Handleiding voor medewerker

Transcriptie

1 Handleiding voor medewerker Wil je weten hoe je gegevens kunt wijzigen of raadplegen dan kun je op onderstaande zoektermen klikken. DE EERSTE KEER INLOGGEN INLOGGEVENS VERGETEN INLOGGEN OP JE WERKPLEK INLOGGEN IN DE THUISSITUATIE UITLOGGEN SALARISSPECIFICATIE BENADEREN JAAROPGAAF BENADEREN DIENSTREIZEN DECLAREREN VERPLICHTE (HER)REGISTRATIE(S) (declareren) COLLEGELD LL VERPLEEGKUNDIGEN (bij- en nascholing) Nog niet alle mogelijkheden van Youforce en mutatiestappen zijn uitgewerkt. Wij blijven doorlopend bezig om de handleiding te vervolmaken. Regelmatig zal dan ook een update verschijnen. Heb je nog andere vragen over Youforce dan kun je een mail sturen aan Binnen 3 werkdagen krijg je antwoord van Quico Staps, Els Killaars of Hilary van der Bruggen. Belangrijke informatie Gezien de fiscale wet- en regelgeving moet je maandelijks je declaratie indienen. Het liefst direct na het aflopen van de maand, zodat je leidinggevende de tijd heeft om de declaratie te controleren en deze vóór de 8 e van de maand door te sturen naar de salarisadministratie. Declaraties worden, mede gelet op de fiscale wet- en regelgeving, alleen in behandeling genomen als de daarvoor bedoelde formulieren in Youforce gebruikt worden en als deze bovendien correct en volledig ingevuld zijn. Bij een incorrecte of te late aanlevering zullen de declaraties worden geretourneerd aan de declarant. De declarant moet de declaratie dan nog een keer indienen (controleer op volledigheid en juistheid!). De leidinggevende geeft vervolgens in een toelichting aan de reden van het opnieuw indienen van de declaratie.

2 INLOGGEN OP JE WERKPLEK (blad 1 van 1) Inloggen in Youforce kun je op een snelle manier via een klik op het icoontje van Youforce. Na de klik opent het aanmeldscherm direct. Je kunt het icoontje vinden op je bureaublad en op intranet. NB. Verder kun je overal waar je internettoegang hebt inloggen in Youforce (dus ook thuis!). Open je webbrowser en typ in de adresblok van je webbrowser het inlogadres van Youforce: Het aanmeldscherm opent direct. In dit scherm kun je inloggen door je gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen en vervolgens op de knop aanmelden te klikken.

3 DE EERSTE KEER INLOGGEN IN YOUFORCE (BLAD 1 VAN 2) Vanuit Youforce ontvang je een mail met daarin een gebruikersnaam en wachtwoord. Wanneer je voor het eerst inlogt dien je de gekregen gebruikersnaam en wachtwoord eenmalig te gebruiken. Je krijgt vervolgens het verzoek deze aan te passen. Inloggen in Youforce kun je op een snelle manier via een klik op het icoontje van Youforce. Na de klik opent het aanmeldscherm direct. Je kunt het icoontje vinden op je bureaublad en op intranet. NB. Verder kun je overal waar je internettoegang hebt inloggen in Youforce (dus ook thuis!). Open je webbrowser en typ in de adresblok van je webbrowser het inlogadres van Youforce: Het aanmeldscherm opent direct.

4 DE EERSTE KEER INLOGGEN IN YOUFORCE (BLAD 2 VAN 2) In dit scherm kun je inloggen door de per mail toegezonden gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen en vervolgens op de knop LOG IN te klikken. Let op: gebruik voor je wachtwoord tenminste 8 lettertekens of cijfers, waarvan minimaal 1 hoofdletter, 1 kleine letter en 1 cijfer. Typ je zelfgekozen gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de knop Opslaan. Je ziet direct een bevestiging dat de gewijzigde gegevens zijn opgeslagen. Klik vervolgens op de knop OK om door te gaan. Je komt weer in het aanmeldscherm en nu kun je met je zelfgekozen gebruikersnaam en wachtwoord inloggen.

5 INLOGGEGEVENS VERGETEN Ben je je gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten, klik dan op wachtwoord vergeten. Hierna wordt gevraagd om de gegevens van Afbeelding over te nemen in Tekst in de afbeelding en je adres in te geven. Nadat je op verzenden hebt geklikt, ontvang je middels een een nieuw wachtwoord.

6 INLOGGEN IN DE THUISSITUATIE (blad 1 van 2) Inloggen in Youforce gaat via je webbrowser. Dus overal waar je een internettoegang heb kun je inloggen in Youforce. Je kunt op 2 manieren inloggen: 1. Open je webbrowser en typ in de adresblok van je webbrowser het inlogadres van Youforce: Het aanmeldscherm opent direct. 2. Open je webbrowser en typ in de adresblok van je webbrowser het adres van Youforce : a. Klik vervolgens op INLOGGEN

7 INLOGGEN IN DE THUISSITUATIE (blad 2 van 2) b. Klik vervolgens bij HR-Portal op Youforce bij Inloggen voor managers en medewerkers. c. Het aanmeldscherm opent.

8 UITLOGGEN Indien je wilt uitloggen, klik dan rechtsboven in het scherm op uitloggen. Hierbij wordt geen bevestiging gevraagd, je wordt direct uitgelogd.

9 SALARISSPECIFICATIE EN JAAROPGAAF BENADEREN Nadat je bent ingelogd kom je op het Youforce bureaublad. Klik op Mijn dossier, je krijgt dan toegang tot je digitale salarisspecificaties en jaaropgaven. Nadat je op de salarisspecificatie of jaaropgaaf hebt geklikt, klik dan op het PDF icoontje om het bestand goed te openen. Hierna kun je het bestand opslaan en/of printen. Heb je vragen over de inhoud van de salarisspecificatie of jaaropgaaf dan kun je contact opnemen met de salarisadministratie.

10 DECLARATIE DIENSTREIZEN (blad 1 van 3) Nadat je bent ingelogd kom je op het Youforce bureaublad Klik vervolgens op HR Self Service Beaufort Klik op Start Onder het tabblad 1a Declaraties klik je op 1.01 Dienstreizen

11 DECLARATIE DIENSTREIZEN (blad 2 van 3) Het volgende scherm opent zich. Bij DATUM kun je de datum invullen door te klikken op De kalender wordt geopend en je geeft de datum aan waarop je de dienstreis hebt gemaakt. Vervolgens ga je naar SOORT KOSTEN en klik je op Je ziet dan een tabel. Klik aan wat van toepassing is. In de kolom OMSCHRIJVING vul je in de begin- en eindbestemming (de locatie) en de reden. Vervolgens geef je aan of je een BON hebt. In geval van openbaar vervoer heb je bijvoorbeeld een treinkaart. In geval van parkeergeld, een parkeerbon. Zonder bon kun je niet declareren. Het is belangrijk om de bonnen te bewaren en hierop het mutatienummer van het declaratieformulier te vermelden. De salarisadministratie kan hier acheraf namelijk om vragen. Je hoeft ze dus niet op te sturen, alleen als hier nadrukkelijk om wordt gevraagd. Je kunt ze bijvoorbeeld goed bewaren door ze aan het uitgeprinte declaratieformulier te nieten. In de kolom BEDRAG vul je het bedrag in, als je een bon hebt van bijvoorbeeld parkeergeld en/of openbaar vervoer.

12 DECLARATIE DIENSTREIZEN (blad 3 van 3) In de kolom AFSTAND vul je het aantal kilometers van de dienstreis in. Je kunt hierbij gebruik maken van de berekeningsprogramma. Klik op de calculator. Afstand bepalen zal worden geopend. Na invulling van de postcodes wordt het aantal kilometer berekend. Wanneer je alle verplichte velden hebt gevuld, klik je onderaan de pagina op de knop VERDER. Het einde van het declaratieformulier wordt als volgt aangegeven:

13 DECLARATIE DIENSTREIZEN (blad 3 van 3) Het declaratieformulier waarin je aan het werk bent wordt opgeslagen (alleen de afgeronde schermen) en in de TE DOEN lijst geplaatst. Het declaratieformulier wordt definitief verwijderd. Het declaratieformulier wordt opgeslagen met status CONCEPT en is weer oproepbaar in het scherm TE DOEN. Het declaratieformulier wordt verzonden. Conform de ingerichte route gaat het formulier naar de volgende persoon in de keten, in dit geval de leidinggevende die de declaratie moet accorderen.

14 DECLARATIE COLLEGELD LL VERPLEEGKUNDIGEN (blad 1 van 2) Nadat je bent ingelogd kom je op het Youforce bureaublad: Klik op HR Self Service Beaufort, ga via START naar 1b Bij en nascholing naar het formulier Collegeld LL verpleegkundigen. Bij *datum kun je de datum invullen door te klikken op De kalender wordt geopend en je geeft de datum aan waarop de kosten zijn betaald / afgeschreven. Bij *soort kosten klik je op Je ziet dan een nieuw venster > klik vervolgens op Duale opleiding /leerlingen G In de kolom omschrijving vul je in dat het om collegeld gaat. Vervolgens geef je aan dat je een bon hebt. Zonder bon kun je niet declareren. Het is belangrijk om de bonnen (betalingsbewijzen/bankafschriften te bewaren. De salarisadministratie kan hier achteraf namelijk om vragen. Je hoeft ze dus niet op te sturen, alleen als hier nadrukkelijk om wordt gevraagd. In de kolom bedrag vul je het bedrag in.

15 DECLARATIE COLLEGELD LL VERPLEEGKUNDIGEN (blad 2 van 2) Alle invoervelden waar een sterretje (*) voor staat, zijn verplichte velden. Wanneer je alle velden hebt ingevuld klik je onderaan de pagina op de knop Verder Het einde van het declaratieformulier wordt als volgt aangegeven Het declaratieformulier waarin je aan het werk bent wordt opgeslagen (alleen de afgeronde schermen) en in de TE DOEN lijst geplaatst. Het declaratieformulier wordt definitief verwijderd. Het declaratieformulier wordt opgeslagen met status CONCEPT en is weer oproepbaar in het scherm TE DOEN. Het declaratieformulier wordt verzonden. Conform de ingerichte route gaat het formulier naar de volgende persoon in de keten, in dit geval de leidinggevende die de declaratie moet accorderen.

16 VERPLICHTE (HER)REGISTRATIE(S) (blad 1 van 3) Nadat je bent ingelogd kom je op het Youforce bureaublad: Klik op HR Self Service Beaufort, ga via START naar 1b Bij en nascholing naar het formulier Verplichte (her)registratie(s). Je krijgt onderstaand formulier te zien, vul dit zo volledig mogelijk in. Indien je de registratiebrief van BIG gescand hebt en digitaal wilt toevoegen klik dan vervolgens links bovenaan op het icoontje Als je de brief niet digitaal toevoegt dan moet je deze per post nasturen naar afdeling Personeelsbeheer in Rijen.

17 VERPLICHTE (HER)REGISTRATIE(S) (blad 2 van 3) Als je hebt aangegeven dat je de kosten wilt declareren krijg je onderstaand scherm Vul bij *Datum de datum in dat je de registratie betaald hebt. Bij *Soort kosten klik je Registratieverg. Aan. Helaas kunnen we de kolom Omschrijving niet verwijderen. Deze kolom kun je leeglaten of invullen met de functie van registratie. In de kolom Bon geef je aan dat je een bon hebt. En in de kolom Bedrag vul je het bedrag in. Zonder bon kun je niet declareren. Het is belangrijk om de bonnen te bewaren en hierop het mutatienummer van het declaratieformulier te vermelden. De salarisadministratie kan hier achteraf naar vragen. Je hoeft ze dus niet op te sturen alleen als hier nadrukkelijk om wordt gevraagd. Je kunt ze bijvoorbeeld goed bewaren door ze aan het uitgeprinte declaratieformulier te nieten. Alle invoervelden waar een sterretje (*) voor staat, zijn verplichte velden. Wanneer je alle velden hebt ingevuld klik je onderaan de pagina op de knop Verder

18 VERPLICHTE (HER)REGISTRATIE(S) (blad 3 van 3) Het einde van het declaratieformulier wordt als volgt aangegeven Het declaratieformulier waarin je aan het werk bent wordt opgeslagen (alleen de afgeronde schermen) en in de TE DOEN lijst geplaatst. Het declaratieformulier wordt definitief verwijderd. Het declaratieformulier wordt opgeslagen met status CONCEPT en is weer oproepbaar in het scherm TE DOEN. Het declaratieformulier wordt verzonden. Conform de ingerichte route gaat het formulier naar de volgende persoon in de keten, in dit geval de leidinggevende die de declaratie moet accorderen.