Het gebruik van UBplusOnline is erg eenvoudig. In deze korte handleiding wordt het belangrijkste gebruik kort toegelicht.

Transcriptie

1

2 Inleiding UBplusOnline is het online portaal van Werkplan waar u urenbriefjes kunt invullen en/of accorderen en documenten, facturen en urenrapporten kunt bekijken. Het gebruik van UBplusOnline is erg eenvoudig. In deze korte handleiding wordt het belangrijkste gebruik kort toegelicht. Als u er niet uitkomt of als er problemen ontstaan, kunt u altijd contact opnemen met Werkplan. Telefoonnummer: Meppel of Zwolle

3 Inhoud 1 Hoe te beginnen? Het welkomstbericht met het wachtwoord en de link Het wachtwoord aanpassen Uren invullen Selecteer een week Het urenbriefje uitgelegd Urenbriefje met tijdregistratie Uren accorderen Documenten en facturen Urenrapporten... 12

4 1 Hoe te beginnen? 1.1 Het welkomstbericht met het wachtwoord en de link Allereerst is er een uitnodiging van Werkplan om met UBplusOnline te beginnen. Deze uitnodiging is per naar u verstuurd en bevat het adres en wachtwoord om te kunnen inloggen op UBplusOnline. Ook staat er in deze mail met uitnodiging een link die in een webbrowser kan worden geopend. 1.2 Het wachtwoord aanpassen Wanneer u bent ingelogd kan het wachwoord worden aangepast. Klik hiervoor rechtsboven in het scherm op de naam waarmee u bent geregistreerd.

5 2 Uren invullen Afhankelijk van de gemaakte afspraken met Werkplan kunt u, als klant, urenbriefjes invullen, urenbriefjes accorderen of alleen urenbriefjes bekijken. Als u inlogt zal dit snel duidelijk worden omdat er een grote knop met Uren invullen te zien is. Wanneer u geen uren hoeft in te vullen, wordt deze knop niet getoond. Als u klikt op Vul een nieuw urenbriefje in ziet u de medewerker(s) waarvoor u urenbriefjes kunt invullen. U klikt op de desbetreffende medewerker.

6 2.1 Selecteer een week In het wekenoverzicht staan de weken van het jaar. Als de muis over een specifieke week wordt bewogen, worden ook de bijbehorende begin- en einddatum van deze week getoond. Wanneer de week grijs wordt weergegeven, dan is deze week nog niet (of niet meer) invulbaar. De kleuren van de week geven in een later stadium aan wat de status is van deze specifieke week (zie hiervoor de legenda die onderaan het plaatje wordt weergegeven). De omcirkelde week met blauwe tekst is de huidige (actuele) week.

7 2.2 Het urenbriefje uitgelegd Wanneer een week is geselecteerd, kan het urenbriefje worden ingevuld Dit is een urenregel waar u de normale, gewerkte uren voor de dagen van de week kunt invoeren. De normale uren worden 100% uitbetaald. Let op! Rond de minuten zo af: 15 min. = 0,25; 30 min. = 0.5; 45 min. = 0,75; 60 min. = De gehele urenregel kan worden gewist door op de knop x te drukken. 3. Als er sprake is van overuren of ploegenuren e.d., dan staan er onder de normale uren ook regels met andersoortige uren. Let op! In bepaalde gevallen vult u zowel normale uren als andersoortige uren. In andere gevallen juist alléén de andersoortige uren. Bijvoorbeeld de ploegenuren:

8 Achter de ploegenuren staat het percentage dat de medewerker ontvangt. In dit voorbeeld 11.25%. Stel dat u alleen een getal bij ploegenuren invult, betekent dit dat de medewerker slechts 11.25% van zijn/haar uurloon ontvangt. Door het aantal uur dat in ploegen gewerkt is, zowel in te voeren bij normale uren (100%) als bij ploegenuren (11.25%), ontvangt de medewerker % van zijn uurloon. Bij de overuren is het juist anders: Overuren vult u enkel in bij Overuren (en dus niet ook nog bij Normale uren ). In het bovenstaande voorbeeld staat: Overuren 130%. Door de overuren alleen in dit veld in te vullen, ontvangt de medewerker 130% van zijn uurloon. 4. Voordat het urenbriefje aangeboden wordt, kunnen opmerkingen worden toegevoegd door op de knop + Opmerkingen toevoegen te drukken. 5. Wanneer alle uren en onkosten van de week zijn ingevuld, kan het urenbriefje worden aangeboden. Klik hiervoor op de knop Aanbieden. Let op! Wanneer het urenbriefje ter ondertekening is aangeboden, kunnen de uren niet meer worden aangepast. En ook belangrijk: de uren binnen UBplusOnline worden per week verwerkt. Voor een goede loonverwerking is het belangrijk dat u de uren wekelijks voor woensdag invult.

9 2.3 Urenbriefje met tijdregistratie In sommige situaties kan er een tijdregistratie worden vereist. Dit betekent dat er bij de ureninvoer ook een begin- en eindtijd moet worden opgegeven. Het invullen van een urenbriefje ziet er dan iets anders uit: 1 Reeds ingevoerde urenregels. 2 Met deze buttons, kunt u de ingevoerde regel aanpassen, respectievelijk verwijderen. 3 Selecteer hier de dag van de week. 4 Specificeer hier de begin- en eindtijd. 5 Wanneer iemand pauze heeft gehad, kunt u de totale hoeveelheid pauze hier invullen. 6 Wanneer er sprake is van een doorlopende dienst, dan kan deze checkbox worden aangevinkt. De dienst loopt dan in principe door tot de volgende ingevulde urenregel.

10 3 Uren accorderen Van te voren is besproken of u, de klant, de urenbriefjes invult of dit door de medewerkers zelf laat doen. Indien u de urenbriefjes door de medewerkers laat invullen, zullen zij elke week een urenbriefje bij u aanbieden. U krijgt hiervan een melding in de mail. Vervolgens is het aan u om het urenbriefje op tijd (vóór woensdag) te accorderen. Zodra het urenbriefje geaccordeerd is, wordt deze op de woensdag uitbetaald. U kunt een ingediend urenbriefje Accorderen, Afkeuren of Aanpassen. Zodra u iets afkeurt of aanpast, krijgt de medewerker hier ook een melding van. Pas als u een urenbriefje accordeert, gaat deze naar de loonadministratie van Werkplan om uitbetaald te worden.

11 4 Documenten en facturen Wanneer u ingelogd bent in UBplusOnline, kunt u hier naast urenbriefjes allerlei documenten terugvinden. Zoals de inleenovereenkomsten. Deze ontvangt u ter ondertekening via de mail, maar kunt u altijd nogmaals downloaden via de website. Hetzelfde geldt voor facturen. U bespreekt bij aanvang of u de facturen in de mail en/of in UBplusOnline wilt ontvangen.

12 5 Urenrapporten Ten slotte kunt u in UBplusOnline urenrapporten uitdraaien. Onder de knop Urenrapport vindt u uw medewerkers terug. Per medewerker worden hier het aantal gewerkte uren en de gemaakte kosten opgeteld. Bent u van plan de medewerker op een gegeven moment over te nemen, dan kunt u hier checken of de medewerker genoeg uren gewerkt heeft om overgenomen te worden.