Handleiding urenregistratie intern digitaal invoeren

Transcriptie

1 Beste collega, In deze handleiding wordt beschreven hoe je jouw maandstaat met overheaduren (zoals (kort) verlof, ziekte en bijzonder verlofuren) digitaal kunt inleveren bij je manager. Eén keer per maand, bij voorkeur op de laatst gewerkte dag in die betreffende maand, lever je de overheaduren digitaal in om hiermee de urenstaat ter goedkeuring aan te bieden bij je manager. Als interne Maandag medewerker hoef je geen werkuren in te voeren in de portal. Je voert enkel de overheaduren in. 1

2 Uren invoeren in 3 stappen: 1) De urenstaat openen Na inloggen in de portal kom je automatisch in het overzichtsscherm Selecteer de maand waarin je uren wilt schrijven Met de icoontjes << en >> blader je door de maanden heen en terug Klik achter de door jouw gewenste maandregel op open Overhead uren invoeren (verlofsoorten, ziekte uren) Start vanaf de rij die begint met een zwarte plus. Let op! Klik nog niet op de plus Kies onder Klantnaam in het drop-down menu voor Maandag Interim B.V. Kies onder Project in het drop-down menu voor de gewenste urensoort Klik op het icoon van de zwarte plus om de rij toe te voegen Klik op het icoon potlood om de toegevoegde regel te openen Voer de uren in. Indien je Kort verlof of Bijzonder verlof toevoegt is een notitie verplicht Klik op het icoon van de diskette om de rij op te slaan 2) Urenstaat inleveren Klik op Inleveren om de uren te sluiten en ter goedkeuring aan te bieden bij je manager. De urenstaat wordt dan ter verwerking gesloten en is niet meer te wijzigen zonder tussenkomst van de Maandag HR Servicedesk. Zorg dus dat je alles hebt ingevuld. 3) Indien van toepassing corrigeren (afgekeurde) uren Is de urenstaat gesloten, laat hem openzetten door de Maandag HR Servicedesk Verwijder de afgekeurde uren of laat deze verwijderen door de Maandag HR Servicedesk Vul de juiste uren opnieuw in door een nieuwe rij toe te voegen met de gewenste werksoort. Klik op de zwarte plus om de rij toe te voegen Klik op het icoon potlood om de regel te openen en de uren opnieuw in te voeren Klik op het icoon opslaan Klik op Inleveren om de gecorrigeerde uren ter goedkeuring aan te bieden!! Het goedkeuringsproces is afgerond zodra alle ingeleverde uren digitaal door je manager zijn goedgekeurd en de uren groen gekleurd zijn!! 2

3 Inhoudsopgave Uren invoeren in 3 stappen: ) Invoeren gewerkte uren, zakelijke kilometers en overhead uren Inloggen urenportal Gewerkte uren invoeren Invoeren overhead uren ) Inleveren van overheaduren Corrigeren afgekeurde uren ) Status urenverwerkingsproces De kleurencodering in de urenstaat De status urenverwerking op het overzichtsscherm, deel De status urenverwerking op het overzichtsscherm, deel ) Veelgestelde vragen ) Contactinformatie

4 1) Invoeren gewerkte uren, zakelijke kilometers en overhead uren 1.1 Inloggen urenportal Let op! Voor het urenregistratie systeem, heb je als internetbrowser Microsoft Internet Explorer versie 8 of hoger nodig. Ga naar de Maandag Urensite: Klik op Interne Medewerkers. Werk je vanaf een Maandag omgeving, dan log je na het klikken direct in de portal in. Werk je vanaf een externe computer buiten de Maandag omgeving, dan log je via onderstaand venster in: Log in met de inloggegevens die je per mail hebt ontvangen: De gebruikersnaam start voor interne collega s altijd met NLUSR gevolgd door een 7-cijferig personeelsnummer, bijvoorbeeld NLUSR of NLUSR

5 Zodra je bent ingelogd, verschijnt onderstaande startpagina, het overzichtsscherm Vanaf het overzichtsscherm kan er met behulp van vier iconen naar verschillende vensters genavigeerd worden. Met behulp van de vensters kunnen: 1) De urenstaten ingevuld en ingeleverd worden; 2) Reeds ingeleverde en geaccordeerde uren bekeken worden; 3) De opgebouwde reserveringen bekeken worden (vakantiedagen) De reserveringen geven jouw actuele saldo weer tot en met de laatst verwerkte urenstaten; 4) De loonstroken bekeken worden. 5

6 1.2 Gewerkte uren invoeren Klik op urenstaten om uren in te voeren Selecteer de in te voeren maand. Door middel van de buttons kunnen de vorige of volgende maanden geselecteerd worden. Klik vervolgens achter de juiste maand op Open. Er opent nu een urenstaat. In deze urenstaat worden voor de gehele maand de overheaduren geschreven. 6

7 1.3 Invoeren overhead uren Onder overheaduren vallen: - Verlof (vakantie) - Kort verlof - Bijzonder verlof - Onbetaald verlof Bij bijzonder verlof en kort verlof is tevens een notitie verplicht. Dit kan in het witte balkje dat verschijnt onder het balkje waar het aantal uur vermeld wordt. Indien je geen notitie invult, geeft het systeem een foutmelding. De regels voor een geldige notitie: Bijzonder verlof: Overlijden, huwelijk, verhuizing of calamiteit. Kort verlof: Huisarts, tandarts, en andere medische afspraken; maximaal 2 uur per keer en maximaal 16 uur op fulltime jaarbasis Om overhead uren te schrijven moet een nieuwe regel aangemaakt worden: Selecteer onder Klantnaam Maandag en in kolom Project het juiste type overhead uur. Klik op de zwarte plus om de regel toe te voegen. De regel wordt nu toegevoegd aan je urenstaat. Klik op het zwarte potlood om de regel te openen en uren te schrijven. 7

8 2) Inleveren van overheaduren Door op de knop inleveren te klikken, worden ingevoerde uren ter goedkeuring verzonden naar je manager. Door te klikken op Inleveren, geef je aan dat jouw urenstaat die periode correct is ingevuld. De urenstaat sluit en er kunnen geen aanpassingen meer gedaan worden, tenzij je deze laat openzetten door de Maandag HR Servicedesk. Druk dan ook pas op Inleveren zodra alle uren bekend zijn, op je laatste werkdag van de maand of na afloop van de periode. Pas wanneer op inleveren is geklikt en de zowel de werkuren als overheaduren geaccordeerd zijn, worden de uren in het administratiesysteem verwerkt en kunnen ze meegenomen worden voor eventuele verwerking op je loonstrook. Door in te leveren verandert de kleur van de uren en kilometers van grijs naar oranje. 2.1 Corrigeren afgekeurde uren Uren die door je manager zijn afgekeurd, moeten gecorrigeerd worden. Het urenregistratiesysteem verstuurt je direct een met de melding dat er uren zijn afgewezen. In deze staat welke uren zijn afgewezen en wat de reden tot afwijzing, meegegeven door je manager, is. Wanneer je een melding van afkeur krijgt en het lukt niet de uren aan te passen, neem dan contact op met de Maandag HR Servicedesk. Zij zetten je urenstaat open en verwijderen eventueel de afgekeurde uren uit je urenstaat. Corrigeer de uren en lever de urenstaat opnieuw in. Je manager kan deze dan weer digitaal keuren.!! Het accorderingproces is afgerond, zodra alle ingevulde uren zijn goedgekeurd door je manager. De uren kleuren dan groen.!! 8

9 3) Status urenverwerkingsproces Het verloop van het urenverwerkingsproces wordt op 2 manieren weergegeven: 1. Met kleuren in de urenstaten. 2. In het overzichtsscherm op de startpagina. 3.1 De kleurencodering in de urenstaat Grijs: De uren zijn nog niet ingeleverd en kunnen nog aangepast worden. Oranje: De uren zijn ingeleverd en wachten op accordering. Aanpassing is niet meer mogelijk. Groen: De ingeleverde uren zijn goedgekeurd. Rood: De ingeleverde uren zijn afgekeurd en moeten gecorrigeerd worden. Zie onderstaande voorbeelden. Na inleveren kleuren de uren oranje. De uren zijn dan ter accordering aangeboden aan je manager. De rode uren zijn afgewezen en moeten gecorrigeerd worden. De groene uren zijn goedgekeurd. 9

10 3.2 De status urenverwerking op het overzichtsscherm, deel 1 Klik op Overzichtscherm om vanuit de urenstaat naar de startpagina te gaan: In het overzichtsscherm, vind je de actuele status van de ingeleverde uren: Onder de kolom Status wordt de status van de urenstaat weergegeven. De urenstaat kan verschillende statussen hebben: Het veld is leeg Indien er niets vermeld staat, is de urenstaat voor deze periode nog nooit geopend. U.10 - Invoer De urenstaat staat open voor invoer en is al eerder geopend. Er zijn eventueel uren ingevoerd die verder aangevuld kunnen worden, maar deze zijn nog niet ingeleverd. U.20 - Controleren De urenstaat is ingeleverd en staat ter controle klaar bij je manager. Zodra alle uren in de urenstaat digitaal zijn goedgekeurd, verandert de status naar U.40. U.40 - Geboekt De urenstaat is geaccordeerd door je manager en geboekt in het Maandag systeem. De uren kunnen verwerkt worden op je loonstrook. 10

11 3.3 De status urenverwerking op het overzichtsscherm, deel 2 Naast de kolom Status, vind je in het overzichtsscherm ook kolommen om de actuele voortgang van de urenstaat in één oogopslag te kunnen zien. De statussen Goedkeuring nodig, Ingeleverd, Goedgekeurd en Afgekeurd geven de voortgang van ingeleverde uren weer, zonder de urenstaat te hoeven openen. Goedkeuring nodig Onder Goedkeuring nodig verschijnt een vinkje zodra de uren zijn ingeleverd, maar nog geaccordeerd moeten worden. Ingeleverd Onder Ingeleverd verschijnt een vinkje zodra de uren door jou zijn ingeleverd ter accordering, maar nog niet zijn goedgekeurd. Goedgekeurd Onder Goedgekeurd verschijnt een vinkje indien alle ingeleverde uren zijn goedgekeurd. Afgekeurd Onder Afgekeurd verschijnt een vinkje indien er uren zijn afgekeurd, welke gecorrigeerd moeten worden. Hierover heb je dan inmiddels bericht ontvangen met meer informatie over de reden van afkeuring. 11

12 4) Veelgestelde vragen In welke gevallen mag ik bijzonder verlof schrijven? Wanneer Aantal dagen 1. Bij overlijden van zijn levenspartner of van één tot zijn Dag van overlijden gezin behorend kind t/m de dag van begrafenis/crematie 2. Bij overlijden van één zijner (schoon)ouders 2 dagen 3. Ter gelegenheid van huwelijk/geregistreerd partnerschap 2 dagen werknemer 4. Bij bevallen van levenspartner 2 dagen 5. Bij het 40-jarig dienstverband of huwelijksfeest van 2 dagen werknemer 6. Aantekenen van voorgenomen huwelijk van werknemer 1 dag (ondertrouw) 7. Bij het 25-jarig dienstverband of huwelijksfeest van 1 dag werknemer 8. Bij het 25/40/ 50-jarig huwelijksfeest van schoon-/groot- 1 dag /ouders 9. Bij het huwelijk van zijn kind, broer, zuster of één zijner 1 dag ouders 10. Bij overlijden van één zijner grootouders, van een 1 dag broer/zwager, (schoon) zuster of kleinkind 11. Bij verhuizing (per kalenderjaar) 1 dag 12. In geval van examen 1 dag Wees zo specifiek mogelijk in het aangeven van de omschrijving, om afkeuring te voorkomen. Bijvoorbeeld: Onjuiste omschrijving Juiste omschrijving - Begrafenis Begrafenis grootvader - Bruiloft Eigen bruiloft Waar vind ik een overzicht van mijn verlofuren? In de urenportal onder de knop Reserveringen en onderaan je loonstrook. De opbouw van verlofuren vindt per kalendermaand plaats, op basis van je contracturen: Contracturen per week Verlofopbouw per maand 40 uur 16 uur 36 uur 14,4 uur 32 uur 12,8 uur 24 uur 9,6 uur 16 uur 6,4 uur 8 uur 3,2 uur 12

13 Ik ben ziek, waar kan ik mij ziekmelden? Als je ziek bent, meld je jezelf vóór 9.00 uur s morgens ziek op de eerste ziektedag of op het moment dat je ziek naar huis gaat. Je dient jezelf ziek te melden bij: 1. Je manager 2. De afdeling Werk en Gezondheid via telefoonnummer: De afdeling is van maandag t/m vrijdag tussen uur en uur bereikbaar. Ik heb mijn salaris ontvangen, maar ik zie nog geen loonstrook? Als het salaris is gestort dan kun je de loonstrook uiterlijk een werkdag na de betaling in je urenportal terugvinden. Is deze na een werkdag nog niet zichtbaar, stuur dan een naar de Maandag HR Servicedesk via vragen@maandag.nl. De loonstrook wordt dan alsnog zo spoedig mogelijk toegevoegd aan je portal. 5) Contactinformatie Maandag HR Servicedesk T: E: vragen@maandag.nl Telefonisch bereikbaar van maandag t/m vrijdag tussen 8.30 uur en uur Maandag Werk en Gezondheid T: E: gezondaandeslag@maandag.nl Telefonisch bereikbaar van maandag t/m vrijdag tussen 8.00 uur en uur 13