Handleiding urenportal TMI er

Transcriptie

1 Handleiding urenportal TMI er Inhoudsopgave 1 Inleiding Inloggen Inloggen op de urenportal Geen inloggegevens De urenportal Start Mijn gegevens Uren Planning en beschikbare diensten Uitloggen Start Algemeen Berichten Mijn gegevens Stamkaart Persoonlijke contacten Adressen Uren Urenverwerking Nieuwe dienst toevoegen Voorgezette diensten Uren inleveren Ziekte of vakantie invoeren Kilometerstand invoeren Planning en beschikbare diensten Agenda Planning Beschikbaarheid doorgeven Inschrijven op openstaande diensten Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 1

2 1 Inleiding Deze handleiding geeft een uitgebreide beschrijving van de online urenportal van TMI. De urenportal geeft je de mogelijkheid om op een snelle en simpele manier je gewerkte uren, ziekte en vakantie door te geven. Als je in het bezit bent van een bedrijfsauto kan je via de urenportal ook je actuele kilometerstand doorgeven. Ook kan je via de portal jouw beschikbaarheid doorgeven aan het Flexbureau, de openstaande diensten inzien en zien op welke diensten je bent ingepland. Het is mogelijk om de urenportal op elk apparaat (pc/tablet/smartphone) te gebruiken. Mochten er na het lezen van deze handleiding nog onduidelijkheden zijn, stuur dan een met jouw vraag naar Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 2

3 2 Inloggen 2.1 Inloggen op de urenportal Bij indiensttreding heb je een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Hiermee kun je inloggen op het TMI Intranet via Als je op het intranet bent ingelogd klik dan bovenaan in de menubalk op de knop Urenportal. Klik vervolgens op de grote Ga naar de urenportal knop om de urenportal te openen. Vervolgens kan je met dezelfde gegevens inloggen op de urenportal van TMI: 2.2 Geen inloggegevens Heeft u geen inloggegevens ontvangen? Neem dan contact op met de Salarisadministratie via salarisadmin@tmi-interim.nl of Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 3

4 3 De urenportal De urenportal is opgedeeld in een aantal blokken. Deze worden hieronder kort benoemd. 3.1 Start Bovenin de pagina staan de blokken Algemeen en Berichten. Bij Algemeen vind je de algemene informatie en de handleiding. Bij Berichten vind je een aantal berichten. 3.2 Mijn gegevens Onder het kopje Mijn gegevens staan de blokken Stamkaart, Persoonlijke contacten en Adressen. Bij Stamkaart staat jouw persoonlijke informatie. Bij Persoonlijke contacten staan jouw persoonlijke contacten voor bijvoorbeeld noodsituaties. Bij Adressen vind je jouw adres en ook adreswijzigingen. 3.3 Uren Onder het kopje Uren staat het blok Urenverwerking. Hier kan je jouw gewerkte diensten invoeren, wijzigen of verwijderen. Je hebt ook de mogelijkheid om ziekte- en vakantie-uren door te geven. Ook kan je hier je dienstenhistorie inzien. 3.4 Planning en beschikbare diensten Onder het kopje Planning en beschikbare diensten staat het blok Agenda. Hier kan je jouw planning bekijken, je beschikbaarheid doorgeven en je inschrijven op openstaande diensten. 3.5 Uitloggen Wil je uitloggen? Klik dan rechts bovenin op je naam en klik op Uitloggen : Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 4

5 4 Start 4.1 Algemeen Op deze pagina zal algemene informatie geplaatst worden. Deze pagina is nu nog vrij leeg maar zal op een later moment aangevuld worden. Je kan hier ook deze handleiding downloaden. 4.2 Berichten Op deze pagina worden de berichten getoond. Op dit moment staat er informatie over de online urenportal en over het verwerken van je kilometers maar deze informatie kan wijzigen. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 5

6 5 Mijn gegevens 5.1 Stamkaart Op deze pagina wordt algemene informatie getoond van jouw profiel. Je kan je foto bekijken en een aantal gegevens inzien zoals je naam, adres en adres. Het is niet mogelijk deze gegevens te wijzigen. Stuur hiervoor een naar 5.2 Persoonlijke contacten Hier vind je jouw persoonlijke contacten die wij kunnen bereiken bij bijvoorbeeld een noodsituatie. Deze persoonlijke contacten kan je vanuit de portal zelf beheren. Druk op de knop Contact toevoegen om iemand aan de lijst toe te voegen. Als je op de drie grijze bolletjes klikt aan de rechterkant worden meer details weergegeven. Let op: De bolletjes zijn alleen zichtbaar als niet alle informatie op je scherm past. Heb je een groot scherm dan is alle informatie zichtbaar en zullen de bolletjes niet zichtbaar zijn. 5.3 Adressen Op deze pagina is je huidige adres zichtbaar. Als er een adreswijziging doorgegeven is zal deze hier ook zichtbaar zijn. In de afbeelding hieronder kan je zien dat op het oude adres komt te vervallen. Als je op de drie grijze bolletjes klikt aan de rechterkant worden meer details weergegeven. Let op: De bolletjes zijn alleen zichtbaar als niet alle informatie op je scherm past. Heb je een groot scherm dan is alle informatie zichtbaar en zullen de bolletjes niet zichtbaar zijn. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 6

7 6 Uren 6.1 Urenverwerking Op deze pagina kunnen de gewerkte diensten ingevoerd, gewijzigd of verwijderd worden. Ook kan je hier je dienstenhistorie terugvinden. Uren inzien Met de knop Uren inzien kan je alle urenstaten bekijken. Afhankelijk van de periode die linksboven in scherm staat worden er urenstaten getoond: Het zoekvenster daarnaast stelt je in staat te zoeken op de projectnaam of op de naam van de persoon. De knop naast het kruisje zorgt ervoor dat je filters kan toepassen op elke kolom: Inleveren Met deze knop kan je de week die zichtbaar is inleveren zodat de klant deze kan beoordelen. Download Urenbrief Met deze knop kan je de ingevoerde diensten van de week die zichtbaar is downloaden. Invoermethode De pagina kan er op twee manieren uitzien, afhankelijk van de invoermethode die is geselecteerd; Invoer per dag of Invoer per periode. Je kan met de knop aan de rechterkant switchen tussen deze twee invoermethodes: Invoer per dag Invoer per periode Let op: Voer je de diensten in op een telefoon of kleine tablet? Selecteer dan Invoer per dag. Voer je de diensten in op een grote tablet, laptop of computer? Selecteer dan Invoer per periode. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 7

8 6.2 Nieuwe dienst toevoegen Er zijn een aantal stappen die doorlopen moeten worden om een nieuwe dienst toe te voegen. De stappen zijn hieronder uitgeschreven. Stap 1 Periode Begin met het selecteren van de juiste week. De pagina kan er iets anders uit zien afhankelijk van de invoermethode die je hebt geselecteerd, maar voor onderstaand voorbeeld is de invoermethode Invoer per periode en week 17 geselecteerd. Je kan met de pijltjes switchen van week: Je kan ook op de titel klikken om vervolgens in een agenda op de week te klikken: Heb je de juiste week? Met de knop Nieuwe regel toevoegen kan je een nieuwe dienst toevoegen. Stap 2 Klant Klik vervolgens de klant aan waar je de dienst hebt gedraaid: Stap 3 Functie Daarna kan je een functie kiezen. Als er maar één functie beschikbaar is slaat het systeem deze keuze automatisch over en krijg je de volgende stap te zien; het kiezen van de activiteit. Met de knop Klant aan de onderkant kan je terug naar de klant keuze. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 8

9 Stap 4 - Activiteit Vervolgens kies je de activiteit. Deze keuzes kunnen afwijken. Weet je niet zeker welke activiteit je moet kiezen? Stuur dan een naar urenportal@tmi-interim.nl. Met de knop Functiegroep aan de onderkant kan je terug naar de functiegroep keuze. Stap 5 Datum Daarna moet je de datum selecteren. Houdt er rekening mee dat je deze keuze niet hebt als je de invoermethode Invoer per dag hebt geselecteerd want dan weet het systeem al welke dag je wilt kiezen. Met de knop Activiteiten aan de onderkant kan je terug naar de activiteiten keuze. Stap 6 - Gegevens van de dienst Als laatste stap kan je de gegevens van de dienst invoeren. Voer de starttijd, eindtijd en pauze in. Je hebt ook de optie om een omschrijving van de dienst in te voeren maar dat is alleen nodig als er ritnummer vastgelegd moet worden. Let op: Bij de pauze moeten de hoeveelheid minuten ingevoerd worden. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 9

10 Je hebt de mogelijkheid om de ingevoerde dienst op meerdere dagen tegelijk in te voeren. Zet hiervoor een vinkje bij Herhalen. Daarna kan je opgegeven tot wanneer de dienst herhaald moet worden en op welke dagen. Als alles goed staat kan je op Opslaan klikken. Je kan ook op Opslaan + nieuw klikken als je direct nog een dienst toe wilt voegen. Het pijltje naar beneden geeft je de mogelijkheid om terug te gaan naar de vorige stappen. Doorloop dit proces totdat je alle diensten hebt ingevoerd. 6.3 Voorgezette diensten Mocht je diensten via het Flexbureau draaien dan worden deze diensten voorgezet in je urenportal zodat je deze niet meer zelf in hoeft te vullen. Let op: Medewerkers die een Bereikbaarheidsdienst draaien of overwerk hebben gehad moeten dit apart toevoegen: 6.4 Uren inleveren Ben je klaar met het invullen van je diensten, klik dan op de knop Inleveren. Je diensten zullen vervolgens een gele kleur krijgen en de knop Inleveren zal veranderen in Wijzig. Klik op die knop als je nog iets wilt aanpassen. Let op: Als de diensten eenmaal goedgekeurd zijn zullen ze een groene kleur krijgen. Het is dan niet meer mogelijk om de diensten te wijzigen. Als de klant een dienst afkeurt zal je hier een automatisch bericht van krijgen. Je kan in het bovenstaande venster de dienst wijzigen. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 10

11 6.5 Ziekte of vakantie invoeren Ziekte of vakantie uren kun je doorgeven met het project Intern verlof. Klik in het scherm Urenverwerking op de knop Nieuwe regel toevoegen en selecteer de klant TMI B.V. : Klik daarna op Ziekte / Vakantie : Maak vervolgens de keuze of je Vakantie of Ziek door wilt geven: Vervolgens krijg je het Urenverwerking overzicht een nieuwe regel te zien. Hier kan je per dag de hoeveelheid uren invullen. In het voorbeeld hieronder is de persoon op dinsdag, vrijdag en zaterdag een volledige dag vrij geweest dus is er 8 uur neergezet: 6.6 Kilometerstand invoeren Als je over een auto van TMI beschikt moet je jouw kilometerstand aan het einde van het jaar doorgeven. Jouw auto staat op basis van het kenteken vermeld onder projecten. Het doorgeven van een kilometerstand is momenteel nog niet beschikbaar. Deze functionaliteit zal binnenkort toegevoegd worden. Let op: Geef je kilometerstand elk jaar eind november / begin december door. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 11

12 7 Planning en beschikbare diensten 7.1 Agenda Op deze pagina kan je jouw planning bekijken, je beschikbaarheid doorgeven en je inschrijven op diensten. Je kan met de pijltjes switchen van week: Je kan ook op de titel klikken om vervolgens in een agenda op de week te klikken: 7.2 Planning In de agenda kan je zien wanneer je bent ingepland op diensten. In het voorbeeld hieronder is de persoon op woensdag 2 mei ingepland bij RAV Hollands Midden: Let op: Deze functionaliteit zal niet voor iedereen direct beschikbaar zijn. 7.3 Beschikbaarheid doorgeven Als je op de knop Beschikbaarheid doorgeven klikt kan je jouw beschikbaarheid doorgeven. Klik eerst op het datum veld om daar de datum in te voeren. Je kan ook op het agenda icoontje aan de rechterkant klikken om een agenda te openen: Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 12

13 Eenmaal een datum gekozen te hebben kan je de rest van de velden invullen. Je hebt de mogelijkheid om nog een opmerking neer te zetten, maar dit is niet verplicht. Je hebt ook de mogelijkheid om deze beschikbaarheid op meerdere dagen tegelijk in te voeren. Klik hiervoor op het bolletje Terugkerend. Daarna kan je het terugkeerpatroon geheel naar eigen wens instellen: Als alles goed staat kan je op Opslaan klikken en dan zal de beschikbaarheid zichtbaar zijn in je agenda: Je kan deze beschikbaarheid aanpassen door op het potlood te klikken of volledig verwijderen door op het rode kruis te klikken. 7.4 Inschrijven op openstaande diensten Het is ook mogelijk om je in te schrijven op openstaande diensten van het Flexbureau. Klik hiervoor op de knop Toon Marktplaats / Rooster. Het cijfer geeft aan hoeveel diensten er beschikbaar zijn in de week die getoond wordt: Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 13

14 Vervolgens krijg je een overzicht van de openstaande diensten te zien: Je kan via de knop Opties het overzicht van Week veranderen naar Maand. Zo krijg je een duidelijker overzicht wat er voor diensten open staan: Wil jij je inschrijven op één van deze openstaande diensten? Klik kan op het grijze pijltje aan de rechterkant. Je krijgt vervolgens onderstaand scherm te zien: Je kan de tijden nog aanpassen mocht je niet de gehele dienst beschikbaar zijn. Klik vervolgens op Aanmelden om je definitief in te schrijven. Deze aanmelding is dan zichtbaar in het overzicht: En ook in je agenda: Let op: Deze functionaliteit zal niet voor iedereen direct beschikbaar zijn. Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Gebruik altijd de nieuwste versie. 14