Werkveld Onderwerp Datum Steller

Transcriptie

1 Werkveld Onderwerp Datum Steller Financiën Werken met workflows 28 mei 2014 J. Timmermans binnen Tobias 4.4 Werken met workflows binnen Tobias TobiasTobias Werken met workflows binnen Tobias TobiasTobias

2 Inhoudsopgave 1. Vooraf Historie 3 2. Begroting binnen Tobias Workflow begroting binnen Tobias 4 3. Integrale Management Rapportage (IMR)binnen Tobias Workflow Integrale Managementrapportage binnen Tobias 5 4. Bezettingsoverzichten binnen Tobias Workflow Bezettingsoverzicht binnen Tobias Workflow Personele bezetting vervanging binnen Tobias 7 5. Management advies rapport binnen Tobias Hoe werkt dit en waar kan ik het vinden? Workflow Management advies rapport binnen Tobias 9 2

3 1. Vooraf Binnen het managementinformatieysteem Tobias is het mogelijk om te werken met workflows. In een workflow wordt vastgelegd welke functionaris op welk moment welke acties kan uitvoeren in een document dat relevant is binnen de planning&controlcyclus. 1.1 Historie Bij de start van het werken met managementinformatiesysteem Tobias is al beoogd om van Tobias een reguliere werkomgeving te maken in het kader van Planning&Control. Het werken met workflows behoort al vanaf het begin tot de mogelijkheden. In de volgende hoofdstukken beschrijven we de verschillende onderdelen binnen Tobias waarvoor een workflow is ingericht. 3

4 2. Begroting binnen Tobias Jaarlijks wordt de begroting binnen een workflow aangeboden aan directeuren. Het voordeel van het werken op deze manier is dat een directeur vanaf elke computer in kan loggen in de schoolbegroting. Nadat de directeur de schoolbegroting heeft ingevuld en afgesloten ontvangt het CvB hiervan een melding. Vanaf dat moment kan het CvB de ingediende begroting beoordelen. 2.1 Workflow begroting binnen Tobias Wie Actie Communicatie Periode Klaarzetten begroting in Tobias Augustus Directeur melden dat begroting Directeur ontvangt mail Augustus beschikbaar is gesteld in Tobias begroting Bij Schooldirecteur Directeur Invullen begroting en bij afsluiten September begroting status aanpassen binnen Tobias CvB en Directeur CvB en directeur zien in Tobias Bij schoolbestuur September CvB en medewerker P&C CvB, medewerker P&C en directeur CvB Begroting beoordelen en bij afronding Status aanpassen binnen Tobias Begrotingsgesprek voeren Begroting vaststellen en Status aanpassen binnen Tobias Directeur en CvB zien in Tobias Afgesloten Oktober Oktober Januari 4

5 3. Integrale Management Rapportage (IMR)binnen Tobias Eén keer per jaar stuurt de directeur de IMR naar het CvB. De IMR is zo goed mogelijk klaar gezet binnen Tobias zodat de directeur een beperkt aantal items zelf handmatig moet invoegen bij actie. Waar mogelijk worden data uit Tobias ingelezen. De IMR wordt ingeleverd over de periode januari-december van het voorgaande jaar. 3.1 Workflow Integrale Managementrapportage binnen Tobias Wie Actie Communicatie Periode Klaarzetten IMR in Tobias December Melden dat de IMR in Tobias Directeur ontvangt mail Januari beschikbaar is gesteld Directeur Invullen IMR Januari Directeur IMR afsluiten binnen Tobias CvB ontvangt mail Vóór 1 maart CvB Ingeleverde IMR beoordelen Maart CvB en directeur IMR bespreken tijdens monitorgesprek Voorjaar 5

6 4. Bezettingsoverzichten binnen Tobias Er zijn twee bezettingsoverzichten beschikbaar; Het overzicht Personele bezetting en Het overzicht Personele bezetting vervanging. Het overzicht Personele bezetting bestaat uit 4 tabbladen te weten: Personele bezetting formatie Nieuwe aanstellingen Gewijzigde aanstellingen en Verwijderde aanstellingen 4.1 Workflow Bezettingsoverzicht binnen Tobias Wie Actie Communicatie Periode Klaarzetten bezettingsoverzicht in Tobias Melden dat het Directeur ontvangt mail bezettingsoverzicht in Tobias beschikbaar is gesteld Directeur Controleren bezettingsoverzicht Opmerkingen invullen in Tobias Stafkantoor Staflid ontvangt melding van Evt. contact staflid - opmerkingen directeur Directeur of staflid (i.o.) Evt. mutaties verwerken in OSS Directeur en staflid ontvangen mail dat mutatie is verwerkt Directeur Status aanpassen in goedgekeurd in Tobias CvB en staflid ontvangt mail 6

7 4.2 Workflow Personele bezetting vervanging binnen Tobias Wie Actie Communicatie Periode Klaarzetten bezettingsoverzicht in Tobias Melden dat het Directeur ontvangt mail bezettingsoverzicht in Tobias beschikbaar is gesteld Directeur Controleren bezettingsoverzicht Opmerkingen invullen in Tobias Stafkantoor Staflid ontvangt melding van Evt. contact staflid - opmerkingen directeur Directeur of staflid (i.o.) Evt. mutaties verwerken in OSS Directeur en staflid ontvangen mail dat mutatie is verwerkt Directeur Status aanpassen in goedgekeurd in Tobias CvB en staflid ontvangt mail 7

8 5. Management advies rapport binnen Tobias Het Management Advies Rapport is een managementrapportage over je school over een bepaalde cumulatieve periode. Medewerkers van de afdeling Planning&Control analyseren de inkomsten en uitgaven en geven adviezen of stellen vragen. Het is de bedoeling dat je als directeur door deze opmerkingen heen loopt, evt. acties meldt en onderneemt en vervolgens de status van het document aanpast. Het voordeel van de twee bovengenoemde werkwijzen op termijn is dat je zelf als directeur minder papier te verwerken krijgt en dat je als directeur niet door Tobias heen hoeft te zoeken wat de stand van je financiën en personeel is. Je krijgt het eigenlijk op een presenteerblaadje aangeboden. Bij het maken van de Managementrapportage worden er in Tobias een aantal opmerkingen gemaakt waarbij de afwijking benoemd wordt en er komt een korte toelichting bij te staan. Het is voor de directeur zaak om deze goed na te lopen en eventueel actie te ondernemen om deze financiële afwijking ( realisatie t.o.v. begroting) indien mogelijk, bij te stellen. In een aantal zaken kan een medewerker van het Onderwijsbureau Meppel een actiepunt toevoegen. Wanneer dit gebeurt zal de directeur hiervan ook een mailtje ontvangen. Hierop dient dan actie ondernomen te worden door de directeur. 8

9 5.1 Hoe werkt dit en waar kan ik het vinden? Ga naar Tobias en klik op Man. Advies rapport. Hier zie je een afdruk uit het management advies rapport. Onderaan het rapport staan de genoemde afwijkingen met de toelichting hierop. Mogelijk staan daaronder een paar actiepunten genoemd. Het is de bedoeling dat deze actiepunten opgevolgd worden waarna je de status zet op schooldirecteur gereed Klik hiervoor op het symbooltje voor het actiepunt Nu opent zich een venster waarin je kunt reageren waarna je de status op schooldirecteur gereed zet. Nu gaat er een mail naar het kantoor waar de reactie door een medewerker van het bestuurskanoor. bekeken wordt. Is de actie correct dan wordt de actie door deze medewerker op gesloten gezet. Wanneer er nog onduidelijkheid is over het actiepunt zal er door een medewerker van het bestuurskantoor contact opgenomen worden met de directeur. 5.2 Workflow Management advies rapport binnen Tobias 9

10 Wie Actie Communicatie Periode Klaarzetten Management advies Per kwartaal rapport in Tobias Melden dat het Management advies rapport in Tobias beschikbaar is gesteld incl. analyse en opmerkingen P&C Directeur ontvangt mail Binnen een maand na afloop van het kwartaal Directeur Staflid Staflid Bestuderen Management advies rapport en acties in gang zetten Ontvangt melding Management advies rapport goedgekeurd door directeur + opmerkingen geplaatst Bestuderen Management advies rapport en bespreekt bijzondere punten met CvB Opmerkingen invullen in Tobias. Status aanpassen in schooldirecteur gereed Staflid ontvangt mail Evt. contact staflid directeur - CvB Binnen 4 weken na melding Kwartaal Directeur Voert evt. acties uit Per kwartaal Directeur Status aanpassen in CvB ontvangt mail Per kwartaal goedgekeurd in Tobias CvB Ontvangt melding schooldirecteur gereed CvB Checkt afhandeling Managementadviesrapport CvB Zet status Managementadviesrapport op gesloten Traject beoordeling en acties n.a.v. Managementadviesrapport is volledig afgerond. 10