handleiding DIGITALE KASCONTROLE MVE-VVE & VVE

Transcriptie

1 handleiding DIGITALE KASCONTROLE MVE-VVE & VVE

2 Woonstad Rotterdam VvE-beheer Inhoud Inloggen 4 De eigenarenpagina van Twinq 5 Aan de slag 6 Start kascontrole 7 Controle jaarrekening in kolommen 8 Controleer de verschillen tussen de begroting en de uiteindelijke bedragen 10 Controleer de posten op de resultatenrekening 12 Controleer de balans (tot grootboekrekening 4000) 12 Controleer de resultatenrekening (vanaf grootboekrekening 4000) 17 Advies Kascontrole Commissie 19 2

3 Welkom! De jaarrekening van iedere Vereniging van Eigenaren dient jaarlijks gecontroleerd te worden door de kascommissie van de Vereniging. Deze kascommissie heeft toegang tot de financiële stukken op de eigenarenpagina in Twinq. Hoe het werkt en waar alles te vinden is leggen we stap voor stap uit in dit boekje. 3

4 Woonstad Rotterdam VvE-beheer INLOGGEN Ga naar en klik rechts op de pagina om in te loggen 1 en vul vervolgens je gebruiksnaam en wachtwoord in 2. Na het inloggen kom je op de eigenarenpagina van Twinq

5 DE EIGENARENPAGINA VAN TWINQ 3 Hoofdmenu Prikbord / informatie Persoonlijke gegevens Woonstad Home Mijn Gegevens Wissel van VVE Print Uitloggen VvE-naam, gevestigd te Rotterdam Hoofdmenu Digitale kascontrole Kascontrole Advies kascontrole commissie Prikbordbeheer Prikbordberichten Algemene info Prikbord Administratief beheer Dagelijks beheer Bestuur en commissies Bankgegevens VvE VVE en appartementen Verdeelsleutels Vergaderingen Besluiten Actiepunten Eigenaarsregister Financieel beheer Begroting Inzien financiën Accorderen facturen Gebouw beheer Alle verzoeken Reparatieverzoek melden Lopende verzoeken Contracten Meerjarenplan Sleutel en voorwerpregister Mijn pagina Mijn bezit Mijn saldo Periodieke bijdrage Correspondentie Mijn reparatieverzoeken Mijn aandeel in het reservefonds 5

6 Woonstad Rotterdam VvE-beheer STAP 1 AAN DE SLAG Let op! Belangrijk om te weten voordat je aan de slag gaat: selecteer bij iedere stap het juiste boekjaar 4. Het jaar staat vermeld in de uitnodigingsmail voor het uitvoeren van de kascontrole. Voor details klik je op. Om documenten te downloaden klik je op. Woonstad Home Mijn Gegevens Wissel van VVE Print Uitloggen VvE-naam, gevestigd te Rotterdam Hoofdmenu Digitale kascontrole Kascontrole Advies kascontrole commissie + Prikbordbeheer + Algemene info + Administratief beheer + Financieel beheer + Gebouw beheer + Mijn pagina 4 5 6

7 Iedere VvE is anders. Kom je er niet uit? Neem dan contact op met de Financieel Administratief Beheerder. De contactgegevens staan onder Administratief beheer Dagelijks beheer. STAP 2 START KASCONTROLE Digitale kascontrole Kascontrole Selecteer Het juiste boekjaar Jaarrekening in kolommen 5 Print (met de rechtermuisknop) Open in nieuw venster Woonstad Home Mijn Gegevens Wissel van VVE Print Uitloggen VvE-naam, gevestigd te Rotterdam In een nieuw tabblad openen In een nieuw venster openen Koppeling kopieren Opslaan als... Tip: Open de jaarrekening en de eigenarenpagina. Verklein de pagina s en zet ze naast elkaar, zodat je ze beide kunt zien. Heb je een klein computerscherm? Kies dan in nieuw tabblad openen, zodat je gemakkelijk van de ene pagina naar de andere kunt gaan. 6 (pagina 8) 7

8 Woonstad Rotterdam VvE-beheer STAP 3 CONTROLE JAARREKENING IN KOLOMMEN Controleer de balansposten en de posten op de resultatenrekening per regel. Staat een post op 0, dan wordt deze niet vertoond op de balans. 6 Tabblad/venster 1 Tabblad/venster

9 1 Toelichting op de balans 7 Een jaarrekening bestaat uit een balans en een resultatenrekening. De balans is verdeeld in Debet (boven) en Credit (onder). Het totaal van Debet moet gelijk zijn aan het totaal van Credit. Debet (bezittingen): Bankrekeningen Bestaat uit een rekening-courant (betaalrekening) en spaarrekening(en). Het saldo van de bankrekeningen op de balans moet hetzelfde zijn als het saldo op het bankafschrift van Debiteuren Hier staat de voor- of achterstand van de individuele VvE bijdragen. Overlopende posten Bestaat o.a. uit nog te ontvangen rente. Op is de rente nog niet bijgeschreven. Hier staan ook bedragen die vooruitbetaald zijn. Denk aan verzekeringspremie, rioolontstopping, beheervergoeding enz. Tussenrekening Tussenrekeningen staan in principe op 0. Staat er wel een bedrag? Dit bedrag wordt door de VvE nog doorbelast aan derden, bijvoorbeeld individuele eigenaren of Woonstad Rotterdam. Credit (schulden): Reservefonds Dit is de spaarpot van de VvE, bijvoorbeeld voor (planmatig) onderhoud in de toekomst. Nog te bestemmen expl.res. (exploitatie resultaat) Hier staat wat meer of minder is uitgegeven door de VvE dan begroot was. Crediteuren Hier staan de ingeboekte facturen van derden die volgend boekjaar worden betaald. Overlopende posten Dit zijn de (geschatte) kosten van het boekjaar. De rekeningen komen pas in het volgende jaar (bijvoorbeeld eindafrekening Eneco). De uitleg van de resultatenrekening 8 vind je op de volgende pagina. 9

10 Woonstad Rotterdam VvE-beheer 2 Toelichting van de resultatenrekening 8 (pagina 8) De resultatenrekening is verdeeld in Debet (boven) en Credit (onder). Ook hier geldt dat debet gelijk moet zijn aan credit. Debet (kosten): Hier staan alle kosten die een VvE in dit jaar heeft, zoals planmatig onderhoud, verzekeringen, dagelijks onderhoud, beheervergoeding, elektra, schoonmaak, huismeesterkosten en overige kosten. Credit (opbrengsten): Hier staan alle opbrengsten van de VvE, zoals de VvE bijdragen en de rente. Al deze posten hebben een eigen grootboekrekening. Hierin staan alle inkomsten gespecificeerd. STAP 4 CONTROLEER DE VERSCHILLEN TUSSEN DE BEGROTING EN DE UITEINDELIJKE BEDRAGEN Selecteer Digitale kascontrole Kascontrole Het juiste boekjaar Werkelijk t.o.v. begroting Hier staat het overzicht van de werkelijke kosten met daarnaast de kosten die begroot zijn. 9 10

11 9 Woonstad Home Mijn Gegevens Wissel van VVE Print Uitloggen VvE-naam, gevestigd te Rotterdam Hoofdmenu Digitale kascontrole Kascontrole Advies kascontrole commissie + Prikbordbeheer + Algemene info + Administratief beheer + Financieel beheer + Gebouw beheer + Mijn pagina 11

12 Woonstad Rotterdam VvE-beheer STAP 5 CONTROLEER DE POSTEN OP DE RESULTATENREKENING Selecteer Financieel beheer Inzien financiën Het juiste boekjaar Documenten van boekjaar Hier staan alle financiële documenten voor het geselecteerde boekjaar, zoals de jaarrekening en de dagafschriften. Na het uitvoeren van de controle komt op deze plek ook de verklaring van de kascommissie te staan, zodat alle leden deze kunnen inzien. 10 STAP 6 CONTROLEER DE BALANS (TOT GROOTBOEKREKENING 4000) 1 Controleer het saldo op balans Selecteer Digitale kascontrole Kascontrole Het juiste boekjaar Begin- en eindsaldo bankrekeningen 12

13 10 Woonstad Home Mijn Gegevens Wissel van VVE Print Uitloggen VvE-naam, gevestigd te Rotterdam Hoofdmenu + Digitale kascontrole + Prikbordbeheer + Algemene info + Administratief beheer Financieel beheer Begroting Inzien financiën Accorderen facturen + Gebouw beheer + Mijn pagina 13

14 Woonstad Rotterdam VvE-beheer Bekijk eerst de eindsaldo s van de betaal- en spaarrekeningen. 2 Ga terug naar kascontrole Kascontrole Jaaroverzicht bank Controleer het saldo op van de rekening-courant (betaalrekening) en de spaarrekening(en) door de bankafschriften van de bankrekeningen te downloaden. 3 Controleer alle bij- en afschrijvingen Kascontrole Volg de geldstroom 14

15 4 Controleer de Debiteuren Kascontrole Saldo overzicht debiteuren Hier vind je alle debiteuren en in het geval van een achterstand in de VvE bijdragen staat hier ook vermeld wat de status hiervan is Controleer de Crediteuren Kascontrole Saldo overzicht crediteuren 15

16 Woonstad Rotterdam VvE-beheer Woonstad Home Mijn Gegevens Wissel van VVE Print Uitloggen VvE-naam, gevestigd te Rotterdam Hoofdmenu Digitale kascontrole Kascontrole Advies kascontrole commissie + Prikbordbeheer + Algemene info + Administratief beheer + Financieel beheer + Gebouw beheer + Mijn pagina

17 6 Controleer de overige posten op de balans vanuit grootboekrekeningen. Digitale kascontrole Kascontrole Controle vanuit grootboekrekeningen Om de onderbouwing van de verschillende grootboekrekeningen te zien, klik je op details. Zie 12. De overlopende posten staan bij grootboekrekening 1400 (transitorische debet) en grootboekrekening 1500 (transitorische credit). STAP 7 CONTROLEER DE RESULTATENREKENING (VANAF GROOTBOEKREKENING 4000) De kosten beginnen vanaf grootboekrekening De opbrengsten beginnen vanaf grootboekrekening voor details

18 Woonstad Rotterdam VvE-beheer voor de factuur (zie 15 pagina 17). Deze is te downloaden ( ) samen met de opdracht, indien van toepassing. Woonstad Home Mijn Gegevens Wissel van VVE Print Uitloggen VvE-naam, gevestigd te Rotterdam Hoofdmenu Digitale kascontrole Kascontrole Advies kascontrole commissie + Prikbordbeheer + Algemene info + Administratief beheer + Financieel beheer + Gebouw beheer + Mijn pagina 18

19 STAP 8 ADVIES KASCONTROLE COMMISSIE Heb je alle stappen doorlopen? Geef dan advies. Selecteer Selecteer Selecteer Digitale kascontrole Advies Kascontrole Het juiste boekjaar In orde bevonden als je akkoord bent of Niet in orde bevonden als je niet akkoord bent. Vul de verklaring in. Bij niet akkoord is een onderbouwing verplicht. Rond af door op Verzenden te klikken. De verklaring wordt naar de VvE-beheerder gestuurd. Bedankt! Heb je vragen of opmerkingen? Neem dan ruim op tijd contact op met de Financieel Administratief Beheerder, zodat deze het e.e.a. kan uitzoeken en beantwoorden voorafgaand aan de vergadering. 19

20