Veelgestelde vragen Youforce

Transcriptie

1 Veelgestelde vragen Youforce 1. Inleiding Ondersteuning door en instelling van internet browsers Inloggen/wachtwoord vergeten Handleiding en help Verwerking van en opslaan van mutaties Printen mutaties Rol Manager/medewerker Verwijderen mutaties Verwerken van vervangingen Verwerken mutaties in aanstellingen Verwerken (buitengewoon) verlof... 11

2 1. Inleiding Bij de introductie van het programma HR Self Service door Dyade, zijn door gebruikers vragen gesteld over de werking van het programma en de gewenste instellingen voor een ongestoorde werking van het programma. De meest gestelde vragen hebben wij in dit document opgenomen en kunnen u helpen bij het verwerken van uw mutaties richting de personeels- en salarisadministratie. Mocht uw specifieke vraag niet opgenomen zijn in deze FAQ neem dan contact op met uw contactpersoon van de afdeling Personeel bij Dyade.

3 2. Ondersteuning door en instelling van internet browsers Welke browsers worden ondersteund door de applicatie en wat zijn de specifieke instellingen van de browsers om goed met de applicatie te kunnen werken? Internet Explorer 9 en 10 Wanneer u gebruik maakt van Internet Explorer (IE) 10 of 11 is het belangrijk dat u de comptabiliteitsmodus aanzet om gebruik te kunnen maken van HR Self Service. Dit kunt u doen door, wanneer u ingelogd bent in HR Self Service, te klikken op het icoontje voor de comptabiliteitsmodus ( ) dat u vindt achter het adres van de website. Indien u gebruik maakt van IE 11, klik dan op ALT wanneer u IE geopend heeft. U ziet een menubalk verschijnen. Klik op Extra Vervolgens klikt u op Instellingen voor compatibiliteitsweergave. Klik op toevoegen youforce.biz. Voor zowel Internet Explorer 9 als 10 is het nodig op de pop-ups van Youforce toe te staan om mutaties te kunnen verzenden en te verwijderen. Dit kunt u doen door te gaan naar het tandwiel icoon rechtsboven in het scherm ( ), vervolgens gaat u naar Internet Opties -> Tabblad Privacy.

4 Op dit tabblad vindt u onder het kopje Pop-up blokkering een knop Instellingen. Door op deze knop te klikken komt u in onderstaand scherm. Hier voert u *.youforce.biz in en u klikt op de knop Toevoegen. Nadat deze website is toegevoegd kunt u zonder problemen mutaties verzenden en verwijderen. Chrome Wanneer u Google Chrome gebruikt en u wilt een mutatie verwijderen kan het voorkomen dat de pop-up geblokkeerd wordt. Om te mutatie te verwijderen is het nodig om de pop-ups van Youforce toe te staan. U kunt dit doen door te gaan naar het icoontje rechtsboven in achter het adres van de website ( ).Nadat u hier op heeft geklikt krijgt u het volgende scherm te zien. Door te kiezen voor Pop-ups van secure1.youforce.biz altijd toestaan zult u deze melding in het vervolg niet meer krijgen.

5 3. Inloggen/wachtwoord vergeten Inloggen op HR Self Service Om gebruik te kunnen maken van de module HR Self Service dient u in te loggen op Youforce ( Inloggen kan ook via de website van Dyade ( U kiest op onze website voor Mijn Dyade en vervolgens klikt u op Youforce. U gebruikt hiervoor de inlognaam en het wachtwoord dat u van Dyade heeft gekregen. Wachtwoord en / of gebruikersnaam vergeten Indien u uw wachtwoord bent vergeten, klik op wachtwoord vergeten: Neem de cijfercombinatie naast afbeelding over en vul deze in naast Tekst in afbeelding. Vul vervolgens uw adres in dat bij Dyade bekend is. Klik op verstuur. Er wordt een mail gestuurd naar dit adres en daarmee kunt u uw wachtwoord wijzigen. Wanneer u voor de eerste keer probeert in te loggen en u beschikt niet over de juiste inloggegevens, neem dan contact op met Dyade.

6 4. Handleiding en help Waar kan ik de handleiding van het programma vinden? Als u het programma hebt geopend, ziet u aan de linkerzijde van het scherm de optie help. Kiest u deze optie, dan opent de handleiding van het programma. In de handleiding mis ik specifieke informatie over de in te vullen formulieren. Is hier meer informatie over beschikbaar? Als u een formulier opent, heeft u rechts bovenin de mogelijkheid op een vraagteken te klikken. Onder dit vraagteken vindt u specifieke informatie over het betreffende formulier. 5. Verwerking van en opslaan van mutaties Binnen hoeveel tijd is een mutatie verwerkt in de applicatie? De applicatie werkt met een export en import functie. Zodra een mutatie is gefiatteerd door Dyade in de applicatie wordt deze geëxporteerd naar de personeelsadministratie. Nadat deze verwerking heeft plaatsgevonden in de personeelsadministratie, wordt de mutatie weer geïmporteerd in de applicatie. Op deze manier blijft de applicatie synchroon lopen met de personeelsadministratie. Een exacte tijd waarbinnen de mutatie weer ingelezen is, in de applicatie, is niet aan te geven. Dit is onder andere afhankelijk van het aantal aangeboden mutaties en het soort mutatie. Op welk moment wordt een mutatie opgeslagen in de applicatie? Als u een mutatie hebt geopend en hierna kiest voor Verder wordt de mutatie automatisch opgeslagen. Ook als u een fout heeft gemaakt bij het invullen en hierna voor verder heeft gekozen wordt de mutatie opgeslagen. Vanuit de te doen lijst kunt u hierna de mutatie weer oproepen, de fout corrigeren en de mutatie alsnog verzenden. Ook door middel van de knop Opslaan kunt u een mutatie opslaan. Deze moet u later alsnog verzenden om te kunnen worden verwerkt. In mijn te doen lijst staan mutaties met de status Indienen en Hervatten indienen. Hoe is dit mogelijk? Als een mutatie de status Indienen of Hervatten indienen heeft is deze mutatie opgeslagen, maar nog niet verzonden door u. Om deze mutatie alsnog te verzenden moet u de mutatie openen en kiezen voor verzenden. In sommige situaties wordt ten onrechte een mutatie in uw te doen lijst geplaatst. Dit komt bijvoorbeeld voor als een mutatie wordt opgeslagen door een persoon, die binnen uw werkgever geautoriseerd is voor dezelfde activiteit als u. In de details van de mutatie (+ knop voor de mutatie) kunt u nagaan of het een mutatie betreft die u heeft opgestart of dat een collega dit heeft gedaan. Voor mijn archief vind ik het prettig een te ontvangen van, door mij ingevoerde, mutaties. Is dit mogelijk? Het archief van de door u ingezonden mutaties, is het programma zelf. In het onderdeel Gedaan, kunt u exact zien wanneer u een mutatie hebt ingevoerd en of deze mutatie inmiddels volledig is afgerond. Is de mutatie niet afgerond, heeft u direct inzicht bij wie de mutatie op dat moment nog ligt om verder af te handelen. Tevens kunt u in het onderdeel de inhoud van de mutatie nalezen.

7 6. Printen mutaties Kan ik mijn ingediende mutaties printen? Hoewel het uitgangspunt van het programma is, dat men zoveel mogelijk papierloos werkt, is het mogelijk om de door u ingediende mutaties te printen. Als u in het archief (of in het onderdeel Gedaan ) selecteert welk soort mutatie of de mutaties van welke persoon u wilt printen, kunt u hierna voor de printknop kiezen. Nadat u deze keuze hebt gemaakt, geeft u op tussen welke range de mutatienummers liggen die u wilt printen. Vervolgens kunt u deze output op papier uitdraaien of als pdf-bestand opslaan. Bij het printen van een vervangingsaanstelling wordt geen informatie van de afwezige getoond. Hoe kan ik dit toch zichtbaar maken? Alle informatie met betrekking tot de door u ingediende mutatie is op te vragen in de applicatie. Mocht u toch behoefte hebben aan alle informatie op papier dan kunt u het mutatieformulier printen en een screenshot te maken van de gegevens van de afwezige. 7. Rol Manager/medewerker Waarom heb ik de mogelijkheid te kiezen voor de rol manager of de rol medewerker? Op termijn zal het mogelijk worden medewerkers toegang te geven tot het programma. Zij zullen dan ook zelf sommige mutaties kunnen opstarten (bijvoorbeeld een adreswijziging). Het programma is hier al op voorbereid. Aangezien personen die mutaties voor anderen kunnen indienen (de rol manager) vaak ook medewerker zijn, ziet u zowel de rol manager als medewerker. Overigens zegt de rol manager niets over de functie die u bekleedt, maar geeft het alleen aan dat u mutaties kunt indienen voor andere personeelsleden binnen de werkgever 8. Verwijderen mutaties Hoe kan ik een mutatie verwijderen? Op het moment dat u een mutatie verwerkt, heeft u links bovenin het scherm de optie verwijderen. Gebruikt u deze optie dan kunt u, door hierna voor start te kiezen, beginnen met het invoeren van een andere correcte mutatie. In mijn Te doen lijst staan mutaties die ten onrechte zijn opgeslagen en moeten worden verwijderd. Hoe kan ik deze mutatie verwijderen? Als u dubbel klikt op de betreffende mutatie wordt deze geopend. Links bovenin hebt u de optie verwijderen. Kiest u hiervoor en de mutatie verdwijnt uit uw Te doen lijst. Waarom moet ik een reden vermelden als ik een mutatie verwijder? Als u een mutatie verwijdert, blijft deze mutatie zichtbaar in het programma. De mutatie kan echter niet meer geaccepteerd, geaccordeerd of gefiatteerd worden. Omdat de mutatie zichtbaar blijft, is het van belang later te kunnen zien waarom de mutatie is verwijderd. Uitzondering op het zichtbaar blijven van een mutatie betreft de mutaties die u zelf hebt opgestart en verwijderd voor u deze hebt verzonden. Deze mutaties worden daadwerkelijk verwijderd.

8 9. Verwerken van vervangingen Ik kom niet verder met mijn vervangingsmutatie, wat moet ik doen? Als u vervangingsmutaties wilt opgeven, is het van belang dat u eerst een afwezigheid heeft vastgelegd via het formulier Ziekmelding of Verlof aanvragen. Dit kan op een eerder moment al zijn gebeurd. Nadat u de afwezigheid heeft geboekt, kunt u kiezen voor het mutatieformulier Vervangingen. Het uitgangspunt bij deze mutatie is niet de afwezige, maar de vervanger. Selecteer de persoon die de vervanging gaat verrichten. Nadat u de vervanger heeft geselecteerd in de lijst met personeelsleden wordt het Formulier vervangingen geopend. Selecteer de afwezige medewerker via de knop selecteer afwezige medewerker. Selecteer de aanstelling van de afwezige die vervangen wordt door met de muis op de betreffende regel te klikken (zie onderstaande afbeelding). Selecteer vervolgens de ziekte of het verlof van de afwezige door met de muis op de betreffende regel te klikken (zie onderstaande afbeelding). Nu verschijnt een formulier waarin u de overige gegevens van de vervangingsmutatie kunt invullen. Klik daarna op verder en verzenden. (Let op, er gebeurt niets indien u alleen de ziekmelding/verlofmelding of aanstelling aanklikt)

9 Een personeelslid heeft een aanstelling van werktijdfactor (wtf) 0,6152. Als ik een vervanging opvoer volgens de richtlijnen van de CAO moet dit personeelslid wtf 0,6240 betaald krijgen. Bij het verwerken krijg ik de foutmelding dat de omvang van de vervanging hoger is dan de afwezigheid. Hoe kan ik deze mutatie toch laten verwerken? Op dit moment wordt gecontroleerd of de omvang van afwezigheid niet kleiner is dan de aanstellingsomvang van de vervanger. Er zijn echter situaties toegestaan (zoals bovengenoemde situatie) waarbij, gedurende een korte periode, de aanstellingsomvang van de vervanger groter is dan de omvang van afwezigheid. Om de mutatie toch te kunnen verwerken verzoeken wij u, in de situatie dat de vervanger een hogere wtf betaald moet krijgen dan de omvang van de afwezige, in het vervangingsformulier de omvang afwezigheid op te nemen. Via het formulier overige mutaties kunt u aangeven dat de taakomvang van de vervanging moet worden aangepast naar de juiste werktijdfactor. Deze oplossing is een tijdelijke oplossing. Op korte termijn zal de controle op omvang afwezigheid ten opzichte van de omvang vervanging worden versoepeld. Een personeelslid is aangesteld in een vervanging. Deze aanstelling wil ik beëindigen. Hoe doe ik dat? Het beëindigen van een aanstelling doet u door in het tabblad aanstellingen te kiezen voor het formulier Beëindigen aanstelling. Nadat u de naam van de vervanger hebt geselecteerd, kun u in de lijst van aanstelling van betrokkene selecteren welke aanstelling beëindigd moet worden. Wat is het verschil tussen een tijdelijke aanstelling en een korttijdelijke aanstelling? Van een korttijdelijke aanstelling is sprake als het betreffende personeelslid, op het moment dat hij/zij voor u gaat werken, geen andere benoeming heeft binnen de werkgever en hij/zij op oproepbasis bij u komt werken. Stel dat u iemand oproept die op een school binnen uw werkgever al een structureel dienstverband heeft (in vaste dienst of in tijdelijke dienst) dan krijgt deze persoon, ook als hij/zij bij u op oproepbasis werkt, een tijdelijk dienstverband. Hoe kan ik op een eerder ingediend formulier zien welke afwezige is vervangen? Als u het vervangingsformulier opent, kunt u kiezen voor de knop Afwezige aanstellingsgegevens. Onder deze knop is alle informatie beschikbaar van de afwezige medewerker.

10 Ik moet een personeelslid hersteld melden. Kan ik zien wie deze persoon op dat moment vervangt? In de applicatie is het niet mogelijk direct inzicht te krijgen welk personeelslid de afwezige op dat moment vervangt. Inzicht in de vervangers van uw locatie heeft u door de rapportage R-ON a vervangingen op te starten 10. Verwerken mutaties in aanstellingen Waarom moet ik de aanstellingsgrond invoeren? De aanstellingsgrond vult u in als er sprake is van een tijdelijk of korttijdelijk dienstverband. De aanstellingsgrond is de reden voor het (kort)tijdelijk dienstverband die op de akte van benoeming of akte van aanstelling moet worden vermeld. Bij ten laste van heb ik maar een beperkt aantal keuzes. Is dit uit te breiden? Bij het samenstellen van deze tabel hebben wij gekozen voor de meest voorkomende kostendragers. Mocht uw keuze niet in de lijst voorkomen, kies dan voor code en geef tekstueel aan in het veld Te weten ten laste van welke middelen de aanstelling moet worden geboekt. Dyade zal code dan omzetten naar de door u, tekstueel, gekozen code. Een personeelslid wordt na afloop van de huidige aanstelling vast benoemd. Ik kan dit niet verwerken door te kiezen voor zijn huidige aanstelling. Hoe moet ik dit dan verwerken? Formeel is hier geen sprake meer van een wijziging van de huidige aanstelling, maar is er sprake van een nieuwe aanstelling. U kunt deze wijziging aan ons melden door in het tabblad aanstellingen te kiezen voor het formulier nieuwe aanstelling/uitbreiding. Met dit formulier meldt u dat uw medewerker een vaste aanstelling heeft gekregen. Ik wil een wijziging doorvoeren in het dienstverband. Als ik het formulier open waarmee ik een wijziging kan melden, zie ik verschillende regels bij het betreffende personeelslid staan. Wat is hier de reden van? Het betreffende personeelslid heeft een aanstelling waarvan de kosten moeten worden verdeeld (bijvoorbeeld een deel ten laste van het reguliere budget en een ander deel ten laste van het Vervangingsfonds). Om een wijziging in een aanstelling door te voeren moet u de aanstellingsregel selecteren die aangepast moet worden. Maakt u geen keuze dan verschijnt na het kiezen voor de knop Verder de mededeling dat de betreffende aanstelling niet bestaat. Kies hierna alsnog voor de aanstelling die u wilt wijzigen.

11 11. Verwerken (buitengewoon) verlof Waarom moet ik op het formulier Aanvragen verlof het aantal uur verlof vermelden en niet de werktijdfactor? In de personeelsadministratie wordt de opname van verlof vastgelegd in klokuren en niet in een werktijdfactor. Het is daarom nog niet mogelijk verlofuren op te geven in een werktijdfactor. Welke uren moet ik opgeven bij een verlof opname? Het aantal uur verlof dat u hierbij opgeeft, is het totale aantal uur van het verlof (zowel lesgebonden taken als niet lesgebonden taken). Hoe bereken ik het aantal uur verlof dat wordt opgenomen? De berekening van het aantal uur is afhankelijk van de berekeningswijze binnen uw werkgever. In zijn algemeenheid kun u de gemiddelde fulltime taakomvang per week (in het onderwijs 36,86 uur per week) nemen en dit vermenigvuldigen met de werktijdfactor van de periode waarin het verlof wordt opgenomen. Betreft het een periode die zich over meer weken uitstrekt, vermenigvuldig dan dit aantal uur met het aantal weken waarin het verlof wordt opgenomen.