Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen.

Transcriptie

1 2007. Nr.: Dnst. : ID Vervangingsinvestering Bibliotheeksysteem Cardbox Leiden, 27 februari Het intern bibliotheeksysteem Cardbox, een eenvoudig maar flexibel database systeem dat ook kon worden ingezet bij de bibliotheek en de prentverzameling op het Gemeentearchief, voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd, zowel qua functionaliteit als techniek. Cardbox is rond de millennium wisseling aangekocht als tijdelijke vervanging van het systeem STRIX dat niet millenniumproof was. Bovendien voldeed STRIX niet aan de criteria om op het nieuwe automatiseringsplatform te kunnen draaien. Er dient een opvolger te komen die zowel op internet en intranet aansluit op de eisen van deze tijd. Na beoordeling van meerdere programma s is in programma ADLIB, een web-based systeem, een goede vervanger gevonden die op beide platforms goed kan functioneren en die tevens de basis vormt voor de nieuwe manier van werken die de bedrijfsbibliotheek heeft ingezet. Ook de doelen die het Regionaal Archief Leiden (RAL) zich heeft gesteld t.a.v. zijn publieke taken worden hierdoor gehaald. De prentverzameling is inmiddels overgestapt op een nieuw beeldbanksysteem op internet. Dit systeem biedt de geïntegreerde mogelijkheden om zowel de databases van de bibliotheek van het Regionaal archief Leiden op het internet als de bestanden van de bedrijfsbibliotheek op een moderne gebruikersvriendelijke wijze op het intranet aan de gemeentelijke organisatie aan te bieden. In verband met de hiervoor aangegeven vervanging is een investeringskrediet van ,- benodigd. Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester, P.I.M. v.d. WIJNGAART. H.J.J. LENFERINK. De Raad van de gemeente Leiden; Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (nummer van 2007), mede gezien het advies van de commissie. BESLUIT: 1. een investeringskrediet beschikbaar te stellen ad ter vervanging van het Bibliotheeksysteem Cardbox. 2. Deze investering af te schrijven in 5 jaar tegen 4,5% rente en de kapitaallasten ad te dekken uit het beschikbare budget aan kapitaallasten op product saldi kostenplaatsen, onderdeel van Algemene dekkingsmiddelen deel 2.

2 Gedaan ter openbare vergadering van 17 april 2007, de Griffier, de Voorzitter, Dit voorstel is gewijzigd vastgesteld in de vergadering van 17 april 2007

3 B&W-nr.: d.d Onderwerp Vervangingsinvestering Bibliotheeksysteem Cardbox BESLUITEN Behoudens advies van de commissie OWZ 1. de Raad voor te stellen een investeringskrediet beschikbaar te stellen ad ter vervanging van het Bibliotheeksysteem Cardbox; 2. na beschikbaarstelling van het investeringskrediet over te gaan tot vervanging van het Bibliotheeksysteem Cardbox. Samenvatting De raad wordt gevraagd een investeringskrediet beschikbaar te stellen ter vervanging van het bibliotheeksysteem.

4 Raadsaanbiedingsformulier Rv nr. Opsteller Naam: P. Brandenburg Dienst: ID Telefoon: 5690 Verantwoordelijk portef.houder : F. van As B&W- besluit d.d: Meningsvormend X Besluitvormend Informatief (t.k.n.) Naam Programma + onderdeel: 3. Middelen, product Archief en informatie Onderwerp : Vervanging bibliotheeksysteem Cardbox Voorgenomen besluit: 1. een investeringskrediet beschikbaar te stellen ad ter vervanging van het Bibliotheeksysteem Cardbox. INHOUD Aanleiding: Cardbox is rond de millennium wisseling aangekocht als tijdelijke vervanging van het systeem STRIX dat niet millennium proof was. Bovendien voldeed STRIX niet aan de criteria om op het nieuwe automatiserings plaform te kunnen draaien. Daar in 1999 onvoldoende tijd beschikbaar was om een gedegen onderzoek te doen voor vervanging is gekozen voor Cardbox, een eenvoudig maar flexibel database systeem, dat ook kon worden ingezet bij de bibliotheek en de prentverzameling op het Gemeentearchief. Doel: Beschikbaar stellen investeringskrediet. Kader: Overwegingen: Omdat Cardbox inmiddels sterk verouderd is en niet meer aansluit op de nieuwe gebruikerseisen alsmede op de huidige technische ontwikkelingen van internet en intranet moet dit systeem vervangen worden door een web-based systeem. De keuze is gevallen op het programma ADLIB. Dit systeem biedt de geïntegreerde mogelijkheden om zowel de databases van de bibliotheek van

5 het Regionaal archief Leiden ( RAL) op het internet als de bestanden van de bedrijfsbibliotheek op een moderne, gebruikersvriendelijke wijze op het intranet aan de gemeentelijke organisatie aan te bieden. De prentverzameling van het RAL is inmiddels al overgestapt op een nieuw beeldbanksysteem op internet. Procedure: Ter bespreking in eerstvolgende B&W-vergadering, daarna bespreking in de Raad. Financiën: De kapitaallasten ad zijn verwerkt in de begroting. Bijgevoegde informatie: OVERIGEN Communicatie : Evaluatie: In te vullen door de griffie: Raadsbesluit Raadsvoorstelnr. Onderwerp: De raad van de gemeente Leiden, Besluit: Gedaan in de openbare raadsvergadering van Voorzitter raad, griffier,

6 Advies van de commissie is: Hamerstuk Hamerstuk met stemverklaring van de fracties van Het besluit van de raad is: Ongewijzigd aanvaard Gewijzigd aanvaard Verworpen Aanvaarde moties/amendementen : Kort bespreekpunt Uitgebreide discussie