Stichting PCBO Baarn Soest. PROCEDURES financiën

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Stichting PCBO Baarn Soest. PROCEDURES financiën"

Thomas Baert
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Stichting PCBO Baarn Soest PROCEDURES financiën

2 Inboeken inkoopfacturen, betalen en inboeken bankafschriften Coderen en controleren facturen die binnenkomen op het bestuurskantoor Inboeken inkoopfacturen in WebFinancieel van Genereren Betaaladvieslijst/SEPA - verzamelbetaling in Web Financieel Importeren SEPA verzamelbetaling bij de ING Bank. Controleren alsmede voeren van correspondentie inzake aanmaningen Coderen bankafschriften Inboeken bankafschriften in WebFinancieel Inboeken Memoriaalboekingen in WebFinancieel Zorgt voor juiste informatievoorziening naar (beschikkingen, correspondentie Belastingdienst etc.) Coderen en controleren facturen Kopiëren facturen t.b.v. eigen administratie Opsturen originele facturen naar + in te boeken bankafschriften + overige relevante post ten behoeve van de financieel medewerker (beschikkingen, info Belastingdienst aanmaningen, etc.) Draagt zorg voor het inboeken van de maandelijkse loonjournaalpost. Zorgt ervoor dat de dotatie onderhoudsvoorziening wordt ingeboekt Zorgt ervoor dat maandelijks de afschrijvingen worden ingeboekt. Controleert per kwartaal de ingevoerde administratie.(t.b.v. de jaarrekening) Zorgt ervoor dat wij maandelijks een overzicht krijgen aangereikt van de te ontvangen Vervangingsfondsgelden per school.

Controleren alsmede voeren van correspondentie inzake aanmaningen Coderen bankafschriften Inboeken bankafschriften in WebFinancieel Inboeken Memoriaalboekingen in WebFinancieel Zorgt voor juiste

3 Uitputtingscijfers Financieel Medewerker Aan de hand van het BVO (Budgetvergelijkingsoverzicht) levert de maandelijks aan de directeuren als volgt uitputtingsoverzichten aan in de derde week van de maand betreffende de voorgaande maand: 1. Materiële Uitputting 2. Personele Uitputting 3. Investeringsoverzicht 4. Grootboekoverzicht Op de toelichting van de Uitputting staan bepaalde opmerking in een kleur vermeld. Groen - verklaring van de kosten (geen reactie van directeur noodzakelijk) Rood/Oranje - verzoek om schriftelijke verklaring van directeur t.a.v. de verschillen.(overschrijding van het budget). Geel - verzoek aan directeuren zelf het grootboek te controleren of de kosten in overeenstemming zijn met het jaarlijkse budget. Controleren de door de financieel medewerker aangeleverde uitputtingscijfers met het aangeleverde grootboek op juistheid. Leveren de benodigde toelichting en/of correcties op de rood/oranje opmerkingen schriftelijk aan bij de Financieel Medewerker. Leveren eventuele benodigde toelichting en/of correcties op de geel gemarkeerde opmerkingen schriftelijk aan bij de financieel medewerker. Controleert de aangeleverde overzichten op juistheid en geeft akkoord aan de Financieel Medewerker tot verzending van de documenten aan de directeuren. Voorafgaand aan verzending van de benoemde overzichten aan de directeuren worden de betreffende documenten eerst aan de voorgelegd voor akkoord.

Grootboekoverzicht Op de toelichting van de Uitputting staan bepaalde opmerking in een kleur vermeld.

4 Begroten Berekent de Bekostiging voor het nieuwe boekjaar naar aanleiding de opgave Leerlingenaantallen per 1 oktober. Zet een voorstel begroting klaar in Planning en Control, en zorgt ervoor dat hierbij de volgende gegevens worden ingevoerd:: Formatie: prognose van de loonkosten per september/oktober 1. Exploitatie: opbrengsten per school alsmede de afschrijvingskosten 2. Draait de definitieve begrotingen uit en bindt deze in onder toevoeging van eventuele andere benodigde documenten. Neemt de formatie per 1 januari door met de medewerker Personeelszaken en past hierop de aangeleverde formatieve gegevens door binnen Planning en Control aan. Voert samen met de gesprekken met over de formatie en exploitatie van het komende jaar en voert dit door in Planning en Control van. Maakt de begroting definitief Neemt contact op met over het uitdraaien en inbinden van de begroting. (aantal stuks en over het bijvoegen van eventuele bijlagen etc.) Bereiden in overleg met de medewerker personeelszaken de gegevens voor ten behoeve van de formatieve begrotingen verzamelen de gegevens ten behoeve van de exploitatiebegroting. en de investeringsbegroting. Voeren in overleg met de en de financieel medewerker op kantoor de begroting in Planning en Control in. -Voert samen met de financieel medewerker en directeuren en na overleg met de medewerker personeelszaken gesprekken over de formatie,expliotatie en investeringen van het komende jaar Medewerker Personeelszaken Voert samen met directeuren, de directeur bestuurder en de financieel medewerker gesprekken over de formatie van het komende jaar.

Exploitatie: opbrengsten per school alsmede de afschrijvingskosten 2. Draait de definitieve begrotingen uit en bindt deze in onder toevoeging van eventuele andere benodigde documenten.

5 Jaarrekening Verzamelt de formulieren en gegevens die PCBO Baarn Soest t.b.v. de jaarwerkbrief moet invullen. Controleert de boekhouding en maakt de benodigde memoriaalboekingen. Boekt de mutaties inkomsten en uitgaven van de bankrekeningen Derdengelden in Levert de benodigde gegevens aan Dienst Uitvoering Onderwijs. Stelt de concept jaarrekening op Is contactpersoon van de controlerend accountant van Stichting PCBO Baarn Soest Onderhoud contacten met Stichting PCBO Baarn Soest omtrent de te nemen stappen en oplevering van de op te stellen jaarrekening. Accountant Controleert de concept jaarrekening en geeft de verklaring af t.b.v. de definitieve jaarrekening. Voert de eindbespreking met PCBO Baarn Soest (Directeur Bestuurder) Levert voor 1 februari de formulieren en de gegevens die PCBO Baarn Soest t.b.v. de jaarwerkbrief moet invullen aan bij.(in overleg met de Directeur Bestuurder) Levert voor 1 februari een overzicht van alle bankrekeningen en saldi Derdengelden aan. Verstrekt voor 1 februari aan een actueel overzicht van Vandalisme Levert verslag aan /Accountant van vorderingen en resultaten van de geplande activiteiten. Voert de eindbespreking met de Accountant Verstrekken uiterlijk in de tweede week van januari aan de financieel medewerker de formulieren overzicht bankrekeningen en saldi Derdengelden met de bijbehorende kopieën van de bankafschriften. Zorgen ervoor dat alle facturen betrekking hebbende op het oude boekjaar uiterlijk in de tweede week van het nieuwe jaar in het bezit zijn van de financieel medewerker om tot een correcte afsluiting van het oude jaar te kunnen komen.

Stelt de concept jaarrekening op Is contactpersoon van de controlerend accountant van Stichting PCBO Baarn Soest Onderhoud contacten met Stichting PCBO Baarn Soest omtrent de te nemen stappen en

Vergelijkbare documenten

Procesbeschrijvingen Johanniter Nederland, november 2018

Procesbeschrijvingen Johanniter Nederland, november 2018 Proces: bestellingen / inkoop Behoefte vaststellen Wat is er nodig en hoeveel Overleg en/of onderzoek werkveld en evt. directeur Budget Vaststellen