Uitzendkracht rol. 30 maart 2011 Akyla bv. copyright Akyla bv

Transcriptie

1 Uitzendkracht rol 30 maart 2011 Akyla bv copyright Akyla bv

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING ALGEMEEN ICOONTJES OVERZICHTEN ROLLEN PROCESTYPES DE UITZENDKRACHT ROL URENBRIEFJES HET ARCHIEF LOONSTROKEN (OPTIONEEL) copyright Akyla bv 2

3 1. Inleiding e-uur is het urenregistratiesysteem voor de uitzendbranche. Het systeem faciliteert het gehele urenregistratieproces en zorgt ervoor dat urenbriefjes niet meer handmatig overgetypt hoeven te worden. Hierdoor worden er veel minder fouten gemaakt en wordt er veel tijd en geld bespaard. In deze help documentatie zal functionaliteit van de uitzendkracht rol aan bod komen. copyright Akyla bv 3

4 2. Algemeen De indeling van alle pagina's in e-uur zijn zo uniform mogelijk (zie fig. 1). Aan de linkerkant is een overzicht te vinden van een aantal gegevens. Aan de rechterkant is een invulformulier te vinden waarmee u een item kan toevoegen. In het overzicht van gegevens aan de linkerkant kan een item aangeklikt worden, waardoor de volledige gegevens van dit item aan de rechterkant van de pagina in het formulier te zien zijn. Ook kunnen er acties voor de items in het overzicht ondernomen worden, zoals het wijzigen of verwijderen van gegevens. Als dit gebeurt, verandert het invulformulier aan de rechterkant in een wijzigformulier. Aan de rechterkant van het scherm is ook vaak een zoekformulier te vinden om items uit het overzicht te zoeken. Fig. 1.De e-uur pagina indeling. copyright Akyla bv 4

5 2.1 Icoontjes In e-uur worden een aantal icoontjes gebruikt met een bepaalde betekenis of functionaliteit. Hieronder staan de icoontjes afgebeeld met een korte omschrijving. Sorteren Foutmelding Informatiemelding Wijzigen Aanbieden / goedkeuren Uren kopiëren Verwijderen Tip/extra uitleg Excel - Printversie PDF - Printversie 2.2 Overzichten Op veel pagina s in e-uur wordt gebruik gemaakt van standaard overzichten, deze werken allemaal op dezelfde manier. Een voorbeeld van een overzicht staat in fig. 2. Fig. 2.Voorbeeld van een overzicht Direct boven en onder het overzicht staat een rij met letters. Door op een letter te klikken wordt het overzicht opgeroepen waarbij de items in het overzicht beginnen met die letter. copyright Akyla bv 5

6 Soms passen niet alle items in het overzicht, dan kan door op de < en > tekens te klikken de vorige en volgende items worden getoond. Door op het sterretje te klikken naast de letter a, worden alle resultaten weer getoond. Boven de kolommen staat een naam van het gegeven dat in die kolom getoond wordt. Door op het sorteerteken naast de kolomnaam te klikken, kan er worden gesorteerd op de betreffende kolom. Het sorteericoontje verandert na het klikken en toont welke kolom er gesorteerd is en hoe. Rechtsboven in het overzicht staan twee icoontjes. Met deze twee icoontjes, wordt het overzicht respectievelijk geëxporteerd naar PDF dan wel naar Excel. De gegevens uit het overzicht kunnen bekeken worden door op het veld van de eerste kolom te klikken. Door per regel op de icoontjes onder de printversie icoontjes te klikken, kan het betreffende item gewijzigd of verwijderd worden. 2.3 Rollen De e-uur applicatie is toegankelijk voor verschillende disciplines, welke elk hun eigen rol hebben. In e-uur zijn de volgende rollen beschikbaar: Beheerder De beheerder staat bovenaan in de e-uur hiërarchie. De beheerder is verantwoordelijk voor: Het beheren van consulenten Het beheren van helpdesk medewerkers (optioneel) Het beheren van vestigingen (optioneel) Het beheren van onkosten (optioneel) Het beheren van extra urensoorten (optioneel) Het beheren van de algemene instellingen Het beheren van webservice gebruikers Consulent De consulent is verantwoordelijk voor: Het beheren van uitzendkrachten Het beheren van inleners (autorisatoren) Het beheren van plaatsingen Het goedkeuren van loonstroken (optioneel) Het goedkeuren van facturen (optioneel) Inlener (autorisator) Het autorisatiegedeelte van e-uur is opgezet om binnen een bedrijf het accorderen en invullen van urenbriefjes per afdeling te kunnen delegeren. De inlener (autorisator) is dus ook het contactpersoon van het bedrijf en heeft de beste kennis over hoe er gewerkt wordt binnen zijn/haar bedrijf en weet het beste wie er per afdeling verantwoordelijk is voor de urenbriefjes. De inlener (autorisator) is dus ook verantwoordelijk voor het beheren van autorisaties. copyright Akyla bv 6

7 Inlener (accordeerder) De inlener (accordeerder) kan één of meerdere verschillende autorisatieniveau s hebben: Accordeerder: De inlener kan urenbriefjes invoeren of accorderen en heeft een overzicht van oude urenbriefjes, uitzendkrachten en plaatsingen. Administratie: Dit autorisatieniveau kan geen urenbriefjes accorderen en heeft alleen toegang tot het archief waar de urenbriefjes bekeken kunnen worden. Wel heeft dit autorisatieniveau een extra tabblad facturen, waar de facturen bekeken kunnen worden. Uitzendkracht Het uitzendkrachtgedeelte is opgezet om ervoor te zorgen dat uitzendkrachten urenbriefjes kunnen invoeren of accorderen en een overzicht hebben van hun oude urenbriefjes. Helpdeskmedewerker De helpdeskmedewerker kan alle personen binnen e-uur overnemen, waardoor de helpdeskmedewerker alle handelingen voor deze persoon kan uitvoeren, de beheerder kan per helpdeskmedewerker aangeven of deze ook urenbriefjes mag accorderen. 2.4 Procestypes Per inlener kan het accorderingsproces verschillen, afhankelijk van de gewenste werkwijze van de inlener. De inlener van een organisatie kan bijvoorbeeld de urenbriefjes invullen, waarna de uitzendkrachten de urenbriefjes kunnen accorderen of andersom. Deze verschillende manieren van accorderen noemen we procestypes. In e-uur kan gewerkt worden met vier verschillende soorten procestypes: Uitzendkracht vult urenbriefje in en inlener accordeert Inlener vult urenbriefje in en uitzendkracht accordeert Inlener vult urenbriefje in en inlener accordeert Inlener vult voor meerdere uitzendkrachten tegelijk in en accordeert Uitzendkracht vult in en consulent accordeert Vestigingsconsulent vult voor meerdere uitzendkrachten en inleners tegelijk in en accordeert: Uitzendkracht vult urenbriefje in en inlener accordeert: Bij deze vorm van accorderen, vult de uitzendkracht het urenbriefje in. Hierna biedt de uitzendkracht het urenbriefje aan voor goedkeuring bij de inlener. De inlener kan vervolgens het urenbriefje accorderen. Na het afkeuren van een urenbriefje door de inlener, krijgt de uitzendkracht hier bericht van en kan de uitzendkracht het urenbriefje wijzigen om het vervolgens opnieuw aan te bieden aan de inlener. De inlener kan het urenbriefje dan alsnog goedkeuren. Hierna komt het goedgekeurde urenbriefje in het archief waar de inlener en de uitzendkracht het urenbriefje kunnen bekijken. Inlener vult urenbriefje in en uitzendkracht accordeert: Bij deze vorm van accorderen, vult de inlener het urenbriefje in. Hierna biedt de inlener het urenbriefje aan voor goedkeuring bij de uitzendkracht. De uitzendkracht kan vervolgens het urenbriefje af- of goedkeuren. Na het afkeuren van een urenbriefje door de uitzendkracht, krijgt de inlener hier bericht van en kan de inlener het urenbriefje wijzigen om het vervolgens opnieuw aan te bieden aan de uitzendkracht. De uitzendkracht kan het copyright Akyla bv 7

8 urenbriefje dan alsnog goedkeuren. Hierna komt het goedgekeurde urenbriefje in het archief waar de inlener en de uitzendkracht het urenbriefje kunnen bekijken. Inlener vult urenbriefje in en inlener accordeert: Bij deze vorm van accorderen vult de inlener het urenbriefje in. Na het invullen van het urenbriefje kan de inlener zijn eigen ingevulde urenbriefje meteen goedkeuren. Bij deze vorm van accorderen speelt de uitzendkracht geen rol, wel kan de uitzendkracht (en de inlener) het goedgekeurde urenbriefje in het archief bekijken. Inlener vult voor meerdere uitzendkrachten tegelijk in en accordeert: Bij deze vorm van accorderen vult de inlener het urenbriefje voor meerdere uitzendkrachten tegelijk in, om vervolgens het urenbriefje meteen goed te keuren. Uitzendkracht vult in en consulent accordeert: Bij deze vorm van accorderen, vult de uitzendkracht het urenbriefje in. Hierna biedt de uitzendkracht het urenbriefje aan voor goedkeuring bij de consulent. De consulent kan vervolgens het urenbriefje accorderen. Na het afkeuren van een urenbriefje door de consulent, krijgt de inlener het urenbriefje te zien, om te controleren of het urenbriefje inderdaad niet goedgekeurd mag worden. Als dit het geval is, krijgt de consulent hierna het urenbriefje weer te zien, om het aan te passen en vervolgens goed te keuren. De inlener kan eventueel bij het afkeuren van het urenbriefje een opmerking in het urenbriefje geplaatst hebben voor de consulent, met informatie over de eventuele aanpassingen die verricht moeten worden. Vestigingsconsulent vult voor meerdere uitzendkrachten en inleners tegelijk in en accordeert: Bij deze vorm van accorderen vult de vestigingsconsulent het urenbriefje voor meerdere uitzendkrachten en inleners tegelijk in, om vervolgens het urenbriefje meteen goed te keuren. Een urenbriefje is een wekelijks gegroepeerd urenbriefje waarin van alle plaatsingen (die voor die week gelden) uren geschreven kunnen worden. De hoofdconsulent kan deze gegroepeerde urenbriefjes terug vinden in het archief. copyright Akyla bv 8

9 3. De uitzendkracht rol Na het inloggen komt u op de urenbriefjes pagina (zie. fig. 3). Fig. 3. Urenbriefjes pagina 3.1 Urenbriefjes Op de urenbriefjes pagina zijn vier overzichten te vinden: Afgekeurd: In dit overzicht staan alle urenbriefjes die u aangeboden heeft aan de inlener en welke vervolgens zijn afgekeurd door de inlener. Als er in dit overzicht op het weeknummer van een afgekeurde urenbriefje geklikt wordt, dan is het mogelijk om het urenbriefje te wijzigen en opnieuw aan te bieden. Open: In dit overzicht staan alle urenbriefjes die u ingevuld heeft en nog niet heeft aangeboden aan de inlener. Aangeboden: Het kan voorkomen dat u in dienst bent bij meerdere bedrijven die ieder een ander procestype gebruiken. Hierdoor kan het voorkomen dat u bijvoorbeeld in dienst bent bij een bedrijf waarbij u urenbriefjes moet invullen en aanbieden, maar ook in dienst is bij een bedrijf waar de inlener de urenbriefjes moet invullen en aanbieden aan u. In dit overzicht zijn dus de urenbriefjes te vinden die de inlener aangeboden heeft aan u. U kan deze briefjes goed- of afkeuren. copyright Akyla bv 9

10 Goedgekeurd: In dit overzicht zijn alle goedgekeurde urenbriefjes te vinden. Door een plaatsing en een week te selecteren is het mogelijk om een nieuw urenbriefje aan te maken, indien u de urenbriefjes invult en aanbiedt aan de inlener (zie fig. 4). Het urenbriefje is nu aangemaakt en kan worden ingevuld: Fig. 4. Het in te vullen urenbriefje Bovenin de linkerkolom ziet u de beslissingen die over het urenbriefje genomen zijn. De rechterkolom boven geeft informatie over de uitzendkracht, inlener, afdeling, plaatsing en periode. Onder deze twee kolommen kunnen per dag de gewerkte tijden (ook pauze) en urensoort ingevuld worden. Ook is het mogelijk om onkosten toe te voegen als er door de beheerder onkostensoorten zijn aangemaakt of als er onkosten via de plaatsing gedeclareerd zijn. Het is optioneel mogelijk om bijlage bij het urenbriefje toe te voegen door op bladeren te klikken en een bestand te selecteren. Als hierna op opslaan geklikt wordt, zal e-uur de bijlage opslaan. Er kunnen onbeperkt bijlages toe gevoegd worden. Ook kunnen bestaande bijlages verwijderd worden door op het verwijder-icoontje te klikken naast de bijlage die u wilt verwijderen. In de linkerkolom onderaan de pagina heeft u een aantal opties: 1. Een opmerking plaatsen 2. Opslaan (hiermee slaat u alle gegevens van het urenbriefje op) 3. Aanbieden (hiermee slaat u alle gegevens van het urenbriefje op en biedt u het urenbriefje meteen aan voor goedkeuring) copyright Akyla bv 10

11 4. Opslaan als standaard urenbriefje (U kunt de gegevens van dit urenbriefjes opslaan om later bij het invullen van een ander urenbriefje deze weer te gebruiken) 5. Standaard urenbriefje ophalen (gegevens van het standaard urenbriefje gebruiken) Op de afbeelding hieronder zit u een (door u ingevuld) urenbriefje in de lijst van open urenbriefjes staan. Fig. 5. De urenbriefjes pagina met een ingevuld urenbriefje U heeft voor dit urenbriefje nu de volgende mogelijkheden (zie fig. 5): Het urenbriefje bekijken door op het weeknummer te klikken Het urenbriefje wijzigen door op het wijzigen-icoontje te klikken Het urenbriefje aanbieden door op het aanbieden-icoontje te klikken Het urenbriefje verwijderen door op het verwijderen-icoontje te klikken 3.2 Het archief Op deze pagina vindt u alle geschreven urenbriefjes terug (open, afgekeurd, goedgekeurd, aangeboden), waarvoor u als uitzendkracht geautoriseerd bent (zie fig. 6). Ook kunt u met het zoekformulier aan de rechterkant, zoeken naar urenbriefjes. copyright Akyla bv 11

12 Fig 6. De archief pagina 3.3 Loonstroken (optioneel) Op deze pagina zijn al uw loonstroken te zien (zie fig. 7). Fig 7. De loonstroken pagina copyright Akyla bv 12