handleiding digitaal accorderen voor opdrachtgevers

Transcriptie

1 handleiding digitaal accorderen voor opdrachtgevers

2 Beste digitaal accordeur, Welkom in de handleiding digitaal accorderen. De urenregistratie, en daarmee de uren accordering, is een belangrijk terugkerend onderdeel tijdens de periode dat een professional via Maandag bij uw werkzaam is. Neem daarom even de tijd deze handleiding door te lezen, alvorens u voor de eerste keer uren accordeert. Professionals van Maandag voeren hun gewerkte uren, zakelijke kilometers en overhead uren (ziekte, verlof, studie uren en dergelijke) in op de Maandag urensite. Dit gebeurt na de laatste werkdag van de maand via digitale urenstaten die zij inleveren en door u, of in het geval van overheaduren door Maandag, laten accorderen. Wat is digitaal accorderen? Zodra een Professional de urenstaat invult en inlevert wordt het volgende proces in werking gezet: De urenstaat sluit en de Professional kan geen wijzigingen meer aanbrengen. De gewerkte uren en zakelijke kilometers worden zichtbaar op uw accorderingssite en staan klaar voor accordering. De overheaduren worden geaccordeerd door de Maandag Urenadministratie. U ontvangt automatisch een met de melding dat er uren voor u klaar staan ter accordering. Deze mail bevat een link waarmee u direct inlogt op de accorderingssite. Na ontvangst van de , heeft u twee dagen de tijd heeft de uren te controleren en te accorderen. Indien Maandag binnen drie dagen geen reactie van u heeft ontvangen, gaan wij er vanuit dat u akkoord gaat met de ingeleverde uren en wordt de factuur conform het urenoverzicht opgemaakt en verstuurd. Inloggen in de accorderingsportal Inloggen in de accorderingsportal is enkel mogelijk via de link die u per ontvangt nadat de Professional uren inlevert. Door te klikken op de link logt u direct in. Een gebruikersnaam en wachtwoord is niet nodig. De link die u ontvangt is persoonlijk en niet buiten uw account om bereikbaar. Mocht de link niet meer werken, dan betekent dit dat de termijn waarbinnen u kunt reageren is verlopen. U ziet dan een inlogscherm en kunt in dat geval de factuur en urenoverzicht afwachten welke spoedig naar u verstuurd worden. Wanneer de Professional uren ter accordering aanbiedt, ontvangt u onderstaande mail:

3 Door te klikken op de link, logt u direct in de accorderingsportal in. Klik op de knop Toon Resultaten om de te accorderen uren zichtbaar te maken: Onderstaand scherm verschijnt. Dit is het overzicht van de uren en eventuele zakelijke kilometers die de Professional bij u ter accordering heeft aangeboden, gerangschikt op datum: Om de verwerking te vergemakkelijken, is het mogelijk om selecties te maken in de lijst met behulp van de drop down-menu s Selecteer Resource, Selecteer Opdracht en/of Selecteer Periode. Zo kunt u kiezen om alleen de uren van bijvoorbeeld de maand juni te bekijken of alleen de uren van een bepaalde Professional die voor u werkzaam is.

4 Accorderen van uren Het goedkeuren en/of afkeuren van uren kan op verschillende manieren: Alles in 1 keer goedkeuren: o Klik op Alles goedkeuren o Achter elke dag zal een vinkje komen te staan bij Goedkeuren. o Klik vervolgens op Verwerk selectie om uw keuze te verwerken Alles in 1 keer afkeuren o Klik op Alles afkeuren o Achter elke dag zal een vinkje komen te staan bij Afkeuren. o Vul in het verschijnende notitiebalkje de reden van afkeuren in en klik op het groene vinkje. Hiermee wordt er bij alle afgewezen regels dezelfde reden weergegeven. De reden kan na het klikken op het groene vinkje eventueel nog per regel worden aangepast. o Klik op Verwerk selectie om uw keuze te verwerken Per selectie/dag verwerken o Vink de individuele regels/dagen aan die u wilt goedkeuren of afkeuren. o Voeg bij iedere regel die u afkeurt een reden in. o Klik op Verwerk selectie om uw keuze te verwerken Het gebeurt soms dat de accorderingsportal het verzoek voor accordering van de totale maand niet aan kan. In dat geval raden wij u aan om de accordering in stappen uit te voeren. Klik enkele dagen aan bij goedkeur en/of afkeur en druk op verwerk selectie. Herhaal deze stappen voor de resterende dagen van de maand om de accordering alsnog volledig te verwerken.` Het accorderingsproces is voltooid wanneer u geen uren meer zichtbaar ziet in de portal. Deze uren zijn verplaatst naar de knoppen Goedgekeurde of Afgekeurde uren.

5 Veel gestelde vragen Wat kan ik doen als ik door afwezigheid geen uren kan accorderen? Als contactpersoon ontvangt u een persoonlijke link waarmee u inlogt op de Maandag accorderingsite. Hierdoor kan alleen u inloggen en wordt fraude voorkomen. Indien u langdurig afwezig bent, bijvoorbeeld door vakantie of zwangerschapsverlof, kan uw collega dus niet zomaar het accorderen overnemen. Er zijn 2 mogelijkheden: 1. Overdragen gegevens U kunt zelf uw gegevens tijdelijk overdragen aan een collega met accorderingsbevoegdheid. Tijdens uw afwezigheid kan deze persoon met de door uw ontvangen digitaal accorderen. 2. Permanente 2 de contactpersoon toevoegen Het is mogelijk permanent een tweede contactpersoon toe te voegen. Indien er door omstandigheden niet geaccordeerd wordt door de eerste contactpersoon, ontvangt de tweede contactpersoon de mail altijd in de CC. Deze tweede contactpersoon kan dan, net als de eerste contactpersoon, via een link inloggen en uren accorderen. De accorderingslink is in dit geval niet meer uitsluitend zichtbaar voor u als eerste contactpersoon. Maak daarom altijd goede afspraken met de tweede contactpersoon over het accorderen. Wilt u een tweede contactpersoon toevoegen, bespreek dit dan met uw Maandag Accountmanager. Ik heb een factuur en urenoverzicht ontvangen, maar ik ben het niet eens met de inhoud Bezwaren, opmerkingen of correcties op ontvangen facturen, kunt u schriftelijk kenbaar maken bij de afdeling Debiteuren & Facturatie. De collega s op de afdeling zullen uw bericht in behandeling nemen en indien nodig contact met u opnemen. E: debiteuren@maandag.nl Ik heb een accorderingslink ontvangen, de termijn is nog niet verlopen maar de link is niet meer geldig. Wat nu? Wanneer de accorderingslink niet werkt en de termijn van 2 dagen nog niet is verstreken, dan is het waarschijnlijk dat er een fout in het accorderingssysteem zit. Neem contact op met de Maandag Servicedesk zodat een medewerker u verder kan helpen. Ik heb een vraag over het proces digitaal accorderen, bij wie kan ik terecht? Voor vragen kunt u altijd terecht bij uw Maandag contactpersoon/accountmanager. Vragen met betrekking tot digitaal accorderen, kunt u tevens stellen via de Maandag Servicedesk: E: vragen@maandag.nl T: Telefonisch bereikbaar van maandag t/m vrijdag tussen 8.00 uur en uur.