Instructie GIR Handhaven. Afhandelen postvak Met overtredingen. Juli 2017 Versie

Transcriptie

1 Instructie GIR Handhaven Afhandelen postvak Met overtredingen Juli 2017 Versie

2 Inhoudsopgave 1 Procesbeschrijving Postvak Met overtredingen Beoordelen van het inspectierapport Opstarten handhavingstraject Brieven aanmaken Documenten toevoegen Monitoren zienswijze en hersteltermijn Zienswijze ontvangen Wijzigen signalering Uitkomsten uit nader of volgend onderzoek Handhavingstraject is beëindigd / verwijderen traject uit werkvoorraad...22 Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 2

3 1 Procesbeschrijving De GGD voert in opdracht van de gemeente een inspectieonderzoek uit. Na het afsluiten van het inspectieonderzoek in GIR Inspecteren (GIR I) wordt het inspectierapport getoond in GIR Handhaven in één van de postvakken Met overtredingen, Zonder overtredingen of Nieuwe locaties. Deze instructie behandelt de rapporten met overtredingen. 1.1 Postvak Met overtredingen In het postvak Met overtredingen worden alle afgesloten (=definitieve) inspectierapporten van de GGD zichtbaar, waarbij overtredingen zijn geconstateerd. Het postvak Met overtredingen staat standaard open. 1.2 Beoordelen van het inspectierapport Open het inspectierapport door er op te klikken Het scherm met de detailgegevens van het inspectierapport (zie onderstaande schermafdruk) van de betreffende inspectie wordt getoond. Beoordeel de inspectie: - lees de beschouwing van de GGD; - lees de zienswijze van de houder (indien aanwezig); - lees de toelichting op het advies die de inspecteur heeft geschreven - lees het inspectierapport - bekijk / beoordeel de geconstateerde overtreding(en) die opgesomd staan; Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 3

4 Neem op basis van deze informatie het besluit om wel/niet tot handhaven over te gaan. Registreer de beslissing gemeente Handhaven of Niet handhaven In deze instructie wordt overgegaan tot handhaven. Bij het registreren van de beslissing kan een toelichting worden gegeven op de beslissing. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 4

5 1.3 Opstarten handhavingstraject Nadat u heeft besloten te gaan handhaven op de geconstateerde overtredingen, kunnen acties gekoppeld worden aan de overtredingen. Naar aanleiding van de beslissing en de aangemaakte acties kunt u vervolgens een handhavingstraject aanmaken. U kiest voor Maak actie(s) aan Actie(s) aanmaken De acties (overleg en overreding, waarschuwing, aanwijzing, last onder dwangsom, last onder bestuursdwang, bestuurlijke boete, exploitatieverbod, uitschrijving uit het register) kunt u op twee manieren aanmaken: door een actie aan te maken en daarna de overtreding(en) te selecteren, of door per overtreding een actie aan te maken. Eerst actie aanmaken, daarna overtreding(en) selecteren Wanneer u dezelfde actie met dezelfde hersteltermijn wilt aanmaken voor verschillende overtredingen, is het mogelijk om deze actie één keer aan te maken, en vervolgens te kopiëren naar verschillende overtredingen: Selecteer bovenin het scherm een actie Vul de Details actie Selecteer de overtredingen waaraan u de actie wilt koppelen Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 5

6 Klik op Acties kopiëren De actie (in het voorbeeld Aanwijzing) en de details actie (in het voorbeeld 4 weken) zijn nu gekoppeld aan de overtredingen en 2.2-1: Indien u verschillende acties wilt aanmaken voor de overtredingen, dan gaat dit op dezelfde wijze. Let hierbij op dat de juiste overtredingen zijn geselecteerd voordat u op Acties kopiëren klikt. Per overtreding actie aanmaken Het is ook mogelijk om per overtreding een actie en details actie in te vullen door achter elke overtreding een actie en de details in te vullen: Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 6

7 1.3.2 Handhavingstraject aanmaken/selecteren Na het invullen van de actie(s), maakt u in dit scherm een handhavingstraject aan. Dit doet u door Nieuw handhavingstraject te selecteren en het traject een naam te geven. Het is ook mogelijk om hier te kiezen voor een bestaand handhavingstraject, zodat de acties daarin worden opgenomen. Kies Opslaan en sluiten. U keert terug naar het scherm met de rapportdetails. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 7

8 Hier zijn de aangemaakte acties zichtbaar achter de overtredingen, inclusief de artikelnummers uit de betreffende wet- en regelgeving. Achter de overtredingen staat in welk handhavingstraject de overtreding is opgenomen. Nu de handhaving is gestart met het aanmaken van een handhavingstraject, kan dit inspectierapport verwijderd worden uit het postvak. Klik op Verwijder rapport uit postvak Het rapport is altijd weer in te zien via het handhavingstraject of als u de voorziening in Extra gegevens zoekt. Het inspectierapport is uit de werkvoorraad verdwenen, en het handhavingstraject staat nu onder Lopende handhavingstrajecten. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 8

9 1.4 Brieven aanmaken De houder moet op de hoogte worden gebracht van het besluit tot handhaven en de (voorgenomen) actie. In GIR HH kunnen hier standaardbrieven voor worden aangemaakt. In deze standaardbrieven wordt een aantal gegevens automatisch opgenomen: - adres van de locatie; - adres van de houder; - geconstateerde overtredingen met omschrijvingen van de overtredingen; - per overtreding het wetsartikel; - de ingegeven hersteltermijnen bij de aangemaakte handhavingsacties; - standaard bezwaarclausule. Vul deze brief altijd aan met de feitelijke situatie. Wanneer u gebruik maakt van eigen handhavingsbrieven, maakt u geen standaardbrief in GIR HH aan. Voeg dan alleen uw verzonden brief toe aan het handhavingstraject. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 9

10 1.4.1 Aanmaken nieuwe brief (vanuit GIR HH) Open het handhavingstraject Vink gelijksoortige acties aan voor het aanmaken van een standaardbrief uit GIR HH. Let op: er kan alleen per soort actie een brief worden aangemaakt. Bijvoorbeeld één brief voor alle overtredingen waarvoor u een aanwijzing wilt geven. Als u toch één brief wilt maken voor verschillende soorten acties, dan moet u die handmatig samenvoegen of zelf opstellen (zie verder onderdeel Voeg document toe ). Klik op Maak nieuwe brief Bevestig het correspondentieadres Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 10

11 Voor het aanmaken van de brief vult u het bovenstaande scherm als volgt in: - Geef aan of het wel/niet een voornemen betreft (vinkje) - De bestandsnaam wordt automatisch ingevuld - De naam van het document wordt automatisch ingevuld. Hier kan eventueel handmatig aan worden toegevoegd dat het om een voornemen gaat. - Voeg de omschrijving van de inhoud van de brief toe, dit is niet verplicht. Klik op Aanmaken Daarna wordt de gegenereerde brief in Overzicht documenten getoond: Open de brief door op de naam van het document te klikken Brief aanvullen / bewerken De standaardbrief moet aangevuld worden met de volgende gegevens: - datum van het inspectierapport van de GGD; - of er een zienswijze is ingediend; - datum ontvangst zienswijze; - verzenddatum toezenden definitieve inspectierapport; - samenvatting van de zienswijze (indien van toepassing); - ondertekening. Daarnaast kan de brief worden omgezet naar de huisstijl van de gemeente. De nieuwe brief slaat u (tijdelijk) op uw eigen lokale schijf op. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 11

12 1.5 Documenten toevoegen Zoek het handhavingstraject op in de werkvoorraad handhaving Selecteer de acties waarover de brief gaat. Doet u dit niet, dan wordt de hersteltermijn van de overtreding(en) niet bewaakt. Via de optie Voeg document toe kunt u een verzonden brief of ander document toevoegen aan het handhavingstraject. Klik op Voeg document toe In het scherm Voeg document toe vult u in: - categorie: verzonden/ontvangen/overig; - nieuw document: door middel van de button bladeren zoekt u op uw eigen schijf het document op; - soort: aanvinken wel/niet voornemen; - soort: selecteer het type maatregel; - datum: datum waarop het document is verzonden/ontvangen/overig; - (optioneel) ontvanger(s): voor wie is het document bedoeld (bijv. voor de houder); - vrijgeven: zet u op Ja, tenzij er redenen zijn om het document niet vrij te geven binnen de GIR. Vrijgeven betekent dat het document zichtbaar wordt voor de GGD. Het document is terug te vinden onder het tabblad Extra gegevens ; - omschrijving: (optioneel); - zienswijze (alleen van toepassing als een voornemen wordt gestuurd): de - datum waarop de zienswijze moet zijn ingediend. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 12

13 Bij het toevoegen van een brief met betrekking tot een actie waarbij eerst een voornemen wordt gestuurd, bijvoorbeeld een voornemen tot een last onder dwangsom, moet ook de termijn waarbinnen de houder een zienswijze op het voornemen kan indienen worden ingevuld. De definitieve documenten staan nu in het Overzicht documenten. De concepten, de Word-documenten, kunnen verwijderd worden met het prullenbakje. 1.6 Monitoren zienswijze en hersteltermijn In het voorbeeld is nu een aanwijzing en een voornemen voor een last onder dwangsom verzonden. Bij het overzicht van de documenten en in de werkvoorraad achter het betreffende handhavingstraject wordt de zienswijze-termijn bewaakt. U kunt dit zien aan het wakend oog. Wanneer de termijn voor het indienen van de zienswijze is verlopen, wordt het wakend oog rood. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 13

14 In de werkvoorraad handhaving is zowel de zienswijze-termijn als de hersteltermijn waarbinnen de voorziening de overtreding moet hebben hersteld te zien: Als de zienswijze of de hersteltermijn wordt overschreden wordt de kleur van het wakend oog rood. 1.7 Zienswijze ontvangen Als de gemeente de zienswijze van de houder heeft ontvangen, dan kan deze informatie aan het handhavingstraject toegevoegd worden. Voeg deze informatie toe door eerst op het wakend oog te klikken bij Overzicht documenten. Onderstaand scherm opent. Bij de zienswijze vult u de datum van ontvangst in en u geeft aan dat het is Ontvangen op. Vervolgens verdwijnt het wakend oog bij het overzicht documenten en bij het betreffende handhavingstraject in de werkvoorraad handhaving. Het is ook mogelijk om hier aan te geven dat de houder geen behoefte aan het indienen van een zienswijze heeft, dat de zienswijze mondeling of te laat is ingediend. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 14

15 Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 15

16 1.8 Wijzigen signalering Het is mogelijk om de kleur van het wakend oog in de werkvoorraad handhaving aan te passen, bijvoorbeeld omdat er bewijsstukken zijn ontvangen betreffende het handhavingstraject, maar de gemeente is nog niet toegekomen aan de beoordeling van de stukken. Dit kan met drie kleuren. De betekenis van deze kleuren is niet ingevuld. Het is raadzaam hier binnen de gemeente afspraken over maken indien u deze wilt gebruiken. Open het handhavingstraject Klik op Wijzig kleur signalering Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 16

17 In dit veld kunt u de kleur van het wakend oog aanpassen voor de zienswijze en de hersteltermijn. Daarnaast kunt u een aantekening maken waarom de signalering is aangepast. De aantekeningen kunt u inzien door op Wijzig kleur signalering te klikken. 1.9 Uitkomsten uit nader of volgend onderzoek U kunt de status van een lopende handhavingsactie wijzigen naar aanleiding van de uitkomsten van een nader onderzoek of doordat de voorziening het gevraagde bewijsmateriaal heeft aangeleverd aan de GGD of de gemeente Niet meer geconstateerde overtredingen Wanneer er opnieuw voorwaarden worden geïnspecteerd waarop een handhavingstraject loopt, wordt hier bij het openen van het inspectierapport in GIR Handhaven een melding van gemaakt. GIR Handhaven controleert of er een handhaving loopt op de geïnspecteerde voorwaarden. Wanneer er een handhaving loopt en de voorziening is nog steeds in overtreding op die voorwaarde waarop al handhaving loopt, ziet u de melding Er loopt al handhaving op basis van een eerder geconstateerde overtreding. Loopt er een handhaving op een overtreding die nu in orde blijkt? Dan staat dezelfde overtreding onder Niet meer geconstateerde overtredingen. Het handhavingstraject waarin de overtreding is opgenomen staat achter de voorwaarde vermeld. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 17

18 Bij de niet meer geconstateerde overtredingen kunt u de overtredingen op Hersteld zetten: Na herstel van de overtredingen, klikt u op Zet op hersteld. U selecteert welke acties u op hersteld wilt zetten door de desbetreffende vakjes aan te vinken of u vinkt alle acties in één keer aan met de knop alles. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 18

19 De status wordt voor deze overtredingen in één keer op hersteld gezet. GIR HH koppelt hier automatisch de datum van het inspectiebezoek aan Volgende stap in handhavingstraject Er bleek uit het nader onderzoek dat een eerder geconstateerde overtredingen nog niet hersteld is. In het betreffende onderzoek maakt u een nieuwe actie aan. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 19

20 Hier kunt u, zoals omschreven in paragraaf 1.3.1, de volgende actie vastleggen, waarna u een nieuwe handhavingsbrief stuurt. Deze kunt u aanmaken en toevoegen in het handhavingstraject, zoals in paragraaf 1.4 en 1.5. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 20

21 1.9.2 Wijzig status per overtreding Het is ook mogelijk om per overtreding de status te wijzigen, bijvoorbeeld op signaal van de GGD Open het handhavingstraject Klik op Wijzig status U wijzigt de status per overtreding. Hiervoor zijn verschillende opties: - in overtreding (overtreding is nog steeds niet hersteld); - hersteld (overtreding is hersteld); - gekoppeld aan andere voorwaarde, indien er tussentijds een nieuw toetsingskader van kracht is geworden en de overtreding nog steeds actueel is maar niet automatisch gekoppeld kan worden; - handhaving is beëindigd (wordt o.a. gekozen bij het betalen van de boete). Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 21

22 1.10 Handhavingstraject is beëindigd / verwijderen traject uit werkvoorraad Wanneer de status van alle overtredingen in het handhavingstraject niet meer op In overtreding staan, kunt u overgaan tot verwijdering van het handhavingstraject uit de werkvoorraad. Het handhavingstraject is altijd te raadplegen wanneer u de voorziening opzoekt in de Extra gegevens. Instructie GIR Handhaven Postvak met overtredingen 22