In april 2004 heeft het College ingestemd met de voorgenomen concentratie van de ICTfunctie.

Transcriptie

1 Concentratie ICT- taken. Leiden, 2 juli Nr. : Dnst. : ID In april 2004 heeft het College ingestemd met de voorgenomen concentratie van de ICTfunctie. Op termijn is de huidige formatie dekkend voor de huidige vastgestelde taken van de geconcentreerde ICT-afdeling. Voorgesteld wordt om drie urgent in te vullen functies voor de duur van 1 jaar worden tijdelijk tijdelijk te dekken uit de gelden die binnen de ICTbudgetten waren gereserveerd, namelijk de niet gerealiseerde kapitaallasten aanschaf hardware BOWO, conform uw besluit bij de 1 e bestuursrapportage 2004 en daarna structureel binnen de bedrijfsvoering van de diensten en de concernstaf te dekken. Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. De Raad der gemeente Leiden; Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester, P.I.M. v.d. WIJNGAART. H.J.J. LENFERINK. Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nr van 2004); B E S L U I T: de begrotingswijziging vast te stellen en eenmalig de vrijval van niet gerealiseerde kapitaallasten aanschaf hardware BOWO ad ,-- te bestemmen voor 2 tijdelijke ICT functies en 1 applicatiebeheerder Decade Financials en Cognos voor de jaren 2004 en Gedaan ter openbare vergadering van 14 september 2004 de Griffier, de Voorzitter, BW Dit raadsvoorstel is ongewijzigd vastgesteld in de raadsvergadering van 14 september 2004

2

3 Behoudens advies van de commissie EGTV Aanbiedingsformulier Onderwerp Concentratie ICT-Taken In te vullen door afdeling Bestuursondersteuning Ontwerper Parafanten Directeuren Portefeuilleh. B&W Nr: Dienst : ID ID EGTV Agenda/ mandaat Sector : CS Openbaar: ja / nee Naam : Dick van Wielink R.V nr: Tst.nr : 5160 Commissie: Datum : BESLUITEN 1. Onder voorbehoud van instemming van de OR: a) In te stemmen met de definitieve concentratie van de ICT-functie; b) Akkoord te gaan met de gewijzigde taakverdeling zoals voorgesteld door het GMT, waarbij ook het technisch applicatiebeheer van alle applicaties over gaat naar de ICT-afdeling; 2. Kennis te nemen van het implementatieplan; 3. De Raad voor te stellen bijgaande begrotingswijziging vast te stellen en eenmalig de vrijval van niet gerealiseerde kapitaallasten 2004 aanschaf hardware BOWO ad te bestemmen voor de tijdelijke financiering van 2 algemene ICT functies en 1 applicatiebeheer Decade Financials en Cognos voor de jaren 2004 en De dienstdirecteur Informatie en Dienstverlening opdracht te geven de implementatie van de ICTafdeling vorm te geven. 5. Dit besluit te zenden aan de griffie met het verzoek de behandeling van het onder punt 3 bedoelde raadsvoorstel in de commissie en raad te bevorderen en kennis te nemen van de overige punten van dit besluit. Korte overwegingen In april 2004 heeft het college ingestemd met de voorgenomen concentratie van de ICT-functie. In het vervolgtraject zijn op basis van voortschrijdend inzicht de richtinggevende uitspraken enigszins gewijzigd. Het GMT stelt voor akkoord te gaan met de gewijzigde taakverdeling, waarbij ook een aantal taken voor dienstapplicaties zullen overgaan naar de ICT-afdeling. Op termijn is de huidige formatie dekkend voor de huidige vastgestelde taken.

4 De invoering van het nieuwe financiële systeem leidt tot uitbreiding van de taken van de ICT-afdeling en dit vereist extra structurele formatie voor applicatiebeheer van 1 fte. Voorgesteld wordt om deze voor 1 jaar tijdelijk te dekken uit de gelden die binnen de ICT-budgetten waren gereserveerd, namelijk de niet gerealiseerde kapitaallasten aanschaf hardware BOWO, conform uw besluit bij de 1 e bestuursrapportage 2004 en daarna structureel binnen de bedrijfsvoering te dekken. Tijdens de opbouw van de nieuwe afdeling en de ontvlechting van de functies uit de diensten is het noodzakelijk om 2 fte voor de periode van 1 jaar extra te financieren. Na dat jaar zal de formatie weer op het oude peil worden gebracht. Het voorstel is om deze 2 fte eveneens tijdelijk te dekken uit de gelden die binnen de ICT-budgetten waren gereserveerd, namelijk de niet gerealiseerde kapitaallasten aanschaf hardware BOWO, conform uw besluit bij de 1 e bestuursrapportage De nieuwe functie accountmedewerker is een aanvulling op de bestaande formatie en kan, conform eerdere aannames worden gefinancierd door het voordelig verschil tussen het oude IBM contract en het contract met InterAcces. Formatieve consequenties Begrotingsconsequenties In de 1 e bestuursrapportage 2004 heeft de dienst Bouwen en Wonen een incidenteel voordeel van op de dienstbrede automatisering aangemeld. Dit betreft niet relevante kapitaallasten op bedrijfsvoeringgebied Conform eerdere besluitvorming inzake ICT concentratie valt dit voordeel ten gunste van concern ICT. Wij stellen voor om dit voordeel op de volgende wijze in te zetten. Jaar Totaal Omschrijving 2 ICT-functies (tijdelijk) appl.b. Decade en Cognos Totaal zie bijgevoegde begrotingswijziging. Communicatie Openbaar: B&W- besluitenlijst/ niet openbaar / anders, nl:. Openbaar Samenvatting Door de concentratie van de ICT van 6 verschillende diensten naar 1 afdeling is het mogelijk de ICT efficiënt in te richten, te beheren en te beheersen, zowel organisatorisch als procesmatig als in technologisch opzicht. De gemeente is in staat regie te verkrijgen over de complexe ICT en haar ICT zo

5 in te richten dat het in de toekomst mogelijk wordt digitale dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen mogelijk te maken op een efficiënte en effectieve manier. Concentratie maakt het mogelijk deskundigheid te specialiseren op deelterreinen van de complexe technologie en de gemeentelijke infrastructuur toekomstvast in te richten en te beheren. Aanpak verdere communicatie

6