wanneer, binnen de gestelde termijn ten minste twee commissieleden van verschillende fracties dit aan de secretaris te kennen geven. De secretaris doet daarvan mededeling aan de voorzitter en de overige leden. In het andere geval heeft afdoening buiten vergadering plaatsgevonden in die zin dat het voorstel geen bezwaren bij de stuurgroep ontmoet. De secretaris deelt dit aan de voorzitter en de commissieleden mee. III Wanneer geen afdoening buiten vergadering heeft plaatsgevonden besluit de voorzitter bij vaststelling van de conceptagenda voor de eerstvolgende vergadering of de aangelegenheid ter besluitvorming aan die agenda zal worden toegevoegd. Artikel 10 Besluitenlijst De secretaris zorgt ervoor dat van elke vergadering een concept-besluitenlijst wordt gemaakt.deze concept-besluitenlijst wordt ter vaststelling geplaatst op de agenda van de volgende vergadering. Hoofdstuk III Slotbepalingen Artikel 11 Beslissing in geval van onduidelijkheid reglement In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer een artikel voor meerdere uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist: a. voor zover het betreft de werkwijze van de stuurgroep: de voorzitter; b. voor zover het betreft de bevoegdheden van de stuurgroep: I de raad op voorstel van het raadspresidium; II in naar het oordeel van de stuurgroep spoedeisende gevallen: de stuurgroep, waarbij de genomen beslissing als voorlopige voorziening wordt aangemerkt; in zo'n geval stelt het raadspresidium de raad in diens eerstvolgende vergadering voor die voorlopige voorziening al dan niet te bekrachtigen. Artikel 12 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op de dag nadat deze is bekendgemaakt. Vastgesteld in de vergadering van 25 maart de Griffier, de Voorzitter Artikelsgewijze toelichting Art. 1 In dit artikel wordt de grondslag van de stuurgroep aangegeven: een gewone raadscommissie ex art 82 van de Gemeentewet. Hiermee heeft deze commissie dezelfde status als de stedelijke of de stadsdeelcommissie. De commissie oefent geen bestuursbevoegdheden uit en is ook niet louter een adviescommissie, vandaar dat de andere alternatieven ex art 83 en 84 van de Gemeentewet niet toepasselijk zijn. In de naamgeving van de stuurgroep komt naar voren dat het proces dat de stuurgroep aanstuurt beoogt een afweging in breed kader te zijn. Niet enkel de focus op enkele knelpunten of nieuwe opgaven, maar een integrale beleidsafweging binnen scherpe financiële kaders. Art. 2 Lid 1 Alhoewel het kader van een raadscommissie ex art 82 Gemeentewet een gelijkschakeling van leden college, ambtelijke managers en raadsleden niet toelaat, wordt met de in dit artikel opgenomen taakbeschrijving beoogt te regelen dat de stuurgroep de drie onderscheiden gemeentelijke rollen vertegenwoordigt, en dat vanuit de onderscheiden verantwoordelijkheden er een gezamenlijk eigenaarschap van het afwegingsproces tot stand komt. Omdat de stuurgroep zowel richting ambtelijke organisatie, college als raad adviseert, blijven de bestaande bestuurlijke verhoudingen tegelijk ook voldoende gerespecteerd. Voorts beschrijft dit lid de belangrijkste rol van de stuurgroep, cf art 82 Gemeentewet: overlegorgaan met college van B&W en adviesorgaan naar de gemeenteraad. Aanvullend daarop wordt beschreven de taak van (gezamenlijke) (aan)sturing van het afwegingsproces en overige werkzaamheden. Lid 2 t.m. 4 3

4 Dit betreft gebruikelijke voorschriften met betrekking tot reguliere raadscommissies, waarbij opgemerkt wordt dat de bevoegdheden omschreven onder lid 2 c,d en e in nauwe samenspraak met de procesregisseur invulling krijgen en als procestaken in belangrijke mate in het agendaoverleg zullen worden voorbereid en afgestemd (zie omschrijving in art 5 lid 1). Art. 3 De samenstelling van deze raadscommissie is conform de samenstelling van de stedelijke commissie: alle leden van de raad zijn q.q. lid van deze stuurgroep. Echter, het aantal zetels is (net als in de stedelijke commissie) begrenst. Per fractie kunnen maximaal 2 zetels bezet worden, en het is aan de fractie zelf om eventueel per onderwerp van spreker te wisselen. Hier gelden in principe dezelfde gebruiken als in de stedelijke commissie. Omdat de opgave is een brede afweging waarbij middelen en inhoud integraal worden betrokken, is gekozen iedere fractie max. 2 zetels ter beschikking te stellen om ten minste twee verschillende woordvoerders gelijktijdig gelegenheid te geven aan de beraadslagingen deel te nemen. Dit hangt ook samen met de gedachte in de voorgestane aanpak om de rekeningencommissie in deze stuurgroep voor de aangewezen taken te integreren, en voor overige taken zelfstandig te laten functioneren. Overigens geldt dat per onderwerp per fractie 1 raadslid het woord voert, net als in de overige raadscommissies. In de gemeentewet is aangegeven dat gezorgd moet worden voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen. Gelet op het bepaalde in artikel 4 zijn de stemverhoudingen in de commissie tussen coalitie en oppositie afwijkend ten opzichte van die in de raad. Er mag ook niet met gewogen stemmen worden gewerkt in de commissie. De stemverhouding in de huidige situatie bedraagt 9 coalitie en 9 oppositie. De commissie stemt uitsluitend over zaken waarover de commissie bevoegd is, en dat betreft de bevoegdheden zoals vermeld in art 2 alsmede een aantal aspecten betreffende de orde en regeling van werkzaamheden van de commissie. Art. 4 Een raadscommissie wordt voorgezeten door een lid van de raad, zo is in de gemeentewet bepaald. Indien een fractie een lid als voorzitter afvaardigt, blijft het aantal zetels in de commissie dat voor die fractie beschikbaar is 2. Aangezien de voorzitter gewoon lid van de raad en qq van de commissie is, kan hij niet van zijn stemrecht in de commissie worden ontheven. Van belang is dus dat de fractie die de voorzitter levert als gevolg hiervan 3 stemhebbende leden in de commissie heeft. Art. 5. Uitgangspunt is dat de stuurgroep in principe vergadert op de avonden die in het vergaderschema van de raad zijn ingepland voor de stedelijke commissie. Practisch gesproken betekent dit dat de stuurgroep zoveel als mogelijk aansluitend op de stedelijke commissie op de betreffende avond vergadert. Indien de agena van de stedelijke commissie dit niet toelaat, wordt gekozen voor een (gedeeltelijke) parallelvergadering. Art. 6 In lid 1 van dit artikel is aangegeven dat het agendaoverleg functioneert als voorbereidend orgaan met betrekking tot de vergaderingen van de stuurgroep, en ten behoeve van de voorzitter en procesregisseur alle procesmatige en vergadertechnische voorbereidings- en nabereidingstaken verricht. Vanwege het ontbreken van een wettelijke basis onder dit overleg (overeenkomstig het agendaoverleg van de stadsdeelcommissies en de rekeningencommissie) biedt het overleg de mogelijkheid dat wethouder middelen, burgemeester, voorzitter en vicevoorzitter van de stuurgroep, gemeentesecretaris, concerncontroller, de griffier met behoud van ieder eigen verantwoordelijkheid de noodzakelijke afstemming regelen, zodanig dat de extern procesregisseur zijn opdrachten van de stuurgroep naar behoren kan vervullen. Het agendaoverleg is derhalve faciliterend naar het proces en in het bijzonder naar de procesregisseur, en koppelt dat aan een gedegen voor- en nabereiding van de vergaderingen van de stuurgroep door tussenkomst van de (vice)voorzitter van de stuurgroep. Art. 7 Met dit artikel wordt duidelijk gemaakt dat de reguliere werkwijze van de stedelijke commissie ook voor deze stuurgroep geldt. Een uitzondering is gemaakt voor het art 9 van het RvO van de stedelijke commissie, die de aanwezigheid van collegeleden regelt; daarin is in dit RvO van de stuurgroep in art 3 lid 8 voorzien. Hiermee wordt sterker uitgedrukt dat de stuurgroep een gezamenlijke taak heeft te vervullen, onverlet de wettelijke bepalingen m.b.t. het lidmaatschap van een raadscommissie en met name het feit dat in de wet is geregeld dat de burgemeester en wethouders geen lid van een raadscommissie mogen zijn noch het voorzitterschap daarvan mogen bekleden. Art. 8 Onder deze mogelijkheid moet ook begrepen worden dat vertegenwoordigers van partners, het maatschappelijk middenveld, doelgroepen, kennisinstellingen en adviesorganen door de stuurgroep kunnen worden uitgenodigd mee te praten over geagendeerde onderwerpen. Helder moet zijn dat dit een bevoegdheid van de stuurgroep zelf is. Daarnaast is door middel van het regelen van spreekrecht ook 4

5 voorzien in het inspreken zonder uitnodiging conform de werkwijze van de stedelijke commissie (art. 7 io. Art. 8 RvO stedelijke commissie). Art. 9 t/m 12 Standaard artikelen zoals ook in andere RvO van de raadscommissies opgenomen. 5