Handleiding. Mobility Expenses. Zakelijk reizen met uw privé-auto.

Transcriptie

1 Handleiding Mobility Expenses Zakelijk reizen met uw privé-auto.

2 Inhoudsopgave Snel en gemakkelijk kilometers declareren 3 Een reis declareren 4 Reiskostendeclaraties en de fiscus 7 Meer vragen? 8 Op de website van Mobility Mixx roept u het elektronische declaratieformulier op. U vult het vertrekpunt 2 3 van uw zakelijke reis in. Snel en gemakkelijk kilometers declareren Vervolgens de bestemming van uw zakelijke reis. Het indienen en verwerken van zakelijk gereden kilometers met de privé-auto kosten u en uw werkgever veel kostbare tijd. Mobility Expenses maakt een einde aan de papieren kilometerdeclaraties van zakelijk reizen die u met uw eigen auto maakt. En daarmee ook aan de kostbare tijd die u besteedt aan het invullen van deze kilometerdeclaraties. Uw werkgever heeft er voor gekozen om af te stappen van het tijdrovende, foutgevoelige en administratief intensieve traject van kilometerdeclaraties op de traditionele manier. Deze handleiding geeft in een kort bestek weer hoe dit in de praktijk werkt. Mobility Mixx handelt verder uw declaratie af. U kunt de status van uw declaraties online volgen. U ontvangt de vergoeding voor de zakelijke reis op uw bankrekening.

3 Stap 1 Als u op de website bent, klikt u op de button <Members login> en komt u op het inlogscherm terecht. Op het inlogscherm vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in die u van Mobility Mixx (toegezonden) heeft gekregen. Na het inloggen komt u op de informatiepagina. Klik hier linksboven op het logo Mobiliteitspagina. U komt dan op een pagina waar een aantal tabbladen staat. U klikt vervolgens op het tabblad <Declaraties>. U komt dan terecht in het overzichtsscherm van kilometerdeclaraties. Dit scherm geeft de historie en de status van uw ingediende declaraties weer. Via de button <Periode> kunt u aangeven of u bijvoorbeeld de declaratie van vorige week, deze 4 5 week, deze maand of dit kwartaal wilt zien. Onder de button <Vergoedingen> ziet u welke vergoeding Een reis declareren Bij het zakelijk reizen met uw privé-auto hoort het bijhouden van uw kilometers en achteraf de declaratie. Mobility Expenses vervangt dit tijdrovende werk door een online registratiesysteem. Het is simpel in gebruik en voorkomt veel onnodig administratief werk. Bovendien heeft digitaal declareren nog een ander voordeel: u kunt online de status van uw declaraties volgen. U doorloopt drie stappen voor het indienen van uw kilometerdeclaratie: u per kilometer krijgt. En onder de button <Details> vindt u alle informatie over de door u ingevoerde declaraties. U kunt nu een nieuwe declaratie toevoegen. Onderaan het scherm klikt u op <Toevoegen>. Stap 2 Op dit scherm voert u de witte velden in. Dit kan zijn van een plaats, straatnaam en -nummer naar een plaats, straatnaam en -nummer. U kunt ook volstaan met het invullen van een postcode (zes posities) en huisnummer. Vervolgens vult u op het scherm de datum in wanneer uw reis heeft plaatsgevonden en een korte omschrijving, zoals het doel of de reden van uw reis. U kunt hier eventueel ook een projectnummer invullen. Ook kunt u aangeven of het een enkele reis of retourreis betreft. Als het scherm is ingevuld klikt u op <Stap 2> onderin het scherm. In dit scherm controleert u de ingevulde gegevens. U ziet dat het systeem op basis van uw gegevens een gereden afstand heeft uitgerekend. Mocht u, om welke reden dan ook, meer of minder kilometers gereden hebben dan kunt u dat aangeven. U kunt dan het werkelijke aantal kilometers invullen (dus niet het verschil). Om fiscale redenen moet u altijd een reden vermelden van de meer gereden kilometers. In dit scherm kunt u ook vertrekpunten en bestemmingen opnemen in uw favorieten. Hiervoor kunt u gebruikmaken van het icoon met het koffertje.

4 6 7 Stap 3 Als u de gegevens gecontroleerd heeft, drukt u op <Toevoegen>. Mobility Mixx zorgt voor de verdere afhandeling van uw declaratie. U kunt online volgen wat de status van uw verschillende declaraties is. Wij adviseren u uw declaraties zo regelmatig mogelijk in te dienen. Hiermee voorkomt u dat er mogelijk lang gewacht moet worden op uitbetaling. Reiskostendeclaraties en de fiscus Goedgekeurde declaraties geeft Mobility Mixx door aan uw bedrijf, die het bedrag aan u betaalt. De fiscus kijkt hierbij mee over de schouder van u en van uw werkgever. De fiscus bekijkt of uit de omschrijving voldoende blijkt dat er sprake is geweest van een zakelijke rit. Met Mobility Expenses declareert u alleen de zakelijke kilometers die u met uw eigen auto aflegt. Andere kosten declareert u rechtstreeks bij uw werkgever. Voor declaraties via Mobility Expenses geldt de vergoedingsregeling van uw werkgever. Mobility Expenses houdt rekening met fiscale regelgeving die betrekking heeft op zakelijk reizen met uw eigen auto. Een voorbeeld is een afwijkende route. Indien een afwijkende route gereden is, dat wil zeggen niet de meest gebruikelijke route, dan vraagt de fiscus dit met reden te omkleden. Om dit te ondervangen kunt u altijd in het systeem bij uw elektronische declaratie toelichten waarom u meer (of minder) kilometers heeft gereden. Uiteraard bent u altijd zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de ingevoerde gegevens.

5 Meer vragen? Heeft u vragen over Mobility Expenses dan kunt u kijken op de website: of contact opnemen met Mobility Mixx, telefoon (036) Mobility Mixx B.V. Postbus BP Almere-Stad info@mobilitymixx.nl Mobility Mixx wenst u een goede reis! Colofon: uitgave Mobility Mixx/0104. Redactie: Mobility Mixx, Almere-Stad. Bureau: Referro B.V., Oisterwijk.